Analisis Pemangku Kepentingan 101: Identifikasi, Pemetaan & Lainnya

Stakeholder adalah siapa saja yang memiliki kepentingan dalam suatu proyek. Menurut definisi itu, ada banyak jenis pemangku kepentingan. Ada pemangku kepentingan eksternal, seperti pelanggan dan pengguna, dan pemangku kepentingan internal, seperti eksekutif dan anggota tim. Pemangku kepentingan selalu ingin proyek berhasil dan memiliki harapan unik tentang apa yang mendefinisikan kesuksesan itu.

Jika pemangku kepentingan Anda tidak puas dengan hasil proyek, Anda telah gagal. Oleh karena itu, agar berhasil menyelesaikan sebuah proyek, penting untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang siapa pemangku kepentingan Anda, apa harapan mereka dan apa yang memotivasi mereka. Proses ini disebut analisis pemangku kepentingan.

Apa itu Analisis Pemangku Kepentingan?

Analisis pemangku kepentingan mengidentifikasi dan memprioritaskan pemangku kepentingan sebelum proyek dimulai. Ini mengatur pemangku kepentingan ke dalam kelompok-kelompok sesuai dengan seberapa banyak mereka berpartisipasi dalam proyek, apa tingkat minat mereka dan seberapa besar pengaruh yang mereka miliki. Setelah orang-orang ini diidentifikasi dan diatur, maka Anda harus mencari cara terbaik untuk melibatkan setiap pemangku kepentingan dalam proyek, termasuk saluran komunikasi terbaik berdasarkan kebutuhan mereka.

Terkait: Template Analisis Pemangku Kepentingan

Komunikasi adalah kunci untuk analisis pemangku kepentingan karena pemangku kepentingan harus membeli dan menyetujui proyek, dan ini hanya dapat dilakukan dengan informasi yang tepat waktu dan visibilitas ke dalam proyek. Yang pertama menempatkan proyek dalam konteks sementara yang kedua membangun kepercayaan. Semua ini mengarah pada keselarasan proyek dengan pemangku kepentingan dan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan.

Mengapa Ini Penting?

Analisis pemangku kepentingan adalah cara untuk mendapatkan bantuan dari pemain proyek utama. Setelah Anda menentukan siapa pemangku kepentingan utama ini, Anda dapat membawa mereka ke awal untuk membantu menyelaraskan proyek dengan tujuan strategis. Pengalaman mereka membantu proyek menghindari jebakan dan mendapatkan bantuan mereka membangun hubungan yang lebih kuat. Mereka juga dapat membantu dengan resolusi konflik selama pelaksanaan proyek.

Pemangku kepentingan juga penting untuk memberikan sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan benar. Ketika ada komunikasi yang baik antara pemangku kepentingan dan manajer proyek, maka pemangku kepentingan dapat membantu mengirimkan orang, alat, dan sumber daya lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Proses melalui analisis pemangku kepentingan juga merupakan cara untuk membangun hubungan kepercayaan dengan pemangku kepentingan. Setelah Anda memiliki jalur komunikasi yang terbuka dengan pemangku kepentingan, mengembangkan hubungan yang baik dan menunjukkan transparansi ke dalam proyek, Anda mendorong kepercayaan. Elemen-elemen ini harus dipertimbangkan dalam rencana pengelolaan pemangku kepentingan Anda.

Bagaimana Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan

Sebelum masuk ke analisis, pertama-tama harus diketahui siapa pemangku kepentingannya. Ada beberapa pertanyaan yang harus diajukan, seperti mencari tahu siapa pemangku kepentingan yang paling berpengaruh dalam proyek. Ini akan menjadi klien atau pelanggan, orang-orang untuk siapa proyek itu dibuat.

Kemudian Anda ingin mengetahui pemangku kepentingan tambahan yang terpengaruh oleh proyek. Ini dapat mencakup mereka yang akan terkena dampak lingkungan oleh proyek, misalnya.

Tanyakan pada diri sendiri pemangku kepentingan mana yang memiliki kendali atas sumber daya proyek. Para pemangku kepentingan ini akan menjadi bagian dari kelompok yang berpengaruh. Jangan lupa untuk mengumpulkan apa motivasi dan minat para pemangku kepentingan, karena ini akan membantu Anda mengelola mereka dan harapan mereka.

Akhirnya, akan ada orang-orang yang penting bagi proyek yang tidak akan diidentifikasi sebagai pemangku kepentingan atau setidaknya bukan pemangku kepentingan utama proyek. Anda masih perlu memberi mereka informasi sampai batas tertentu tanpa membuat mereka merasa diabaikan atau ditinggalkan. Tidak semua pemangku kepentingan harus diperlakukan sama: tidak akan ada cara untuk melanjutkan proyek.

Pemetaan Pemangku Kepentingan dan Cara Melakukannya

Analisis pemangku kepentingan menggunakan teknik yang disebut pemetaan pemangku kepentingan. Sebelum memulai, Anda harus memutuskan fokus proyek terlebih dahulu. Ini akan menentukan siapa yang paling penting dalam hal pemangku kepentingan. Setelah mengetahuinya, Anda dapat mengunduh templat peta pemangku kepentingan gratis kami dan mengikuti langkah-langkah ini.

Daftar Pemangku Kepentingan

Seperti disebutkan di atas, pemangku kepentingan datang dalam berbagai bentuk dan ukuran. Padahal penting untuk mempersempit fokus yang masuk nanti. Pada titik ini, Anda ingin membuat daftar semua orang yang merupakan pemangku kepentingan, terlepas dari tingkat signifikansi mereka terhadap proyek. Saat Anda membuat daftar pemangku kepentingan Anda, ingatlah bahwa mereka terbagi dalam dua kategori utama: mereka yang terpengaruh oleh proyek dan mereka yang berkontribusi padanya.

Misalnya, manajer proyek dan tim adalah kontributor proyek, sedangkan pengguna akhir adalah seseorang yang terpengaruh olehnya. Meskipun ada kemungkinan bahwa pemangku kepentingan termasuk dalam kedua kategori tersebut. Semakin baik daftar ini, semakin kecil kemungkinan Anda akan tertunda atau teralihkan selama proyek berlangsung.

Analisis Pemangku Kepentingan

Apa peran dan harapan dari semua pemangku kepentingan yang telah Anda sebutkan di atas? Beberapa pemangku kepentingan akan lebih mementingkan proyek dan harapan mereka akan memiliki dampak yang lebih besar daripada yang lain. Di sinilah Anda membuat keputusan tersebut.

Anda dapat membedakan ini dengan menggunakan matriks pengaruh-kepentingan, yang merupakan kotak yang dipecah menjadi empat bagian. Anda harus menempatkan pemangku kepentingan Anda di salah satu dari empat kotak berdasarkan minat dan tingkat pengaruh mereka.

Bagian atas kotak dipecah menjadi dua bagian: tetap terinformasi dan kelola dengan cermat. Bagian bawah kotak juga dipecah menjadi dua bagian: kontak minimal dan tetap puas. Siapa pun yang ditempatkan di sebelah kanan kotak memiliki pengaruh lebih besar, sementara siapa pun yang ditempatkan di dekat bagian atas kotak memiliki lebih banyak minat. Jika pemangku kepentingan ditempatkan di kanan atas, maka mereka memiliki banyak minat dan pengaruh, menjadikan mereka pemain penting dalam proyek.

Prioritaskan Pemangku Kepentingan

Setelah Anda memiliki daftar yang lengkap, Anda dapat mulai memprioritaskannya berdasarkan kepentingan proyek. Putuskan siapa di antara mereka yang paling berpengaruh pada proyek dan terpengaruh olehnya. Anda dapat menggunakan matriks pengaruh-kepentingan lagi untuk membantu memprioritaskan pemangku kepentingan.

Jangan lupa bahwa status pemangku kepentingan Anda tidak statis, mereka dapat berubah selama proyek berlangsung. Analisis pemangku kepentingan bukanlah hal satu kali tetapi merupakan proses yang harus berlanjut sepanjang proyek.

Libatkan Pemangku Kepentingan

Terakhir, dengan informasi yang dibuat di peta pemangku kepentingan, Anda mengetahui cara melibatkan pemangku kepentingan. Ini adalah proses di mana Anda memenangkan pemangku kepentingan, mendapatkan pemahaman dan dukungan mereka untuk membantu mendorong proyek, menempatkannya di jalur yang benar. Ini mengarah pada rencana komunikasi yang menguraikan saluran dan frekuensi komunikasi antara Anda dan setiap pemangku kepentingan. Anda dapat menggunakan template rencana komunikasi kami untuk memulai.

ProjectManager Meningkatkan Manajemen Pemangku Kepentingan

Setelah Anda mengidentifikasi dan menganalisis pemangku kepentingan Anda, Anda harus bekerja dengan mereka. Di situlah ProjectManager masuk. Perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan kami memiliki semua alat yang Anda butuhkan untuk mengelola proyek Anda dan membuat pemangku kepentingan Anda tetap terlibat.

Pelaporan

Secara alami, para pemangku kepentingan memiliki kepentingan dalam proyek tersebut. Tapi, itu tidak berarti Anda harus memberi mereka setiap detail. Terkadang gambaran besarnyalah yang diperhitungkan. ProjectManager memiliki dasbor waktu nyata yang menggambarkan proyek secara luas, seperti kemajuan tugas, biaya, dan varians proyek. Grafik dan bagan warna-warni ini memudahkan untuk melihat di mana proyek berada sekarang.

Mempersiapkan presentasi pemangku kepentingan sangat membantu, itulah sebabnya ProjectManager memiliki laporan yang dapat disaring untuk menunjukkan informasi yang diinginkan pemangku kepentingan. Laporan dapat dibuat dan dibagikan hanya dengan sekali klik, jadi Anda tidak akan pernah tanpa jawaban. Laporkan status, tugas, rencana, varian, dan lainnya.

Penyimpanan File Tidak Terbatas

Proyek membuat dokumen. Pemangku kepentingan menyukai kasus bisnis tersebut dan ingin memiliki akses ke kasus tersebut. ProjectManager memiliki penyimpanan file tak terbatas, jadi tambahkan dokumen dan gambar terkait proyek sebanyak yang Anda suka. Semuanya ada di satu tempat dan mudah ditemukan. Buat para pemangku kepentingan senang.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang membantu manajer proyek mengelola proyek, tim, dan pemangku kepentingan mereka. Dengan alat perencanaan, pelacakan, dan pelaporan, manajer dan tim siap untuk setiap fase proyek. Lihat bagaimana ProjectManager dapat mendukung Anda dan pemangku kepentingan Anda dengan uji coba gratis selama 30 hari ini.