Priorización de Proyectos para PPM (Matrix Incluido)

Depende mucho del proyecto con el que avance su organización, especialmente si está administrando un programa o una cartera. La inversión de dinero, tiempo y esfuerzo puede ser enorme, sin mencionar la determinación de dónde asignar sus recursos. La recompensa también puede ser grande, pero puede terminar fácilmente como una pérdida. Afortunadamente, hay una priorización de proyectos para ayudar a guiar su proceso de toma de decisiones.

Echemos un vistazo al proceso de priorización de proyectos y los diversos modelos que puede utilizar para juzgar la viabilidad de proyectos potenciales. Cubriremos el proceso de asignación de recursos en una variedad de proyectos e incluso incluiremos una plantilla gratuita de priorización de proyectos para Excel. Asegúrese de leerlo antes de comenzar su próximo proyecto.

¿Qué es la priorización de proyectos?

La priorización de proyectos es un proceso que permite a una organización determinar qué proyectos potenciales vale la pena realizar. Ayuda a los gerentes de proyectos a determinar los proyectos existentes que requieren atención inmediata y aquellos que pueden esperar por los recursos.

Para que esto sea efectivo, se requieren criterios de evaluación para tomar una decisión informada sobre los proyectos que se alinean con su organización. Piense en ello como una clasificación de proyectos según su retorno de la inversión (ROI) o la naturaleza crítica del proyecto según sus necesidades, objetivos y metas. El mismo proceso se puede aplicar a tareas en un solo proyecto.

Esto es más difícil ya que es probable que cada proyecto de contemplación tenga algún valor. ¿Y no son todas las tareas importantes? Es raro encontrar proyectos tan sencillos como para dividirlos fácilmente entre lo que hay que hacer y lo que hay que aprobar. Tener un proceso dedicado y completo para ayudar a tomar una decisión objetiva es clave para que ese proyecto potencial tenga éxito.

La priorización de proyectos es una forma bien razonada de determinar cómo una organización debe asignar sus recursos. Permite a las organizaciones definir sus necesidades y encontrar proyectos o tareas alineados mientras se mantienen dentro del alcance. Esto ayuda a las organizaciones a evitar perder tiempo y dinero en proyectos que no son de su mejor interés.

El software de gestión de proyectos puede ayudar con la priorización de proyectos y el éxito general del proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que le ayuda a planificar, programar y realizar un seguimiento de los proyectos en tiempo real. La priorización de proyectos es esencialmente una lista de proyectos organizados por ciertos criterios. Esto se puede hacer en nuestra lista de tareas, donde se pueden agregar comentarios y archivos adjuntos. Cuando se elige un proyecto, es fácil cambiar a la vista de Gantt y comenzar a planificar, asignar y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.

Proceso de priorización de proyectos

Para que la priorización de un proyecto sea objetiva y precisa, debe tener un proceso de priorización de proyectos. Puede utilizar este proceso de priorización de proyectos para determinar qué proyecto desea realizar. Si está administrando una cartera, puede ayudarlo a planificar la asignación de recursos de una manera que sea beneficiosa para todos sus proyectos.

1. Definir un Criterio de Priorización

El primer paso es comprender el valor estratégico de su cartera, programa o proyecto, o la estrategia de su organización. Cualquier intento de priorización de proyectos sin definir primero los criterios de priorización está condenado al fracaso. Esto comienza entrevistando a las partes interesadas clave en la organización o el proyecto. Pídales que hagan una lluvia de ideas sobre los objetivos estratégicos de la organización o el proyecto y utilicen estos criterios para calificar el proyecto o los proyectos.

2. Utilice una matriz de priorización de proyectos

Una matriz de priorización de proyectos es simplemente un enfoque estructurado para encontrar el proyecto o las tareas críticas. Puede ser simple, como lo que se llama un gráfico de Eisenhower. Es una caja dividida en cuatro cuadrantes. En la parte superior hay una columna para urgente y no urgente, mientras que en el lado izquierdo hay dos filas para importante y no importante. El cuadrante superior izquierdo es donde puede colocar proyectos que son urgentes e importantes. La parte superior derecha es para proyectos que son importantes pero no urgentes. En el fondo es urgente pero no importante y ni urgente ni importante. Esto le ayuda a separar el trigo de la paja utilizando los criterios desarrollados en el primer paso para determinar qué va a dónde.

