Priorisation des projets pour PPM (matrice incluse)

Le projet avec lequel votre organisation va de l'avant dépend beaucoup, surtout si vous gérez un programme ou un portefeuille. L'investissement en argent, en temps et en efforts peut être énorme, sans parler de déterminer où allouer vos ressources. La récompense peut aussi être importante, mais elle peut tout aussi bien se terminer par une perte. Heureusement, il existe une hiérarchisation des projets pour vous aider à guider votre processus de prise de décision.

Examinons le processus de hiérarchisation des projets et les différents modèles que vous pouvez utiliser pour juger de la viabilité des projets potentiels. Nous couvrirons le processus d'allocation des ressources à travers une variété de projets et nous ajouterons même un modèle gratuit de hiérarchisation des projets pour Excel. Assurez-vous de le lire avant de commencer votre prochain projet.

Qu'est-ce que la hiérarchisation des projets ?

La priorisation des projets est un processus qui permet à une organisation de déterminer quels projets potentiels valent la peine d'être réalisés. Il aide les chefs de projet à déterminer les projets existants qui nécessitent une attention immédiate et ceux qui peuvent attendre des ressources.

Pour que cela soit efficace, il faut évaluer les critères pour prendre une décision éclairée sur les projets qui correspondent à votre organisation. Considérez-le comme un classement des projets en fonction de leur retour sur investissement (ROI) ou de la nature critique du projet en fonction de vos besoins, objectifs et buts. Le même processus peut être appliqué aux tâches d'un même projet.

C'est plus difficile car il est probable que chaque projet envisagé ait une certaine valeur. Et toutes les tâches ne sont-elles pas importantes ? Il est rare de trouver des projets aussi précis et secs pour se diviser facilement entre les incontournables et les incontournables. Avoir un processus dédié et approfondi pour aider à prendre une décision objective est la clé du succès de ce projet potentiel.

La hiérarchisation des projets est un moyen raisonné de déterminer comment une organisation doit allouer ses ressources. Il permet aux organisations de définir leurs besoins et de trouver des projets ou des tâches alignés tout en restant dans le périmètre. Cela aide les organisations à éviter de perdre du temps et de l'argent sur des projets qui ne sont pas dans leur meilleur intérêt.

Un logiciel de gestion de projet peut aider à la hiérarchisation des projets et à la réussite globale du projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à planifier, planifier et suivre des projets en temps réel. La priorisation des projets est essentiellement une liste de projets organisés selon certains critères. Cela peut être fait sur notre liste de tâches, où des commentaires peuvent être ajoutés et des fichiers joints. Lorsqu'un projet est choisi, il est facile de passer à la vue Gantt et de commencer à planifier, attribuer et suivre l'avancement en temps réel.

Processus de priorisation des projets

Pour qu'une priorisation de projet soit objective et précise, vous devez avoir un processus de priorisation de projet. Vous pouvez utiliser ce processus de hiérarchisation des projets pour déterminer le projet que vous souhaitez poursuivre. Si vous gérez un portefeuille, cela peut vous aider à planifier l'allocation des ressources d'une manière qui profite à tous vos projets.

1. Définir un critère de priorisation

La première étape consiste à comprendre la valeur stratégique de votre portefeuille, programme ou projet, ou la stratégie de votre organisation. Toute tentative de hiérarchisation des projets sans d'abord définir les critères de priorisation est vouée à l'échec. Cela commence par des entretiens avec les principales parties prenantes de l'organisation ou du projet. Demandez-leur de réfléchir aux objectifs stratégiques de l'organisation ou du projet et d'utiliser ces critères pour noter le ou les projets.

2. Utilisez une matrice de priorisation des projets

Une matrice de priorisation de projet est simplement une approche structurée pour trouver le projet ou les tâches critiques. Cela peut être simpliste comme ce qu'on appelle un diagramme d'Eisenhower. C'est une boîte divisée en quatre quadrants. En haut se trouve une colonne pour urgent et non urgent, tandis que sur le côté gauche se trouvent deux rangées pour non important et important. Le quadrant supérieur gauche est l'endroit où vous pouvez placer des projets urgents et importants. Le coin supérieur droit correspond aux projets importants mais non urgents. En bas, c'est urgent mais pas important et ni urgent ni important. Cela vous aide à séparer le bon grain de l'ivraie en utilisant les critères développés dans la première étape pour déterminer ce qui va où.

3. Notez vos projets

Nous avons utilisé une simple matrice de priorisation des projets comme exemple, mais il existe une option plus complexe. Une fois que vous avez une matrice de priorisation des projets, vous pouvez commencer à évaluer et noter les projets. Quel que soit votre choix, vous devrez comprendre les informations de base de chaque projet et noter chacun en fonction des critères que vous avez définis. Estimez également les coûts, y compris les ressources, dont vous aurez besoin pour réaliser le projet. Explorez le risque pour chaque projet et toute autre information pertinente qui vous aidera à prendre une décision objective.

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Méthodes de priorisation des projets

Encore une fois, la hiérarchisation des projets ressemble à un simple classement, mais cela peut être extrêmement difficile, en particulier lorsque vous travaillez sur de nombreux projets. Une matrice de priorisation des projets est un excellent outil, mais vous souhaiterez également appliquer des méthodes de priorisation des projets. Plus vous mettez de travail dans ce processus, meilleurs seront vos résultats. Vous ne voulez pas être induit en erreur et choisir le mauvais projet parce que vous n'avez pas fait preuve de diligence raisonnable. Voici quelques méthodes de hiérarchisation des projets que vous pouvez utiliser pour vous aider tout au long du processus.

Modèle de notation

Le modèle de notation est utile lorsqu'il existe de nombreux critères de sélection ainsi que lorsque vous comparez des projets différents. Ces deux éléments augmentent la difficulté, mais le modèle de notation simplifie cela en regroupant les critères par alignement stratégique, avantages, retour sur investissement, risque, etc. En plus de cela, chaque groupe est pondéré, de sorte que certains ont plus d'importance que d'autres. Attention, il est difficile de tenir compte de nombreux critères avec précision et les préjugés et les conjectures peuvent obscurcir vos conclusions. Si vous avez le temps, vous pouvez utiliser le modèle de notation par rapport à des projets existants pour évaluer sa précision.

Période de récupération

La méthode de la période de récupération est relativement simple. Les gestionnaires examinent les projets en fonction du temps qu'il faudra au projet pour récupérer son coût. Plus attrayants sont les projets avec une période de récupération courte par opposition à ceux avec une période de récupération plus longue. Plus la période de récupération est longue, plus le risque est grand. Qui sait quels changements ou problèmes surgiront? Cependant, plus la période de récupération est courte n'est pas une garantie d'un taux de rendement plus élevé. Il s'agit d'une méthode simple mais peut-être un peu trop simple dans certains scénarios.

Valeur actuelle nette

La valeur actuelle nette consiste à investir dans des projets qui ont une valeur actuelle nette positive et à éviter ceux qui ont une valeur actuelle nette négative. Cela représente la valeur temporelle de l'argent, ce qui signifie que l'argent futur a moins de valeur que le capital actuellement disponible. C'est à cause du potentiel de gains de l'argent actuel. Lorsqu'elle décide d'un projet, l'organisation utilise la règle de la valeur actualisée nette pour décider si le projet est viable. S'il est négatif, le projet est probablement une perte. Mais si la valeur actualisée nette est positive, le projet devrait être rentable. Une valeur actualisée nette neutre nécessitera des facteurs non monétaires, tels que des avantages intangibles, pour prendre une décision plus précise.

Méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW est une technique de priorisation qui décompose les critères en quatre catégories : doit avoir, devrait avoir, pourrait avoir et n'aura pas. Comme pour toute méthode de priorisation, vous devez d'abord définir vos objectifs et la portée du projet. Ensuite, vous devez inclure les principales parties prenantes et déterminer comment résoudre les désaccords lors des choix de classement. Vous établirez des jalons, établirez des critères d'acceptation et classerez vos projets. N'oubliez pas d'affecter des ressources pour obtenir une image complète. Il est utile d'obtenir des commentaires par la suite et d'ajuster vos conclusions en conséquence. Ce cycle continue jusqu'à ce que vous sentiez que vous avez atteint la bonne réponse.

Kano

Kano est principalement utilisé lors de la hiérarchisation des fonctionnalités sur une feuille de route de produit. Le critère, dans ce cas, est la probabilité que la fonctionnalité satisfasse un client. Les chefs de produit utilisent cette méthode pour les aider à hiérarchiser les nouvelles fonctionnalités potentielles en les regroupant en catégories, telles que décevoir, satisfaire et ravir les clients. Cette méthode est unique en ce sens qu'elle est conçue pour une équipe de développement de produits et se concentre sur les clients plutôt que sur les coûts par rapport aux avantages.

Matrice de priorité des risques

Dans cette méthode de hiérarchisation des projets, vous essayez d'identifier tous les risques du projet, puis de les classer. Cela permet aux chefs de projet de savoir quels risques seront potentiellement les plus nocifs et doivent être traités en premier quand et s'ils surviennent dans le projet en tant que problème ou problème. Le classement de chaque risque va de tolérable à faible, moyen et élevé, intolérable étant le plus grave. Chacun est déterminé par la probabilité qu'il se produise et par son impact.

Modèle de hiérarchisation des projets

Pour vous aider à démarrer avec la priorisation des projets, téléchargez gratuitement notre matrice de priorisation des projets pour Excel. Il s'agit d'une boîte Eisenhower qui vous permet de placer des projets dans des catégories spécifiques afin que vous puissiez déterminer quel projet s'alignera le mieux sur la stratégie, les buts et les objectifs de votre organisation. Ce n'est que l'un des dizaines de modèles gratuits que vous pouvez trouver sur la page des modèles de ProjectManager. Il existe des modèles gratuits pour Excel et Word qui couvrent toutes les phases de la gestion de projet.

Principaux avantages de la hiérarchisation des projets

Nous avons déjà évoqué certains des avantages de la hiérarchisation des projets, mais il y en a tellement qu'il vaut la peine d'en énumérer quelques-uns de plus.

• Gère le pipeline de projets afin que vous sachiez où vont les projets dans le calendrier de livraison
• Aide à exécuter les projets en douceur car vous avez fait preuve de diligence raisonnable pour vous assurer qu'ils s'inscrivent dans les objectifs stratégiques globaux de votre organisation
• Associe les projets que vous initiez aux ressources dont vous disposez
• Garde les projets risqués qui peuvent nuire à votre résultat net hors de votre portefeuille
• Améliore les taux de réussite des projets

ProjectManager est un outil de hiérarchisation des projets

Nous vous avons proposé un modèle gratuit de matrice de priorisation des projets pour Excel, mais ce n'est que la première étape de la priorisation des projets. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à hiérarchiser les projets et à mieux les gérer. Nous fournissons aux utilisateurs des données en temps réel qui les aident à prendre de meilleures décisions et une suite de fonctionnalités puissantes pour hiérarchiser et gérer les projets.

Obtenez un tableau de bord récapitulatif du portefeuille en temps réel

Si vous gérez un portefeuille, il peut être difficile de savoir comment répartir les ressources entre ces projets. Notre logiciel dispose d'un tableau de bord récapitulatif du portefeuille qui vous donne une vue d'ensemble de votre portefeuille en temps réel. Vous pouvez voir rapidement le temps, le coût, la charge de travail, la progression et le coût total de tous les projets et zoomer sur chaque projet pour des données plus détaillées. Cela aide les gestionnaires de portefeuille à prendre des décisions éclairées quant aux projets nécessitant une attention immédiate.

Créer une feuille de route de portefeuille

Gérer un projet ou un portefeuille est difficile, mais avoir une feuille de route pour présenter votre travail sur un calendrier est la première étape vers le succès. Nous avons un diagramme de Gantt robuste qui peut être utilisé dans le sens traditionnel de l'organisation des tâches, mais peut également créer une feuille de route de portefeuille vous montrant tous les projets de votre portefeuille. Avoir cette vue d'ensemble vous aide à voir ce qui a besoin d'attention et ce qui peut attendre.

Nous avons également une suite complète de fonctionnalités pour vous aider à mieux gérer votre projet, programme ou portefeuille. Les outils de gestion des ressources vous permettent d'équilibrer la charge de travail de votre équipe pour travailler de manière plus productive. Vous obtenez également une visibilité sur leur disponibilité lors de la réalisation des affectations. Les équipes peuvent utiliser des outils de gestion des tâches et commenter et partager des fichiers sur notre plateforme collaborative pour mieux travailler ensemble.

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à hiérarchiser les projets et à suivre leur progression et leurs performances en temps réel. Les équipes peuvent collaborer et les responsables obtiennent de la transparence dans leur processus pour réaffecter les ressources selon les besoins afin d'éviter les obstacles. Rejoignez les équipes de la NASA, de Siemens et de Nestlé qui réussissent grâce à notre outil. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.