วิธีชนะใจเพื่อนเนื้อหา (และเก็บไอเดียของพวกเขาไว้)

เราทุกคนเคยไปที่นั่น

คุณเข้าร่วมการพักผ่อนที่ออกแบบมาเพื่อกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ คุณเข้าร่วมในกลุ่มโฟกัส หรือบางทีคุณอาจพบกับที่ปรึกษาหรือนักยุทธศาสตร์ภายใน บางทีคุณอาจเข้าร่วมการระดมความคิดในแผนกของคุณ

การชุมนุมจบลงด้วยความหวัง ผู้คนได้รับแรงบันดาลใจ อาจมีการหารือเกี่ยวกับแผนปฏิบัติการหรือขั้นตอนต่อไป

แล้ว…

ไม่มีอะไร.

หรือหากมีสิ่งใดเป็นผลมาจากการมีส่วนร่วมของคุณ คุณจะไม่มีทางรู้เลย

ประสบการณ์นั้นไม่ทำให้คุณผิดหวังเหรอ? มันอาจจะทำให้คุณไม่ค่อยกระตือรือร้นที่จะเข้าร่วมในครั้งต่อไปที่คุณถูกถาม อย่างน้อยที่สุดก็ทำให้คุณระมัดระวังเกี่ยวกับการสละเวลาหรือพลังงานของคุณในคำขอที่ตามมา

แต่เมื่อนักการตลาดเนื้อหาขอข้อมูลจากผู้อื่น เรามักจะทำผิดพลาดแบบเดียวกัน เราไม่สามารถบอกให้พวกเขารู้ว่าเกิดอะไรขึ้น – และอะไรที่ยังไม่เกิดขึ้น

คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งนั้นได้อย่างง่ายดาย แต่อย่าเพิ่งสัญญาว่าจะทำ แม้แต่ผู้ที่มีเจตนาดีที่สุดก็ลืมหรือปล่อยให้งานที่ "สำคัญกว่า" ผลักดันคำสัญญานั้นต่อไปในรายการที่ต้องทำ - จนกว่างานนั้นจะหายไป

วางแผนเพื่อสื่อสารความคืบหน้า (หรือขาดสิ่งนี้) กับผู้ที่ให้ข้อมูลแต่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับความพยายามในแต่ละวัน การย้ายครั้งนี้นำมาซึ่งประโยชน์สองสามประการ ประการแรก ผู้ที่ขอแบ่งปันความเข้าใจจะรู้ว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขามีความสำคัญ ประการที่สอง คุณและทีมของคุณจะรับผิดชอบแผนปฏิบัติการมากขึ้น

นี่คือโครงร่างของแผนที่คุณนำไปใช้ได้ทันที

จดบันทึกว่าใครเข้าร่วม

หากคุณขอข้อมูลจากผู้คนจำนวนมาก อาจเป็นเรื่องยากที่จะจำได้ว่าใครต้องการดูการสื่อสารติดตามผล สร้างสเปรดชีตที่มีข้อมูลติดต่อของพวกเขา แท็กพวกเขาในฐานข้อมูลของคุณ หรือสร้างอีเมลกลุ่มในขณะที่คุณทำงานในการประชุมครั้งแรก ล่าถอย หรือขอสัมภาษณ์

ตอนนี้คุณสามารถติดต่อผู้ให้ข้อมูลเบื้องต้นได้อย่างรวดเร็วทุกเมื่อที่คุณต้องการหรือต้องการเข้าถึงพวกเขา

ทำการนัดหมาย

ทำแผนที่ขั้นตอนถัดไปหรือเป้าหมายแผนปฏิบัติการของคุณในปฏิทินของคุณ แต่อย่าเพิ่งระบุว่าเป็นกิจกรรมที่ต้องทำในวันนั้น จัดกำหนดการแต่ละรายการเป็นการนัดหมายกับตัวเอง (หรือทีมของคุณ) ในคำอธิบาย ระบุสิ่งที่คุณจะรายงานในวันนั้นและผู้ที่จะแบ่งปันการอัปเดต

ส่งคำขอบคุณ

ตอนนี้คุณมีแผนปฏิบัติการที่เชื่อมโยงกับปฏิทินของคุณแล้ว ให้กลับไปที่กลุ่มป้อนข้อมูลก่อนหน้านี้ ส่งข้อความขอบคุณสำหรับการเข้าร่วมของพวกเขา ในข้อความนี้ โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบในครั้งต่อไปที่คุณจะติดต่อถึงข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับผลงานของพวกเขา

อีเมลสามารถใช้ได้สำหรับบันทึกขอบคุณและขั้นตอนถัดไปนี้ แต่ถ้าคุณหรือทีมของคุณมีเวลา ลองนึกถึงการส่งข้อความที่เขียนด้วยลายมือ การสัมผัสส่วนบุคคลที่พิเศษสามารถช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่าคุณชื่นชมเวลาและข้อมูลที่ป้อน

เคล็ดลับ: หากคุณไม่มีแผนปฏิบัติการในปฏิทินอย่างรวดเร็ว ให้ส่งบันทึกย่อสองฉบับ – ข้อความขอบคุณที่เข้าร่วม ตามด้วยการสื่อสารขั้นตอนถัดไปพร้อมวันที่

สร้างเทมเพลตสำหรับการอัปเดต

การเผยแพร่การอัปเดตของคุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมาก ท้ายที่สุดแล้ว ผู้คนไม่ต้องการลุยผ่านข้อมูลมากมายเพื่อเรียนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น โปรดจำไว้ว่า ผู้เข้าร่วมไม่ได้ถูกบริโภคโดยโครงการ – พวกเขาเพียงต้องการที่จะอยู่ในวง ดังนั้น การทำให้พวกเขาเห็นได้ง่ายว่ามีอะไรเกิดขึ้น และยังช่วยให้คุณสร้างการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

พัฒนาเทมเพลตสำหรับการอัปเดต จะช่วยให้คุณไม่ต้องอัปเดตฟิลด์และส่วนหัวที่ไม่เปลี่ยนแปลงทุกครั้ง คุณจะเห็นสิ่งที่คุณแชร์ครั้งล่าสุดด้วย

เทมเพลตของคุณอาจเป็นเอกสารธรรมดาที่มีส่วนหัวมาตรฐาน:

• ชื่อโครงการ
• เป้าหมาย
• ความคืบหน้าเดือนนี้ (เลือกช่วงเวลาที่เหมาะสมแต่ทำอย่างน้อยทุก ๆ หกเดือน)
• อะไรต่อไป
• ข่าวสำคัญหรือน่าประหลาดใจ (ไม่บังคับ)
• Shoutout (ไม่บังคับ – และฉันจะอธิบายเรื่องนี้ในภายหลังในบทความ)

หรือถ้ารายงานติดตามผลของคุณเกี่ยวข้องกับการแชร์เมตริกจำนวนมาก คุณอาจต้องการพิจารณาสเปรดชีตที่มีคอลัมน์มาตรฐาน:

• โครงการ
• เป้าหมาย (วัดได้)
• Metric to Date (หรือ Progress to Date หากโครงการยังไม่ถึงขั้นวัด)
• ขั้นตอนต่อไป
• น่าสังเกต
• ตะโกนออกไป

ส่งการอัปเดตเป็นไฟล์แนบหรือลิงก์ในอีเมล เชิญคำถามเสมอและอย่าลืมตอบทุกคนที่ถาม (แม้ว่าคำตอบคือ "ฉันไม่รู้")

เคล็ดลับ: หากการอัปเดตเป็นแบบข้อความ ให้วางลงในเนื้อหาของอีเมลด้วย ซึ่งช่วยให้พวกเขาไม่ต้องทำตามขั้นตอนที่สองในการเปิดไฟล์แนบหรือคลิกที่ลิงก์

กรี๊ดดด

คนชอบที่จะได้รับการยอมรับสำหรับผลงานของพวกเขา หากคุณใช้ไอเดียจากผู้เข้าร่วมโครงการในช่วงแรก ให้เครดิตพวกเขาในรายงานการอัพเดท ฉันขอแนะนำให้ระบุสิ่งนี้เป็นคำประกาศ เพื่อให้คุณสามารถทำให้พวกเขาได้รับการยอมรับอย่างเหมาะสมในหมู่ทุกคนที่เคยหรือมีส่วนร่วมในโครงการ

หากมีความเหมาะสมที่จะแบ่งปันต่อสาธารณะเมื่อความคิดเห็นแสงสว่างของวัน คุณสามารถรับทราบได้โดยแท็กที่จับทางสังคมของพวกเขาหรือระบุว่าเป็น "h/t to Jamar Smith" (h/t ย่อมาจาก hat tip)

รวมแก๊งค์กลับคืนมา

เมื่อโครงการหรือเหตุการณ์สำคัญเสร็จสิ้น ขอให้ผู้เข้าร่วมกลุ่มแรกมารวมตัวกันอีกครั้ง เชิญพวกเขาเฉลิมฉลองความสำเร็จ แบ่งปันว่าข้อมูลที่ส่งมาสร้างความแตกต่างในโครงการได้อย่างไร

เคล็ดลับ: หากการรวมตัวแบบตัวต่อตัวไม่ใช่เรื่องจริง ให้เชิญทุกคนมาที่งานเสมือน

แน่นอน ถ้าไม่มีอะไรเกิดขึ้นหรือโครงการไม่ได้ผล คุณคงไม่มีอะไรจะฉลอง แต่คุณยังสามารถหาคนมารวมกันเพื่อช่วยแยกแยะว่าเหตุใดจึงใช้ไม่ได้ผล แต่ถ้าคุณไม่ต้องการข้อมูลประเภทนั้น เพียงส่งการอัปเดตขั้นสุดท้ายเพื่ออธิบายว่าข้อมูลที่ป้อนยังคงมีความสำคัญอย่างไร แม้ว่าจะไม่บรรลุเป้าหมายก็ตาม

ไม่มีข่าวก็ไม่ใช่ข่าวดี

พร้อมที่จะรายงานและชี้แจงการขาดคืบหน้า การอัปเดตผู้คนเป็นเรื่องง่ายเมื่อสิ่งต่างๆ ดำเนินไปหรือประสบความสำเร็จ เป็นการยากที่จะแชร์เมื่อสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปด้วยดี แต่ความจริงใจและความโปร่งใสนั้นจะช่วยบ่งบอกว่าคุณชื่นชมและเคารพการมีส่วนร่วมของพวกเขา

ผู้เข้าร่วมช่วงแรก ๆ ของคุณจะรู้สึกเห็นและได้ยินเมื่อคุณอัปเดตพวกเขาตลอดกระบวนการ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณและทีมของคุณมีความรับผิดชอบเพราะคุณรู้ว่าคนอื่นสนใจในผลลัพธ์

และครั้งต่อไปที่คุณขอให้คนอื่นให้ข้อมูล พวกเขาจะตอบคุณทันที

ภาพหน้าปกโดย Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute