Jak zdobyć przyjaciół treści (i utrzymać ich pomysły)

Wszyscy tam byliśmy.

Uczestniczysz w rekolekcjach mających na celu podsuwanie innowacyjnych pomysłów. Uczestniczysz w grupie fokusowej. A może spotkałeś się z konsultantem lub wewnętrznym strategiem. Może dołączyłeś do burzy mózgów w swoim dziale.

Spotkanie kończy się nadzieją. Ludzie są zainspirowani. Można omówić plany działania lub dalsze kroki.

I wtedy …

Nic.

Lub, jeśli coś wyniknęło z twojego udziału, nigdy się nie dowiedziałeś.

Czy to doświadczenie nie jest frustrujące? Prawdopodobnie sprawi to również, że będziesz mniej entuzjastycznie nastawiony do udziału, gdy zostaniesz o to poproszony. Przynajmniej sprawia, że ​​ostrożnie podchodzisz do inwestowania czasu lub energii w kolejne prośby.

Jednak gdy marketerzy treści proszą o wkład od innych, często popełniamy te same błędy. Nie informujemy ich, co się stało, a co nie.

Możesz to łatwo zmienić. Ale nie tylko obiecuj, że to zrobisz – nawet ci, którzy mają najlepsze intencje, kończą zapominaniem lub pozwalają „ważniejszym” zadaniom pchać tę obietnicę dalej na listę rzeczy do zrobienia – aż odpadnie.

Opracuj plan komunikowania postępów (lub ich braku) z tymi, którzy wnieśli wkład, ale nie są zaangażowani w codzienne wysiłki. Ten ruch ma kilka zalet. Po pierwsze, osoby poproszone o podzielenie się swoimi spostrzeżeniami będą wiedziały, że ich udział ma znaczenie. Po drugie, ty i twój zespół będziecie bardziej odpowiedzialni za plany działania.

Oto zarys planu, który możesz wdrożyć od razu.

Rób notatki, kto uczestniczył

Jeśli poprosisz o wkład wielu ludzi, może być trudno zapamiętać, kto musi zobaczyć komunikat uzupełniający. Utwórz arkusz kalkulacyjny z ich informacjami kontaktowymi, oznacz je w swojej bazie danych lub utwórz grupowy adres e-mail podczas pracy nad pierwszym spotkaniem, odosobnieniem lub prośbą o rozmowę kwalifikacyjną.

Teraz możesz szybko skontaktować się ze swoimi wczesnymi współtwórcami, kiedy tylko chcesz lub chcesz się z nimi skontaktować.

Umówić się na spotkanie

Odwzoruj kolejne kroki lub kamienie milowe planu działania w swoim kalendarzu. Ale nie wymieniaj tego tylko jako czynności do wykonania tego dnia. Umów się na każde spotkanie ze sobą (lub ze swoim zespołem). W opisie wypisz, co zgłosisz tego dnia i kto udostępni aktualizację.

Wyślij podziękowania

Teraz, gdy masz już plan działania powiązany z kalendarzem, wróć do grupy wczesnego wprowadzania danych. Wyślij im podziękowanie za udział. W wiadomości poinformuj ich, kiedy następnym razem będziesz kontaktować się z aktualnymi wynikami ich pracy.

Wiadomość e-mail może zadziałać na tę notatkę z podziękowaniami i kolejnymi krokami. Ale jeśli Ty lub Twój zespół macie czas, pomyśl o wysłaniu odręcznej notatki. Dodatkowy osobisty akcent może sprawić, że uczestnicy poczują, że doceniasz ich czas i wkład.

WSKAZÓWKA: Jeśli nie masz planu działania w kalendarzu szybko, wyślij dwie notatki – wiadomość z podziękowaniem za uczestnictwo, a następnie wiadomość o kolejnych krokach i datach.

Utwórz szablon aktualizacji

Twój zasięg dotyczący aktualizacji nie musi wchodzić w szczegóły. W końcu ludzie nie chcą przedzierać się przez wiele informacji, aby dowiedzieć się, co się dzieje. Pamiętaj, uczestników nie pochłania projekt – chcą tylko być na bieżąco. Ułatwienie im więc zobaczenia, co się dzieje, ułatwia również spójne tworzenie komunikacji.

Opracuj szablon aktualizacji. Dzięki temu nie będziesz musiał aktualizować pól i nagłówków, które nie zmieniają się za każdym razem. Zobaczysz też, co udostępniłeś ostatnio.

Twój szablon może być prostym dokumentem ze standardowymi nagłówkami:

• Nazwa Projektu
• Bramka
• Postęp w tym miesiącu (wybierz odpowiedni okres, ale rób to przynajmniej co sześć miesięcy)
• Co dalej
• Wiadomości godne uwagi lub zaskakujące (opcjonalnie)
• Shoutout (opcjonalnie – wyjaśnię to w dalszej części artykułu)

Lub, jeśli Twój raport uzupełniający obejmuje udostępnianie wielu danych, możesz rozważyć użycie arkusza kalkulacyjnego ze standardowymi kolumnami:

• Projekt
• Cel (mierzalny)
• Metryka do daty (lub Postęp do daty, jeśli projekt nie jest jeszcze na etapie pomiaru)
• Następny krok
• Godny uwagi
• Wykrzyczeć

Wyślij aktualizację jako załącznik lub łącze w wiadomości e-mail. Zawsze zapraszaj pytania i pamiętaj, aby odpowiadać każdemu, kto je zadaje (nawet jeśli odpowiedź brzmi „Nie wiem”).

WSKAZÓWKA: Jeśli aktualizacja ma charakter tekstowy, wklej ją również w treści wiadomości e-mail. Dzięki temu nie muszą zrobić drugiego kroku, aby otworzyć załącznik lub kliknąć łącze.

Daj okrzyk

Ludzie lubią być doceniani za swój wkład. Jeśli korzystasz z pomysłu wczesnego uczestnika projektu, daj mu uznanie w raporcie aktualizacji. Proponuję wymienić to jako okrzyk, aby można było je odpowiednio rozpoznać wśród wszystkich, którzy byli lub są zaangażowani w projekt.

Jeśli właściwe jest publiczne udostępnienie pomysłu, gdy pomysł ujrzy światło dzienne, możesz to potwierdzić, oznaczając ich chwyt społecznościowy lub zapisując go jako coś w rodzaju „h/t to Jamar Smith” (h/t oznacza końcówkę kapelusza).

Zbierz gang z powrotem razem

Kiedy projekt lub kamień milowy zostanie ukończony, poproś pierwszych uczestników o ponowne zebranie się. Zaproś ich do świętowania osiągnięcia. Opowiedz, jak ich wkład wpłynął na zmiany w projekcie.

WSKAZÓWKA: Jeśli osobiste spotkanie nie jest realistyczne, zaproś wszystkich na wirtualne spotkanie.

Oczywiście, jeśli nic się nie wydarzy lub projekt nie wyjdzie, prawdopodobnie nie masz nic do świętowania. Ale nadal możesz zebrać ludzi, aby pomóc rozpoznać, dlaczego to nie zadziałało. Ale jeśli nie potrzebujesz tego rodzaju danych wejściowych, po prostu wyślij ostateczną aktualizację wyjaśniającą, w jaki sposób ich dane wejściowe nadal mają znaczenie, nawet jeśli cel nie został osiągnięty.

Brak wiadomości nie jest dobrą wiadomością

Bądź gotów zgłosić i wyjaśnić brak postępów. Łatwo jest aktualizować ludzi, gdy sprawy posuwają się naprzód lub kończą się pomyślnie. Trudniej się dzielić, gdy sprawy nie idą dobrze. Ale ta uczciwość i przejrzystość będzie dowodem na to, że doceniasz i szanujesz ich udział.

Twoi pierwsi uczestnicy będą czuli się widziani i słyszani, gdy będziesz ich aktualizować w trakcie całego procesu. Dzięki temu Ty i Twój zespół jesteście odpowiedzialni, ponieważ wiesz, że inni są zainteresowani wynikiem.

A następnym razem, gdy poprosisz ludzi o wkład, od razu odpowiedzą „tak”.

Zdjęcie na okładce: Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute