Analyse des parties prenantes 101 : Identification, cartographie et plus

Une partie prenante est toute personne ayant un intérêt direct dans un projet. Selon cette définition, il existe de nombreux types de parties prenantes. Il existe des parties prenantes externes, telles que les clients et les utilisateurs, et des parties prenantes internes, telles que les cadres et les membres de l'équipe. Une partie prenante veut toujours que le projet réussisse et a des attentes uniques quant à ce qui définit ce succès.

Si vos parties prenantes ne sont pas satisfaites des résultats d'un projet, vous avez échoué. Ainsi, pour mener à bien un projet, il est essentiel de bien comprendre qui sont vos parties prenantes, quelles sont leurs attentes et ce qui les motive. Ce processus est appelé analyse des parties prenantes.

Qu'est-ce que l'analyse des parties prenantes ?

L'analyse des parties prenantes identifie et hiérarchise les parties prenantes avant le début du projet. Il organise les parties prenantes en groupes en fonction de leur degré de participation au projet, de leur niveau d'intérêt et de leur influence. Une fois ces personnes identifiées et organisées, vous devez trouver la meilleure façon d'impliquer chaque partie prenante dans le projet, y compris les meilleurs canaux de communication en fonction de leurs besoins.

En relation : Modèle d'analyse des parties prenantes

La communication est la clé de l'analyse des parties prenantes, car les parties prenantes doivent adhérer au projet et l'approuver, et cela ne peut se faire qu'avec des informations opportunes et une visibilité sur le projet. Le premier met le projet en contexte tandis que le second construit la confiance. Tout cela conduit à un alignement stratégique du projet avec les parties prenantes et les objectifs commerciaux globaux de l'entreprise.

Pourquoi c'est important

L'analyse des parties prenantes est un moyen d'obtenir l'aide des principaux acteurs du projet. Une fois que vous avez déterminé qui sont ces principales parties prenantes, vous pouvez les intégrer au lancement pour aider à aligner le projet sur les objectifs stratégiques. Leur expérience aide un projet à éviter les pièges et obtenir leur aide renforce les relations. Ils peuvent également aider à la résolution des conflits lors de l'exécution du projet.

Les parties prenantes sont également essentielles pour fournir les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien le projet. Lorsqu'il y a une bonne communication entre une partie prenante et un chef de projet, la partie prenante peut aider à fournir les personnes, les outils et les autres ressources nécessaires pour mener à bien le projet.

Le processus d'analyse des parties prenantes est également un moyen de construire une relation de confiance avec les parties prenantes. Une fois que vous avez ouvert une ligne de communication avec les parties prenantes, développé de bons rapports et fait preuve de transparence dans le projet, vous encouragez la confiance. Ces éléments doivent être pris en compte dans votre plan de gestion des parties prenantes.

Comment identifier les parties prenantes

Avant de se lancer dans l'analyse, il faut d'abord savoir qui sont les parties prenantes. Il y a quelques questions qui doivent être posées, comme déterminer qui sont les parties prenantes les plus influentes en termes de projet. Ceux-ci vont être des clients ou des clients, les personnes pour lesquelles le projet a été créé.

Ensuite, vous voulez connaître les autres parties prenantes qui sont affectées par le projet. Cela pourrait inclure ceux qui seraient touchés par le projet sur l'environnement, par exemple.

Demandez-vous quelles parties prenantes contrôlent les ressources du projet. Ces parties prenantes vont faire partie du groupe influent. N'oubliez pas de collecter quelles sont les motivations et les intérêts des parties prenantes, car cela vous aidera à les gérer ainsi que leurs attentes.

Enfin, il y aura des personnes importantes pour le projet qui ne seront pas identifiées comme parties prenantes ou du moins pas les principales parties prenantes du projet. Vous devez toujours les tenir informés dans une certaine mesure sans qu'ils se sentent négligés ou laissés pour compte. Toutes les parties prenantes ne devraient pas être traitées de la même manière : il n'y aurait aucun moyen de poursuivre le projet.

Cartographie des parties prenantes et comment le faire

L'analyse des parties prenantes utilise une technique appelée cartographie des parties prenantes. Avant de commencer, vous devez d'abord décider de l'orientation du projet. Cela déterminera qui est le plus important en termes de parties prenantes. Une fois que cela est compris, vous pouvez télécharger notre modèle de carte des parties prenantes gratuit et suivre ces étapes.

Lister les parties prenantes

Comme indiqué ci-dessus, les parties prenantes sont de toutes formes et tailles. Bien qu'il soit important de réduire l'accent qui vient plus tard. À ce stade, vous souhaitez répertorier toutes les parties prenantes, quel que soit leur niveau d'importance pour le projet. Lorsque vous répertoriez vos parties prenantes, gardez à l'esprit qu'elles se répartissent en deux catégories principales : celles qui sont affectées par le projet et celles qui y contribuent.

Par exemple, le chef de projet et l'équipe sont des contributeurs au projet, tandis que l'utilisateur final est quelqu'un qui en est affecté. Bien qu'il soit possible que les parties prenantes appartiennent aux deux catégories. Plus cette liste est bonne, moins vous risquez d'être retardé ou distrait pendant le projet.

Analyser les parties prenantes

Quels sont les rôles et les attentes de toutes les parties prenantes que vous avez énumérées ci-dessus ? Certaines parties prenantes vont avoir plus d'importance pour le projet et leurs attentes auront plus d'impact que d'autres. C'est là que vous prenez ces décisions.

Vous pouvez le discerner en utilisant une matrice influence-intérêt, qui est une boîte divisée en quatre sections. Vous devez placer vos parties prenantes dans l'une des quatre cases en fonction de leur niveau d'intérêt et d'influence.

Le haut de la boîte est divisé en deux sections : rester informé et gérer de près. La moitié inférieure de la boîte est également divisée en deux sections : contact minimal et maintien de la satisfaction. Toute personne placée à droite de la boîte a plus d'influence, tandis que toute personne placée près du haut de la boîte a plus d'intérêt. Si une partie prenante est placée en haut à droite, elle a beaucoup d'intérêt et d'influence, ce qui en fait des acteurs importants du projet.

Prioriser les parties prenantes

Une fois que vous avez une liste complète, vous pouvez commencer à les hiérarchiser par importance pour le projet. Décidez qui parmi eux a le plus d'influence sur le projet et est affecté par celui-ci. Vous pouvez à nouveau utiliser la matrice influence-intérêt pour vous aider à hiérarchiser les parties prenantes.

N'oubliez pas que le statut de vos parties prenantes n'est pas statique, il peut évoluer tout au long du projet. L'analyse des parties prenantes n'est pas une chose ponctuelle, mais un processus qui devrait se poursuivre tout au long du projet.

Engager les parties prenantes

Enfin, avec les informations créées dans votre carte des parties prenantes, vous déterminez comment impliquer vos parties prenantes. C'est le processus par lequel vous gagnez les parties prenantes, obtenez leur compréhension et leur soutien pour aider à alimenter le projet, en le mettant sur la bonne voie. Cela conduit à un plan de communication qui décrit le canal et la fréquence des communications entre vous et chaque partie prenante. Vous pouvez utiliser notre modèle de plan de communication pour commencer.

ProjectManager améliore la gestion des parties prenantes

Une fois que vous avez identifié et analysé vos parties prenantes, vous allez devoir travailler avec elles. C'est là qu'intervient ProjectManager. Notre logiciel de gestion de projet primé dispose de tous les outils dont vous avez besoin pour gérer vos projets et maintenir l'engagement de vos parties prenantes.

Rapports

Naturellement, les parties prenantes ont un intérêt dans le projet. Mais cela ne signifie pas que vous devez leur donner tous les détails. Parfois, c'est la vue d'ensemble qui compte. ProjectManager dispose d'un tableau de bord en temps réel qui décrit le projet à grands traits, tels que l'avancement des tâches, les coûts et la variance du projet. Ces graphiques et diagrammes colorés permettent de voir facilement où en est le projet en ce moment.

Être préparé pour les présentations des parties prenantes va un long chemin, c'est pourquoi ProjectManager a des rapports qui peuvent être filtrés pour montrer les informations que les parties prenantes veulent. Les rapports peuvent être créés et partagés en un seul clic, vous n'êtes donc jamais sans réponse. Rapport sur le statut, les tâches, les plans, les écarts et plus encore.

Stockage de fichiers illimité

Les projets font de la paperasse. Les intervenants aiment ces analyses de rentabilisation et veulent y avoir accès. ProjectManager dispose d'un stockage de fichiers illimité, alors ajoutez autant de documents et d'images liés au projet que vous le souhaitez. Tout est au même endroit et facile à trouver. Gardez les parties prenantes heureuses.

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