5 Team Productivity Blockers และวิธีเอาชนะพวกเขา

ประสิทธิผลของทีมเป็นหนึ่งในส่วนผสมที่สำคัญที่สุดในธุรกิจ และเป็นความรับผิดชอบของทุกคนที่จะต้องคอยติดตาม หากปราศจากประสิทธิภาพ โปรเจ็กต์อาจล้าหลังเส้นตาย ทำให้ทีมต้องดิ้นรนเพื่อจัดการกับผลที่ตามมา ปัญหาเหล่านี้อาจรุนแรงขึ้นอีกจากการไม่มีสำนักงานจัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

สถานที่ทำงานที่เสียสมาธิอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าความสามารถในการทำงานของทีม—อาจทำให้ธุรกิจสูญเสียรายได้ไปหลายพันล้าน จากผลสำรวจของ Salary.com และ America Online พนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 1.86 ชั่วโมงต่อวันทำงานแปดชั่วโมงกับงานอื่นที่ไม่ใช่งาน ซึ่งทำให้นายจ้างในสหรัฐฯ ต้องสูญเสียผลผลิตไปประมาณ 544 พันล้านดอลลาร์ในแต่ละปี

หากประสิทธิภาพการทำงานเป็นปัญหาในทีมของคุณ ให้พิจารณาตัวบล็อกที่เป็นไปได้มากมาย และคุณจะแก้ไขได้อย่างไร

1. ปัญหาด้านเทคโนโลยี

เทคโนโลยีควรช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ไม่ใช่ทำให้ยากขึ้น อย่างไรก็ตาม การศึกษาใหม่พบว่าเทคโนโลยีกำลังดำเนินการอย่างหลัง จากรายงานของ Udemy's, 2018 Workplace Distraction Report พนักงาน 33% ที่สำรวจกล่าวว่าปัญหาด้านเทคโนโลยีและการเชื่อมต่อเป็นปัญหาที่รบกวนสมาธิและประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานมากที่สุด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันที่สามารถช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีจริง ๆ พร้อมด้วยทรัพยากรในการเรียนรู้และใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านั้น วิธีง่ายๆ ในการพิจารณาว่าเทคโนโลยีเป็นตัวบล็อกประสิทธิภาพการทำงานสำหรับทีมของคุณหรือไม่ ให้ถาม

ส่งแบบสำรวจเพื่อตรวจสอบว่าอะไรช่วยได้และอะไรที่เสียไป แล้วทำการปรับเปลี่ยนตามข้อมูลที่คุณได้รับกลับมา เป็นเรื่องง่ายที่จะถูกฟุ้งซ่านจากปัญหาระดับสูง และลืมเรื่องที่ทำให้เสียเวลาในแต่ละวันซึ่งอาจทำให้คุณต้องเสียประสิทธิภาพการทำงาน

2. ความร่วมมือที่ไม่ดี

เมื่อประสิทธิภาพการทำงานในทีมลดลง คุณอาจต้องทำงานส่วนใหญ่หรือหยิบยื่นให้กับผู้อื่น แม้ว่าสิ่งนี้อาจรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณ แต่ก็ไม่จำเป็น

เมื่อทำงานเป็นทีม สิ่งสำคัญคือปริมาณงานจะสมดุลกันระหว่างสมาชิกในทีม เพื่อให้โครงการสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น Bogdan Carstoiu ซีอีโอของ Hubgets กล่าวว่า "การจัดการโครงการต้องใช้ความพยายามอย่างมากสำหรับหัวหน้าทีมที่เกี่ยวข้อง การจัดการทุกอย่างด้วยตัวเองอาจกลายเป็นเรื่องล้นหลามอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโครงการเจอจุดที่ยากลำบาก เมื่อคุณทำให้การทำงานร่วมกันโดยให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมในกระบวนการ ความรับผิดชอบสามารถแบ่งปันได้ และปริมาณงานสามารถแบ่งออกได้”

การทำงานร่วมกันช่วยลดปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้คุณเป็นผู้นำที่ดีขึ้นได้ ด้วยการปลูกฝังสิ่งนี้ในวัฒนธรรมของทีมของคุณ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการต่างๆ จะยังคงดำเนินไปในทางที่ดี หลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินงบประมาณและความเป็นผู้นำระดับบนที่โกรธจัด

