Paydaş Analizi 101: Tanımlama, Haritalama ve Daha Fazlası

Paydaş, bir projede hak sahibi olan herkestir. Bu tanıma göre, birçok paydaş türü vardır. Müşteriler ve kullanıcılar gibi dış paydaşlar ve yöneticiler ve ekip üyeleri gibi iç paydaşlar vardır. Bir paydaş her zaman projenin başarılı olmasını ister ve bu başarıyı neyin tanımladığı konusunda benzersiz beklentileri vardır.

Paydaşlarınız bir projenin sonuçlarından memnun değilse, başarısızsınız demektir. Bu nedenle, bir projeyi başarıyla tamamlamak için paydaşlarınızın kim olduğunu, beklentilerinin neler olduğunu ve onları neyin motive ettiğini net bir şekilde anlamak çok önemlidir. Bu sürece paydaş analizi denir.

Paydaş Analizi Nedir?

Paydaş analizi, proje başlamadan önce paydaşları belirler ve önceliklendirir. Paydaşları projeye ne kadar katıldıklarına, ilgi düzeylerine ve ne kadar etkiye sahip olduklarına göre gruplara ayırır. Bu insanlar belirlendikten ve organize edildikten sonra, ihtiyaçlarına göre iletişim için en iyi kanallar da dahil olmak üzere her bir paydaşı projeye dahil etmenin en iyi yolunu bulmalısınız.

İlgili: Paydaş Analizi Şablonu

İletişim, paydaş analizinin anahtarıdır, çünkü paydaşların projeyi benimsemesi ve onaylaması gerekir ve bu ancak zamanında bilgi ve projeye ilişkin görünürlük ile yapılabilir. Birincisi projeyi bağlama koyarken ikincisi güven oluşturur. Tüm bunlar, projenin paydaşlarla ve şirketin genel iş hedefleriyle stratejik uyum içinde olmasına yol açar.

Neden Önemli

Paydaş analizi, kilit proje oyuncularından yardım almanın bir yoludur. Bu kilit paydaşların kimler olduğunu belirledikten sonra, projenin stratejik hedeflerle uyumlu hale getirilmesine yardımcı olmak için onları başlangıç ​​aşamasına getirebilirsiniz. Deneyimleri, bir projenin tuzaklardan kaçınmasına ve onların yardımını almanın daha güçlü ilişkiler kurmasına yardımcı olur. Ayrıca proje yürütme sırasında çatışma çözümüne yardımcı olabilirler.

Paydaşlar, projeyi doğru yapmak için ihtiyaç duyduğunuz kaynakları sağlamak için de çok önemlidir. Paydaş ve proje yöneticisi arasında iyi bir iletişim olduğunda, paydaş projeyi tamamlamak için gerekli insanları, araçları ve diğer kaynakları sağlamaya yardımcı olabilir.

Paydaş analizinden geçme süreci aynı zamanda paydaşlarla bir güven ilişkisi kurmanın bir yoludur. Paydaşlarla açık bir iletişim hattınız olduğunda, iyi bir ilişki geliştirdiğinizde ve projeye şeffaflık gösterdiğinizde, güveni teşvik etmiş olursunuz. Paydaş yönetim planınızda bu unsurlar dikkate alınmalıdır.

Paydaşlar Nasıl Belirlenir

Analize girmeden önce, paydaşların kim olduğunu bilmek gerekir. Proje açısından en etkili paydaşların kim olduğunu bulmak gibi sorulması gereken birkaç soru var. Bunlar, projenin yaratıldığı kişiler olan müşteriler veya müşteriler olacak.

Ardından, projeden etkilenen ek paydaşları bilmek istersiniz. Bu, örneğin projeden çevresel olarak etkilenecek olanları içerebilir.

Kendinize hangi paydaşların proje kaynakları üzerinde kontrol sahibi olduğunu sorun. Bu paydaşlar, etkili grubun bir parçası olacaklar. Paydaşların motivasyonlarını ve ilgi alanlarını toplamayı unutmayın, çünkü bu onları ve beklentilerini yönetmenize yardımcı olacaktır.

Son olarak, proje için önemli olan ve paydaş olarak tanımlanmayacak veya en azından projenin kilit paydaşları olmayacak kişiler olacaktır. Yine de onları ihmal edilmiş veya döngünün dışında hissettirmeden bir dereceye kadar bilgilendirmeniz gerekir. Tüm paydaşlara eşit muamele yapılmamalıdır: projeye devam etmenin bir yolu olmayacaktır.

Paydaş Haritalama ve Nasıl Yapılır?

Paydaş analizi, paydaş haritalama adı verilen bir teknik kullanır. Başlamadan önce, projenin odağına karar vermelisiniz. Bu, paydaşlar açısından kimin en önemli olduğunu belirleyecektir. Bunu çözdükten sonra ücretsiz paydaş haritası şablonumuzu indirebilir ve bu adımları izleyebilirsiniz.

