Cum să creați un spațiu de lucru mai bun pentru echipa dvs. de marketing de conținut [Instrumente]

În urmă cu câțiva ani, oamenii vorbeau despre a face locul de muncă mai potrivit pentru toată lumea. Astăzi, având în vedere rolul în schimbare al biroului fizic, conversația s-a îndreptat către spațiul de lucru.

Un spațiu de lucru de succes funcționează ca o comunitate, cu o comunicare constantă, receptivitate și flexibilitate. Provocările de a lucra eficient în roluri individuale și ca grup rămân indiferent dacă echipa de conținut lucrează sau nu în același loc.

Această listă de instrumente de acces îi ajută pe scriitorii și editorii echipei mele să lucreze bine în diferite locații și fusuri orare.

1. Ghiduri și resurse centrale, de acces

Asigurați-vă că membrii echipei dvs. se pot familiariza rapid cu strategia de marketing de conținut a companiei dvs. și cu pașii de implementare, astfel încât toată lumea să lucreze de pe aceeași pagină.

Ghidurile și procesele documentate pe care le împărtășim includ:

• Voce și mesagerie de marcă
• Ghidurile de stil ale companiei și optimizarea generală a cuvintelor cheie, formatarea și alte detalii
• Ghiduri de stil individuale pentru tactici de conținut

Ghidurile dedicate pentru fiecare format de conținut asigură că toată lumea este pe aceeași pagină. Avem ghiduri de stil specifice pentru:

• Pagini de destinație – documentarea modului de a crea un amestec de conținut scris și vizual care face conversie.
• Articole de blog și postări ale invitaților – care detaliază includerea cuvintelor cheie, etichetele de titlu și structura conținutului.
• Copie prin e-mail și buletine informative – care prezintă șabloane bazate pe obiective, cum ar fi prezentari, distribuție de conținut și alte oferte promoționale. (Folosim Omnisend pentru a eficientiza mesajele noastre de e-mail și pentru a îmbunătăți ratele de deschidere.)

Aceste ghiduri documentate se află în dosare de resurse partajate de pe Google Drive, pentru a le face accesibile tuturor celor din echipa de conținut.

SFAT: Folosim aplicația Loom pentru a înregistra videoclipuri scurte care abordează erori și remedieri obișnuite. Aceste videoclipuri pot consolida zonele în care echipa dvs. trebuie să acorde mai multă atenție ghidurilor dvs. de stil.

2. Rezumate detaliate ale sarcinilor

Scriem un brief detaliat pentru fiecare sarcină pentru a menține transparența și a minimiza nevoia de revizuiri.

Acest exemplu de rezumat creat pentru o postare planificată pentru oaspeți include trei coloane - detalii, descriere și observații ale scriitorului (dacă este necesar). Coloana din stânga afișează tipul postării, titlul, dacă titlul a fost revizuit de editorul șef, descrierea sugerată clientului, numărul de cuvinte, site-ul țintă, regulile site-ului țintă și publicul țintă.

3. Management de proiect prin Teamline sau ClickUp

Pentru a crea un flux de lucru de conținut, integrăm Teamline cu Slack. Instrumentul de management al proiectelor ne permite să eficientizăm toate sarcinile și să urmărim progresul.

Teamline permite utilizatorilor să creeze sarcini în canalele de proiect, să le atribuie „persoanei în cauză”, să adauge date limită și să adauge etichete personalizate. Folosim etichete personalizate pentru a identifica prioritatea sarcinilor – medie, importante, urgente etc.

Când lucrăm cu liber profesioniști, folosim ClickUp pentru a atribui sarcini și pentru a urmări progresul. ClickUp include sute de caracteristici personalizabile care mă ajută să-mi simplific fluxul de lucru și să economisesc timp. Și păstrează urmărirea independenților în afara canalelor noastre interne Slack.

Creăm un card separat pentru fiecare sarcină. Apoi putem muta rapid cardurile de sarcini individuale în liste precum „alocate”, „pentru revizuire”, „aprobat” sau „publicat”. Acest lucru ne permite să urmărim progresul fiecărei sarcini și să stabilim mai bine data publicării acesteia.

De asemenea, ne permite să vedem ce sarcini de liber profesionist sunt pe lista aprobată, astfel încât să știm ce facturi trebuie plătite.

De asemenea, ClickUp ne ajută să planificăm, să urmărim și să creăm un flux de lucru pentru campaniile noastre de marketing de conținut. Această captură de ecran a interfeței ClickUp arată o listă de activități separate după tip (probleme găsite, revizuite și gata). Desemnatarul, data scadentă (dacă este atribuită), etapa (inițiere, planificare, execuție) și detalii de prioritate apar, de asemenea, pentru fiecare sarcină.

4. Un instrument de urmărire a disponibilității integrat cu un instrument de mesagerie

Slack este o platformă excelentă pentru comunicarea în echipă. Am adăugat instrumentul Mesasix Time Tracker, permițându-ne să vedem cine s-a autentificat, este în pauză și este disponibil pentru discuții.

Cu aceste informații, întrerupem oamenii în mijlocul a ceva important. Vă poate ajuta să îmbunătățiți satisfacția angajaților și, la rândul său, eficiența echipei dvs.

Integrarea Mesasix poate ajuta, de asemenea, să urmăriți timpul general al angajaților pentru a informa procesarea salariilor prin contabilitate.

5. Google Docs pentru o colaborare ușoară

Folosim Google Docs pentru a colabora și a lucra în echipă pentru a crea conținut. Mai mulți scriitori și editori pot lucra la același document simultan. De asemenea, putem urmări cine a făcut ce editări și când. Dacă este necesar, putem restabili oricând versiuni mai vechi ale documentului.

Instrumentul Google Docs vă permite să automatizați un cuprins, să adăugați comentarii și să atribuiți elemente de acțiune părții responsabile pentru a asigura o colaborare fără probleme în echipă.

6. Instrumente de comunicare pentru mesagerie și întâlnire

Comunicarea transparentă și ușoară între membrii echipei de conținut vă ajută să mențineți relații puternice și de durată în organizația dvs. și cu liber profesioniști.

După cum am menționat, folosim Slack pentru a comunica. Am creat canale separate pentru anunțuri majore ale companiei, linii directoare specifice de proiect și sfaturi de scriere. Acest lucru îi ajută pe membrii echipei să obțină rapid informațiile pe care le doresc, să ridice întrebări și să obțină feedback rapid.

Când reunim echipa pe Zoom (puteți folosi unul dintre aceste instrumente alternative de video-conferință ), înregistrăm întâlniri legate de muncă pentru referințe viitoare și pentru oricine nu poate participa la întâlnire.

Treci la treabă

Gestionarea unei echipe de conținut are provocările sale. Dar indiferent unde funcționează, vă puteți scala succesul de marketing de conținut cu arsenalul potrivit de instrumente.

Ce instrumente consideră utile echipa dvs. de conținut? Ce întrebări aveți despre alegerea instrumentului potrivit? Vă rugăm să împărtășiți în comentarii.

Toate instrumentele menționate sunt identificate de autor. Dacă aveți un instrument suplimentar de sugerat, vă rugăm să îl adăugați în comentarii.

Acest articol este actualizat de la unul publicat inițial pe 8 iulie 2020.