3. Califique sus proyectos

Usamos una matriz de priorización de proyectos simple como ejemplo, pero hay una opción más compleja. Una vez que tenga una matriz de priorización de proyectos, puede comenzar a evaluar y puntuar proyectos. Independientemente de lo que utilice, deberá comprender la información básica de cada proyecto y calificar cada uno según los criterios que definió. Además, calcule los costos, incluidos los recursos, que necesitará para entregar el proyecto. Explora el riesgo de cada proyecto y cualquier otra información pertinente que te ayude a tomar una decisión objetiva.

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Métodos de priorización de proyectos

Una vez más, la priorización de proyectos suena como una clasificación simple, pero puede ser extremadamente difícil, especialmente cuando trabaja con muchos proyectos. Una matriz de priorización de proyectos es una gran herramienta, pero también querrá aplicar métodos de priorización de proyectos. Cuanto más trabajo pongas en este proceso, mejores serán tus resultados. No querrá que lo engañen y elija el proyecto equivocado porque no hizo la diligencia debida. Aquí hay algunos métodos de priorización de proyectos que puede usar para ayudarlo a través del proceso.

Modelo de puntuación

El modelo de puntuación es útil cuando hay muchos criterios de selección, así como cuando se comparan proyectos diferentes. Ambos aumentan la dificultad, pero el modelo de puntuación lo simplifica al agrupar los criterios por alineación estratégica, beneficios, ROI, riesgo, etc. Además de eso, cada grupo está ponderado, por lo que algunos tienen más importancia que otros. Tenga cuidado, es difícil acomodar una gran cantidad de criterios con precisión y los sesgos y las conjeturas pueden nublar sus hallazgos. Si tiene tiempo, puede usar el modelo de puntuación contra proyectos existentes para medir su precisión.

Periodo de recuperación

El método del período de recuperación es relativamente sencillo. Los gerentes analizan los proyectos en términos de cuánto tiempo tardará el proyecto en recuperar su costo. Más atractivos son los proyectos con un período de recuperación corto en comparación con aquellos con un período de recuperación más largo. Cuanto más largo sea el período de recuperación, más riesgoso. ¿Quién sabe qué cambios o problemas surgirán? Sin embargo, cuanto más corto sea el período de recuperación no es garantía de una mayor tasa de retorno. Este es un método directo pero quizás demasiado simple en algunos escenarios.

Valor presente neto

El valor presente neto se trata de invertir en proyectos que tienen un valor presente neto positivo y evitar aquellos con un valor presente neto negativo. Esto explica el valor del dinero en el tiempo, lo que significa que el dinero futuro es menos valioso que el capital disponible actualmente. Eso es debido al potencial de ganancias del dinero actual. Al decidir sobre un proyecto, la organización utiliza la regla del valor actual neto para decidir si el proyecto es viable. Si es negativo, es probable que el proyecto sea una pérdida. Pero si el valor actual neto es positivo, el proyecto debería ser rentable. Un valor presente neto neutral requerirá factores no monetarios, como beneficios intangibles, para tomar una decisión más precisa.

Método de Moscú

El método MoSCoW es una técnica de priorización que divide los criterios en cuatro categorías: debe tener, debería tener, podría tener y no tendrá. Como con cualquier método de priorización, primero debe definir sus objetivos y el alcance del proyecto. Luego, debe incluir a las partes interesadas clave y descubrir cómo resolver los desacuerdos al tomar decisiones de clasificación. Establecerá hitos, establecerá criterios de aceptación y clasificará sus proyectos. No olvide asignar recursos para obtener una imagen completa. Es útil recibir comentarios después y ajustar sus hallazgos en consecuencia. Este ciclo continúa hasta que sientas que has llegado a la respuesta correcta.

Kano

Kano se usa principalmente cuando se priorizan funciones en la hoja de ruta de un producto. El criterio, en este caso, es la probabilidad de que la característica satisfaga a un cliente. Los gerentes de productos usan este método para ayudarlos a priorizar nuevas características potenciales agrupándolas en categorías, como decepcionar, satisfacer y deleitar a los clientes. Este método es único porque está diseñado para un equipo de desarrollo de productos y se enfoca en los clientes en lugar de costos versus beneficios.

