การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 101: การระบุ การทำแผนที่ และอื่นๆ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลใดก็ตามที่มีส่วนได้เสียในโครงการ ตามคำจำกัดความนั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีหลายประเภท มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก เช่น ลูกค้าและผู้ใช้ และผู้มีส่วนได้เสียภายใน เช่น ผู้บริหารและสมาชิกในทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการให้โครงการประสบความสำเร็จเสมอและมีความคาดหวังที่ไม่เหมือนใครว่าอะไรเป็นตัวกำหนดความสำเร็จนั้น

หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณไม่พอใจกับผลลัพธ์ของโครงการ แสดงว่าคุณล้มเหลว ดังนั้น เพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง จำเป็นต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณคือใคร ความคาดหวังของพวกเขาคืออะไร และอะไรเป็นแรงจูงใจให้พวกเขา กระบวนการนี้เรียกว่าการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะระบุและจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนเริ่มโครงการ จัดกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียออกเป็นกลุ่มตามจำนวนที่พวกเขามีส่วนร่วมในโครงการ ระดับความสนใจของพวกเขาคืออะไร และอิทธิพลที่พวกเขามี เมื่อระบุและจัดระเบียบบุคคลเหล่านี้แล้ว คุณต้องหาวิธีที่ดีที่สุดในการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ รวมถึงช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดตามความต้องการของพวกเขา

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องซื้อและอนุมัติโครงการ และสามารถทำได้ด้วยข้อมูลที่ทันเวลาและการมองเห็นในโครงการเท่านั้น อดีตวางโครงการในบริบทในขณะที่หลังสร้างความไว้วางใจ ทั้งหมดนี้นำไปสู่โครงการที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมของบริษัท

ทำไมถึงสำคัญ

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นวิธีที่จะได้รับความช่วยเหลือจากผู้เล่นหลักในโครงการ เมื่อคุณทราบแล้วว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเหล่านี้คือใคร คุณสามารถนำพวกเขาเข้าสู่กำหนดการเพื่อช่วยจัดโครงการให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ ประสบการณ์ของพวกเขาช่วยให้โปรเจ็กต์หลีกเลี่ยงหลุมพรางและการได้รับความช่วยเหลือช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น พวกเขายังสามารถช่วยแก้ไขข้อขัดแย้งในระหว่างการดำเนินโครงการได้อีกด้วย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสำคัญในการส่งมอบทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี เมื่อมีการสื่อสารที่ดีระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดการโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถช่วยส่งมอบบุคลากร เครื่องมือ และทรัพยากรอื่นๆ ที่จำเป็นในการทำโครงการให้สำเร็จ

กระบวนการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังเป็นวิธีการสร้างความสัมพันธ์ของความไว้วางใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อคุณมีแนวการสื่อสารที่เปิดกว้างกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พัฒนาสายสัมพันธ์ที่ดีและแสดงความโปร่งใสในโครงการ แสดงว่าคุณส่งเสริมความไว้วางใจ องค์ประกอบเหล่านี้ควรพิจารณาในแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

วิธีการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ก่อนจะเข้าสู่การวิเคราะห์ ก่อนอื่นต้องรู้ว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มีคำถามสองสามข้อที่ต้องตั้งคำถาม เช่น การค้นหาว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอิทธิพลมากที่สุดในแง่ของโครงการ เหล่านี้จะเป็นลูกค้าหรือลูกค้าคนที่สร้างโครงการ

จากนั้นคุณต้องการทราบผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มเติมที่ได้รับผลกระทบจากโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโครงการเป็นต้น

ถามตัวเองว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนใดสามารถควบคุมทรัพยากรของโครงการได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้จะเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มผู้มีอิทธิพล อย่าลืมรวบรวมแรงจูงใจและความสนใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เนื่องจากจะช่วยให้คุณจัดการพวกเขาและความคาดหวังของพวกเขาได้

สุดท้ายจะมีบุคคลที่มีความสำคัญต่อโครงการซึ่งจะไม่ถูกระบุว่าเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรืออย่างน้อยก็ไม่ใช่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการ คุณยังต้องแจ้งให้พวกเขาทราบในระดับหนึ่งโดยไม่ทำให้พวกเขารู้สึกว่าถูกทอดทิ้งหรือถูกปล่อยปละละเลย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกรายไม่ควรได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน: จะไม่มีทางดำเนินโครงการต่อไปได้

การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวิธีการทำ

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใช้เทคนิคที่เรียกว่าการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ก่อนเริ่มต้น คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับจุดเน้นของโครงการก่อน สิ่งนี้จะกำหนดว่าใครมีความสำคัญมากที่สุดในแง่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อเข้าใจแล้ว คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราได้ฟรีและทำตามขั้นตอนเหล่านี้

รายชื่อผู้มีส่วนได้เสีย

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาในทุกรูปแบบและทุกขนาด แม้ว่าการจำกัดโฟกัสที่มาในภายหลังให้แคบลงเป็นสิ่งสำคัญ ณ จุดนี้ คุณต้องการแสดงรายการทุกคนที่เป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไม่ว่าพวกเขาจะมีนัยสำคัญต่อโครงการระดับใด ในขณะที่คุณแสดงรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ โปรดทราบว่าพวกเขาแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโครงการและผู้ที่มีส่วนร่วมในโครงการ

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการและทีมเป็นผู้มีส่วนร่วมในโครงการ ในขณะที่ผู้ใช้ปลายทางคือผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโครงการ แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะตกอยู่ในทั้งสองประเภท ยิ่งรายการนี้ดีเท่าไร โอกาสที่คุณจะล่าช้าหรือถูกมองข้ามระหว่างโครงการก็จะยิ่งน้อยลง

วิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

บทบาทและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่คุณระบุไว้ข้างต้นคืออะไร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางรายจะมีความสำคัญต่อโครงการมากกว่า และความคาดหวังของพวกเขาจะมีผลกระทบมากกว่าคนอื่นๆ นี่คือที่ที่คุณตัดสินใจ

คุณสามารถแยกแยะสิ่งนี้ได้โดยใช้เมทริกซ์ที่มีอิทธิพลต่อความสนใจ ซึ่งเป็นกล่องที่แบ่งออกเป็นสี่ส่วน คุณควรกำหนดให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอยู่ในกรอบใดช่องหนึ่งจากสี่ช่องตามระดับความสนใจและอิทธิพลของพวกเขา

ด้านบนของกล่องแบ่งออกเป็นสองส่วน: รับทราบข้อมูลและจัดการอย่างใกล้ชิด ครึ่งล่างของกล่องยังแบ่งออกเป็นสองส่วน: การสัมผัสน้อยที่สุดและรักษาความพึงพอใจไว้ ใครก็ตามที่อยู่ทางด้านขวาของกล่องจะมีอิทธิพลมากกว่า ในขณะที่ใครก็ตามที่อยู่บริเวณด้านบนของกล่องจะได้รับความสนใจมากกว่า หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถูกวางไว้ที่ด้านบนขวา แสดงว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและมีอิทธิพลมาก ทำให้พวกเขามีบทบาทสำคัญในโครงการ

จัดลำดับความสำคัญผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณมีรายการอย่างละเอียดแล้ว คุณสามารถเริ่มจัดลำดับความสำคัญตามความสำคัญของโครงการได้ ตัดสินใจว่าใครมีอิทธิพลต่อโครงการมากที่สุดและได้รับผลกระทบจากโครงการนี้ คุณสามารถใช้เมทริกซ์ที่มีอิทธิพลต่อความสนใจอีกครั้งเพื่อช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อย่าลืมว่าสถานะของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณไม่คงที่ พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดโครงการ การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ใช่เพียงครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการที่ควรดำเนินต่อไปตลอดทั้งโครงการ

ดึงดูดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สุดท้าย ด้วยข้อมูลที่สร้างขึ้นในแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ คุณจะทราบวิธีดึงดูดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอย่างไร นี่คือกระบวนการที่คุณเอาชนะผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทำความเข้าใจและสนับสนุนจากพวกเขา เพื่อช่วยขับเคลื่อนโครงการ นำไปวางไว้บนเส้นทางที่ถูกต้อง สิ่งนี้นำไปสู่แผนการสื่อสารที่สรุปช่องทางและความถี่ของการสื่อสารระหว่างคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย คุณสามารถใช้เทมเพลตแผนการสื่อสารของเราเพื่อเริ่มต้น

ProjectManager ปรับปรุงการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณระบุและวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว คุณจะต้องทำงานร่วมกับพวกเขา นั่นคือสิ่งที่ ProjectManager เข้ามา ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลของเรามีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการในการจัดการโครงการของคุณและทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วม

การรายงาน

โดยปกติผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสนใจในโครงการ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องให้รายละเอียดทุกอย่างกับพวกเขา บางครั้งก็เป็นภาพใหญ่ที่นับ ProjectManager มีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ระบายสีโครงการเป็นแนวกว้าง เช่น ความคืบหน้าของงาน ต้นทุน และความแปรปรวนของโครงการ กราฟและแผนภูมิที่มีสีสันเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการดูว่าโครงการอยู่ที่ไหนในตอนนี้

การเตรียมพร้อมสำหรับการนำเสนอผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นไปได้ไกล นั่นคือเหตุผลที่ ProjectManager มีรายงานที่สามารถกรองเพื่อแสดงข้อมูลที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการได้ คุณสามารถสร้างและแชร์รายงานได้ในคลิกเดียว ดังนั้นคุณจะไม่มีวันตอบโดยไม่มีคำตอบ รายงานสถานะ งาน แผน ความแปรปรวน และอื่นๆ

พื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด

โครงการทำเอกสาร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียชอบกรณีธุรกิจเหล่านั้นและต้องการเข้าถึงพวกเขา ProjectManager มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด ดังนั้นเพิ่มเอกสารและรูปภาพที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้มากเท่าที่คุณต้องการ ทุกอย่างอยู่ในที่เดียวและหาง่าย ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสุข

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดการโครงการ ทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้วยเครื่องมือในการวางแผน ติดตามและรายงาน ผู้จัดการและทีมจึงพร้อมสำหรับทุกขั้นตอนของโครงการ ดูว่า ProjectManager สามารถสนับสนุนคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้อย่างไรด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้