Prioritas Proyek untuk PPM (Termasuk Matriks)

Ada banyak hal yang bergantung pada proyek apa yang bergerak maju dengan organisasi Anda, terutama jika Anda mengelola program atau portofolio. Investasi uang, waktu, dan tenaga bisa sangat besar, belum lagi menentukan di mana harus mengalokasikan sumber daya Anda. Hadiahnya juga bisa besar, tetapi bisa berakhir dengan kerugian. Untungnya, ada prioritas proyek untuk membantu memandu proses pengambilan keputusan Anda.

Mari kita lihat proses penentuan prioritas proyek dan berbagai model yang dapat Anda gunakan untuk menilai kelayakan proyek potensial. Kami akan membahas proses pengalokasian sumber daya di berbagai proyek dan kami bahkan akan memasukkan template prioritas proyek gratis untuk Excel. Pastikan untuk membacanya sebelum Anda memulai proyek berikutnya.

Apa itu Prioritas Proyek?

Prioritas proyek adalah proses yang memungkinkan organisasi untuk mencari tahu proyek potensial mana yang layak dilakukan. Ini membantu manajer proyek menentukan proyek yang ada yang membutuhkan perhatian segera dan proyek yang dapat menunggu sumber daya.

Agar hal ini efektif, diperlukan kriteria evaluasi untuk membuat keputusan terdidik tentang proyek yang selaras dengan organisasi Anda. Anggap saja sebagai peringkat proyek berdasarkan laba atas investasi (ROI) atau sifat kritis proyek tergantung pada kebutuhan, sasaran, dan sasaran Anda. Proses yang sama dapat diterapkan pada tugas dalam satu proyek.

Ini lebih sulit karena kemungkinan setiap proyek yang direnungkan memiliki nilai tertentu. Dan bukankah semua tugas itu penting? Sangat jarang menemukan proyek yang begitu dipotong dan kering untuk dengan mudah membagi antara yang harus dilakukan dan yang harus dilalui. Memiliki proses yang berdedikasi dan menyeluruh untuk membantu membuat keputusan yang objektif adalah kunci keberhasilan proyek potensial tersebut.

Prioritas proyek adalah cara yang masuk akal untuk menentukan bagaimana organisasi harus mengalokasikan sumber dayanya. Ini memungkinkan organisasi untuk menentukan kebutuhan mereka dan menemukan menyelaraskan proyek atau tugas sambil tetap berada dalam ruang lingkup. Ini membantu organisasi menghindari pemborosan waktu dan uang untuk proyek yang tidak sesuai dengan kepentingan terbaik mereka.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dengan prioritas proyek dan keberhasilan proyek secara keseluruhan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak proyek secara real time. Prioritas proyek pada dasarnya adalah daftar proyek yang disusun berdasarkan kriteria tertentu. Ini dapat dilakukan pada daftar tugas kami, di mana komentar dapat ditambahkan dan file dilampirkan. Ketika sebuah proyek dipilih, mudah untuk beralih ke tampilan Gantt dan mulai merencanakan, menetapkan, dan melacak kemajuan secara real time.

Proses Prioritas Proyek

Agar prioritas proyek menjadi objektif dan akurat, Anda harus memiliki proses penentuan prioritas proyek. Anda dapat menggunakan proses penentuan prioritas proyek ini untuk menentukan proyek mana yang ingin Anda kejar. Jika Anda mengelola portofolio, ini dapat membantu Anda merencanakan alokasi sumber daya dengan cara yang bermanfaat bagi semua proyek Anda.

1. Tentukan Kriteria Prioritas

Langkah pertama adalah memahami nilai strategis dari portofolio, program atau proyek Anda, atau strategi organisasi Anda. Setiap upaya prioritas proyek tanpa terlebih dahulu mendefinisikan kriteria prioritas pasti akan gagal. Ini dimulai dengan mewawancarai pemangku kepentingan utama dalam organisasi atau proyek. Mintalah mereka melakukan brainstorming tujuan strategis untuk organisasi atau proyek dan gunakan kriteria ini untuk menilai proyek atau proyek.

2. Gunakan Matriks Prioritas Proyek

Matriks prioritas proyek hanyalah pendekatan terstruktur untuk menemukan proyek atau tugas penting. Ini bisa disederhanakan seperti apa yang disebut grafik Eisenhower. Ini adalah kotak yang dibagi menjadi empat kuadran. Di bagian atas ada kolom untuk mendesak dan tidak mendesak, sedangkan di sisi kiri ada dua baris untuk tidak penting dan penting. Kuadran kiri atas adalah tempat Anda dapat menempatkan proyek-proyek yang mendesak dan penting. Kanan atas adalah untuk proyek-proyek yang penting tetapi tidak mendesak. Di bagian bawah adalah mendesak tetapi tidak penting dan tidak mendesak juga tidak penting. Ini membantu Anda memisahkan gandum dari sekam dengan menggunakan kriteria yang dikembangkan pada langkah pertama untuk menentukan apa yang akan terjadi.

3. Skor Proyek Anda

Kami menggunakan matriks prioritas proyek sederhana sebagai contoh, tetapi ada opsi yang lebih kompleks. Setelah Anda memiliki matriks prioritas proyek, Anda dapat mulai mengevaluasi dan menilai proyek. Apa pun yang Anda gunakan, Anda harus memahami informasi dasar untuk setiap proyek dan menilai masing-masing berdasarkan kriteria yang Anda tetapkan. Juga, perkirakan biaya, termasuk sumber daya, yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek. Jelajahi risiko untuk setiap proyek dan informasi terkait lainnya yang akan membantu Anda membuat keputusan yang objektif.

Terkait: Template Rencana Sumber Daya Gratis untuk Excel

Metode Prioritas Proyek

Sekali lagi, prioritas proyek terdengar seperti peringkat yang sederhana, tetapi bisa sangat sulit—terutama ketika Anda bekerja dengan banyak proyek. Matriks prioritas proyek adalah alat yang hebat, tetapi Anda juga ingin menerapkan metode penentuan prioritas proyek. Semakin banyak pekerjaan yang Anda lakukan dalam proses ini, semakin baik hasil Anda. Anda tidak ingin disesatkan dan salah memilih proyek karena tidak melakukan due diligence. Berikut adalah beberapa metode prioritas proyek yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda melalui proses tersebut.

Model Skor

Model penilaian sangat membantu ketika ada banyak kriteria pemilihan serta ketika Anda membandingkan proyek yang berbeda. Keduanya meningkatkan kesulitan, tetapi model penilaian menyederhanakannya dengan mengelompokkan kriteria berdasarkan keselarasan strategis, manfaat, ROI, risiko, dan sebagainya. Selain itu, masing-masing kelompok diberi bobot sehingga beberapa memiliki signifikansi lebih dari yang lain. Hati-hati, sulit untuk mengakomodasi banyak kriteria secara akurat dan bias serta dugaan dapat mengaburkan temuan Anda. Jika Anda punya waktu, Anda dapat menggunakan model penilaian terhadap proyek yang ada untuk mengukur akurasinya.

Periode pengembalian

Metode periode pengembalian relatif mudah. Manajer melihat proyek dalam hal berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek untuk menutup biayanya. Yang lebih menarik adalah proyek dengan periode pengembalian yang pendek dibandingkan dengan proyek dengan periode pengembalian yang lebih lama. Semakin lama payback period, semakin berisiko. Siapa yang tahu perubahan atau masalah apa yang akan muncul? Namun, semakin pendek payback period tidak menjamin tingkat pengembalian yang lebih tinggi. Ini adalah metode langsung tetapi mungkin agak terlalu sederhana dalam beberapa skenario.

Nilai bersih sekarang

Nilai sekarang bersih adalah tentang berinvestasi dalam proyek yang memiliki nilai sekarang bersih positif dan menghindari proyek yang memiliki nilai sekarang bersih negatif. Ini memperhitungkan nilai waktu uang, yang berarti uang masa depan kurang berharga daripada modal yang tersedia saat ini. Itu karena potensi pendapatan dari uang sekarang. Ketika memutuskan sebuah proyek, organisasi menggunakan aturan nilai sekarang bersih untuk memutuskan apakah proyek tersebut layak. Jika negatif, maka proyek tersebut kemungkinan rugi. Tetapi jika nilai sekarang bersihnya positif, proyek tersebut seharusnya menguntungkan. Nilai sekarang bersih yang netral akan membutuhkan faktor non-moneter, seperti manfaat tidak berwujud, untuk membuat keputusan yang lebih akurat.

Metode MoSCoW

Metode MoSCoW merupakan teknik penentuan prioritas yang membagi kriteria menjadi empat kategori: must have, should have, could have, dan will not have. Seperti halnya metode penentuan prioritas, Anda harus terlebih dahulu menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek Anda. Kemudian Anda perlu menyertakan pemangku kepentingan utama dan mencari cara untuk menyelesaikan ketidaksepakatan saat membuat pilihan peringkat. Anda akan menyiapkan pencapaian, menetapkan kriteria penerimaan, dan memberi peringkat proyek Anda. Jangan lupa untuk menetapkan sumber daya untuk mendapatkan gambaran lengkap. Ini membantu untuk mendapatkan umpan balik sesudahnya dan menyesuaikan temuan Anda. Siklus ini berlanjut sampai Anda merasa telah mencapai jawaban yang benar.

Kano

Kano terutama digunakan saat memprioritaskan fitur pada peta jalan produk. Kriteria dalam hal ini adalah seberapa besar kemungkinan fitur tersebut dapat memuaskan pelanggan. Manajer produk menggunakan metode ini untuk membantu mereka memprioritaskan fitur baru yang potensial dengan mengelompokkannya ke dalam kategori, seperti mengecewakan, memuaskan, dan menyenangkan pelanggan. Metode ini unik karena dirancang untuk tim pengembangan produk dan berfokus pada pelanggan daripada biaya versus manfaat.

