Analiza părților interesate 101: Identificare, cartografiere și altele

O parte interesată este orice persoană care are un interes personal într-un proiect. Prin această definiție, există multe tipuri de părți interesate. Există părți interesate externe, cum ar fi clienții și utilizatorii, și părți interesate interne, cum ar fi directorii și membrii echipei. O parte interesată dorește întotdeauna ca proiectul să reușească și are așteptări unice cu privire la ceea ce definește acel succes.

Dacă părțile interesate nu sunt mulțumiți de rezultatele unui proiect, ați eșuat. Prin urmare, pentru a finaliza cu succes un proiect, este esențial să înțelegeți clar cine sunt părțile interesate, care sunt așteptările lor și ce îi motivează. Acest proces se numește analiza părților interesate.

Ce este analiza părților interesate?

Analiza părților interesate identifică și prioritizează părțile interesate înainte de începerea proiectului. Acesta organizează părțile interesate în grupuri în funcție de cât de mult participă la proiect, care este nivelul lor de interes și cât de multă influență au. Odată ce acești oameni sunt identificați și organizați, atunci trebuie să găsiți cea mai bună modalitate de a implica fiecare parte interesată în proiect, inclusiv cele mai bune canale de comunicare în funcție de nevoile lor.

Înrudit: Șablon de analiză a părților interesate

Comunicarea este cheia analizei părților interesate, deoarece părțile interesate trebuie să accepte și să aprobe proiectul, iar acest lucru se poate face numai cu informații în timp util și vizibilitate asupra proiectului. Primul pune proiectul în context, în timp ce al doilea construiește încredere. Toate acestea duc la alinierea strategică a proiectului cu părțile interesate și cu obiectivele generale de afaceri ale companiei.

De ce este important

Analiza părților interesate este o modalitate de a obține ajutor de la actorii cheie din proiect. Odată ce ați determinat cine sunt acești părți interesate cheie, atunci îi puteți aduce în lansare pentru a ajuta la alinierea proiectului cu obiectivele strategice. Experiența lor ajută un proiect să evite capcanele și obținerea ajutorului lor construiește relații mai puternice. De asemenea, pot ajuta la rezolvarea conflictelor în timpul execuției proiectului.

Părțile interesate sunt, de asemenea, esențiale pentru furnizarea resurselor de care aveți nevoie pentru a realiza proiectul corect. Atunci când există o bună comunicare între o parte interesată și un manager de proiect, atunci partea interesată poate ajuta la furnizarea de oameni, instrumente și alte resurse necesare pentru realizarea proiectului.

Procesul de analiză a părților interesate este, de asemenea, o modalitate de a construi o relație de încredere cu părțile interesate. Odată ce aveți o linie de comunicare deschisă cu părțile interesate, dezvoltați un raport bun și arătați transparență în proiect, încurajați încrederea. Aceste elemente ar trebui luate în considerare în planul dumneavoastră de management al părților interesate.

Cum se identifică părțile interesate

Înainte de a intra în analiză, trebuie mai întâi să știți cine sunt părțile interesate. Există câteva întrebări care trebuie puse, cum ar fi stabilirea cine sunt cei mai influenți factori interesați în ceea ce privește proiectul. Aceștia vor fi clienți sau clienți, oamenii pentru care a fost creat proiectul.

Apoi doriți să cunoașteți orice alte părți interesate care sunt afectate de proiect. Aceasta ar putea include cei care ar fi afectați de mediu de proiect, de exemplu.

Întrebați-vă care părți interesate dețin controlul asupra resurselor proiectului. Acești factori interesați vor face parte din grupul influent. Nu uitați să colectați care sunt motivațiile și interesele părților interesate, deoarece acest lucru vă va ajuta să le gestionați și să le gestionați așteptările.

În cele din urmă, vor exista oameni care sunt importanți pentru proiect care nu vor fi identificați ca părți interesate sau cel puțin nu ca părți interesate cheie ale proiectului. Încă trebuie să-i ții la curent într-o oarecare măsură, fără a-i face să se simtă neglijați sau lăsați în afara buclei. Nu toate părțile interesate ar trebui tratate în mod egal: nu ar exista nicio modalitate de a continua cu proiectul.

Maparea părților interesate și cum se face

Analiza părților interesate utilizează o tehnică numită mapare a părților interesate. Înainte de a începe, trebuie mai întâi să vă decideți asupra obiectivului proiectului. Acest lucru va determina cine este cel mai important în ceea ce privește părțile interesate. Odată ce ați dat seama, puteți descărca șablonul nostru gratuit de hartă a părților interesate și urmați acești pași.

