이해관계자 분석 101: 식별, 매핑 등

이해 관계자는 프로젝트에 기득권을 가진 사람입니다. 그 정의에 따르면 많은 유형의 이해 관계자가 있습니다. 고객 및 사용자와 같은 외부 이해 관계자와 임원 및 팀원과 같은 내부 이해 관계자가 있습니다. 이해 관계자는 항상 프로젝트가 성공하기를 원하고 그 성공을 정의하는 것에 대해 고유한 기대치를 가지고 있습니다.

이해 관계자가 프로젝트 결과에 만족하지 않으면 실패한 것입니다. 따라서 프로젝트를 성공적으로 완료하려면 이해 관계자가 누구인지, 기대치가 무엇인지, 동기를 부여하는 요소가 무엇인지 명확하게 이해하는 것이 중요합니다. 이 프로세스를 이해 관계자 분석이라고 합니다.

이해관계자 분석이란?

이해 관계자 분석은 프로젝트가 시작되기 전에 이해 관계자를 식별하고 우선 순위를 지정합니다. 이해 관계자를 프로젝트에 참여하는 정도, 관심 수준, 영향력에 따라 그룹으로 구성합니다. 이러한 사람들을 식별하고 조직한 후에는 필요에 따라 의사 소통을 위한 최상의 채널을 포함하여 각 이해 관계자를 프로젝트에 참여시키는 가장 좋은 방법을 찾아야 합니다.

관련: 이해관계자 분석 템플릿

이해 관계자는 프로젝트를 구매하고 승인해야 하기 때문에 커뮤니케이션은 이해 관계자 분석의 핵심이며, 이는 시기적절한 정보와 프로젝트에 대한 가시성이 있어야만 가능합니다. 전자는 프로젝트의 맥락을 파악하고 후자는 신뢰를 구축합니다. 이 모든 것은 프로젝트가 이해 관계자 및 회사의 전반적인 비즈니스 목표와 전략적으로 일치하도록 합니다.

중요한 이유

이해 관계자 분석은 주요 프로젝트 참여자의 도움을 받는 방법입니다. 이러한 주요 이해 관계자가 누구인지 결정한 후 시작 단계에 참여하여 프로젝트를 전략적 목표에 맞추는 데 도움을 줄 수 있습니다. 그들의 경험은 프로젝트가 함정을 피하고 그들의 도움을 받아 더 강한 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다. 또한 프로젝트 실행 중 충돌 해결에 도움이 될 수 있습니다.

이해 관계자는 프로젝트를 올바르게 완료하는 데 필요한 리소스를 제공하는 데도 중요합니다. 이해 관계자와 프로젝트 관리자 간에 원활한 의사 소통이 이루어지면 이해 관계자는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 인력, 도구 및 기타 리소스를 제공하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

이해관계자 분석을 통한 과정은 이해관계자와의 신뢰 관계를 구축하는 방법이기도 합니다. 이해 관계자와 커뮤니케이션 라인을 열고 좋은 관계를 형성하고 프로젝트에 대한 투명성을 보여주면 신뢰를 얻을 수 있습니다. 이해관계자 관리 계획에서 이러한 요소를 고려해야 합니다.

이해관계자 식별 방법

분석에 들어가기 전에 먼저 이해 관계자가 누구인지 알아야 합니다. 프로젝트 측면에서 가장 영향력 있는 이해 관계자가 누구인지 파악하는 것과 같은 몇 가지 질문이 있습니다. 이들은 클라이언트 또는 고객, 프로젝트가 생성된 사람들이 될 것입니다.

그런 다음 프로젝트의 영향을 받는 추가 이해 관계자를 알고 싶습니다. 여기에는 예를 들어 프로젝트로 인해 환경적으로 영향을 받는 사람들이 포함될 수 있습니다.

어떤 이해 관계자가 프로젝트 리소스를 제어할 수 있는지 자문해 보십시오. 이러한 이해 관계자는 영향력 있는 그룹의 일부가 될 것입니다. 이해 관계자의 동기와 관심이 무엇인지 수집하는 것을 잊지 마십시오. 이해 관계자와 그들의 기대치를 관리하는 데 도움이 될 것입니다.

마지막으로, 이해 관계자로 식별되지 않거나 적어도 프로젝트의 주요 이해 관계자가 아닌 프로젝트에 중요한 사람들이 있을 것입니다. 당신은 여전히 ​​그들이 무시당하거나 루프에서 빠져 있다는 느낌을 주지 않으면서 그들에게 어느 정도 정보를 제공해야 합니다. 모든 이해 관계자가 동등하게 취급되어서는 안 됩니다. 프로젝트를 진행할 수 있는 방법이 없을 것입니다.

이해 관계자 매핑 및 수행 방법

이해 관계자 분석은 이해 관계자 매핑이라는 기술을 사용합니다. 시작하기 전에 먼저 프로젝트의 초점을 결정해야 합니다. 이것은 이해 관계자의 관점에서 누가 가장 중요한지를 결정할 것입니다. 그것이 파악되면 무료 이해 관계자 맵 템플릿을 다운로드하고 다음 단계를 따를 수 있습니다.

이해 관계자 나열

위에서 언급했듯이 이해 관계자는 모든 형태와 규모로 제공됩니다. 나중에 오는 초점을 좁히는 것이 중요하지만. 이 시점에서 프로젝트에 대한 중요성 수준에 관계없이 이해 관계자인 모든 사람을 나열하려고 합니다. 이해 관계자를 나열할 때 프로젝트의 영향을 받는 사람과 프로젝트에 기여하는 사람의 두 가지 주요 범주로 나뉩니다.

예를 들어, 프로젝트 관리자와 팀은 프로젝트에 기여하는 반면 최종 사용자는 영향을 받는 사람입니다. 이해 관계자가 두 범주에 모두 속할 수도 있지만. 이 목록이 좋을수록 프로젝트가 진행되는 동안 지연되거나 빗나가게 될 가능성이 줄어듭니다.

이해관계자 분석

위에 나열한 모든 이해 관계자의 역할과 기대치는 무엇입니까? 일부 이해 관계자는 프로젝트에 더 중요할 것이며 그들의 기대는 다른 것보다 더 큰 영향을 미칠 것입니다. 여기에서 이러한 결정을 내립니다.

4개의 섹션으로 나누어진 상자인 영향-관심 매트릭스를 사용하여 이를 식별할 수 있습니다. 이해 관계자를 관심과 영향력 수준에 따라 네 가지 상자 중 하나에 배치해야 합니다.

상자의 상단은 정보 유지 및 긴밀한 관리의 두 섹션으로 나뉩니다. 상자의 아래쪽 절반도 최소 접촉과 만족 유지의 두 부분으로 나뉩니다. 상자 오른쪽에 배치된 사람은 더 많은 영향력을 행사하고 상자 위쪽에 배치된 사람은 더 많은 관심을 갖게 됩니다. 이해 관계자가 오른쪽 상단에 배치되면 그들은 많은 관심과 영향력을 가지므로 프로젝트에서 중요한 역할을 합니다.

이해 관계자 우선 순위 지정

전체 목록이 있으면 프로젝트의 중요도에 따라 목록의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 그들 중 누가 프로젝트에 가장 큰 영향을 미치고 영향을 받는지 결정하십시오. 영향 이익 매트릭스를 다시 사용하여 이해 관계자의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

이해 관계자의 상태는 고정되어 있지 않으며 프로젝트 과정에서 변경될 수 있음을 잊지 마십시오. 이해관계자 분석은 일회성이 아니라 프로젝트 전반에 걸쳐 계속되어야 하는 프로세스입니다.

이해관계자 참여

마지막으로 이해 관계자 지도에서 생성된 정보를 사용하여 이해 관계자를 참여시키는 방법을 파악합니다. 이것은 이해 관계자를 확보하고 이해관계자의 이해와 지원을 받아 프로젝트를 추진하고 올바른 방향으로 나아가는 데 도움이 되는 프로세스입니다. 이는 귀하와 각 이해 관계자 간의 커뮤니케이션 채널 및 빈도를 설명하는 커뮤니케이션 계획으로 이어집니다. 커뮤니케이션 계획 템플릿을 사용하여 시작할 수 있습니다.

이해관계자 관리를 개선하는 ProjectManager

이해 관계자를 식별하고 분석한 후에는 그들과 협력해야 합니다. 이것이 바로 ProjectManager가 필요한 이유입니다. 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어에는 프로젝트를 관리하고 이해 관계자의 참여를 유지하는 데 필요한 모든 도구가 있습니다.

보고

당연히 이해 관계자는 프로젝트에 관심이 있습니다. 하지만 그렇다고 해서 모든 세부 정보를 제공해야 하는 것은 아닙니다. 때때로 중요한 것은 큰 그림입니다. ProjectManager에는 작업 진행 상황, 비용 및 프로젝트 편차와 같은 광범위한 획으로 프로젝트를 그리는 실시간 대시보드가 ​​있습니다. 이 다채로운 그래프와 차트를 통해 프로젝트가 현재 어디에 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

이해 관계자 프레젠테이션을 준비하는 데 많은 도움이 되기 때문에 ProjectManager에는 이해 관계자가 원하는 정보를 표시하기 위해 필터링할 수 있는 보고서가 있습니다. 클릭 한 번으로 보고서를 만들고 공유할 수 있으므로 답이 없는 경우는 없습니다. 상태, 작업, 계획, 변동 등에 대해 보고합니다.

무제한 파일 스토리지

프로젝트는 서류를 만듭니다. 이해 관계자는 이러한 비즈니스 사례를 좋아하고 액세스하기를 원합니다. ProjectManager는 파일 저장 공간이 무제한이므로 프로젝트 관련 문서와 이미지를 원하는 만큼 추가하세요. 모든 것이 한 곳에 있고 쉽게 찾을 수 있습니다. 이해 관계자를 행복하게 유지하십시오.

ProjectManager는 프로젝트 관리자가 프로젝트, 팀 및 이해 관계자를 관리하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 계획, 추적 및 보고 도구를 통해 관리자와 팀은 모든 프로젝트 단계에 대비할 수 있습니다. 이 무료 30일 평가판을 통해 ProjectManager가 귀하와 귀하의 이해 관계자를 어떻게 지원할 수 있는지 알아보십시오.