5 методов управления проектами, которые должен знать каждый PM

Мир управления проектами огромен. Он охватывает многие отрасли и требует целого ряда навыков. Но общей нитью, связывающей воедино эту разнородную дисциплину, являются методы, которые менеджеры проектов используют для выполнения работы.

Методы управления проектами упрощают планирование и управление проектами и делают их более эффективными. Они могут быть применены к любому проекту, независимо от области или отрасли. А при использовании в тандеме с программным обеспечением для управления проектами они помогают сэкономить время и сократить расходы.

Есть много методов управления проектами на выбор. Вот пять лучших советов, которые должен знать каждый руководитель проекта, чтобы контролировать свои проекты и направлять их к успешным результатам.

1. Структура распределения работ (WBS)

На первый взгляд большие и маленькие проекты могут показаться ошеломляющими. Так много нужно сделать. Идея просто прыгнуть и научиться плавать — это то, как проекты тонут в потерянном времени и затратах. Как известно любому опытному руководителю проекта, все нужно сначала спланировать, прежде чем претворять в жизнь.

Структура декомпозиции работ (WBS) — это способ организовать работу на более мелкие, более управляемые части. Согласно Своду знаний по управлению проектами (PMBOK), WBS представляет собой «ориентированную на результат иерархическую декомпозицию работы, которую должна выполнить команда».

Это означает, что WBS — это графическое представление каждой задачи в проекте. Вверху находится конечный продукт со строкой, которая идет вниз по странице к блоку (или блокам), представляющим более крупные задачи, ведущие к этому завершенному проекту. Каждая из этих коробок затем прикрепляется линиями, которые идут под ней к более мелким задачам.

Разделяй и властвуй

Использование структуры декомпозиции работ позволяет разделить объем проекта на более мелкие части, над которыми может работать команда проекта. По мере того, как уровни WBS идут ниже, появляется больше определенности и детализации. Это обеспечивает своего рода карту задач для проекта.

WBS создается всей командой, которая определяет основные результаты, а затем подразделяет их на все более мелкие подрезультаты. Этот процесс продолжается до тех пор, пока команда не достигнет точки, когда задача может быть выполнена, и кто получит это задание.

WBS определяет и организует проект, но его также можно использовать для разбивки не только задач. Бюджеты могут быть рассчитаны на основе графика разбивки и даже рисков, когда филиал не определен четко. Начните с бесплатного шаблона WBS.

2. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — еще один визуальный метод управления проектами, но у него еще больше применений для менеджера проекта. Создание диаграммы Ганта — это метод, но его можно комбинировать с инструментом диаграммы Ганта, чтобы упростить выполнение этого метода.

Диаграммы Ганта могут помочь не только в планировании и планировании задач в рамках одного или нескольких проектов. Вы также можете планировать и планировать целые проекты, планировать спринты и этапы, планировать работу команд и сравнивать запланированные и фактические сроки в вашем проекте.

Если вы используете онлайн-диаграмму Ганта в ProjectManager, у вас есть свобода корректировать графики по мере необходимости и даже связывать зависимые задачи, просто щелкнув и перетащив. Зависимости задач используются, когда есть задачи, которые нельзя начать, пока не будет завершена другая. Их можно связать в ProjectManager, чтобы не было простоев и блокировок членов команды.

Каждая задача теперь может быть назначена отдельным членам команды, а менеджеры проектов могут автоматизировать уведомления о приближающихся сроках, чтобы следить за выполнением проекта. Когда команда обновляет свой статус, эта информация мгновенно отражается в ProjectManager, поэтому все всегда находятся на одной странице.

3. ПЕРТ

PERT — это аббревиатура, обозначающая технику оценки и анализа программ. Это метод управления проектами, помогающий оценить время. Планирование имеет решающее значение для своевременного завершения проекта, но также и в рамках установленного бюджета. Чем дольше вы работаете, тем больше вы платите.

Итак, как работает PERT? Он управляет вероятностями, используя множество простых статистических методов. PERT разбивает задачи на подробные действия с помощью описанной выше WBS, а затем добавляет их в диаграмму Ганта, чтобы определить взаимозависимые действия. Из этих данных вы создаете наглядную карту сети действий и их взаимозависимостей.

Связанный: Диаграмма Ганта, диаграмма PERT и сетевая диаграмма

На карте узел представляет событие, а действия представлены стрелками, проведенными от одного события к другому в зависимости от его порядка. Исходя из этого, вычисляется самое раннее время (TE) и самое позднее время (TL) для каждого действия, а также резервное время для каждого действия.

4. Метод критического пути (CPM)

Метод критического пути (CPM) является краеугольным камнем методов управления проектами. CPM требует, чтобы вы построили модель проекта, которая включает в себя список всех задач или WBS, продолжительность выполнения каждой из этих задач, какие зависимости, если таковые имеются, связывают задачи и конечные точки, такие как вехи и результаты, для проекта.

С помощью этой информации вы можете рассчитать самый длинный путь от запланированных задач до их завершения, включая самое раннее и самое позднее время, когда эти задачи могут начинаться и заканчиваться, не влияя на расписание проекта. Теперь вы знаете, какие задачи имеют решающее значение для проекта, а какие имеют плавающие сроки или могут быть отложены без увеличения сроков проекта.

Следовательно, как метод управления проектами, CPM представляет собой последовательность задач, которые в сумме составляют наибольшую общую продолжительность, независимо от того, есть ли резерв (будь то свободный резерв, который является зависимой задачей, или общий резерв, являющийся общим проектом) или нет. Имея эту информацию, вы можете определить кратчайшее время, необходимое для завершения проекта.

Не все инструменты управления проектами могут автоматически фильтровать критический путь. Вы должны сделать расчеты самостоятельно. Но ProjectManager находит критический путь одним щелчком мыши в представлении Ганта, экономя ваше драгоценное время. Как только ваш график будет спланирован, установите базовый уровень на диаграмме Ганта. Это позволяет вам сравнивать ваш фактический прогресс с запланированными усилиями, что помогает вам не сбиться с пути.

Критический путь улучшает расстановку приоритетов и процесс принятия решений

CPM — это действительно алгоритм, используемый для помощи в принятии решений. Принимая конкретные данные (время начала, продолжительность, время окончания), он определяет, какие действия являются наиболее важными или критическими для успеха проекта.

Что касается работы с непредвиденными обстоятельствами, которые всегда подстерегают в любом проекте, CPM имеет так называемое ускоренное отслеживание. Это процесс параллельного выполнения нескольких задач на критическом пути. Что это делает, так это сокращает общее время проекта. Это работает только в том случае, если задача не является зависимой. Но это требует дополнительных ресурсов и может повлиять на качество.

В целом CPM помогает сократить задержки за счет оптимизации работы на критическом пути. Он также может визуализировать зависимости, что позволяет расставлять приоритеты для задач. CPM улучшает организацию, разбивая результаты на последовательности. Это повышает эффективность и помогает рассчитать резерв для лучшего распределения ресурсов.

5. Канбан

Канбан используется в бережливом производстве и выглядит как серия карточек на доске, которая используется для визуализации рабочего процесса.

Канбан можно использовать в качестве метода управления проектами, чтобы помочь отслеживать и управлять проектами, делая акцент на непрерывной доставке, не возлагая слишком большой нагрузки на команду. Канбан помогает команде проекта более эффективно работать вместе.

Программное обеспечение для управления проектами выводит канбан на новый уровень. ProjectManager имеет представление доски, которое синхронизируется со всеми другими представлениями проекта, позволяя командам работать так, как они хотят. Все обновления отражаются во всем инструменте. Команды любят, как они могут управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты. Менеджеры получают прозрачность, они хотят видеть потенциальные блоки и быстро перераспределять ресурсы, чтобы обеспечить бесперебойное производство.

Доска проекта помогает членам команды визуализировать то, что они должны сделать сегодня, рассматривая свою задачу в более широком контексте других. Это ограничивает объем незавершенной работы (WIP) и уравновешивает рабочий процесс, чтобы не перегружать команду. Поскольку карты на доске могут иметь приоритет, рабочий процесс улучшается. Как только одна задача выполнена, карточка перемещается в следующий столбец, и член команды начинает с карточки, которая находится в верхней части столбца дел.

Этот метод управления проектами способствует созданию среды для непрерывного сотрудничества и позволяет команде вносить изменения и улучшать рабочий процесс. Канбан особенно подходит для гибких проектов, но его можно применять к любому проекту, и его используют более визуальные мыслители.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое имеет функции, улучшающие методы управления проектами, и интегрирует их с панелью управления в режиме реального времени для мониторинга и составления отчетов о ходе выполнения. Онлайн-диаграммы Ганта могут загружать WBS и другие MS Project или электронные таблицы, чтобы дать вам больший контроль. В то время как наши канбан-доски визуализируют рабочий процесс и помогают командам сотрудничать и работать более эффективно вместе. Попробуйте бесплатно, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.