Cara Memenangkan Konten Teman (dan Terus Meneruskan Ide Mereka)

Kita semua pernah ke sana.

Anda menghadiri retret yang dirancang untuk mendorong ide-ide inovatif. Anda berpartisipasi dalam kelompok fokus. Atau mungkin Anda bertemu dengan konsultan atau ahli strategi internal. Mungkin Anda mengikuti sesi brainstorming di departemen Anda.

Pertemuan ditutup dengan harapan. Orang-orang terinspirasi. Rencana tindakan atau langkah selanjutnya dapat didiskusikan.

Lalu …

Tidak ada apa-apa.

Atau, jika ada sesuatu yang dihasilkan dari partisipasi Anda, Anda tidak pernah mengetahuinya.

Bukankah pengalaman itu membuat frustrasi? Ini mungkin juga membuat Anda kurang antusias untuk berpartisipasi saat diminta lagi. Paling tidak, itu membuat Anda waspada dalam menginvestasikan waktu atau energi Anda untuk permintaan berikutnya.

Namun, ketika pemasar konten meminta masukan dari orang lain, kita sering melakukan kesalahan yang sama. Kami gagal memberi tahu mereka apa yang telah terjadi – dan apa yang belum.

Anda dapat dengan mudah mengubahnya. Tapi jangan hanya berjanji untuk melakukannya – bahkan mereka yang memiliki niat terbaik pun akhirnya melupakan atau membiarkan tugas “lebih penting” mendorong janji itu lebih jauh ke dalam daftar tugas mereka – sampai janji itu batal.

Buat rencana untuk mengomunikasikan kemajuan (atau kekurangannya) dengan mereka yang memberi masukan tetapi tidak terlibat dalam upaya sehari-hari. Langkah ini membawa beberapa manfaat. Pertama, mereka yang diminta untuk berbagi wawasan akan tahu bahwa partisipasi mereka penting. Kedua, Anda dan tim Anda akan lebih bertanggung jawab atas rencana aksi.

Berikut adalah garis besar rencana yang dapat Anda terapkan segera.

Catat siapa yang berpartisipasi

Jika Anda meminta masukan dari banyak orang, mungkin sulit untuk mengingat siapa yang perlu melihat komunikasi lanjutan. Buat spreadsheet dengan informasi kontak mereka, tandai mereka di database Anda, atau buat email grup saat Anda mengerjakan rapat awal, retret, atau permintaan wawancara.

Sekarang, Anda dapat dengan cepat menghubungi kontributor masukan awal kapan pun Anda membutuhkan atau ingin menghubungi mereka.

Membuat janji

Petakan langkah Anda selanjutnya atau tonggak rencana tindakan di kalender Anda. Tapi jangan hanya mencantumkannya sebagai aktivitas yang harus dilakukan hari itu. Jadwalkan masing-masing sebagai janji temu dengan diri Anda sendiri (atau tim Anda). Dalam deskripsi, buat daftar apa yang akan Anda laporkan pada hari itu dan siapa yang akan membagikan pembaruan.

Kirim terima kasih

Sekarang setelah Anda memiliki rencana tindakan yang terkait dengan kalender Anda, kembali ke grup masukan awal Anda. Kirimkan mereka ucapan terima kasih atas partisipasi mereka. Dalam pesan tersebut, beri tahu mereka saat berikutnya Anda akan menghubungi Anda dengan pembaruan tentang hasil pekerjaan mereka.

Email dapat berfungsi untuk catatan terima kasih dan langkah selanjutnya ini. Tetapi jika Anda atau tim Anda punya waktu, pikirkan untuk mengirim catatan tulisan tangan. Sentuhan ekstra pribadi dapat membuat peserta merasa bahwa Anda menghargai waktu dan masukan mereka.

TIPS: Jika Anda tidak memiliki rencana tindakan di kalender dengan cepat, kirim dua catatan – pesan terima kasih atas partisipasi yang diikuti dengan komunikasi langkah selanjutnya dengan tanggal.

Buat template untuk pembaruan

Jangkauan pembaruan Anda tidak harus terlalu detail. Lagi pula, orang tidak ingin mengarungi banyak informasi untuk mempelajari apa yang terjadi. Ingat, para peserta tidak termakan oleh proyek – mereka hanya ingin tetap berada dalam lingkaran. Jadi, memudahkan mereka untuk melihat apa yang sedang terjadi juga memudahkan Anda untuk menciptakan komunikasi secara konsisten.

Kembangkan template untuk pembaruan. Ini akan menyelamatkan Anda dari keharusan memperbarui bidang dan tajuk yang tidak berubah setiap saat. Anda juga akan melihat apa yang Anda bagikan terakhir kali.

Template Anda dapat berupa dokumen sederhana dengan header standar:

• Nama Proyek
• Sasaran
• Kemajuan Bulan Ini (pilih periode yang sesuai tetapi lakukan setidaknya setiap enam bulan)
• Apa berikutnya
• Berita Penting atau Mengejutkan (opsional)
• Shoutout (opsional – dan saya akan menjelaskannya nanti di artikel)

Atau, jika laporan tindak lanjut Anda melibatkan berbagi banyak metrik, Anda mungkin ingin mempertimbangkan spreadsheet dengan kolom standar:

• Proyek
• Tujuan (terukur)
• Metric to Date (atau Progress to Date jika proyek belum pada tahap pengukuran)
• Langkah berikutnya
• Penting
• Teriak

Kirim pembaruan sebagai lampiran atau tautan dalam email. Selalu undang pertanyaan dan pastikan untuk menanggapi setiap orang yang menanyakannya (walaupun jawabannya adalah “Saya tidak tahu.”)

TIPS: Jika pembaruan berbasis teks, tempelkan juga ke badan email. Itu membuat mereka tidak mengambil langkah kedua untuk membuka lampiran atau mengklik tautan.

Berikan teriakan

Orang-orang suka diakui atas kontribusi mereka. Jika Anda menggunakan ide dari peserta awal dalam proyek, beri mereka kredit dalam laporan pembaruan. Saya menyarankan untuk mencantumkan ini sebagai teriakan, sehingga Anda dapat memberi mereka pengakuan yang tepat di antara semua yang telah atau terlibat dalam proyek tersebut.

Jika pantas untuk dibagikan secara publik saat ide tersebut muncul, Anda dapat mengakuinya dengan menandai pegangan sosial mereka atau mencatatnya sebagai sesuatu seperti “h/t to Jamar Smith” (h/t singkatan dari hat tip).

Bawa geng kembali bersama

Ketika proyek atau milestone selesai, mintalah peserta awal untuk berkumpul kembali. Undang mereka untuk merayakan pencapaian tersebut. Bagikan bagaimana masukan mereka membuat perbedaan dalam proyek.

TIPS: Jika tidak realistis untuk berkumpul secara langsung, undang semua orang ke pertemuan virtual.

Tentu saja, jika tidak ada yang terjadi atau proyek tidak berhasil, Anda mungkin tidak punya apa-apa untuk dirayakan. Tapi Anda masih bisa mengumpulkan orang untuk membantu memahami mengapa itu tidak berhasil. Namun, jika Anda tidak membutuhkan masukan seperti itu, cukup kirimkan pembaruan terakhir yang menjelaskan bagaimana masukan mereka tetap penting meskipun tujuannya tidak tercapai.

Tidak ada berita bukanlah berita baik

Bersiaplah untuk melaporkan dan menjelaskan kurangnya kemajuan. Sangat mudah untuk memperbarui orang ketika segala sesuatunya berjalan atau berhasil. Lebih sulit untuk berbagi ketika segala sesuatunya tidak berjalan dengan baik. Tetapi kejujuran dan transparansi itu akan menunjukkan bahwa Anda menghargai dan menghormati partisipasi mereka.

Peserta awal Anda akan merasa terlihat dan didengar saat Anda memperbaruinya selama proses berlangsung. Ini juga membuat Anda dan tim Anda bertanggung jawab karena Anda tahu orang lain tertarik dengan hasilnya.

Dan lain kali Anda meminta masukan dari orang-orang, mereka akan langsung memberi Anda "ya".

Gambar sampul oleh Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute