Análisis de partes interesadas 101: identificación, mapeo y más

Una parte interesada es cualquier persona que tiene un interés personal en un proyecto. Según esa definición, hay muchos tipos de partes interesadas. Hay partes interesadas externas, como clientes y usuarios, y partes interesadas internas, como ejecutivos y miembros del equipo. Una parte interesada siempre quiere que el proyecto tenga éxito y tiene expectativas únicas en cuanto a lo que define ese éxito.

Si sus partes interesadas no están satisfechas con los resultados de un proyecto, ha fracasado. Por lo tanto, para completar con éxito un proyecto, es esencial obtener una comprensión clara de quiénes son sus partes interesadas, cuáles son sus expectativas y qué los motiva. Este proceso se denomina análisis de las partes interesadas.

¿Qué es el análisis de las partes interesadas?

El análisis de las partes interesadas identifica y prioriza a las partes interesadas antes de que comience el proyecto. Organiza a las partes interesadas en grupos según su participación en el proyecto, cuál es su nivel de interés y cuánta influencia tienen. Una vez que estas personas estén identificadas y organizadas, debe averiguar la mejor manera de involucrar a cada parte interesada en el proyecto, incluidos los mejores canales de comunicación en función de sus necesidades.

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La comunicación es clave para el análisis de las partes interesadas porque las partes interesadas deben aceptar y aprobar el proyecto, y esto solo se puede hacer con información oportuna y visibilidad del proyecto. El primero pone el proyecto en contexto mientras que el segundo genera confianza. Todo esto lleva a que el proyecto esté alineado estratégicamente con las partes interesadas y los objetivos comerciales generales de la empresa.

Por qué es importante

El análisis de las partes interesadas es una forma de obtener ayuda de los actores clave del proyecto. Una vez que determine quiénes son estas partes interesadas clave, puede incorporarlas al inicio para ayudar a alinear el proyecto con los objetivos estratégicos. Su experiencia ayuda a que un proyecto evite obstáculos y obtener su ayuda construye relaciones más sólidas. También pueden ayudar con la resolución de conflictos durante la ejecución del proyecto.

Las partes interesadas también son cruciales para proporcionar los recursos que necesita para que el proyecto se realice correctamente. Cuando hay una buena comunicación entre una parte interesada y un gerente de proyecto, entonces la parte interesada puede ayudar a entregar las personas, las herramientas y otros recursos necesarios para realizar el proyecto.

El proceso de pasar por el análisis de las partes interesadas también es una forma de construir una relación de confianza con las partes interesadas. Una vez que tenga una línea de comunicación abierta con las partes interesadas, desarrolle una buena relación y muestre transparencia en el proyecto, fomentará la confianza. Estos elementos deben ser considerados en su plan de gestión de partes interesadas.

Cómo identificar a las partes interesadas

Antes de entrar en el análisis, primero hay que saber quiénes son los stakeholders. Hay algunas preguntas que deben plantearse, como averiguar quiénes son las partes interesadas más influyentes en términos del proyecto. Estos van a ser clientes o clientes, las personas para las que se creó el proyecto.

Luego, desea conocer a las partes interesadas adicionales que se ven afectadas por el proyecto. Esto podría incluir a aquellos que se verían afectados ambientalmente por el proyecto, por ejemplo.

Pregúntese qué partes interesadas tienen el control de los recursos del proyecto. Estas partes interesadas van a ser parte del grupo influyente. No olvide recoger cuáles son las motivaciones e intereses de los stakeholders, ya que esto le ayudará a gestionarlos a ellos y sus expectativas.

Finalmente, habrá personas importantes para el proyecto que no serán identificadas como partes interesadas o, al menos, no como partes interesadas clave del proyecto. Todavía necesita mantenerlos informados hasta cierto punto sin que se sientan descuidados o dejados de lado. No todas las partes interesadas deben ser tratadas por igual: no habría manera de proceder con el proyecto.

Mapeo de partes interesadas y cómo hacerlo

El análisis de las partes interesadas utiliza una técnica llamada mapeo de partes interesadas. Antes de comenzar, primero debe decidir el enfoque del proyecto. Esto determinará quién es más importante en términos de partes interesadas. Una vez que lo haya resuelto, puede descargar nuestra plantilla gratuita de mapa de partes interesadas y seguir estos pasos.

Lista de las partes interesadas

Como se señaló anteriormente, las partes interesadas vienen en todas las formas y tamaños. Si bien es importante reducir el enfoque que viene más adelante. En este punto, desea enumerar a todos los interesados, sin importar el nivel de su importancia para el proyecto. Al enumerar a sus partes interesadas, tenga en cuenta que se dividen en dos categorías principales: aquellos que se ven afectados por el proyecto y aquellos que contribuyen a él.

Por ejemplo, el director del proyecto y el equipo contribuyen al proyecto, mientras que el usuario final es alguien que se ve afectado por él. Aunque es posible que las partes interesadas caigan en ambas categorías. Cuanto mejor sea esta lista, es menos probable que se retrase o se desvíe del proyecto.

Analizar las partes interesadas

¿Cuáles son las funciones y expectativas de todas las partes interesadas que ha enumerado anteriormente? Algunas partes interesadas van a tener más importancia para el proyecto y sus expectativas tendrán más impacto que otras. Aquí es donde tomas esas determinaciones.

Puede discernir esto utilizando una matriz de influencia e interés, que es un cuadro dividido en cuatro secciones. Debe colocar a sus partes interesadas en una de las cuatro casillas en función de sus niveles de interés e influencia.

La parte superior de la caja se divide en dos secciones: manténgase informado y administre de cerca. La mitad inferior de la caja también se divide en dos secciones: contacto mínimo y satisfacción. Cualquiera ubicado a la derecha del cuadro tiene más influencia, mientras que cualquiera ubicado cerca de la parte superior del cuadro tiene más interés. Si una parte interesada se coloca en la parte superior derecha, entonces tiene mucho interés e influencia, lo que la convierte en una parte importante del proyecto.

Priorizar a las partes interesadas

Una vez que tenga una lista completa, puede comenzar a priorizarlos por importancia para el proyecto. Decida quién de ellos tiene más influencia en el proyecto y se ve afectado por él. Puede usar la matriz de influencia e interés nuevamente para ayudar a priorizar a las partes interesadas.

No olvide que el estado de sus partes interesadas no es estático, pueden cambiar a lo largo del proyecto. El análisis de las partes interesadas no es algo de una sola vez, sino un proceso que debe continuar a lo largo del proyecto.

Involucrar a las partes interesadas

Finalmente, con la información creada en su mapa de partes interesadas, descubre cómo involucrar a sus partes interesadas. Este es el proceso mediante el cual se gana a las partes interesadas, obtiene su comprensión y apoyo para ayudar a impulsar el proyecto, poniéndolo en el rumbo correcto. Esto conduce a un plan de comunicación que describe el canal y la frecuencia de las comunicaciones entre usted y cada parte interesada. Puede utilizar nuestra plantilla de plan de comunicación para empezar.

ProjectManager mejora la gestión de las partes interesadas

Una vez que haya identificado y analizado a sus partes interesadas, tendrá que trabajar con ellas. Ahí es donde entra en juego ProjectManager. Nuestro galardonado software de administración de proyectos tiene todas las herramientas que necesita para administrar sus proyectos y mantener a las partes interesadas comprometidas.

Informes

Naturalmente, las partes interesadas tienen interés en el proyecto. Pero eso no significa que tengas que darles todos los detalles. A veces es el panorama general lo que cuenta. ProjectManager tiene un tablero en tiempo real que pinta el proyecto a grandes rasgos, como el progreso de la tarea, los costos y la variación del proyecto. Estos gráficos y cuadros coloridos facilitan ver dónde se encuentra el proyecto en este momento.

Estar preparado para las presentaciones de las partes interesadas es muy útil, por lo que ProjectManager tiene informes que se pueden filtrar para mostrar la información que las partes interesadas desean. Los informes se pueden crear y compartir con solo un clic, para que nunca se quede sin una respuesta. Informe sobre el estado, las tareas, los planes, la variación y más.

Almacenamiento de archivos ilimitado

Los proyectos hacen el papeleo. A las partes interesadas les gustan esos casos de negocios y quieren tener acceso a ellos. ProjectManager tiene almacenamiento de archivos ilimitado, así que agregue tantos documentos e imágenes relacionados con el proyecto como desee. Todo está en un solo lugar y es fácil de encontrar. Mantenga felices a las partes interesadas.

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