ترتيب أولويات المشروع لـ PPM (مصفوفة متضمنة)

هناك الكثير من الركوب حول المشروع الذي تمضي فيه مؤسستك إلى الأمام ، خاصة إذا كنت تدير برنامجًا أو محفظة. يمكن أن يكون استثمار المال والوقت والجهد ضخمًا ، ناهيك عن تحديد مكان تخصيص مواردك. يمكن أن تكون المكافأة كبيرة أيضًا ، ولكن يمكن أن تنتهي بسهولة مثل الخسارة. لحسن الحظ ، هناك أولويات للمشروع للمساعدة في توجيه عملية اتخاذ القرار الخاصة بك.

دعنا نلقي نظرة على عملية تحديد أولويات المشروع والنماذج المختلفة التي يمكنك استخدامها للحكم على جدوى المشاريع المحتملة. سنغطي عملية تخصيص الموارد عبر مجموعة متنوعة من المشاريع وسنقوم حتى بإلقاء نموذج مجاني لأولويات المشروع لبرنامج Excel. تأكد من قراءته قبل أن تبدأ مشروعك التالي.

ما هي أولويات المشروع؟

تحديد أولويات المشروع هو عملية تسمح للمؤسسة بمعرفة المشاريع المحتملة التي تستحق القيام بها. يساعد مديري المشاريع على تحديد المشاريع الحالية التي تتطلب اهتمامًا فوريًا وتلك التي يمكنها انتظار الموارد.

لكي يكون هذا فعالًا ، يتطلب تقييم المعايير لاتخاذ قرار مستنير بشأن المشاريع التي تتوافق مع مؤسستك. فكر في الأمر على أنه تصنيف للمشاريع بناءً على عائد الاستثمار (ROI) أو الطبيعة الحرجة للمشروع اعتمادًا على احتياجاتك وأهدافك وأهدافك. يمكن تطبيق نفس العملية على المهام في مشروع واحد.

هذا أكثر صعوبة لأنه من المحتمل أن يكون لكل مشروع تفكير بعض القيمة. وليست كل المهام مهمة؟ من النادر العثور على مشاريع مقطوعة وجافة لتقسيمها بسهولة بين ما يجب القيام به وما يجب القيام به. إن وجود عملية مكرسة وشاملة للمساعدة في اتخاذ قرار موضوعي هو مفتاح ما إذا كان هذا المشروع المحتمل ناجحًا أم لا.

يعد تحديد أولويات المشروع طريقة منطقية لتحديد كيفية تخصيص المنظمة لمواردها. يسمح للمؤسسات بتحديد احتياجاتها والعثور على مشاريع أو مهام متوافقة مع البقاء ضمن النطاق. يساعد ذلك المؤسسات على تجنب إضاعة الوقت والمال في مشاريع لا تخدم مصلحتها.

يمكن أن تساعد برامج إدارة المشاريع في تحديد أولويات المشروع ونجاح المشروع بشكل عام. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يساعدك في تخطيط وجدولة وتتبع المشاريع في الوقت الفعلي. تحديد أولويات المشروع هو في الأساس قائمة من المشاريع التي تنظمها معايير معينة. يمكن القيام بذلك في قائمة المهام الخاصة بنا ، حيث يمكن إضافة التعليقات وإرفاق الملفات. عند اختيار مشروع ، من السهل التبديل إلى طريقة عرض جانت والبدء في التخطيط وتعيين وتتبع التقدم في الوقت الفعلي.

عملية تحديد أولويات المشروع

لكي تكون أولويات المشروع موضوعية ودقيقة ، يجب أن يكون لديك عملية تحديد أولويات المشروع. يمكنك استخدام عملية تحديد أولويات المشروع لتحديد المشروع الذي تريد متابعته. إذا كنت تدير محفظة ، فيمكن أن تساعدك في التخطيط لتخصيص الموارد بطريقة مفيدة لجميع مشاريعك.

1. تحديد معايير تحديد الأولويات

تتمثل الخطوة الأولى في فهم القيمة الاستراتيجية لمحفظة أعمالك أو برنامجك أو مشروعك أو استراتيجية مؤسستك. أي محاولة لترتيب أولويات المشروع دون تحديد معايير تحديد الأولويات محكوم عليها بالفشل. يبدأ هذا من خلال إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المنظمة أو المشروع. اطلب منهم طرح الأفكار حول الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة أو المشروع واستخدام هذه المعايير لتسجيل المشروع أو المشاريع.

2. استخدم مصفوفة أولويات المشروع

مصفوفة تحديد أولويات المشروع هي ببساطة نهج منظم للعثور على المشروع أو المهام الهامة. يمكن أن تكون مبسطة مثل ما يسمى مخطط أيزنهاور. إنه صندوق مقسم إلى أربعة أرباع. يوجد في الجزء العلوي عمود للضرورة العاجلة وليس المستعجلة ، بينما يوجد في أعلى الجانب الأيسر صفان غير مهمين وغير مهمين. الربع العلوي الأيسر هو المكان الذي يمكنك فيه وضع المشاريع العاجلة والمهمة. أعلى اليمين للمشاريع المهمة ولكنها ليست عاجلة. في الجزء السفلي أمر ملح ولكنه ليس مهمًا وليس عاجلاً أو مهمًا. يساعدك هذا على فصل القشر عن القشر باستخدام المعايير التي تم وضعها في الخطوة الأولى لتحديد أين يذهب.

3. سجل مشاريعك

استخدمنا مصفوفة بسيطة لترتيب أولويات المشروع كمثال ولكن هناك خيار أكثر تعقيدًا. بمجرد أن يكون لديك مصفوفة أولويات المشروع ، يمكنك البدء في تقييم المشروعات وتسجيلها. أيًا كان ما تستخدمه ، ستحتاج إلى فهم المعلومات الأساسية لكل مشروع وتسجيل كل منها وفقًا للمعايير التي حددتها. أيضًا ، قم بتقدير التكاليف ، بما في ذلك الموارد ، التي ستحتاجها لتسليم المشروع. استكشف مخاطر كل مشروع وأي معلومات أخرى ذات صلة ستساعدك على اتخاذ قرار موضوعي.

ذات صلة: قالب خطة موارد مجانية لبرنامج Excel

طرق تحديد أولويات المشروع

مرة أخرى ، يبدو تحديد أولويات المشروع وكأنه ترتيب بسيط ، ولكنه قد يكون صعبًا للغاية - خاصة عندما تعمل مع الكثير من المشاريع. تعد مصفوفة أولويات المشروع أداة رائعة ، ولكنك ستحتاج أيضًا إلى تطبيق طرق تحديد أولويات المشروع. كلما بذلت المزيد من العمل في هذه العملية ، كانت نتائجك أفضل. لا تريد أن يتم تضليلك واختيار المشروع الخاطئ لأنك لم تقم بالعناية الواجبة. فيما يلي بعض طرق تحديد أولويات المشروع التي يمكنك استخدامها لمساعدتك خلال العملية.

نموذج التسجيل

يعد نموذج التسجيل مفيدًا عندما يكون هناك العديد من معايير الاختيار وكذلك عند مقارنة المشاريع المختلفة. كلاهما يزيد من الصعوبة ، لكن نموذج التسجيل يبسط ذلك عن طريق تجميع المعايير من خلال المحاذاة الاستراتيجية ، والفوائد ، وعائد الاستثمار ، والمخاطر وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، يتم ترجيح كل مجموعة بحيث يكون لبعضها أهمية أكبر من البعض الآخر. احذر ، من الصعب استيعاب الكثير من المعايير بدقة ويمكن أن تؤدي التحيزات والتخمين إلى حجب نتائجك. إذا كان لديك الوقت ، يمكنك استخدام نموذج التسجيل مقابل المشاريع الحالية لقياس دقتها.

فترة الاسترداد

طريقة فترة الاسترداد بسيطة نسبيًا. ينظر المديرون إلى المشاريع من حيث المدة التي سيستغرقها المشروع لاسترداد تكلفته. الأكثر جاذبية هي المشاريع ذات فترة الاسترداد القصيرة مقارنةً بتلك ذات فترة الاسترداد الأطول. كلما طالت فترة الاسترداد ، زادت المخاطر. من يدري ما هي التغييرات أو القضايا التي ستظهر؟ ومع ذلك ، فكلما كانت فترة الاسترداد أقصر لا تعد ضمانًا لمعدل عائد أعلى. هذه طريقة مباشرة ولكنها ربما تكون بسيطة جدًا في بعض السيناريوهات.

صافي القيمة الحالية

يتعلق صافي القيمة الحالية بالاستثمار في مشاريع ذات قيمة حالية صافية موجبة وتجنب تلك ذات القيمة الصافية الحالية السالبة. هذا يراعي القيمة الزمنية للنقود ، مما يعني أن الأموال المستقبلية أقل قيمة من رأس المال المتاح حاليًا. هذا بسبب الأرباح المحتملة للأموال الحالية. عند اتخاذ قرار بشأن مشروع ما ، تستخدم المنظمة قاعدة صافي القيمة الحالية لتقرير ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق. إذا كانت سلبية ، فمن المحتمل أن يكون المشروع خسارة. ولكن إذا كانت القيمة الحالية الصافية موجبة ، فيجب أن يكون المشروع مربحًا. تتطلب القيمة الحالية الصافية المحايدة عوامل غير نقدية ، مثل الفوائد غير الملموسة ، لاتخاذ قرار أكثر دقة.

طريقة MoSCoW

طريقة MoSCoW هي تقنية لتحديد الأولويات تقسم المعايير إلى أربع فئات: يجب أن يكون ، ويجب أن يكون ، ويمكن أن يكون ، ولا يكون كذلك. كما هو الحال مع أي طريقة لتحديد الأولويات ، يجب عليك أولاً تحديد أهدافك ونطاق المشروع. ثم تحتاج إلى تضمين أصحاب المصلحة الرئيسيين ومعرفة كيفية حل الخلافات عند اتخاذ خيارات الترتيب. ستقوم بإعداد المعالم وتحديد معايير القبول وتصنيف مشاريعك. لا تنس تخصيص الموارد للحصول على صورة كاملة. يساعد في الحصول على تعليقات بعد ذلك وتعديل نتائجك وفقًا لذلك. تستمر هذه الدورة حتى تشعر أنك وصلت إلى الإجابة الصحيحة.

كانو

يتم استخدام Kano بشكل أساسي عند تحديد أولويات الميزات في خارطة طريق المنتج. المعايير ، في هذه الحالة ، هي مدى احتمالية إرضاء الميزة للعميل. يستخدم مديرو المنتجات هذه الطريقة لمساعدتهم على تحديد أولويات الميزات الجديدة المحتملة من خلال تجميعها في فئات ، مثل خيبة الأمل وإرضاء العملاء وإسعادهم. هذه الطريقة فريدة من نوعها من حيث أنها مصممة لفريق تطوير المنتج وتركز على العملاء بدلاً من التكاليف مقابل الفوائد.

مصفوفة أولويات المخاطر

في طريقة تحديد أولويات المشروع هذه ، تحاول تحديد جميع مخاطر المشروع ثم ترتيبها. يتيح ذلك لمديري المشاريع معرفة المخاطر التي من المحتمل أن تكون أكثر ضررًا ويجب معالجتها أولاً عندما وإذا ظهرت في المشروع كمسألة أو مشكلة. ترتيب كل خطر هو من مقبول إلى منخفض ومتوسط ​​وعالي ، مع كونه لا يطاق هو الأكثر شدة. يتم تحديد كل منها من خلال مدى احتمالية حدوثها وما سيكون تأثيرها.

نموذج أولويات المشروع

لمساعدتك على البدء في تحديد أولويات المشروع ، قم بتنزيل مصفوفة أولويات المشروع المجانية لبرنامج Excel. إنه صندوق أيزنهاور الذي يسمح لك بوضع المشاريع في فئات محددة حتى تتمكن من تحديد المشروع الذي سيتماشى بشكل أفضل مع استراتيجية مؤسستك وأهدافها وأهدافها. هذا هو واحد فقط من عشرات القوالب المجانية التي يمكنك العثور عليها في صفحة قالب ProjectManager. هناك قوالب مجانية لبرنامج Excel و Word تغطي كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع.

الفوائد الرئيسية لتحديد أولويات المشروع

لقد تطرقنا بالفعل إلى بعض مزايا تحديد أولويات المشروع ، ولكن هناك الكثير مما يستحق إدراج المزيد.

• يدير خط أنابيب المشروع حتى تعرف أين تذهب المشاريع في المخطط الزمني للتسليم
• يساعد في إدارة المشاريع بسلاسة كما فعلت العناية الواجبة لضمان ملاءمتها للأهداف الإستراتيجية الشاملة لمؤسستك
• يطابق المشاريع التي بدأتها بالموارد التي لديك
• يبقي المشاريع المحفوفة بالمخاطر التي يمكن أن تلحق الضرر بالنتيجة النهائية من محفظتك
• يحسن معدلات نجاح المشروع

مدير المشروع هو أداة لتحديد أولويات المشروع

لقد قدمنا ​​لك قالب مصفوفة أولويات المشروع مجانًا لبرنامج Excel ، ولكن هذه فقط الخطوة الأولى في تحديد أولويات المشروع. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعدك في تحديد أولويات المشاريع وإدارتها بشكل أفضل. نوفر للمستخدمين بيانات في الوقت الفعلي تساعدهم على اتخاذ قرارات أفضل ومجموعة من الميزات القوية لتحديد أولويات المشاريع وإدارتها.

احصل على لوحة معلومات ملخص المحفظة في الوقت الفعلي

إذا كنت تدير محفظة ، فقد يكون من الصعب معرفة كيفية تخصيص الموارد عبر تلك المشاريع. يحتوي برنامجنا على لوحة معلومات موجزة للمحفظة تمنحك عرضًا عالي المستوى لمحفظتك في الوقت الفعلي. يمكنك أن ترى بسرعة الوقت والتكلفة وعبء العمل والتقدم والتكلفة الإجمالية لجميع المشاريع والتكبير في كل مشروع للحصول على بيانات أكثر تفصيلاً. يساعد ذلك مديري المحافظ على اتخاذ قرارات ثاقبة بشأن المشاريع التي تحتاج إلى اهتمام فوري.

قم بإنشاء خارطة طريق للحافظة

من الصعب إدارة مشروع أو محفظة ، لكن وجود خارطة طريق لتخطيط عملك على جدول زمني هو الخطوة الأولى نحو النجاح. لدينا مخطط جانت القوي الذي يمكن استخدامه بالمعنى التقليدي لتنظيم المهام ولكن يمكنه أيضًا عمل خريطة طريق للمحفظة تعرض لك جميع المشاريع في محفظتك. يساعدك الحصول على هذه الصورة الكبيرة على معرفة ما يحتاج إلى الاهتمام وما يمكن أن ينتظر.

لدينا أيضًا مجموعة كاملة من الميزات لمساعدتك على إدارة مشروعك أو برنامجك أو محفظتك بشكل أفضل. تتيح لك أدوات إدارة الموارد موازنة عبء عمل فريقك للعمل بشكل أكثر إنتاجية. يمكنك أيضًا الحصول على رؤية حول مدى توفرها عند إجراء المهام. يمكن للفرق استخدام أدوات إدارة المهام والتعليق ومشاركة الملفات على نظامنا الأساسي التعاوني للعمل معًا بشكل أفضل.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في تحديد أولويات المشاريع وتتبع تقدمها وأدائها في الوقت الفعلي. يمكن للفرق التعاون ، ويحصل المديرون على الشفافية في عمليتهم لإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة لتجنب العقبات. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestle الذين يحققون النجاح باستخدام أداتنا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.