Come creare uno spazio di lavoro migliore per il tuo team di content marketing [Strumenti]

Qualche anno fa si parlava di rendere il posto di lavoro più adatto a tutti. Oggi, dato il ruolo mutevole dell'ufficio fisico, la conversazione si è spostata sullo spazio di lavoro.

Uno spazio di lavoro di successo funziona come una comunità, con comunicazione, reattività e flessibilità coerenti. Le sfide di lavorare in modo efficiente in ruoli individuali e come gruppo rimangono indipendentemente dal fatto che il tuo team di contenuti lavori o meno nello stesso posto.

Questo elenco di strumenti di riferimento aiuta gli autori e gli editori del mio team a lavorare bene in tutte le località e fusi orari.

1. Centrali, guide e risorse di riferimento

Assicurati che i membri del tuo team possano familiarizzare rapidamente con la strategia di content marketing della tua azienda e le fasi di implementazione in modo che tutti lavorino dalla stessa pagina.

Le guide e i processi documentati che condividiamo includono:

• Voce e messaggistica del marchio
• Guide di stile aziendale e ottimizzazione generale delle parole chiave, formattazione e altri dettagli
• Guide di stile individuali per tattiche di contenuto

Guide dedicate per ogni formato di contenuto assicurano che tutti siano sulla stessa pagina. Abbiamo guide di stile specifiche per:

• Pagine di destinazione: documentano come creare un mix di contenuti scritti e visivi che convertono.
• Articoli di blog e post degli ospiti: dettagli sull'inclusione di parole chiave, tag di intestazione e struttura dei contenuti.
• Copia e-mail e newsletter: presentazione di modelli basati su obiettivi come presentazioni, distribuzione di contenuti e altre offerte promozionali. (Utilizziamo Omnisend per semplificare i nostri messaggi e-mail e migliorare i tassi di apertura.)

Queste guide documentate risiedono in cartelle di risorse condivise su Google Drive per renderle accessibili a tutti i membri del team dei contenuti.

SUGGERIMENTO: utilizziamo l'app Loom per registrare brevi video che affrontano errori e correzioni comuni. Questi video possono rafforzare le aree in cui il tuo team deve prestare maggiore attenzione alle tue guide di stile.

2. Riassunti dettagliati delle attività

Scriviamo un brief dettagliato per ogni attività per mantenere la trasparenza e ridurre al minimo la necessità di revisioni.

Questo esempio di brief creato per un guest post pianificato include tre colonne: dettagli, descrizione e commenti dello scrittore (se necessario). La colonna di sinistra elenca il tipo di post, il titolo, se il titolo è stato rivisto dal caporedattore, la descrizione suggerita al cliente, il conteggio delle parole, il sito di destinazione, le linee guida del sito di destinazione e il pubblico di destinazione.

3. Gestione del progetto tramite Teamline o ClickUp

Per creare un flusso di lavoro dei contenuti, integriamo Teamline con Slack. Lo strumento di gestione del progetto ci consente di semplificare tutte le attività e tenere sotto controllo i progressi.

Teamline consente agli utenti di creare attività nei canali del progetto, assegnarle alla "persona interessata", aggiungere date di scadenza e aggiungere etichette personalizzate. Utilizziamo etichette personalizzate per identificare la priorità delle attività: media, importante, urgente, ecc.

Quando lavoriamo con i freelance, utilizziamo ClickUp per assegnare compiti e tenere traccia dei progressi. ClickUp include centinaia di funzionalità personalizzabili che mi aiutano a semplificare il mio flusso di lavoro e a risparmiare tempo. E mantiene il monitoraggio dei freelance fuori dai nostri canali Slack interni.

Creiamo una scheda separata per ogni incarico. Quindi possiamo spostare rapidamente le singole schede attività in elenchi come "assegnato", "per revisione", "approvato" o "pubblicato". Ciò ci consente di tenere traccia dei progressi di ciascun incarico e di determinarne meglio la data di pubblicazione.

Ci consente inoltre di vedere quali incarichi di freelance sono presenti nell'elenco approvato in modo da sapere quali fatture devono essere pagate.

ClickUp ci aiuta anche a pianificare, monitorare e creare un flusso di lavoro per le nostre campagne di content marketing. Questa schermata dell'interfaccia ClickUp mostra un elenco di attività separate per tipo (problemi trovati, revisione e pronti). Per ogni attività vengono visualizzati anche assegnatario, data di scadenza (se assegnata), fase (avvio, pianificazione, esecuzione) e priorità.

4. Un tracker di disponibilità integrato con uno strumento di messaggistica

Slack è una piattaforma eccellente per la comunicazione di gruppo. Abbiamo aggiunto lo strumento Mesasix Time Tracker, permettendoci di vedere chi ha effettuato l'accesso, è in pausa ed è disponibile per le discussioni.

Con queste informazioni, interrompiamo le persone nel bel mezzo di qualcosa di importante. Può aiutarti a migliorare la soddisfazione dei dipendenti e, di conseguenza, l'efficienza del tuo team.

L'integrazione di Mesasix può anche aiutare a tenere traccia del tempo complessivo dei dipendenti per informare l'elaborazione delle buste paga in base alla contabilità.

5. Google Docs per una facile collaborazione

Utilizziamo Google Docs per collaborare e lavorare come una squadra per creare contenuti. Più scrittori ed editori possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. Possiamo anche tenere d'occhio chi ha apportato modifiche e quando. Se necessario, possiamo ripristinare le versioni precedenti del documento in qualsiasi momento.

Lo strumento Google Documenti ti consente di automatizzare un sommario, aggiungere commenti e assegnare elementi di azione alla parte responsabile per garantire una collaborazione fluida del team.

6. Strumenti di comunicazione per messaggistica e riunioni

Una comunicazione trasparente e fluida tra i membri del tuo team di contenuti ti aiuta a mantenere relazioni forti e durature nella tua organizzazione e con i freelance.

Come ho detto, usiamo Slack per comunicare. Abbiamo creato canali separati per annunci aziendali importanti, linee guida di progetto specifiche e suggerimenti per la scrittura. Questo aiuta i membri del team a ottenere rapidamente le informazioni che desiderano, sollevare domande e ottenere feedback rapidi.

Quando riuniamo il team su Zoom (potresti utilizzare uno di questi strumenti di videoconferenza alternativi ), registriamo le riunioni relative al lavoro per riferimento futuro e per chiunque non possa partecipare alla riunione.

Andare al lavoro

La gestione di un team di contenuti ha le sue sfide. Ma non importa dove lavorano, puoi aumentare il successo del tuo content marketing con il giusto arsenale di strumenti.

Quali strumenti il ​​tuo team di contenuti trova utili? Quali domande hai sulla scelta dello strumento giusto? Per favore condividi nei commenti.

Tutti gli strumenti menzionati sono identificati dall'autore. Se hai uno strumento aggiuntivo da suggerire, aggiungilo nei commenti.

Questo articolo è aggiornato da quello originariamente pubblicato l'8 luglio 2020.