Análise das Partes Interessadas 101: Identificação, Mapeamento e Mais

Um stakeholder é qualquer pessoa que tenha interesse em um projeto. Por essa definição, existem muitos tipos de partes interessadas. Existem partes interessadas externas, como clientes e usuários, e partes interessadas internas, como executivos e membros da equipe. Uma parte interessada sempre quer que o projeto seja bem-sucedido e tem expectativas únicas sobre o que define esse sucesso.

Se as partes interessadas não estiverem satisfeitas com os resultados de um projeto, você falhou. Portanto, para concluir um projeto com sucesso, é essencial obter uma compreensão clara de quem são seus stakeholders, quais são suas expectativas e o que os motiva. Esse processo é chamado de análise das partes interessadas.

O que é Análise de Partes Interessadas?

A análise das partes interessadas identifica e prioriza as partes interessadas antes do início do projeto. Ele organiza os stakeholders em grupos de acordo com o quanto eles participam do projeto, qual é o seu nível de interesse e quanta influência eles têm. Uma vez que essas pessoas estejam identificadas e organizadas, você deve descobrir a melhor maneira de envolver cada parte interessada no projeto, incluindo os melhores canais de comunicação com base em suas necessidades.

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A comunicação é fundamental para a análise das partes interessadas porque as partes interessadas devem comprar e aprovar o projeto, e isso só pode ser feito com informações oportunas e visibilidade do projeto. O primeiro coloca o projeto em contexto, enquanto o segundo cria confiança. Tudo isso leva o projeto a estar em alinhamento estratégico com as partes interessadas e os objetivos gerais de negócios da empresa.

Por que é importante

A análise das partes interessadas é uma maneira de obter ajuda dos principais participantes do projeto. Depois de determinar quem são esses principais interessados, você pode trazê-los para o pontapé inicial para ajudar a alinhar o projeto com os objetivos estratégicos. Sua experiência ajuda um projeto a evitar armadilhas e obter sua ajuda constrói relacionamentos mais fortes. Eles também podem ajudar na resolução de conflitos durante a execução do projeto.

As partes interessadas também são cruciais para fornecer os recursos necessários para que o projeto seja bem feito. Quando há uma boa comunicação entre uma parte interessada e um gerente de projeto, a parte interessada pode ajudar a fornecer as pessoas, ferramentas e outros recursos necessários para realizar o projeto.

O processo de análise dos stakeholders também é uma forma de construir uma relação de confiança com os stakeholders. Uma vez que você tenha uma linha de comunicação aberta com as partes interessadas, desenvolva um bom relacionamento e mostre transparência no projeto, você incentiva a confiança. Esses elementos devem ser considerados em seu plano de gerenciamento de partes interessadas.

Como identificar as partes interessadas

Antes de entrar na análise, é preciso primeiro saber quem são os stakeholders. Há algumas questões que precisam ser colocadas, como descobrir quem são as partes interessadas mais influentes em termos do projeto. Estes serão clientes ou clientes, as pessoas para quem o projeto foi criado.

Em seguida, você deseja conhecer as partes interessadas adicionais que são afetadas pelo projeto. Isso pode incluir aqueles que seriam impactados ambientalmente pelo projeto, por exemplo.

Pergunte a si mesmo quais partes interessadas têm controle dos recursos do projeto. Essas partes interessadas farão parte do grupo influente. Não se esqueça de coletar quais são as motivações e interesses dos stakeholders, pois isso o ajudará a gerenciá-los e suas expectativas.

Finalmente, haverá pessoas importantes para o projeto que não serão identificadas como partes interessadas ou, pelo menos, não serão as principais partes interessadas do projeto. Você ainda precisa mantê-los informados até certo ponto, sem fazê-los se sentirem negligenciados ou deixados de fora. Nem todas as partes interessadas devem ser tratadas da mesma forma: não haveria como prosseguir com o projeto.

Mapeamento das partes interessadas e como fazê-lo

A análise das partes interessadas usa uma técnica chamada mapeamento das partes interessadas. Antes de começar você deve primeiro decidir sobre o foco do projeto. Isso determinará quem é mais importante em termos de partes interessadas. Depois de descobrir isso, você pode baixar nosso modelo de mapa de partes interessadas gratuito e seguir estas etapas.

Liste as partes interessadas

Como observado acima, as partes interessadas vêm em todas as formas e tamanhos. Embora seja importante restringir o foco que vem depois. Neste ponto, você deseja listar todas as partes interessadas, independentemente do nível de importância para o projeto. Ao listar seus stakeholders, lembre-se de que eles se enquadram em duas categorias principais: aqueles que são afetados pelo projeto e aqueles que contribuem para ele.

Por exemplo, o gerente de projeto e a equipe contribuem para o projeto, enquanto o usuário final é alguém que é afetado por ele. Embora seja possível que as partes interessadas se enquadrem em ambas as categorias. Quanto melhor for essa lista, menos provável será que você se atrase ou se desvie durante o projeto.

Analisar as Partes Interessadas

Quais são as funções e expectativas de todas as partes interessadas que você listou acima? Algumas partes interessadas terão mais importância para o projeto e suas expectativas terão mais impacto do que outras. É aqui que você faz essas determinações.

Você pode discernir isso usando uma matriz de influência-interesse, que é uma caixa dividida em quatro seções. Você deve colocar seus stakeholders em uma das quatro caixas com base em seus níveis de interesse e influência.

A parte superior da caixa é dividida em duas seções: mantenha-se informado e gerencie de perto. A metade inferior da caixa também é dividida em duas seções: contato mínimo e manter-se satisfeito. Qualquer pessoa colocada à direita da caixa tem mais influência, enquanto qualquer pessoa colocada perto do topo da caixa tem mais interesse. Se uma parte interessada for colocada no canto superior direito, ela terá muito interesse e influência, tornando-a uma pessoa importante no projeto.

Priorize as Partes Interessadas

Depois de ter uma lista completa, você pode começar a priorizá-los por importância para o projeto. Decida quem entre eles tem mais influência no projeto e é afetado por ele. Você pode usar a matriz de influência-interesse novamente para ajudar a priorizar as partes interessadas.

Não esqueça que o status de seus stakeholders não é estático, eles podem mudar ao longo do projeto. A análise das partes interessadas não é uma coisa única, mas é um processo que deve continuar ao longo do projeto.

Envolver as Partes Interessadas

Por fim, com as informações criadas em seu mapa de stakeholders, você descobre como engajar seus stakeholders. Este é o processo pelo qual você conquista as partes interessadas, obtém sua compreensão e apoio para ajudar a alimentar o projeto, colocando-o no caminho certo. Isso leva a um plano de comunicação que descreve o canal e a frequência das comunicações entre você e cada parte interessada. Você pode usar nosso modelo de plano de comunicação para começar.

ProjectManager melhora a gestão das partes interessadas

Depois de identificar e analisar seus stakeholders, você terá que trabalhar com eles. É aí que entra o ProjectManager. Nosso premiado software de gerenciamento de projetos tem todas as ferramentas que você precisa para gerenciar seus projetos e manter seus stakeholders engajados.

Comunicando

Naturalmente, as partes interessadas têm interesse no projeto. Mas, isso não significa que você tem que dar-lhes todos os detalhes. Às vezes, é o quadro geral que conta. O ProjectManager tem um painel em tempo real que pinta o projeto em traços gerais, como progresso da tarefa, custos e variação do projeto. Esses gráficos e tabelas coloridas facilitam a visualização de onde o projeto está agora.

Estar preparado para as apresentações das partes interessadas ajuda muito, e é por isso que o ProjectManager tem relatórios que podem ser filtrados para mostrar as informações que as partes interessadas desejam. Os relatórios podem ser criados e compartilhados com apenas um clique, para que você nunca fique sem resposta. Relatório sobre status, tarefas, planos, variação e muito mais.

Armazenamento ilimitado de arquivos

Projetos fazem papelada. As partes interessadas gostam desses casos de negócios e querem ter acesso a eles. O ProjectManager tem armazenamento de arquivos ilimitado, então adicione quantos documentos e imagens relacionados ao projeto desejar. Tudo está em um só lugar e fácil de encontrar. Mantenha as partes interessadas felizes.

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