Analiza interesariuszy 101: Identyfikacja, mapowanie i więcej

Interesariusz to każdy, kto ma żywotny interes w projekcie. Zgodnie z tą definicją istnieje wiele rodzajów interesariuszy. Istnieją interesariusze zewnętrzni, tacy jak klienci i użytkownicy, oraz interesariusze wewnętrzni, tacy jak dyrektorzy i członkowie zespołów. Interesariusz zawsze chce, aby projekt się powiódł i ma wyjątkowe oczekiwania co do tego, co definiuje ten sukces.

Jeśli Twoi interesariusze nie są zadowoleni z wyników projektu, oznacza to porażkę. Dlatego, aby pomyślnie zakończyć projekt, niezbędne jest jasne zrozumienie, kim są Twoi interesariusze, jakie są ich oczekiwania i co ich motywuje. Proces ten nazywa się analizą interesariuszy.

Co to jest analiza interesariuszy?

Analiza interesariuszy identyfikuje i priorytetyzuje interesariuszy przed rozpoczęciem projektu. Organizuje interesariuszy w grupy w zależności od tego, jak bardzo uczestniczą w projekcie, jaki jest ich poziom zainteresowania i jaki mają wpływ. Po zidentyfikowaniu i zorganizowaniu tych osób należy wymyślić najlepszy sposób zaangażowania każdego interesariusza w projekt, w tym najlepsze kanały komunikacji w oparciu o ich potrzeby.

Powiązane: Szablon analizy interesariuszy

Komunikacja jest kluczem do analizy interesariuszy, ponieważ interesariusze muszą kupić i zatwierdzić projekt, a można to zrobić tylko dzięki aktualnym informacjom i widoczności projektu. Pierwsza umieszcza projekt w kontekście, a druga buduje zaufanie. Wszystko to prowadzi do tego, że projekt jest strategicznie dostosowany do interesariuszy i ogólnych celów biznesowych firmy.

Dlaczego to ważne

Analiza interesariuszy to sposób na uzyskanie pomocy od kluczowych uczestników projektu. Po ustaleniu, kim są ci kluczowi interesariusze, możesz wprowadzić ich na początek, aby pomóc w dostosowaniu projektu do celów strategicznych. Ich doświadczenie pomaga projektowi uniknąć pułapek, a ich pomoc buduje silniejsze relacje. Mogą również pomóc w rozwiązywaniu konfliktów podczas realizacji projektu.

Interesariusze mają również kluczowe znaczenie dla dostarczania zasobów potrzebnych do prawidłowego wykonania projektu. Gdy istnieje dobra komunikacja między interesariuszem a kierownikiem projektu, interesariusz może pomóc w dostarczeniu ludzi, narzędzi i innych zasobów niezbędnych do wykonania projektu.

Proces przechodzenia przez analizę interesariuszy to także sposób na budowanie relacji zaufania z interesariuszami. Kiedy już otworzysz linię komunikacji z interesariuszami, nawiążesz dobre relacje i pokażesz przejrzystość projektu, wzbudzisz zaufanie. Elementy te należy uwzględnić w planie zarządzania interesariuszami.

Jak zidentyfikować interesariuszy

Przed przystąpieniem do analizy należy najpierw wiedzieć, kim są interesariusze. Należy zadać kilka pytań, takich jak ustalenie, kto jest najbardziej wpływowym interesariuszem projektu. Będą to klienci lub klienci, osoby, dla których projekt został stworzony.

Następnie chcesz poznać dodatkowych interesariuszy, na których projekt ma wpływ. Może to obejmować na przykład osoby, na które projekt miałby wpływ na środowisko.

Zadaj sobie pytanie, którzy interesariusze mają kontrolę nad zasobami projektu. Ci interesariusze będą częścią wpływowej grupy. Nie zapomnij zebrać motywacji i zainteresowań interesariuszy, ponieważ pomoże ci to zarządzać nimi i ich oczekiwaniami.

Wreszcie będą osoby ważne dla projektu, które nie zostaną zidentyfikowane jako interesariusze, a przynajmniej nie kluczowi interesariusze projektu. Nadal musisz informować ich do pewnego stopnia, aby nie czuli się zaniedbani lub pominięci. Nie wszyscy interesariusze powinni być traktowani jednakowo: nie byłoby możliwości kontynuowania projektu.

Mapowanie interesariuszy i jak to zrobić

Analiza interesariuszy wykorzystuje technikę zwaną mapowaniem interesariuszy. Zanim zaczniesz, musisz najpierw zdecydować, na czym skupia się projekt. To określi, kto jest najważniejszy z punktu widzenia interesariuszy. Po ustaleniu tego możesz pobrać nasz bezpłatny szablon mapy interesariuszy i wykonać następujące kroki.

Lista interesariuszy

Jak wspomniano powyżej, interesariusze mają różne kształty i rozmiary. Chociaż ważne jest, aby zawęzić obszar zainteresowania, który pojawia się później. W tym miejscu chcesz wymienić wszystkich interesariuszy, bez względu na poziom ich znaczenia dla projektu. Wymieniając interesariuszy, pamiętaj, że dzielą się oni na dwie główne kategorie: ci, na których projekt ma wpływ i ci, którzy w nim uczestniczą.

Na przykład kierownik projektu i zespół są współtwórcami projektu, podczas gdy użytkownik końcowy to osoba, na którą ma on wpływ. Chociaż możliwe jest, że interesariusze należą do obu kategorii. Im lepsza jest ta lista, tym mniej prawdopodobne jest, że będziesz opóźniony lub zboczony na boczny tor podczas projektu.

Analizuj interesariuszy

Jakie są role i oczekiwania wszystkich interesariuszy, których wymieniłeś powyżej? Niektórzy interesariusze będą mieli większe znaczenie dla projektu, a ich oczekiwania będą miały większy wpływ niż inni. Tutaj dokonujesz tych ustaleń.

Możesz to rozpoznać za pomocą macierzy wpływów i zainteresowań, która jest ramką podzieloną na cztery sekcje. Powinieneś umieścić swoich interesariuszy w jednej z czterech ramek w oparciu o ich zainteresowania i poziomy wpływu.

Górna część pudełka jest podzielona na dwie sekcje: bądź na bieżąco i zarządzaj ściśle. Dolna połowa pudełka jest również podzielona na dwie sekcje: minimalny kontakt i zadowolenie. Każdy umieszczony po prawej stronie pudełka ma większy wpływ, podczas gdy każdy umieszczony w górnej części pudełka ma większe zainteresowanie. Jeśli interesariusz jest umieszczony w prawym górnym rogu, ma duże zainteresowanie i wpływy, co czyni go ważnymi graczami w projekcie.

Nadaj priorytet interesariuszom

Gdy masz już dokładną listę, możesz zacząć ustalać ich priorytety według ważności dla projektu. Zdecyduj, kto z nich ma największy wpływ na projekt i jest nim dotknięty. Możesz ponownie użyć macierzy wpływów i zainteresowań, aby pomóc w ustalaniu priorytetów interesariuszy.

Nie zapominaj, że status Twoich interesariuszy nie jest statyczny, mogą się zmieniać w trakcie trwania projektu. Analiza interesariuszy nie jest jednorazowa, ale jest procesem, który powinien trwać przez cały projekt.

Zaangażuj interesariuszy

Wreszcie, dzięki informacjom utworzonym na mapie interesariuszy, dowiesz się, jak zaangażować interesariuszy. Jest to proces, dzięki któremu pozyskujesz interesariuszy, zdobywasz ich zrozumienie i wsparcie, aby pomóc w napędzaniu projektu, kierując go na właściwy kurs. Prowadzi to do planu komunikacji, który określa kanał i częstotliwość komunikacji między Tobą a każdym interesariuszem. Aby rozpocząć, możesz skorzystać z naszego szablonu planu komunikacji.

ProjectManager usprawnia zarządzanie interesariuszami

Kiedy już zidentyfikujesz i przeanalizujesz swoich interesariuszy, będziesz musiał z nimi współpracować. I tu właśnie pojawia się ProjectManager. Nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania projektami i utrzymywania zaangażowania interesariuszy.

Raportowanie

Oczywiście interesariusze są zainteresowani projektem. Ale to nie znaczy, że musisz podać im każdy szczegół. Czasami liczy się duży obraz. ProjectManager posiada pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który przedstawia projekt w szerokim ujęciu, takim jak postęp zadania, koszty i wariancja projektu. Te kolorowe wykresy i wykresy ułatwiają zorientowanie się, gdzie projekt jest w tej chwili.

Przygotowanie do prezentacji dla interesariuszy to długa droga, dlatego ProjectManager ma raporty, które można filtrować, aby pokazać informacje, których chcą interesariusze. Raporty można tworzyć i udostępniać jednym kliknięciem, więc nigdy nie pozostaniesz bez odpowiedzi. Raporty o statusie, zadaniach, planach, wariancji i nie tylko.

Nieograniczone przechowywanie plików

Projekty tworzą papierkową robotę. Interesariusze lubią te przypadki biznesowe i chcą mieć do nich dostęp. ProjectManager ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, więc dodaj tyle dokumentów i obrazów związanych z projektem, ile chcesz. Wszystko jest w jednym miejscu i łatwo je znaleźć. Zadbaj o zadowolenie interesariuszy.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga kierownikom projektów zarządzać ich projektami, zespołami i interesariuszami. Dzięki narzędziom do planowania, śledzenia i raportowania menedżerowie i zespoły są przygotowani na każdą fazę projektu. Zobacz, jak ProjectManager może wesprzeć Ciebie i Twoich interesariuszy dzięki tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.