Carstoiu กล่าวต่อว่า "หัวหน้าทีมที่มีส่วนร่วมในการทำงานร่วมกันเป็นทีมมีแนวโน้มที่จะส่งมอบตรงเวลาและได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น การรวมพลังของพวกเขาเข้าด้วยกันทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถเผชิญกับความท้าทายได้ง่ายขึ้นมาก ในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าพวกเขามีพนักงานที่ดีที่สุดที่ทำงานในโครงการนี้”

ที่เกี่ยวข้อง: การใช้กรอบงาน DACI เพื่อการตัดสินใจกลุ่มที่ดีขึ้น

3. การประชุมที่ไม่จำเป็น

การประชุมมีประโยชน์ต่อการสื่อสาร แต่ก็กลายเป็นตัวขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานที่สำคัญสำหรับธุรกิจทุกที่ ในการสำรวจผู้จัดการอาวุโส 182 คนในอุตสาหกรรมต่างๆ:

• 65 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าการประชุมหยุดพวกเขาจากการทำงานให้เสร็จ
• 71 เปอร์เซ็นต์เชื่อว่าการประชุมไม่เกิดผลและไม่มีประสิทธิภาพ
• 64 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าการประชุมขัดจังหวะการคิดอย่างลึกซึ้งของพวกเขา
• 62 เปอร์เซ็นต์เชื่อว่าการประชุมไม่ได้ทำให้ทีมใกล้ชิดกันมากขึ้น

การหาจุดสมดุลระหว่างการประชุมที่ไม่ก่อผลกับการสร้างความมั่นใจว่าทีมทำงานร่วมกันและเชื่อมโยงกันอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ใช้เคล็ดลับง่ายๆ เหล่านี้เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากทั้งสองอย่าง:

• ลงทุนในซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถรายงานความคืบหน้าเกี่ยวกับกำหนดเวลาและเป้าหมายได้โดยไม่ต้องไปตามเวลาและสถานที่ที่กำหนด
• ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมกำหนดเวลาโฟกัส "นอกขอบเขต" ในปฏิทินของตน เพื่อให้พวกเขาสามารถอุทิศเวลาที่ไม่วอกแวกได้ตลอดทั้งวันเพื่อทำงานสำคัญให้เสร็จลุล่วง การบล็อกเวลาสามารถช่วยรักษาตารางเวลาเหล่านี้ได้
• กำหนดเวลาสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง หากการประชุมสิ้นสุดลง ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถออกไปได้ นี้จะช่วยให้ทุกคนในการติดตาม

4. ขาดการจัดระเบียบ

ไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดและใช้เวลานานไปกว่าการค้นหาเอกสารสำคัญผ่านอีเมลเก่าหรือไดรฟ์คอมพิวเตอร์ ทีมของคุณควรสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์และเอกสารที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ระบบการจัดเก็บบนคลาวด์ เช่น Box หรือ Google Drive มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดระเบียบเอกสาร ก้าวไปอีกขั้นด้วยการทำให้แน่ใจว่าการตั้งชื่อเอกสารและโฟลเดอร์ของคุณนั้นเรียบง่ายและตรงไปตรงมา ความสามารถในการค้นหาโฟลเดอร์นั้นดีมาก แต่ถ้าคุณไม่สามารถบอกได้ว่ามันคืออะไร คุณจะสูญเสียคุณค่าในการค้นหามัน

ส่งเสริมให้ทีมของคุณพัฒนากระบวนการที่เหมาะกับพวกเขา แล้วนำไปปฏิบัติร่วมกัน สิ่งนี้สนับสนุนให้พวกเขาเป็นเจ้าขององค์กร เนื่องจากพวกเขามักจะเป็นคนที่เพิ่มโฟลเดอร์และเข้าถึงเอกสารมากที่สุด ในฐานะผู้นำ การดำเนินการนี้จะช่วยขจัดสิ่งพิเศษอย่างหนึ่งออกจากจานของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งความสนใจไปที่การทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ที่เกี่ยวข้อง: ทำไมทีมของฉันไม่ฟังฉันและฉันจะแก้ไขได้อย่างไร

5. การฝึกไม่เพียงพอ

การฝึกอบรมได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน จากการศึกษาก่อนหน้านี้ของ Udemy พบว่า 70% ของผู้ตอบแบบสอบถามเห็นด้วยว่าการฝึกอบรมสามารถช่วยให้ผู้คนสามารถบล็อกสิ่งรบกวนสมาธิได้ดีขึ้น

