Анализ заинтересованных сторон 101: идентификация, картирование и многое другое

Заинтересованная сторона — это любой, кто имеет личную заинтересованность в проекте. Согласно этому определению, существует много типов заинтересованных сторон. Существуют внешние заинтересованные стороны, такие как клиенты и пользователи, и внутренние заинтересованные стороны, такие как руководители и члены команды. Заинтересованная сторона всегда хочет, чтобы проект был успешным, и имеет уникальные ожидания относительно того, что определяет этот успех.

Если ваши заинтересованные стороны не удовлетворены результатами проекта, вы потерпели неудачу. Поэтому для успешного завершения проекта важно получить четкое представление о том, кто ваши заинтересованные стороны, каковы их ожидания и что их мотивирует. Этот процесс называется анализом заинтересованных сторон.

Что такое анализ заинтересованных сторон?

Анализ заинтересованных сторон выявляет заинтересованные стороны и расставляет приоритеты перед началом проекта. Он объединяет заинтересованные стороны в группы в соответствии с тем, насколько активно они участвуют в проекте, каков уровень их заинтересованности и степень их влияния. После того, как эти люди определены и организованы, вы должны определить лучший способ вовлечения каждой заинтересованной стороны в проект, включая лучшие каналы для коммуникации, основанные на их потребностях.

Связанный: Шаблон анализа заинтересованных сторон

Коммуникация является ключом к анализу заинтересованных сторон, потому что заинтересованные стороны должны принять и одобрить проект, а это можно сделать только при наличии своевременной информации и прозрачности проекта. Первые помещают проект в контекст, а вторые укрепляют доверие. Все это приводит к тому, что проект находится в стратегическом соответствии с заинтересованными сторонами и общими бизнес-целями компании.

Почему это важно

Анализ заинтересованных сторон — это способ получить помощь от ключевых участников проекта. Как только вы определите, кто эти ключевые заинтересованные стороны, вы можете привлечь их к началу работы, чтобы помочь привести проект в соответствие со стратегическими целями. Их опыт помогает проекту избежать ловушек, а их помощь укрепляет отношения. Они также могут помочь в разрешении конфликтов во время выполнения проекта.

Заинтересованные стороны также имеют решающее значение для предоставления ресурсов, необходимых для правильной реализации проекта. Когда между заинтересованной стороной и менеджером проекта налажено хорошее общение, заинтересованная сторона может помочь предоставить людей, инструменты и другие ресурсы, необходимые для выполнения проекта.

Процесс проведения анализа заинтересованных сторон также является способом построения доверительных отношений с заинтересованными сторонами. Как только у вас будет открыта линия связи с заинтересованными сторонами, установится хорошее взаимопонимание и продемонстрируете прозрачность в проекте, вы поощряете доверие. Эти элементы следует учитывать в вашем плане управления заинтересованными сторонами.

Как определить заинтересованные стороны

Прежде чем приступить к анализу, необходимо сначала узнать, кто является заинтересованными сторонами. Необходимо задать несколько вопросов, например, выяснить, кто является наиболее влиятельным заинтересованным лицом с точки зрения проекта. Это будут клиенты или заказчики, люди, для которых создавался проект.

Затем вы хотите узнать о любых дополнительных заинтересованных сторонах, затронутых проектом. Сюда могут входить, например, те, кто будет подвергаться воздействию проекта на окружающую среду.

Спросите себя, какие заинтересованные стороны контролируют ресурсы проекта. Эти заинтересованные стороны станут частью влиятельной группы. Не забудьте собрать, каковы мотивы и интересы заинтересованных сторон, так как это поможет вам управлять ими и их ожиданиями.

Наконец, будут люди, важные для проекта, которые не будут определены как заинтересованные стороны или, по крайней мере, не будут ключевыми заинтересованными сторонами проекта. Вам по-прежнему необходимо в какой-то степени информировать их, не заставляя их чувствовать себя забытыми или забытыми. Не ко всем заинтересованным сторонам следует относиться одинаково: не будет никакой возможности продолжить проект.

Картирование заинтересованных сторон и как это сделать

Анализ заинтересованных сторон использует метод, называемый картированием заинтересованных сторон. Прежде чем приступить к работе, вы должны сначала определиться с фокусом проекта. Это определит, кто является наиболее важным с точки зрения заинтересованных сторон. Как только вы это выясните, вы можете загрузить наш бесплатный шаблон карты заинтересованных сторон и выполнить следующие шаги.

Список заинтересованных сторон

Как отмечалось выше, заинтересованные стороны бывают самых разных форм и размеров. В то время как важно сузить фокус, который приходит позже. На этом этапе вы хотите перечислить всех, кто является заинтересованным лицом, независимо от уровня их значимости для проекта. Когда вы составляете список заинтересованных сторон, помните, что они делятся на две основные категории: те, кого затрагивает проект, и те, кто вносит в него свой вклад.

Например, менеджер проекта и команда являются участниками проекта, а конечный пользователь — это тот, на кого он влияет. Хотя возможно, что заинтересованные стороны попадают в обе категории. Чем лучше этот список, тем меньше вероятность того, что вы задержитесь или отклонитесь в сторону во время проекта.

Анализ заинтересованных сторон

Каковы роли и ожидания всех тех заинтересованных сторон, которые вы перечислили выше? Некоторые заинтересованные стороны будут иметь большее значение для проекта, и их ожидания окажут большее влияние, чем другие. Вот где вы делаете эти определения.

Вы можете определить это, используя матрицу влияния-интереса, которая представляет собой коробку, разбитую на четыре части. Вы должны поместить своих стейкхолдеров в одну из четырех ячеек в зависимости от уровня их заинтересованности и влияния.

Верхняя часть коробки разбита на две части: будьте в курсе и внимательно управляйте. Нижняя половина коробки также разбита на две секции: минимальный контакт и удержание. Любой, кто находится справа от поля, имеет большее влияние, в то время как тот, кто находится в верхней части поля, имеет больший интерес. Если заинтересованное лицо находится в правом верхнем углу, то оно имеет большой интерес и влияние, что делает его важным игроком в проекте.

Приоритизировать заинтересованные стороны

Когда у вас будет подробный список, вы можете начать расставлять приоритеты по важности для проекта. Решите, кто из них имеет наибольшее влияние на проект и на кого он влияет. Вы можете снова использовать матрицу влияния-интереса, чтобы определить приоритеты заинтересованных сторон.

Не забывайте, что статус ваших стейкхолдеров не статичен, он может меняться в ходе проекта. Анализ заинтересованных сторон — это не одноразовая вещь, это процесс, который должен продолжаться на протяжении всего проекта.

Вовлекайте заинтересованные стороны

Наконец, с помощью информации, созданной на вашей карте заинтересованных сторон, вы выясняете, как привлечь заинтересованных лиц. Это процесс, с помощью которого вы завоевываете расположение заинтересованных сторон, добиваетесь их понимания и поддержки, чтобы подпитывать проект и направлять его в правильное русло. Это приводит к плану коммуникации, в котором указаны каналы и частота коммуникаций между вами и каждой заинтересованной стороной. Для начала вы можете использовать наш шаблон плана коммуникации.

ProjectManager улучшает управление заинтересованными сторонами

Как только вы определите и проанализируете свои заинтересованные стороны, вам придется работать с ними. Вот где ProjectManager приходит на помощь. Наше отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами содержит все инструменты, необходимые для управления вашими проектами и вовлечения заинтересованных сторон.

Составление отчетов

Естественно, заинтересованные стороны проявляют интерес к проекту. Но это не значит, что вы должны сообщать им каждую деталь. Иногда важна общая картина. ProjectManager имеет панель мониторинга в режиме реального времени, которая рисует проект в общих чертах, таких как ход выполнения задачи, затраты и отклонения по проекту. Эти красочные графики и диаграммы позволяют легко увидеть, где сейчас находится проект.

Подготовка к презентациям для заинтересованных сторон имеет большое значение, поэтому ProjectManager имеет отчеты, которые можно фильтровать, чтобы отображать информацию, необходимую заинтересованным сторонам. Отчеты можно создавать и публиковать одним щелчком мыши, поэтому вы никогда не останетесь без ответа. Отчет о статусе, задачах, планах, отклонениях и многом другом.

Неограниченное хранилище файлов

Проекты создают бумажную работу. Заинтересованным сторонам нравятся эти бизнес-кейсы, и они хотят иметь к ним доступ. ProjectManager имеет неограниченное хранилище файлов, поэтому добавляйте столько документов и изображений, связанных с проектом, сколько хотите. Все в одном месте и легко найти. Держите заинтересованные стороны счастливыми.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое помогает руководителям проектов управлять своими проектами, командами и заинтересованными сторонами. С помощью инструментов планирования, отслеживания и отчетности менеджеры и команды готовы к каждому этапу проекта. Узнайте, как ProjectManager может помочь вам и вашим заинтересованным сторонам с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.