5 Takım Verimliliği Engelleyicileri ve Bunların Üstesinden Gelme

Ekip üretkenliği, iş dünyasının en önemli bileşenlerinden biridir ve kendi yolunda ilerlemek herkesin sorumluluğundadır. Üretkenlik olmadan projeler son teslim tarihlerinin gerisine düşebilir ve ekiplerin sonuçlarla başa çıkmak için çabalamasına neden olabilir. Bu sorunlar, işlerin sorunsuz yürümesini sağlayacak bir proje yönetim ofisinin olmaması nedeniyle daha da kötüleşebilir.

Dikkat dağıtan bir iş yeri size ekip üretkenliğinden çok daha pahalıya mal olabilir - işletmelere milyarlarca dolarlık gelir kaybına mal olabilir. Salary.com ve America Online tarafından yapılan bir ankete göre, çalışanlar işlerinden başka bir şey için sekiz saatlik iş günü başına ortalama 1.86 saat harcıyor ve bu da ABD'li işverenlere her yıl tahmini 544 milyar dolarlık üretkenlik kaybına mal oluyor.

Ekibinizde üretkenlik bir sorunsa, birçok olası engelleyiciyi ve bunları nasıl düzeltebileceğinizi düşünün.

1. Teknoloji Sorunları

Teknoloji, çalışanların işlerinde daha verimli ve etkili olmalarına yardımcı olmalı, işleri daha da zorlaştırmamalı. Ancak yeni bir çalışma, teknolojinin aslında ikincisini yaptığını buldu. Udemy'nin 2018 İşyerinde Dikkat Dağıtma Raporu'na göre, ankete katılan çalışanların yüzde 33'ü, teknoloji ve bağlantı sorunlarının işyerinde en yaygın dikkat dağıtıcı ve üretkenlik emiciler olduğunu söyledi.

Ekip üyelerinizin, bu araçları öğrenmek ve kullanmak için kaynaklarla birlikte, işlerini iyi yapmalarına gerçekten yardımcı olabilecek proje yönetimi ve işbirliği için etkili araçlara sahip olduğundan emin olun. Teknolojinin ekibiniz için bir üretkenlik engelleyici olup olmadığını belirlemenin kolay bir yolu sormaktır.

Neyin yardımcı olduğunu ve neyin zarar verdiğini kontrol eden bir anket gönderin ve ardından geri aldığınız bilgilere göre ayarlamalar yapın. Üst düzey sorunlarla dikkatinizi dağıtmak ve üretkenliğe mal olabilecek bu günlük zaman emicileri unutmak kolay olabilir.

2. Zayıf İşbirliği

Ekip üretkenliği düştüğünde, işin çoğunu üstlenmeniz veya başkaları için boşluğu doldurmanız gerekebilir. Bu sadece işinizin bir parçası gibi görünse de, olması gerekmiyor.

Ekip olarak çalışırken, projelerin sorunsuz ilerleyebilmesi için iş yükünün ekip üyeleri arasında dengeli olması önemlidir. Hubgets CEO'su Bogdan Carstoiu, “Proje yönetimi, ilgili ekip liderleri için çok çaba gerektiriyor. Her şeyi kendi başınıza halletmek, özellikle proje zor bir noktaya geldiğinde, hızla bunaltıcı hale gelebilir. Başkalarını sürece dahil ederek işbirlikçi hale getirdiğinizde sorumluluklar paylaşılabilir ve iş miktarı bölünebilir.”

İşbirliği, üretkenlik mücadelelerinizi hafifleterek daha iyi bir lider olmanızı sağlar. Bunu ekibinizin kültürüne aşılayarak, bütçe aşımlarından ve kızgın üst düzey liderlikten kaçınarak projelerin yolunda kalmasını sağlayabilirsiniz.

Carstoiu sözlerine şöyle devam ediyor: “Ekip işbirliği yapan ekip liderlerinin zamanında ve daha iyi sonuçlarla teslim olma olasılığı daha yüksektir. Proje yöneticileri, güçlerini birleştirerek zorluklarla çok daha kolay karşılaşabilir ve aynı zamanda proje üzerinde çalışan en iyi işgücüne sahip olmalarını sağlayabilirler.”

İlgili: Daha İyi Grup Kararları için DACI Çerçevesini Kullanma

3. Gereksiz Toplantılar

Toplantılar iletişim için faydalıdır, ancak aynı zamanda her yerdeki işletmeler için önemli üretkenlik engelleyicileri haline gelmiştir. Çeşitli sektörlerden 182 üst düzey yöneticiyle yapılan bir ankette:

• Yüzde 65'i toplantıların işlerini tamamlamalarını engellediğini söyledi
• Yüzde 71'i toplantıların hem verimsiz hem de verimsiz olduğuna inanıyor
• Yüzde 64'ü toplantıların derin düşünmelerini kesintiye uğrattığını söylüyor
• Yüzde 62'si toplantıların aslında ekibi birbirine daha da yakınlaştırmadığına inanıyor

Verimsiz toplantılar ile ekibin işbirliği yapmasını ve bağlantı kurmasını sağlamak arasında bir denge bulmak zor olabilir. Her ikisinden de en iyi şekilde yararlanmak için bu basit ipuçlarını kullanın:

• Ekip üyelerinin belirli bir zaman ve yerde buluşmak zorunda kalmadan son teslim tarihlerine ve hedeflere yönelik ilerlemeleri hakkında rapor vermelerini sağlayan işbirliği yazılımına yatırım yapın.
• Ekip üyelerini, önemli görevleri halletmek için gün boyunca dikkati dağılmayan zamanlar ayırabilmeleri için takvimlerinde "sınır dışı" odak zamanları planlamaya teşvik edin. Zaman engelleme, bu programların korunmasına yardımcı olabilir.
• Her toplantı için bir zaman sınırı belirleyin. Toplantı biterse, katılımcıların ayrılmasına izin verilir. Bu, herkesi yolunda tutar.

4. Organizasyon Eksikliği

Önemli belgeler için eski e-postalarda veya bilgisayar sürücülerinde arama yapmaktan daha sinir bozucu ve zaman alıcı bir şey yoktur. Ekibiniz, klasörlere ve yaygın olarak kullanılan belgelere hızlı ve kolay bir şekilde erişebilmelidir.

Box veya Google Drive gibi bulut tabanlı dosyalama sistemleri, belgeleri düzenli tutmak için kritik öneme sahiptir. Belgeler ve klasörler için adlandırma kuralınızın basit ve anlaşılır olduğundan emin olarak bunu bir adım daha ileri götürün. Bir klasör bulabilmek harikadır, ancak ne olduğunu söyleyemezseniz, onu bulmanın değerini kaybedersiniz.

Ekibinizi, kendileri için çalışan bir süreç geliştirmeleri için güçlendirin ve ardından birlikte uygulayın. Bu, büyük olasılıkla klasörlere ekleme yapanlar ve belgelere en çok erişenler olduklarından, bu onları organizasyonun sahipliğini almaya teşvik eder. Bir lider olarak bu, fazladan bir şeyi daha ortadan kaldırır, böylece siz de mümkün olduğunca üretken olmaya odaklanabilirsiniz.

İlgili: Ekibim Neden Beni Dinlemiyor ve Bunu Nasıl Düzeltebilirim?

5. Yetersiz Eğitim

Eğitimin, işyeri verimliliğini artırmanın etkili bir yolu olduğu kanıtlanmıştır. Udemy'nin daha önce bahsedilen araştırmasına göre, katılımcıların yüzde 70'i eğitimin insanların dikkat dağıtıcı şeyleri engellemede ve odaklanmada daha iyi olmalarına yardımcı olabileceği konusunda hemfikir.

Doğru eğitim, çalışanlarınıza işlerini yerine getirmeleri için ihtiyaç duydukları araçları sağlamakla kalmaz, aynı zamanda onları daha üretken hale getiren güven oluşturmaya da yardımcı olur. Ekibiniz için eğitime yatırım yaparken, çevrimiçi ve çevrimdışı öğrenmenin bir karışımını içeren karma öğrenme stilini göz önünde bulundurun. Yetenek edinme uzmanı Lisa Burke, Develop Intelligence için bir makalede şöyle açıklıyor:

“Metodoloji ilk olarak sınıf ortamlarında farklı öğrenme sunumu sağlamak için kullanıldı, ancak ilkelerin kurumsal eğitim ihtiyaçlarına geniş çapta uygulanabilir olması nedeniyle son birkaç yıldır iş sektöründe çok fazla zemin kazanıyor. Tüm endüstrilerde tercih edilen eğitim yöntemi olmaya hazırlanıyor.”

Bu tür bir eğitim, çalışanların ister yüz yüze ister bireysel olsun, çevrimiçi kurslarla kendileri için en iyi formatta öğrenmelerini sağlar. Çevrimiçi bileşenle, çalışanlar yüz yüze öğrenmeyle çok fazla zaman harcamak yerine öğrenme modüllerini zamanın izin verdiği ölçüde yaparak en üretken olabilir.

İlgili: 15 Liderlik Eğitimi Seçeneği

En etkili olmak için, çalışanların üretkenlikle ilgili en fazla eğitimi nerede kullanabileceğini öğrenin ve ardından bu ihtiyaçlar için kursu geliştirin. Bunu kendiniz yapabilir veya sizin için yapması için bir danışman tutabilirsiniz. Sonunda, tamamlanan projelerin ROI'sini ekibinizin becerilerini geliştirmek için harcanan miktara bağlayabilirseniz, değer bariz olacaktır.

Verimlilik Engelleyicilerinizin üstesinden gelin

Proje yönetiminde verimlilik çok önemlidir. Ekibinizi neyin yavaşlattığını ve bütçeyi aşmamak ve son teslim tarihlerini karşılamak için nasıl iyileştirebileceğinizi bulmak için bu fikirleri kullanın. Karışık sorunlarla uğraşıyor olabilirsiniz - ancak bir kez belirlendikten sonra bunları düzeltmek için çalışabilir ve daha üretken bir ekip olabilirsiniz.

Unutmayın, örnek olarak liderlik etmek çok önemlidir. Sadece bir toplantı yapıp ekibinizin hedefi kaçırdığı tüm yolları özetlemeyin. Bu uygulamaları günlük rutininizde uygulayın. Herkesin ne kadar üretken olduğunuzu görmesine izin verin ve sizi taklit etmeye çalışın. Vaaz ettiğiniz şeyi uygulamak, belki de ekip verimliliği için en etkili liderlik tarzı olan dönüşümsel bir lider olmanın ilk adımıdır.

Bu üretkenlik ipuçlarının çoğunu uygulayabilecek bir araç var mı? Evet. ProjectManager, çevrimiçi görev listeleri, kanban panoları ve Gantt çizelgeleri aracılığıyla işbirliğini destekleyen bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Ekip üyeleri, sohbet ve diğer kanallar aracılığıyla iletişim kurabilir ve proje dosyalarını bulutta erişilebilir tek bir konumda depolayabilir. Bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü alarak yazılımımızın ekibinizin üretkenliğine nasıl yardımcı olabileceğini görün.