การฝึกอบรมที่เหมาะสมไม่เพียงแต่มอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับพนักงานของคุณในการทำงานให้ลุล่วง แต่ยังช่วยสร้างความมั่นใจซึ่งจะทำให้พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น เมื่อลงทุนในการฝึกอบรมสำหรับทีมของคุณ ให้พิจารณารูปแบบการเรียนรู้แบบผสมผสาน ซึ่งรวมถึงการเรียนรู้แบบออนไลน์และออฟไลน์แบบผสมผสาน Lisa Burke ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดหาผู้มีความสามารถ อธิบายในบทความสำหรับ Develop Intelligence:

“วิธีการนี้ถูกใช้ครั้งแรกในสภาพแวดล้อมในห้องเรียนเพื่อส่งมอบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน แต่ได้รับความรู้มากมายจากภาคธุรกิจในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เนื่องจากหลักการนี้ใช้ได้กับความต้องการการฝึกอบรมขององค์กรอย่างกว้างขวาง โดยกำหนดให้เป็นวิธีการฝึกอบรมที่เป็นตัวเลือกสำหรับทุกอุตสาหกรรม”

การฝึกอบรมประเภทนี้ช่วยให้พนักงานสามารถเรียนรู้ในรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นแบบตัวต่อตัวหรือแบบตัวต่อตัว ด้วยหลักสูตรออนไลน์ ด้วยองค์ประกอบออนไลน์ พนักงานยังสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด โดยทำโมดูลการเรียนรู้ของตนตามเวลาที่อนุญาต แทนที่จะใช้เวลามากเกินไปกับการเรียนรู้แบบตัวต่อตัว

ที่เกี่ยวข้อง: 15 ตัวเลือกการฝึกอบรมความเป็นผู้นำ

เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด ให้ค้นหาว่าพนักงานสามารถใช้การฝึกอบรมด้านผลิตภาพมากที่สุดได้ที่ใด จากนั้นจึงพัฒนาหลักสูตรสำหรับความต้องการเหล่านั้น คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองหรือจ้างที่ปรึกษาเพื่อทำสิ่งนี้ให้กับคุณ ในท้ายที่สุด หากคุณสามารถผูก ROI ของโปรเจ็กต์ที่เสร็จสมบูรณ์กับจำนวนเงินที่ใช้ไปกับการเพิ่มทักษะให้กับทีมของคุณ มูลค่าก็จะชัดเจน

เอาชนะตัวบล็อกการเพิ่มผลผลิตของคุณ

ในการจัดการโครงการ ผลผลิตเป็นสิ่งสำคัญ ใช้แนวคิดเหล่านี้เพื่อค้นหาว่าอะไรทำให้ทีมของคุณช้าลง และคุณจะปรับปรุงได้อย่างไรเพื่อให้อยู่ในงบประมาณและตรงตามกำหนดเวลา คุณอาจกำลังเผชิญกับปัญหาต่างๆ ปนเปกัน แต่เมื่อระบุแล้ว คุณสามารถดำเนินการแก้ไขและกลายเป็นทีมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

จำไว้ว่าการเป็นผู้นำโดยการเป็นแบบอย่างเป็นสิ่งสำคัญ อย่าเพียงแค่มีการประชุมและร่างแนวทางทั้งหมดที่ทีมของคุณทำพลาดไป นำแนวทางปฏิบัติเหล่านี้ไปใช้ในชีวิตประจำวันของคุณ ให้คนอื่นเห็นว่าคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด และพยายามเลียนแบบคุณ การฝึกฝนสิ่งที่คุณสั่งสอนเป็นก้าวแรกสู่การเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจจะเป็นรูปแบบการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับการทำงานเป็นทีม

มีเครื่องมือเดียวที่สามารถนำคำแนะนำด้านประสิทธิภาพการทำงานส่วนใหญ่ไปใช้ได้หรือไม่ ใช่. ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันผ่านรายการงานออนไลน์ กระดานคัมบัง และแผนภูมิแกนต์ สมาชิกในทีมสามารถสนทนาผ่านการแชทและช่องทางอื่นๆ และจัดเก็บไฟล์โครงการในระบบคลาวด์ในที่เดียวที่สามารถเข้าถึงได้ ดูว่าซอฟต์แวร์ของเราสามารถช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้