利害関係者分析 101: 識別、マッピングなど

利害関係者とは、プロジェクトに既得権を持つ人です。 その定義によれば、多くの種類の利害関係者が存在します。 顧客やユーザーなどの外部の利害関係者と、役員やチーム メンバーなどの内部の利害関係者がいます。 利害関係者は常にプロジェクトの成功を望んでおり、その成功を定義するものについて独自の期待を持っています。

利害関係者がプロジェクトの結果に満足していない場合、あなたは失敗しています。 したがって、プロジェクトを成功させるためには、利害関係者が誰であるか、彼らの期待は何か、彼らの動機は何かを明確に理解することが不可欠です。 このプロセスは、利害関係者分析と呼ばれます。

ステークホルダー分析とは？

利害関係者分析は、プロジェクト開始前に利害関係者を特定し、優先順位を付けます。 プロジェクトへの参加度、関心度、影響力に応じて、利害関係者をグループに分類します。 これらの人々を特定して整理したら、各利害関係者をプロジェクトに参加させる最善の方法を見つけ出す必要があります。これには、彼らのニーズに基づいたコミュニケーションのための最良のチャネルが含まれます。

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利害関係者はプロジェクトに賛同し、承認する必要があるため、コミュニケーションは利害関係者の分析の鍵となります。これは、タイムリーな情報とプロジェクトへの可視性によってのみ行うことができます。 前者はプロジェクトを文脈に置き、後者は信頼を築きます。 これらすべてが、プロジェクトが利害関係者および会社の全体的なビジネス目標と戦略的に一致することにつながります。

重要な理由

利害関係者の分析は、主要なプロジェクト関係者から助けを得る方法です。 これらの主要な利害関係者が誰であるかを特定したら、それらをキックオフに参加させて、プロジェクトを戦略的目標に合わせることができます。 彼らの経験は、プロジェクトが落とし穴を回避するのに役立ち、彼らの助けを借りることでより強い関係を築くことができます。 また、プロジェクト実行中の競合解決にも役立ちます。

利害関係者は、プロジェクトを正しく完了するために必要なリソースを提供するためにも重要です。 利害関係者とプロジェクト マネージャーの間に良好なコミュニケーションがあれば、利害関係者は、プロジェクトを完了するために必要な人、ツール、およびその他のリソースを提供するのに役立ちます。

ステークホルダー分析のプロセスは、ステークホルダーとの信頼関係を構築する方法でもあります。 利害関係者とのコミュニケーションを確立し、良好な関係を築き、プロジェクトへの透明性を示すと、信頼が促進されます。 これらの要素は、利害関係者の管理計画で考慮する必要があります。

利害関係者を特定する方法

分析に入る前に、まず利害関係者が誰であるかを知る必要があります。 プロジェクトに関して最も影響力のある利害関係者を特定するなど、提起しなければならない質問がいくつかあります。 これらは、プロジェクトが作成されたクライアントまたは顧客になります。

次に、プロジェクトによって影響を受ける追加の利害関係者を知りたいと考えています。 これには、たとえば、プロジェクトによって環境に影響を受ける人々が含まれる可能性があります。

どの利害関係者がプロジェクト リソースを制御できるか自問してください。 これらの利害関係者は、影響力のあるグループの一部になります。 利害関係者の動機と関心を収集することを忘れないでください。これは、利害関係者とその期待を管理するのに役立ちます。

最後に、プロジェクトにとって重要な人々が、利害関係者として識別されないか、少なくともプロジェクトの主要な利害関係者ではない場合があります。 無視されたり、ループから取り残されたりしないように、ある程度の情報を提供し続ける必要があります。 すべての利害関係者を平等に扱うべきではありません。プロジェクトを進める方法はありません。

利害関係者のマッピングとその方法

利害関係者分析では、利害関係者マッピングと呼ばれる手法を使用します。 開始する前に、まずプロジェクトの焦点を決定する必要があります。 これにより、利害関係者の観点から誰が最も重要であるかが決まります。 それがわかったら、無料の利害関係者マップ テンプレートをダウンロードして、次の手順に従ってください。

利害関係者を一覧表示する

前述のように、利害関係者にはさまざまな形と規模があります。 後で来る焦点を絞り込むことは重要ですが。 この時点で、プロジェクトに対する重要性のレベルに関係なく、利害関係者であるすべての人をリストする必要があります。 利害関係者をリストするときは、プロジェクトの影響を受ける人々とプロジェクトに貢献する人々の 2 つの主要なカテゴリに分類されることに注意してください。

たとえば、プロジェクト マネージャーとチームはプロジェクトの貢献者であり、エンド ユーザーはプロジェクトの影響を受ける人物です。 利害関係者が両方のカテゴリに分類される可能性はありますが。 このリストが優れているほど、プロジェクト中に遅れたり脇道にそれたりする可能性が低くなります。

利害関係者を分析する

上記のすべての利害関係者の役割と期待は何ですか? 一部の利害関係者はプロジェクトにとってより重要であり、彼らの期待は他の利害関係者よりも大きな影響を与えます。 ここで、これらの決定を行います。

これは、4 つのセクションに分割されたボックスである影響と関心のマトリックスを使用して識別できます。 利害関係者の関心と影響力のレベルに基づいて、4 つのボックスのいずれかに関係者を配置する必要があります。

ボックスの上部は 2 つのセクションに分かれています。 ボックスの下半分も 2 つのセクションに分かれています。最小限の接触と満足を維持します。 ボックスの右側に配置された人はより影響力があり、ボックスの上部近くに配置された人はより多くの関心を持っています。 利害関係者が右上に配置されている場合、彼らは多くの関心と影響力を持ち、プロジェクトの重要なプレーヤーになります。

利害関係者に優先順位を付ける

完全なリストを作成したら、プロジェクトにとっての重要性によって優先順位を付け始めることができます。 その中で誰がプロジェクトに最も影響を与え、影響を受けているかを決定します。 利害関係者の優先順位付けに役立つように、影響と関心のマトリックスを再度使用できます。

利害関係者のステータスは静的ではないことを忘れないでください。彼らはプロジェクトの過程で変化する可能性があります。 利害関係者の分析は 1 回限りのものではなく、プロジェクト全体を通じて継続する必要があるプロセスです。

利害関係者を巻き込む

最後に、利害関係者マップで作成された情報を使用して、利害関係者を関与させる方法を見つけます。 これは、利害関係者を説得し、彼らの理解とサポートを得て、プロジェクトを促進し、プロジェクトを正しい方向に導くプロセスです。 これは、あなたと各利害関係者との間のコミュニケーションのチャネルと頻度を概説するコミュニケーション計画につながります。 コミュニケーション計画テンプレートを使用して開始できます。

ProjectManager は利害関係者の管理を改善します

利害関係者を特定して分析したら、彼らと協力する必要があります。 そこで ProjectManager の出番です。受賞歴のある当社のプロジェクト管理ソフトウェアには、プロジェクトを管理し、関係者の関心を維持するために必要なすべてのツールが備わっています。

報告

当然、利害関係者はプロジェクトに関心を持っています。 しかし、それはあなたが彼らにすべての詳細を与える必要があるという意味ではありません. 重要なのは全体像である場合もあります。 ProjectManager には、タスクの進捗状況、コスト、プロジェクトの差異など、プロジェクトを大まかに描くリアルタイムのダッシュボードがあります。 これらのカラフルなグラフとチャートにより、プロジェクトが現在どこにあるかを簡単に確認できます。

利害関係者へのプレゼンテーションの準備は大いに役立ちます。そのため、ProjectManager には、利害関係者が必要とする情報を表示するためにフィルタリングできるレポートがあります。 クリックするだけでレポートを作成して共有できるので、答えが見つからないことはありません。 ステータス、タスク、計画、差異などについてレポートします。

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プロジェクトは事務処理を行います。 利害関係者は、これらのビジネス ケースが好きで、それらにアクセスしたいと考えています。 ProjectManager には無制限のファイル ストレージがあるため、プロジェクト関連のドキュメントや画像を好きなだけ追加できます。 すべてが 1 か所にあり、簡単に見つけることができます。 利害関係者を幸せに保ちます。

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