Wie man zufriedene Freunde gewinnt (und dafür sorgt, dass ihre Ideen einfließen)

Das haben wir alle schon durchgemacht.

Sie nehmen an einem Retreat teil, das darauf ausgerichtet ist, innovative Ideen anzuregen. Sie nehmen an einer Fokusgruppe teil. Oder vielleicht haben Sie sich mit einem Berater oder internen Strategen getroffen. Vielleicht haben Sie an einer Brainstorming-Sitzung in Ihrer Abteilung teilgenommen.

Die Versammlung endet mit Hoffnung. Menschen sind inspiriert. Aktionspläne oder nächste Schritte können besprochen werden.

Und dann …

Nichts.

Oder Sie haben nie herausgefunden, ob sich aus Ihrer Teilnahme etwas ergeben hat.

Fühlt sich diese Erfahrung nicht frustrierend an? Es macht Sie wahrscheinlich auch weniger begeistert von der Teilnahme, wenn Sie das nächste Mal gefragt werden. Zumindest macht es Sie vorsichtig, Ihre Zeit oder Energie in nachfolgende Anfragen zu investieren.

Wenn Content-Vermarkter jedoch um Input von anderen bitten, machen wir oft die gleichen Fehler. Wir lassen sie nicht wissen, was passiert ist – und was nicht.

Das kannst du ganz einfach ändern. Aber versprechen Sie nicht einfach, es zu tun – selbst diejenigen mit den besten Absichten vergessen es am Ende oder lassen „wichtigere“ Aufgaben dieses Versprechen weiter nach unten auf ihrer To-Do-Liste schieben – bis es nicht mehr funktioniert.

Machen Sie einen Plan, um Fortschritte (oder deren Fehlen) mit denen zu kommunizieren, die Beiträge geleistet haben, aber nicht an den täglichen Bemühungen beteiligt sind. Dieser Schritt bringt einige Vorteile mit sich. Erstens wissen diejenigen, die gebeten werden, ihre Erkenntnisse zu teilen, dass ihre Teilnahme wichtig ist. Zweitens werden Sie und Ihr Team für die Aktionspläne verantwortlicher sein.

Hier ist eine Übersicht über einen Plan, den Sie sofort umsetzen können.

Machen Sie sich Notizen darüber, wer teilgenommen hat

Wenn Sie viele Leute um Input bitten, kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, wer die Follow-up-Kommunikation sehen muss. Erstellen Sie eine Tabelle mit ihren Kontaktinformationen, markieren Sie sie in Ihrer Datenbank oder erstellen Sie eine Gruppen-E-Mail, während Sie an der ersten Besprechung, dem Retreat oder der Interviewanfrage arbeiten.

Jetzt können Sie Ihre frühen Input-Beitragenden schnell kontaktieren, wann immer Sie sie brauchen oder erreichen möchten.

Einen Termin machen

Tragen Sie Ihre nächsten Schritte oder Meilensteine ​​Ihres Aktionsplans in Ihren Kalender ein. Aber listen Sie es nicht einfach als Aktivität an diesem Tag auf. Planen Sie jeweils einen Termin mit sich selbst (oder Ihrem Team). Listen Sie in der Beschreibung auf, was Sie an diesem Tag melden und wer das Update teilen wird.

Danke senden

Nachdem Sie nun einen Aktionsplan an Ihren Kalender gebunden haben, gehen Sie zurück zu Ihrer frühen Eingabegruppe. Senden Sie ihnen ein Dankesschreiben für ihre Teilnahme. Teilen Sie ihnen in der Nachricht mit, wann Sie sich das nächste Mal mit einem Update zum Ergebnis ihrer Arbeit an sie wenden.

Eine E-Mail kann für diese Dank-und-nächste-Schritte-Notiz funktionieren. Aber wenn Sie oder Ihr Team Zeit haben, denken Sie darüber nach, eine handschriftliche Notiz zu senden. Die zusätzliche persönliche Note kann viel dazu beitragen, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, dass Sie ihre Zeit und ihren Beitrag schätzen.

TIPP: Wenn Sie den Aktionsplan nicht schnell im Kalender haben, senden Sie zwei Notizen – eine Dankesnachricht für die Teilnahme, gefolgt von der Mitteilung „Nächste Schritte mit Terminen“.

Erstellen Sie eine Vorlage für Updates

Ihr Update-Einsatz muss nicht sehr ins Detail gehen. Schließlich möchten die Leute nicht viele Informationen durchwühlen, um zu erfahren, was los ist. Denken Sie daran, dass die Teilnehmer nicht vom Projekt aufgezehrt werden – sie wollen nur auf dem Laufenden gehalten werden. Wenn Sie es ihnen also leicht machen, zu sehen, was los ist, wird es Ihnen auch leichter fallen, die Kommunikation konsistent zu gestalten.

Entwickeln Sie eine Vorlage für Updates. Es erspart Ihnen, Felder und Kopfzeilen zu aktualisieren, die sich nicht jedes Mal ändern. Sie sehen auch, was Sie beim letzten Mal geteilt haben.

Ihre Vorlage kann ein einfaches Dokument mit Standardkopfzeilen sein:

• Projektname
• Tor
• Fortschritte in diesem Monat (wählen Sie einen geeigneten Zeitraum aus, aber tun Sie dies mindestens alle sechs Monate)
• Was kommt als nächstes
• Bemerkenswerte oder überraschende Neuigkeiten (optional)
• Shoutout (optional – und ich werde dies später im Artikel erklären)

Oder, wenn Ihr Follow-up-Bericht das Teilen vieler Metriken beinhaltet, sollten Sie eine Tabelle mit Standardspalten in Betracht ziehen:

• Projekt
• Ziel (messbar)
• Metric to Date (oder Progress to Date, wenn sich das Projekt noch nicht in der Messphase befindet)
• Nächster Schritt
• Bemerkenswert
• Rufen Sie an

Senden Sie das Update als Anhang oder Link in einer E-Mail. Laden Sie immer Fragen ein und achten Sie darauf, jedem zu antworten, der eine stellt (auch wenn die Antwort „Ich weiß nicht“ lautet).

TIPP: Wenn das Update textbasiert ist, fügen Sie es auch in den Text der E-Mail ein. Das erspart ihnen den zweiten Schritt, einen Anhang zu öffnen oder auf den Link zu klicken.

Geben Sie einen Gruß

Menschen möchten für ihre Beiträge anerkannt werden. Wenn Sie eine Idee eines frühen Projektteilnehmers verwenden, geben Sie ihm im Aktualisierungsbericht Anerkennung. Ich schlage vor, dies als Dankeschön aufzulisten, damit Sie ihnen die angemessene Anerkennung unter allen geben können, die an dem Projekt beteiligt waren oder sind.

Wenn es angebracht ist, die Idee öffentlich zu teilen, wenn sie das Licht der Welt erblickt, können Sie dies anerkennen, indem Sie ihren sozialen Namen taggen oder so etwas wie „h/t to Jamar Smith“ (h/t steht für Hutspitze) notieren.

Bring die Bande wieder zusammen

Wenn das Projekt oder der Meilenstein abgeschlossen ist, bitten Sie die ersten Teilnehmer, sich wieder zu versammeln. Laden Sie sie ein, den Erfolg zu feiern. Teilen Sie mit, wie ihr Beitrag das Projekt verändert hat.

TIPP: Wenn es nicht realistisch ist, sich persönlich zu treffen, laden Sie alle zu einer virtuellen Versammlung ein.

Wenn nichts passiert ist oder das Projekt nicht geklappt hat, gibt es natürlich nichts zu feiern. Aber Sie können immer noch Leute zusammenbringen, um herauszufinden, warum es nicht funktioniert hat. Aber wenn Sie diese Art von Input nicht benötigen, senden Sie einfach ein abschließendes Update, in dem Sie erklären, wie wichtig ihr Input ist, auch wenn das Ziel nicht erreicht wurde.

Keine Nachrichten sind keine guten Nachrichten

Seien Sie bereit, einen Mangel an Fortschritten zu melden und zu erklären. Es ist einfach, Leute auf dem Laufenden zu halten, wenn die Dinge vorankommen oder erfolgreich sind. Es ist schwieriger zu teilen, wenn die Dinge nicht gut laufen. Aber diese Ehrlichkeit und Transparenz wird viel dazu beitragen, zu zeigen, dass Sie ihre Teilnahme geschätzt und respektiert haben.

Ihre ersten Teilnehmer werden sich gesehen und gehört fühlen, wenn Sie sie während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden halten. Es hält Sie und Ihr Team auch verantwortlich, weil Sie wissen, dass andere am Ergebnis interessiert sind.

Und wenn Sie die Leute das nächste Mal um ihren Input bitten, werden sie Ihnen sofort ein „Ja“ geben.

Titelbild von Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute