Come vincere amici di contenuti (e mantenere le loro idee a riversarsi)

Ci siamo stati tutti.

Partecipi a un ritiro progettato per stimolare idee innovative. Partecipi a un focus group. O forse hai incontrato un consulente o uno stratega interno. Forse ti sei unito a una sessione di brainstorming nel tuo dipartimento.

L'incontro si conclude con speranza. Le persone sono ispirate. Possono essere discussi piani d'azione o passi successivi.

Poi …

Niente.

Oppure, se qualcosa è risultato dalla tua partecipazione, non l'hai mai scoperto.

Questa esperienza non ti sembra frustrante? Probabilmente ti rende anche meno entusiasta di partecipare la prossima volta che ti verrà chiesto. Per lo meno, ti rende diffidente nell'investire il tuo tempo o le tue energie in richieste successive.

Tuttavia, quando i marketer dei contenuti chiedono input da altri, spesso commettiamo gli stessi errori. Non facciamo loro sapere cosa è successo e cosa no.

Puoi facilmente cambiarlo. Ma non limitarti a promettere di farlo - anche quelli con le migliori intenzioni finiscono per dimenticare o lasciare che i compiti "più importanti" spingano quella promessa più in basso nella loro lista di cose da fare - finché non cade.

Prepara un piano per comunicare i progressi (o la loro mancanza) con coloro che hanno fornito input ma non sono coinvolti negli sforzi quotidiani. Questa mossa porta un paio di vantaggi. In primo luogo, coloro a cui è stato chiesto di condividere la loro intuizione sapranno che la loro partecipazione è importante. In secondo luogo, tu e il tuo team sarete maggiormente responsabili dei piani d'azione.

Ecco uno schema di un piano che puoi implementare immediatamente.

Prendi appunti su chi ha partecipato

Se chiedi il contributo di molte persone, può essere difficile ricordare chi ha bisogno di vedere la comunicazione di follow-up. Crea un foglio di calcolo con le loro informazioni di contatto, taggalo nel tuo database o crea un'e-mail di gruppo mentre lavori sulla richiesta di riunione iniziale, ritiro o intervista.

Ora puoi contattare rapidamente i tuoi primi contributori di input ogni volta che hai bisogno o vuoi contattarli.

Fissa un appuntamento

Mappa i tuoi prossimi passi o le pietre miliari del piano d'azione sul tuo calendario. Ma non limitarti a elencarla come un'attività da svolgere quel giorno. Pianifica ciascuno come un appuntamento con te stesso (o con la tua squadra). Nella descrizione, elenca ciò che segnalerai quel giorno e chi condividerà l'aggiornamento.

Invia grazie

Ora che hai un piano d'azione legato al tuo calendario, torna al tuo gruppo di input iniziale. Invia loro una nota di ringraziamento per la loro partecipazione. Nel messaggio, fagli sapere la prossima volta che li contatterai con un aggiornamento sull'esito del loro lavoro.

Un'e-mail può funzionare per questa nota di ringraziamento e passaggi successivi. Ma se tu o il tuo team avete tempo, pensate a inviare una nota scritta a mano. Il tocco personale in più può fare molto per far sentire ai partecipanti che hai apprezzato il loro tempo e il loro contributo.

SUGGERIMENTO: se non disponi rapidamente del piano d'azione sul calendario, invia due note: un messaggio di ringraziamento per la partecipazione seguito dalla comunicazione dei passaggi successivi con le date.

Crea un modello per gli aggiornamenti

Il tuo intervento di aggiornamento non deve entrare nei dettagli. Dopotutto, le persone non vogliono guadare molte informazioni per sapere cosa sta succedendo. Ricorda, i partecipanti non sono consumati dal progetto, vogliono solo essere tenuti al passo. Quindi, rendere più facile per loro vedere cosa succede rende anche più facile per te creare la comunicazione in modo coerente.

Sviluppare un modello per gli aggiornamenti. Ti eviterà di dover aggiornare campi e intestazioni che non cambiano ogni volta. Vedrai anche cosa hai condiviso l'ultima volta.

Il tuo modello può essere un semplice documento con intestazioni standard:

• Nome del progetto
• Obiettivo
• Progressi questo mese (scegli un periodo appropriato ma fallo almeno ogni sei mesi)
• Qual è il prossimo
• Notizie degne di nota o sorprendenti (opzionale)
• Shoutout (opzionale – e lo spiegherò più avanti nell'articolo)

Oppure, se il tuo rapporto di follow-up prevede la condivisione di molte metriche, potresti prendere in considerazione un foglio di lavoro con colonne standard:

• Progetto
• Obiettivo (misurabile)
• Metric to Date (o Progress to Date se il progetto non è ancora in fase di misurazione)
• Passo successivo
• Degno di nota
• Gridare

Invia l'aggiornamento come allegato o collegamento in un'e-mail. Invita sempre domande e assicurati di rispondere a tutti coloro che ne fanno una (anche se la risposta è "Non lo so").

SUGGERIMENTO: se l'aggiornamento è basato su testo, incollalo anche nel corpo dell'e-mail. Ciò evita loro di fare un secondo passaggio per aprire un allegato o fare clic sul collegamento.

Fai un grido

Alla gente piace essere riconosciuta per i loro contributi. Se utilizzi un'idea di uno dei primi partecipanti al progetto, dai loro credito nel rapporto di aggiornamento. Suggerisco di elencarlo come shoutout, in modo da poter dare loro il giusto riconoscimento tra tutti coloro che sono stati o sono coinvolti nel progetto.

Se è appropriato condividere pubblicamente quando l'idea vede la luce del giorno, potresti riconoscerlo taggando il loro indirizzo social o annotandolo come qualcosa come "h/t a Jamar Smith" (h/t sta per hat tip).

Riunisci la banda

Quando il progetto o la pietra miliare è completo, chiedi ai primi partecipanti di riunirsi di nuovo. Invitali a celebrare il traguardo. Condividi come il loro contributo ha fatto la differenza nel progetto.

SUGGERIMENTO: se non è realistico riunirsi di persona, invita tutti a un incontro virtuale.

Ovviamente, se non è successo nulla o il progetto non ha funzionato, probabilmente non hai nulla da festeggiare. Ma puoi ancora riunire le persone per aiutare a discernere perché non ha funzionato. Ma, se non hai bisogno di quel tipo di input, invia semplicemente un aggiornamento finale spiegando come il loro input sia ancora importante anche se l'obiettivo non è stato raggiunto.

Nessuna notizia non è una buona notizia

Sii pronto a segnalare e spiegare la mancanza di progressi. È facile aggiornare le persone quando le cose vanno avanti o hanno successo. È più difficile condividere quando le cose non vanno bene. Ma quell'onestà e trasparenza faranno molto per indicare che hai apprezzato e rispettato la loro partecipazione.

I tuoi primi partecipanti si sentiranno visti e ascoltati quando li aggiornerai durante tutto il processo. Mantiene anche te e il tuo team responsabili perché sai che gli altri sono interessati al risultato.

E la prossima volta che chiedi alle persone il loro contributo, ti daranno subito un "sì".

Immagine di copertina di Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute