Projektpriorisierung für PPM (inklusive Matrix)

Es hängt viel davon ab, welches Projekt Ihre Organisation vorantreibt, insbesondere wenn Sie ein Programm oder Portfolio verwalten. Die Investition von Geld, Zeit und Mühe kann enorm sein, ganz zu schweigen von der Entscheidung, wo Sie Ihre Ressourcen einsetzen. Die Belohnung kann auch groß sein, aber sie kann genauso leicht als Verlust enden. Glücklicherweise gibt es eine Projektpriorisierung, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung hilft.

Werfen wir einen Blick auf den Prozess der Projektpriorisierung und die verschiedenen Modelle, die Sie verwenden können, um die Durchführbarkeit potenzieller Projekte zu beurteilen. Wir behandeln den Prozess der Zuweisung von Ressourcen über eine Vielzahl von Projekten hinweg und fügen sogar eine kostenlose Projektpriorisierungsvorlage für Excel hinzu. Lesen Sie es unbedingt, bevor Sie Ihr nächstes Projekt starten.

Was ist Projektpriorisierung?

Die Projektpriorisierung ist ein Prozess, der es einer Organisation ermöglicht, herauszufinden, welche potenziellen Projekte es wert sind, durchgeführt zu werden. Es hilft Projektmanagern, die bestehenden Projekte zu bestimmen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und diejenigen, die auf Ressourcen warten können.

Damit dies effektiv ist, müssen Kriterien bewertet werden, um eine fundierte Entscheidung über Projekte zu treffen, die zu Ihrer Organisation passen. Betrachten Sie es als ein Ranking von Projekten basierend auf ihrem Return on Investment (ROI) oder der kritischen Natur des Projekts, abhängig von Ihren Bedürfnissen, Zielen und Zielen. Derselbe Prozess kann auf Aufgaben in einem einzelnen Projekt angewendet werden.

Dies ist schwieriger, da es wahrscheinlich ist, dass jedes in Betracht gezogene Projekt einen gewissen Wert hat. Und sind nicht alle Aufgaben wichtig? Es ist selten, Projekte zu finden, die so kurz und trocken sind, dass man sie leicht zwischen Must-Do und Must-Pass unterscheiden kann. Ein engagierter und gründlicher Prozess, der hilft, eine objektive Entscheidung zu treffen, ist der Schlüssel zum Erfolg dieses potenziellen Projekts.

Die Projektpriorisierung ist eine wohlüberlegte Methode, um zu bestimmen, wie eine Organisation ihre Ressourcen zuweisen sollte. Es ermöglicht Organisationen, ihre Bedürfnisse zu definieren und passende Projekte oder Aufgaben zu finden, während sie im Rahmen bleiben. Dies hilft Organisationen, Zeit und Geld für Projekte zu vermeiden, die nicht in ihrem besten Interesse sind.

Projektmanagement-Software kann bei der Projektpriorisierung und dem Gesamtprojekterfolg helfen. ProjectManager ist eine Projektmanagementsoftware, mit der Sie Projekte in Echtzeit planen, terminieren und verfolgen können. Die Projektpriorisierung ist im Wesentlichen eine Liste von Projekten, die nach bestimmten Kriterien organisiert sind. Dies kann auf unserer Aufgabenliste erfolgen, wo Kommentare hinzugefügt und Dateien angehängt werden können. Wenn ein Projekt ausgewählt ist, ist es einfach, zur Gantt-Ansicht zu wechseln und mit der Planung, Zuweisung und Verfolgung des Fortschritts in Echtzeit zu beginnen.

Projektpriorisierungsprozess

Damit eine Projektpriorisierung objektiv und genau ist, müssen Sie einen Projektpriorisierungsprozess haben. Mit diesem Projektpriorisierungsprozess können Sie bestimmen, welches Projekt Sie weiterverfolgen möchten. Wenn Sie ein Portfolio verwalten, kann es Ihnen helfen, die Ressourcenzuweisung so zu planen, dass sie für alle Ihre Projekte von Vorteil ist.

1. Definieren Sie ein Priorisierungskriterium

Der erste Schritt besteht darin, den strategischen Wert Ihres Portfolios, Programms oder Projekts oder die Strategie Ihrer Organisation zu verstehen. Jeder Versuch einer Projektpriorisierung ohne vorherige Definition der Priorisierungskriterien ist zum Scheitern verurteilt. Dies beginnt mit der Befragung der wichtigsten Stakeholder in der Organisation oder im Projekt. Lassen Sie sie die strategischen Ziele für die Organisation oder das Projekt brainstormen und diese Kriterien verwenden, um das Projekt oder die Projekte zu bewerten.

2. Verwenden Sie eine Projektpriorisierungsmatrix

Eine Projektpriorisierungsmatrix ist einfach ein strukturierter Ansatz, um das kritische Projekt oder die kritischen Aufgaben zu finden. Es kann vereinfacht sein, wie zum Beispiel ein sogenanntes Eisenhower-Diagramm. Es ist eine Kiste, die in vier Quadranten unterteilt ist. Oben ist eine Spalte für dringend und nicht dringend, während links oben zwei Zeilen für nicht wichtig und nicht wichtig sind. Im oberen linken Quadranten können Sie Projekte platzieren, die dringend und wichtig sind. Oben rechts stehen Projekte, die wichtig, aber nicht dringend sind. Ganz unten steht dringend, aber nicht wichtig und weder dringend noch wichtig. Das hilft Ihnen, die Spreu vom Weizen zu trennen, indem Sie anhand der im ersten Schritt entwickelten Kriterien bestimmen, was wohin kommt.

3. Bewerten Sie Ihre Projekte

Wir haben eine einfache Projektpriorisierungsmatrix als Beispiel verwendet, aber es gibt eine komplexere Option. Sobald Sie eine Projektpriorisierungsmatrix haben, können Sie damit beginnen, Projekte zu bewerten und zu bewerten. Unabhängig davon, welches Sie verwenden, müssen Sie die grundlegenden Informationen für jedes Projekt verstehen und jedes anhand der von Ihnen definierten Kriterien bewerten. Schätzen Sie außerdem die Kosten, einschließlich der Ressourcen, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Untersuchen Sie das Risiko für jedes Projekt und andere relevante Informationen, die Ihnen helfen, eine objektive Entscheidung zu treffen.

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Methoden zur Projektpriorisierung

Auch hier klingt die Projektpriorisierung nach einer einfachen Rangfolge, kann jedoch äußerst schwierig sein – insbesondere, wenn Sie mit vielen Projekten arbeiten. Eine Projektpriorisierungsmatrix ist ein großartiges Werkzeug, aber Sie sollten auch Methoden zur Projektpriorisierung anwenden. Je mehr Arbeit Sie in diesen Prozess stecken, desto besser sind Ihre Ergebnisse. Sie möchten nicht in die Irre geführt werden und das falsche Projekt auswählen, weil Sie die Due Diligence nicht durchgeführt haben. Hier sind einige Methoden zur Projektpriorisierung, die Sie verwenden können, um Sie durch den Prozess zu führen.

Bewertungsmodell

Das Bewertungsmodell ist hilfreich, wenn es viele Auswahlkriterien gibt und wenn Sie unterschiedliche Projekte vergleichen. Beides erhöht die Schwierigkeit, aber das Scoring-Modell vereinfacht dies, indem Kriterien nach strategischer Ausrichtung, Nutzen, ROI, Risiko usw. gruppiert werden. Darüber hinaus ist jede Gruppe gewichtet, sodass einige mehr Bedeutung haben als andere. Beachten Sie, dass es schwierig ist, viele Kriterien genau zu berücksichtigen, und Vorurteile und Vermutungen können Ihre Ergebnisse trüben. Wenn Sie Zeit haben, können Sie das Bewertungsmodell anhand vorhandener Projekte verwenden, um seine Genauigkeit zu messen.

Amortisationszeit

Die Methode der Amortisationszeit ist relativ einfach. Manager betrachten Projekte im Hinblick darauf, wie lange es dauert, bis das Projekt seine Kosten wieder hereingeholt hat. Attraktiver sind Projekte mit kurzer Amortisationszeit gegenüber Projekten mit längerer Amortisationszeit. Je länger die Amortisationszeit, desto riskanter. Wer weiß, welche Änderungen oder Probleme auftreten werden? Je kürzer die Amortisationszeit ist, ist jedoch keine Garantie für eine höhere Rendite. Dies ist eine unkomplizierte Methode, aber in manchen Szenarien vielleicht etwas zu einfach.

Barwert

Beim Kapitalwert geht es darum, in Projekte mit positivem Kapitalwert zu investieren und Projekte mit negativem Kapitalwert zu vermeiden. Dies erklärt den Zeitwert des Geldes, was bedeutet, dass zukünftiges Geld weniger wertvoll ist als derzeit verfügbares Kapital. Das liegt an dem Ertragspotential des gegenwärtigen Geldes. Bei der Entscheidung über ein Projekt wendet die Organisation die Kapitalwertregel an, um zu entscheiden, ob das Projekt realisierbar ist. Wenn es negativ ist, dann ist das Projekt wahrscheinlich ein Verlust. Aber wenn der Kapitalwert positiv ist, sollte das Projekt rentabel sein. Ein neutraler Kapitalwert erfordert nicht monetäre Faktoren, wie z. B. immaterielle Vorteile, um eine genauere Entscheidung zu treffen.

Moskauer Methode

Die MoSCoW-Methode ist eine Priorisierungstechnik, die Kriterien in vier Kategorien aufteilt: muss haben, sollte haben, hätte haben können und wird nicht haben. Wie bei jeder Priorisierungsmethode müssen Sie zunächst Ihre Ziele und den Projektumfang definieren. Dann müssen Sie wichtige Stakeholder einbeziehen und herausfinden, wie Sie Meinungsverschiedenheiten bei der Auswahl von Rankings lösen können. Sie richten Meilensteine ​​ein, legen Abnahmekriterien fest und ordnen Ihre Projekte ein. Vergessen Sie nicht, Ressourcen zuzuweisen, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Es hilft, im Nachhinein Feedback einzuholen und die Ergebnisse entsprechend anzupassen. Dieser Zyklus setzt sich fort, bis Sie das Gefühl haben, die richtige Antwort gefunden zu haben.

Kano

Kano wird hauptsächlich verwendet, wenn Funktionen auf einer Produkt-Roadmap priorisiert werden. Das Kriterium ist in diesem Fall, wie wahrscheinlich es ist, dass die Funktion einen Kunden zufriedenstellt. Produktmanager verwenden diese Methode, um potenzielle neue Funktionen zu priorisieren, indem sie sie in Kategorien einteilen, z. B. Kunden enttäuschen, zufrieden stellen und begeistern. Diese Methode ist insofern einzigartig, als sie für ein Produktentwicklungsteam entwickelt wurde und sich eher auf Kunden als auf Kosten und Nutzen konzentriert.

Risikoprioritätsmatrix

Bei dieser Projektpriorisierungsmethode versuchen Sie, alle Projektrisiken zu identifizieren und sie dann zu ordnen. Auf diese Weise wissen Projektmanager, welche Risiken möglicherweise am schädlichsten sind und zuerst angegangen werden sollten, wenn sie im Projekt als Problem oder Problem auftreten. Die Einstufung jedes Risikos reicht von tolerierbar bis niedrig, mittel und hoch, wobei unerträglich das schwerwiegendste ist. Jedes wird dadurch bestimmt, wie wahrscheinlich es ist, dass es eintritt, und welche Auswirkungen es haben wird.

Projektpriorisierungsvorlage

Um Ihnen den Einstieg in die Projektpriorisierung zu erleichtern, laden Sie unsere kostenlose Projektpriorisierungsmatrix für Excel herunter. Es handelt sich um eine Eisenhower-Box, mit der Sie Projekte in bestimmte Kategorien einordnen können, sodass Sie bestimmen können, welches Projekt am besten zur Strategie und den Zielen Ihres Unternehmens passt. Dies ist nur eine von Dutzenden kostenloser Vorlagen, die Sie auf der Vorlagenseite von ProjectManager finden. Es gibt kostenlose Vorlagen für Excel und Word, die jede Phase des Projektmanagements abdecken.

Hauptvorteile der Projektpriorisierung

Wir haben bereits einige der Vorteile der Projektpriorisierung angesprochen, aber es gibt so viele, dass es sich lohnt, noch ein paar weitere aufzulisten.

• Verwaltet die Projektpipeline, damit Sie wissen, wohin Projekte in der Lieferfrist gehen
• Hilft bei der reibungslosen Durchführung von Projekten, da Sie die Due Diligence durchgeführt haben, um sicherzustellen, dass sie in die allgemeinen strategischen Ziele Ihrer Organisation passen
• Gleicht die von Ihnen initiierten Projekte mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen ab
• Hält riskante Projekte, die Ihr Endergebnis beeinträchtigen können, aus Ihrem Portfolio fern
• Verbessert die Projekterfolgsraten

ProjectManager ist ein Tool zur Projektpriorisierung

Wir haben Ihnen eine kostenlose Projektpriorisierungsmatrix-Vorlage für Excel angeboten, aber das ist nur der erste Schritt bei der Projektpriorisierung. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, mit der Sie Projekte priorisieren und besser verwalten können. Wir bieten Benutzern Echtzeitdaten, die ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, und eine Reihe leistungsstarker Funktionen zum Priorisieren und Verwalten von Projekten.

Holen Sie sich ein Echtzeit-Portfoliozusammenfassungs-Dashboard

Wenn Sie ein Portfolio verwalten, kann es schwierig sein zu wissen, wie Sie Ressourcen diesen Projekten zuweisen sollen. Unsere Software verfügt über ein Portfolio-Zusammenfassungs-Dashboard, das Ihnen in Echtzeit einen Überblick über Ihr Portfolio gibt. Sie können schnell Zeit, Kosten, Arbeitsaufwand, Fortschritt und Gesamtkosten für alle Projekte sehen und in jedes Projekt hineinzoomen, um detailliertere Daten zu erhalten. Dies hilft Portfoliomanagern, aufschlussreiche Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Erstellen Sie eine Portfolio-Roadmap

Die Verwaltung eines Projekts oder eines Portfolios ist schwierig, aber eine Roadmap zu haben, um Ihre Arbeit auf einer Zeitleiste darzustellen, ist der erste Schritt zum Erfolg. Wir haben ein robustes Gantt-Diagramm, das im traditionellen Sinne zur Organisation von Aufgaben verwendet werden kann, aber auch eine Portfolio-Roadmap erstellen kann, die Ihnen alle Projekte in Ihrem Portfolio zeigt. Mit diesem Gesamtbild können Sie erkennen, was Aufmerksamkeit erfordert und was warten kann.

Wir haben auch eine vollständige Suite von Funktionen, die Ihnen helfen, Ihr Projekt, Programm oder Portfolio besser zu verwalten. Tools zur Ressourcenverwaltung ermöglichen es Ihnen, die Arbeitsbelastung Ihres Teams auszugleichen, um produktiver zu arbeiten. Sie erhalten auch Einblick in ihre Verfügbarkeit, wenn Sie Aufträge erteilen. Teams können Tools zur Aufgabenverwaltung verwenden und Dateien auf unserer kollaborativen Plattform kommentieren und teilen, um besser zusammenzuarbeiten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Ihnen hilft, Projekte zu priorisieren und deren Fortschritt und Leistung in Echtzeit zu verfolgen. Teams können zusammenarbeiten, und Manager erhalten Transparenz in ihrem Prozess, um Ressourcen nach Bedarf neu zuzuweisen, um Hindernisse zu vermeiden. Schließen Sie sich den Teams von NASA, Siemens und Nestle an, die mit unserem Tool erfolgreich sind. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.