Analisi delle parti interessate 101: identificazione, mappatura e altro

Uno stakeholder è chiunque abbia un interesse acquisito in un progetto. In base a tale definizione, ci sono molti tipi di stakeholder. Ci sono stakeholder esterni, come clienti e utenti, e stakeholder interni, come dirigenti e membri del team. Uno stakeholder vuole sempre che il progetto abbia successo e ha aspettative uniche su ciò che definisce quel successo.

Se i tuoi stakeholder non sono soddisfatti dei risultati di un progetto, hai fallito. Pertanto, per portare a termine con successo un progetto, è essenziale acquisire una chiara comprensione di chi sono i tuoi stakeholder, quali sono le loro aspettative e cosa li motiva. Questo processo è chiamato analisi degli stakeholder.

Che cos'è l'analisi degli stakeholder?

L'analisi delle parti interessate identifica e assegna le priorità alle parti interessate prima dell'inizio del progetto. Organizza gli stakeholder in gruppi in base a quanto partecipano al progetto, qual è il loro livello di interesse e quanta influenza hanno. Una volta identificate e organizzate queste persone, è necessario trovare il modo migliore per coinvolgere ogni stakeholder nel progetto, compresi i migliori canali di comunicazione in base alle loro esigenze.

Correlati: modello di analisi delle parti interessate

La comunicazione è fondamentale per l'analisi delle parti interessate perché le parti interessate devono accettare e approvare il progetto, e ciò può essere fatto solo con informazioni tempestive e visibilità sul progetto. Il primo contestualizza il progetto mentre il secondo crea fiducia. Tutto ciò porta il progetto ad essere in allineamento strategico con gli stakeholder e gli obiettivi aziendali generali dell'azienda.

Perché è importante

L'analisi delle parti interessate è un modo per ottenere aiuto dai principali attori del progetto. Una volta che hai determinato chi sono questi stakeholder chiave, puoi portarli all'inizio per aiutare ad allineare il progetto con gli obiettivi strategici. La loro esperienza aiuta un progetto a evitare insidie ​​e ottenere il loro aiuto costruisce relazioni più forti. Possono anche aiutare con la risoluzione dei conflitti durante l'esecuzione del progetto.

Le parti interessate sono anche fondamentali per fornire le risorse necessarie per portare a termine il progetto nel modo giusto. Quando c'è una buona comunicazione tra uno stakeholder e un project manager, lo stakeholder può aiutare a fornire le persone, gli strumenti e le altre risorse necessarie per portare a termine il progetto.

Il processo di analisi degli stakeholder è anche un modo per costruire un rapporto di fiducia con gli stakeholder. Una volta che hai una linea di comunicazione aperta con le parti interessate, sviluppi un buon rapporto e mostri trasparenza nel progetto, incoraggi la fiducia. Questi elementi dovrebbero essere considerati nel piano di gestione degli stakeholder.

Come identificare gli stakeholder

Prima di entrare nell'analisi, bisogna prima sapere chi sono gli stakeholder. Ci sono alcune domande che devono essere poste, come capire chi sono gli stakeholder più influenti in termini di progetto. Questi saranno i clienti oi clienti, le persone per le quali è stato creato il progetto.

Quindi vuoi conoscere eventuali altri stakeholder interessati dal progetto. Ciò potrebbe includere, ad esempio, coloro che sarebbero colpiti dall'ambiente dal progetto.

Chiediti quali stakeholder hanno il controllo delle risorse del progetto. Queste parti interessate faranno parte del gruppo influente. Non dimenticare di raccogliere quali sono le motivazioni e gli interessi degli stakeholder, in quanto ciò ti aiuterà a gestire loro e le loro aspettative.

Infine, ci saranno persone importanti per il progetto che non saranno identificate come stakeholder o almeno non come stakeholder chiave del progetto. Devi comunque tenerli informati in una certa misura senza farli sentire trascurati o esclusi dal giro. Non tutti gli stakeholder dovrebbero essere trattati allo stesso modo: non ci sarebbe modo di procedere con il progetto.

Mappatura degli stakeholder e come farlo

L'analisi degli stakeholder utilizza una tecnica chiamata mappatura degli stakeholder. Prima di iniziare devi prima decidere il focus del progetto. Questo determinerà chi è più importante in termini di stakeholder. Una volta capito, puoi scaricare il nostro modello gratuito di mappa delle parti interessate e seguire questi passaggi.

Elenca gli stakeholder

Come notato sopra, le parti interessate sono di tutte le forme e dimensioni. Mentre è importante restringere l'attenzione che arriva in seguito. A questo punto, vuoi elencare tutti coloro che sono stakeholder, indipendentemente dal livello della loro importanza per il progetto. Quando elenchi i tuoi stakeholder, tieni presente che rientrano in due categorie principali: coloro che sono interessati dal progetto e coloro che vi contribuiscono.

Ad esempio, il project manager e il team contribuiscono al progetto, mentre l'utente finale è qualcuno che ne è influenzato. Sebbene sia possibile che le parti interessate rientrino in entrambe le categorie. Migliore è questo elenco, meno è probabile che sarai ritardato o deviato durante il progetto.

Analizza gli stakeholder

Quali sono i ruoli e le aspettative di tutti gli stakeholder che hai elencato sopra? Alcuni stakeholder avranno più importanza per il progetto e le loro aspettative avranno un impatto maggiore di altri. È qui che prendi quelle determinazioni.

Puoi discernere questo utilizzando una matrice di influenza-interesse, che è una scatola suddivisa in quattro sezioni. Dovresti posizionare i tuoi stakeholder in una delle quattro caselle in base al loro interesse e ai livelli di influenza.

La parte superiore della scatola è suddivisa in due sezioni: mantieniti informato e gestisci da vicino. Anche la metà inferiore della scatola è suddivisa in due sezioni: contatto minimo e soddisfazione. Chiunque sia posizionato a destra della casella ha più influenza, mentre chiunque sia posizionato vicino alla parte superiore della casella ha più interesse. Se uno stakeholder è posizionato in alto a destra, allora ha molto interesse e influenza, rendendolo un attore importante nel progetto.

Dai priorità agli stakeholder

Una volta che hai un elenco completo, puoi iniziare a dare loro la priorità in base all'importanza per il progetto. Decidi chi tra loro ha la maggiore influenza sul progetto e ne è influenzato. È possibile utilizzare nuovamente la matrice degli interessi di influenza per aiutare a stabilire le priorità degli stakeholder.

Non dimenticare che lo stato dei tuoi stakeholder non è statico, possono cambiare nel corso del progetto. L'analisi delle parti interessate non è una cosa una tantum, ma è un processo che dovrebbe continuare durante tutto il progetto.

Coinvolgere gli stakeholder

Infine, con le informazioni create nella mappa degli stakeholder, capisci come coinvolgere i tuoi stakeholder. Questo è il processo attraverso il quale si conquistano gli stakeholder, si ottiene la loro comprensione e supporto per aiutare ad alimentare il progetto, mettendolo sulla strada giusta. Ciò porta a un piano di comunicazione che delinea il canale e la frequenza delle comunicazioni tra te e ogni stakeholder. Puoi utilizzare il nostro modello di piano di comunicazione per iniziare.

ProjectManager migliora la gestione degli stakeholder

Dopo aver identificato e analizzato i tuoi stakeholder, dovrai lavorare con loro. È qui che entra in gioco ProjectManager. Il nostro pluripremiato software di gestione dei progetti ha tutti gli strumenti necessari per gestire i tuoi progetti e coinvolgere le parti interessate.

Segnalazione

Naturalmente, gli stakeholder sono interessati al progetto. Ma ciò non significa che devi fornire loro ogni dettaglio. A volte è il quadro generale che conta. ProjectManager ha una dashboard in tempo reale che dipinge il progetto a grandi linee, come l'avanzamento delle attività, i costi e la varianza del progetto. Questi grafici e grafici colorati rendono facile vedere dove si trova il progetto in questo momento.

Essere preparati per le presentazioni degli stakeholder fa molto, ecco perché ProjectManager dispone di report che possono essere filtrati per mostrare le informazioni desiderate dagli stakeholder. I report possono essere creati e condivisi con un semplice clic, così non sarai mai senza una risposta. Report su stato, attività, piani, varianza e altro ancora.

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