Enumerați părțile interesate

După cum sa menționat mai sus, părțile interesate vin de toate formele și dimensiunile. Deși este important să restrângi focalizarea care apare mai târziu. În acest moment, doriți să enumerați pe toți cei care sunt părți interesate, indiferent de nivelul lor de semnificație pentru proiect. Pe măsură ce vă enumerați părțile interesate, rețineți că aceștia se încadrează în două categorii principale: cei care sunt afectați de proiect și cei care contribuie la acesta.

De exemplu, managerul de proiect și echipa contribuie la proiect, în timp ce utilizatorul final este cineva care este afectat de acesta. Deși este posibil ca părțile interesate să se încadreze în ambele categorii. Cu cât această listă este mai bună, cu atât veți fi mai puțin probabil să fiți întârziat sau deturnat în timpul proiectului.

Analizați părțile interesate

Care sunt rolurile și așteptările tuturor acelor părți interesate pe care le-ați enumerat mai sus? Unele părți interesate vor avea mai multă importanță pentru proiect, iar așteptările lor vor avea un impact mai mare decât alții. Aici iei acele determinări.

Puteți discerne acest lucru folosind o matrice de influență-interes, care este o casetă împărțită în patru secțiuni. Ar trebui să vă plasați părțile interesate într-una dintre cele patru casete pe baza nivelurilor de interes și influență ale acestora.

Partea superioară a cutiei este împărțită în două secțiuni: păstrați-vă informat și gestionați îndeaproape. Jumătatea inferioară a cutiei este, de asemenea, împărțită în două secțiuni: contact minim și păstrați-vă mulțumit. Oricine este plasat în dreapta casetei are mai multă influență, în timp ce oricine este plasat în partea de sus a casetei are mai mult interes. Dacă un stakeholder este plasat în dreapta sus, atunci ei au mult interes și influență, făcându-i jucători importanți în proiect.

Acordați prioritate părților interesate

Odată ce aveți o listă completă, puteți începe să le prioritizați în funcție de importanța proiectului. Decideți cine dintre ei are cea mai mare influență asupra proiectului și este afectat de acesta. Puteți utiliza din nou matricea influență-interes pentru a ajuta la prioritizarea părților interesate.

Nu uitați că statutul părților interesate nu este static, aceștia se pot schimba pe parcursul proiectului. Analiza părților interesate nu este un lucru unic, ci este un proces care ar trebui să continue pe tot parcursul proiectului.

Implicați părțile interesate

În cele din urmă, cu informațiile create în harta părților interesate, îți dai seama cum să-ți implici părțile interesate. Acesta este procesul prin care câștigați părțile interesate, obțineți înțelegerea și sprijinul acestora pentru a ajuta la alimentarea proiectului, punându-l pe drumul potrivit. Acest lucru duce la un plan de comunicare care conturează canalul și frecvența comunicării dintre dumneavoastră și fiecare parte interesată. Puteți folosi șablonul nostru de plan de comunicare pentru a începe.

ProjectManager îmbunătățește managementul părților interesate

Odată ce ați identificat și analizat părțile interesate, va trebui să lucrați cu ei. Aici intervine ProjectManager. Software-ul nostru de management de proiect premiat are toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă gestiona proiectele și pentru a vă menține implicați părțile interesate.

Raportare

Desigur, părțile interesate sunt interesate de proiect. Dar asta nu înseamnă că trebuie să le oferi fiecare detaliu. Uneori, imaginea de ansamblu contează. ProjectManager are un tablou de bord în timp real care descrie proiectul în linii mari, cum ar fi progresul sarcinii, costurile și variația proiectului. Aceste grafice și diagrame colorate vă permit să vedeți cu ușurință unde se află proiectul chiar acum.

A fi pregătit pentru prezentările părților interesate este un drum lung, motiv pentru care ProjectManager are rapoarte care pot fi filtrate pentru a arăta informațiile pe care le doresc părțile interesate. Rapoartele pot fi create și partajate cu doar un clic, astfel încât să nu rămâneți niciodată fără un răspuns. Raportați despre stare, sarcini, planuri, variații și multe altele.

Stocare nelimitată de fișiere

Proiectele fac documente. Părților interesate le plac acele cazuri de afaceri și doresc să aibă acces la ele. ProjectManager are stocare nelimitată de fișiere, așa că adăugați câte documente și imagini legate de proiect doriți. Totul este într-un singur loc și ușor de găsit. Fericiți părțile interesate.

ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, care îi ajută pe managerii de proiect să își gestioneze proiectele, echipele și părțile interesate. Cu instrumente de planificare, urmărire și raportare, managerii și echipele sunt pregătite pentru fiecare fază a proiectului. Vedeți cum ProjectManager vă poate sprijini pe dvs. și pe părțile interesate cu această probă gratuită de 30 de zile.