Paydaşları Listele

Yukarıda belirtildiği gibi, paydaşlar tüm şekil ve boyutlarda gelir. Daha sonra gelen odağı daraltmak önemli olsa da. Bu noktada, proje için önem düzeyi ne olursa olsun, paydaş olan herkesi listelemek istersiniz. Paydaşlarınızı listelerken bunların iki ana kategoriye ayrıldığını unutmayın: projeden etkilenenler ve projeye katkıda bulunanlar.

Örneğin, proje yöneticisi ve ekip projeye katkıda bulunan kişilerken, son kullanıcı projeden etkilenen kişidir. Paydaşların her iki kategoriye de girmesi mümkün olsa da. Bu liste ne kadar iyi olursa, proje sırasında gecikme veya yoldan sapma olasılığınız o kadar az olur.

Paydaşları Analiz Edin

Yukarıda sıraladığınız tüm bu paydaşların rolleri ve beklentileri nelerdir? Bazı paydaşlar projeye daha fazla önem verecek ve beklentilerinin diğerlerinden daha fazla etkisi olacaktır. Bu belirlemeleri yaptığınız yer burasıdır.

Bunu, dört bölüme ayrılmış bir kutu olan bir etki-ilgi matrisi kullanarak ayırt edebilirsiniz. Paydaşlarınızı ilgi ve etki düzeylerine göre dört kutudan birine yerleştirmelisiniz.

Kutunun üst kısmı iki bölüme ayrılmıştır: haberdar olun ve yakından yönetin. Kutunun alt yarısı da iki bölüme ayrılmıştır: minimum temas ve memnun kalma. Kutunun sağına yerleştirilen herkes daha fazla etkiye sahipken, kutunun üstüne yakın yerleştirilen herkes daha fazla ilgiye sahiptir. Bir paydaş sağ üst köşeye yerleştirilirse, çok fazla ilgi ve etkiye sahip olur ve bu da onları projede önemli oyuncular yapar.

Paydaşlara Öncelik Verin

Kapsamlı bir listeye sahip olduğunuzda, projeye önem vererek bunları önceliklendirmeye başlayabilirsiniz. Aralarından hangisinin proje üzerinde en fazla etkiye sahip olduğuna ve bundan etkilendiğine karar verin. Paydaşların önceliklendirilmesine yardımcı olması için etki-çıkar matrisini tekrar kullanabilirsiniz.

Paydaşlarınızın statüsünün statik olmadığını, proje boyunca değişebileceğini unutmayın. Paydaş analizi tek seferlik bir şey değil, proje boyunca devam etmesi gereken bir süreçtir.

Paydaşların Katılımını Sağlayın

Son olarak, paydaş haritanızda oluşturulan bilgilerle paydaşlarınızla nasıl etkileşim kuracağınızı anlarsınız. Bu, paydaşları kazandığınız, projeyi beslemeye yardımcı olmak için anlayışlarını ve desteklerini aldığınız ve onu doğru yola soktuğunuz süreçtir. Bu, sizinle her bir paydaş arasındaki iletişimin kanalını ve sıklığını belirleyen bir iletişim planına yol açar. Başlamak için iletişim planı şablonumuzu kullanabilirsiniz.

ProjectManager Paydaş Yönetimini İyileştirir

Paydaşlarınızı tanımlayıp analiz ettikten sonra, onlarla çalışmak zorunda kalacaksınız. İşte burada ProjectManager devreye giriyor. Ödüllü proje yönetimi yazılımımız, projelerinizi yönetmek ve paydaşlarınızın katılımını sağlamak için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahiptir.

Raporlama

Doğal olarak, paydaşların projeye ilgileri vardır. Ancak bu, onlara her ayrıntıyı vermeniz gerektiği anlamına gelmez. Bazen önemli olan büyük resimdir. ProjectManager, projeyi görev ilerlemesi, maliyetler ve proje varyansı gibi geniş vuruşlarla boyayan gerçek zamanlı bir gösterge panosuna sahiptir. Bu renkli grafikler ve çizelgeler, projenin şu anda nerede olduğunu görmeyi kolaylaştırıyor.

Paydaş sunumlarına hazırlanmak uzun bir yol kat eder, bu nedenle ProjectManager'ın paydaşların istediği bilgileri göstermek için filtrelenebilen raporları vardır. Raporlar yalnızca bir tıklamayla oluşturulabilir ve paylaşılabilir, böylece hiçbir zaman yanıtsız kalmazsınız. Durum, görevler, planlar, farklılıklar ve daha fazlası hakkında rapor oluşturun.

Sınırsız Dosya Depolama

Projeler evrak işi yapar. Paydaşlar bu iş vakalarını sever ve bunlara erişmek ister. ProjectManager'ın sınırsız dosya depolama alanı vardır, bu nedenle projeyle ilgili istediğiniz kadar belge ve resim ekleyin. Her şey tek bir yerde ve bulması kolay. Paydaşları mutlu edin.

ProjectManager, proje yöneticilerinin projelerini, ekiplerini ve paydaşlarını yönetmelerine yardımcı olan bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Planlama, takip ve raporlama araçları ile yöneticiler ve ekipler her proje aşamasına hazırlanır. Bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümüyle ProjectManager'ın sizi ve paydaşlarınızı nasıl destekleyebileceğini görün.