Matriks Prioritas Risiko

Dalam metode penentuan prioritas proyek ini, Anda mencoba mengidentifikasi semua risiko proyek dan kemudian memeringkatnya. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk mengetahui risiko mana yang berpotensi paling berbahaya dan harus ditangani terlebih dahulu kapan dan jika risiko tersebut muncul dalam proyek sebagai isu atau masalah. Pemeringkatan setiap risiko adalah dari yang dapat ditoleransi hingga rendah, sedang dan tinggi, dengan yang tidak dapat ditoleransi adalah yang paling parah. Masing-masing ditentukan oleh seberapa besar kemungkinan itu terjadi dan apa dampaknya.

Template Prioritas Proyek

Untuk membantu Anda memulai dengan prioritas proyek, unduh matriks prioritas proyek gratis kami untuk Excel. Ini adalah kotak Eisenhower yang memungkinkan Anda menempatkan proyek dalam kategori tertentu sehingga Anda dapat menentukan proyek mana yang paling sesuai dengan strategi, sasaran, dan tujuan organisasi Anda. Ini hanya salah satu dari lusinan template gratis yang dapat Anda temukan di halaman template ProjectManager. Ada template gratis untuk Excel dan Word yang mencakup setiap fase manajemen proyek.

Manfaat Utama dari Prioritas Proyek

Kami telah menyentuh beberapa manfaat dari penentuan prioritas proyek, tetapi ada begitu banyak sehingga perlu dicantumkan beberapa lagi.

• Kelola alur proyek sehingga Anda tahu ke mana proyek pergi dalam garis waktu pengiriman
• Membantu menjalankan proyek dengan lancar karena Anda telah melakukan uji tuntas untuk memastikannya sesuai dengan tujuan strategis organisasi Anda secara keseluruhan
• Cocokkan proyek yang Anda mulai dengan sumber daya yang Anda miliki
• Jauhkan proyek berisiko yang dapat merusak keuntungan Anda dari portofolio Anda
• Meningkatkan tingkat keberhasilan proyek

ProjectManager Adalah Alat Prioritas Proyek

Kami menawarkan Anda template matriks prioritas proyek gratis untuk Excel, tetapi itu hanya langkah pertama dalam penentuan prioritas proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu Anda memprioritaskan proyek dan mengelolanya dengan lebih baik. Kami menyediakan data real-time kepada pengguna yang membantu mereka membuat keputusan yang lebih baik dan serangkaian fitur canggih untuk memprioritaskan dan mengelola proyek.

Dapatkan Dasbor Ringkasan Portofolio Waktu Nyata

Jika Anda mengelola portofolio, mungkin sulit untuk mengetahui cara mengalokasikan sumber daya di seluruh proyek tersebut. Perangkat lunak kami memiliki dasbor ringkasan portofolio yang memberi Anda tampilan tingkat tinggi dari portofolio Anda secara real time. Anda dapat dengan cepat melihat waktu, biaya, beban kerja, kemajuan, dan biaya total untuk semua proyek dan memperbesar setiap proyek untuk data yang lebih detail. Ini membantu manajer portofolio membuat keputusan yang mendalam tentang proyek mana yang membutuhkan perhatian segera.

Buat Peta Jalan Portofolio

Mengelola satu proyek atau portofolio itu sulit, tetapi memiliki peta jalan untuk meletakkan pekerjaan Anda pada garis waktu adalah langkah pertama menuju kesuksesan. Kami memiliki bagan Gantt yang kuat yang dapat digunakan dalam pengertian tradisional dalam mengatur tugas tetapi juga dapat membuat peta jalan portofolio yang menunjukkan kepada Anda semua proyek dalam portofolio Anda. Memiliki gambaran besar membantu Anda melihat apa yang perlu diperhatikan dan apa yang bisa menunggu.

Kami juga memiliki rangkaian fitur lengkap untuk membantu Anda mengelola proyek, program, atau portofolio Anda dengan lebih baik. Alat manajemen sumber daya memungkinkan Anda menyeimbangkan beban kerja tim Anda untuk bekerja lebih produktif. Anda juga mendapatkan visibilitas ketersediaan mereka saat membuat tugas. Tim dapat menggunakan alat manajemen tugas dan berkomentar serta berbagi file di platform kolaboratif kami untuk bekerja sama dengan lebih baik.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda memprioritaskan proyek dan melacak kemajuan dan kinerjanya secara real time. Tim dapat berkolaborasi, dan manajer mendapatkan transparansi dalam proses mereka untuk mengalokasikan kembali sumber daya sesuai kebutuhan untuk menghindari hambatan. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang memberikan kesuksesan menggunakan alat kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.