Matriz de prioridad de riesgos

En este método de priorización de proyectos, intenta identificar todos los riesgos del proyecto y luego clasificarlos. Esto permite a los gerentes de proyecto saber qué riesgos serán potencialmente más dañinos y deben abordarse primero cuando surjan en el proyecto como un tema o problema. La clasificación de cada riesgo es de tolerable a bajo, medio y alto, siendo intolerable el más grave. Cada uno está determinado por la probabilidad de que ocurra y cuál será su impacto.

Plantilla de priorización de proyectos

Para ayudarlo a comenzar con la priorización de proyectos, descargue nuestra matriz de priorización de proyectos gratuita para Excel. Es una caja de Eisenhower que le permite colocar proyectos en categorías específicas para que pueda determinar qué proyecto se alineará mejor con la estrategia, las metas y los objetivos de su organización. Esta es solo una de las docenas de plantillas gratuitas que puede encontrar en la página de plantillas de ProjectManager. Hay plantillas gratuitas para Excel y Word que cubren todas las fases de la gestión de proyectos.

Beneficios clave de la priorización de proyectos

Ya hemos mencionado algunos de los beneficios de la priorización de proyectos, pero hay tantos que vale la pena enumerar algunos más.

• Administra la canalización del proyecto para que sepa dónde van los proyectos en el cronograma de entrega
• Ayuda a ejecutar proyectos sin problemas ya que ha realizado la debida diligencia para garantizar que se ajusten a los objetivos estratégicos generales de su organización.
• Hace coincidir los proyectos que inicia con los recursos que tiene
• Mantiene los proyectos riesgosos que pueden dañar su resultado final fuera de su cartera
• Mejora las tasas de éxito de los proyectos

ProjectManager es una herramienta de priorización de proyectos

Le ofrecimos una plantilla de matriz de priorización de proyectos gratuita para Excel, pero ese es solo el primer paso en la priorización de proyectos. ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a priorizar proyectos y administrarlos mejor. Brindamos a los usuarios datos en tiempo real que los ayudan a tomar mejores decisiones y un conjunto de funciones poderosas para priorizar y administrar proyectos.

Obtenga un panel de resumen de cartera en tiempo real

Si está administrando una cartera, puede ser difícil saber cómo asignar recursos entre esos proyectos. Nuestro software tiene un tablero de resumen de cartera que le brinda una vista de alto nivel de su cartera en tiempo real. Puede ver rápidamente el tiempo, el costo, la carga de trabajo, el progreso y el costo total de todos los proyectos y hacer zoom en cada proyecto para obtener datos más detallados. Esto ayuda a los administradores de cartera a tomar decisiones perspicaces sobre qué proyectos necesitan atención inmediata.

Crear una hoja de ruta de la cartera

Administrar un proyecto o una cartera es difícil, pero tener una hoja de ruta para diseñar su trabajo en una línea de tiempo es el primer paso hacia el éxito. Tenemos un diagrama de Gantt robusto que se puede usar en el sentido tradicional de organizar tareas, pero también puede hacer una hoja de ruta de cartera que le muestra todos los proyectos en su cartera. Tener ese panorama general lo ayuda a ver qué necesita atención y qué puede esperar.

También contamos con un conjunto completo de funciones para ayudarlo a administrar mejor su proyecto, programa o cartera. Las herramientas de administración de recursos le permiten equilibrar la carga de trabajo de su equipo para trabajar de manera más productiva. También obtiene visibilidad de su disponibilidad al realizar asignaciones. Los equipos pueden usar herramientas de administración de tareas y comentar y compartir archivos en nuestra plataforma colaborativa para trabajar mejor juntos.

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a priorizar proyectos y realizar un seguimiento de su progreso y rendimiento en tiempo real. Los equipos pueden colaborar y los gerentes obtienen transparencia en su proceso para reasignar recursos según sea necesario para evitar obstáculos. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que logran el éxito con nuestra herramienta. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.