So schaffen Sie einen besseren Arbeitsplatz für Ihr Content-Marketing-Team [Tools]

Vor einigen Jahren sprach man davon, den Arbeitsplatz für alle geeigneter zu machen. Angesichts der sich verändernden Rolle des physischen Büros hat sich das Gespräch heute auf den Arbeitsplatz verlagert.

Ein erfolgreicher Arbeitsplatz funktioniert wie eine Gemeinschaft, mit konsistenter Kommunikation, Reaktionsfähigkeit und Flexibilität. Die Herausforderungen der effizienten Arbeit in einzelnen Rollen und als Gruppe bleiben bestehen, unabhängig davon, ob Ihr Content-Team am selben Ort arbeitet oder nicht.

Diese Liste der wichtigsten Tools hilft den Autoren und Redakteuren meines Teams, über Standorte und Zeitzonen hinweg gut zu arbeiten.

1. Zentrale Leitfäden und Ressourcen

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Teammitglieder schnell mit der Content-Marketing-Strategie und den Implementierungsschritten Ihres Unternehmens vertraut machen können, damit alle auf derselben Seite arbeiten.

Zu den dokumentierten Leitfäden und Prozessen, die wir teilen, gehören:

• Markenstimme und Botschaften
• Unternehmens-Styleguides und allgemeine Keyword-Optimierung, Formatierung und andere Details
• Individuelle Styleguides für Content-Taktiken

Spezielle Leitfäden für jedes Inhaltsformat stellen sicher, dass alle auf derselben Seite sind. Wir haben spezielle Styleguides für:

• Landingpages – Dokumentieren, wie man eine Mischung aus geschriebenen und visuellen Inhalten erstellt, die konvertiert.
• Blog-Artikel und Gastbeiträge – detaillierte Keyword-Integration, Überschriften-Tags und Inhaltsstruktur.
• E-Mail-Kopie und Newsletter – Präsentieren von Vorlagen basierend auf Zielen wie Pitches, Inhaltsverteilung und anderen Werbeangeboten. (Wir verwenden Omnisend, um unsere E-Mail-Nachrichten zu optimieren und die Öffnungsraten zu verbessern.)

Diese dokumentierten Leitfäden befinden sich in freigegebenen Ressourcenordnern auf Google Drive, damit sie allen im Inhaltsteam zugänglich sind.

TIPP: Wir verwenden die Loom-App, um kurze Videos aufzunehmen, in denen häufige Fehler und Korrekturen angesprochen werden. Diese Videos können die Bereiche verstärken, in denen Ihr Team Ihren Styleguides mehr Aufmerksamkeit schenken muss.

2. Detaillierte Aufgabenbeschreibungen

Wir schreiben für jede Aufgabe ein detailliertes Briefing, um die Transparenz zu wahren und die Notwendigkeit von Überarbeitungen zu minimieren.

Dieses Beispiel für ein Kurzprofil, das für einen geplanten Gastbeitrag erstellt wurde, enthält drei Spalten – Details, Beschreibung und Anmerkungen des Autors (falls erforderlich). Die linke Spalte listet den Beitragstyp, den Titel, ob der Titel vom Chefredakteur überprüft wurde, die dem Kunden vorgeschlagene Beschreibung, die Wortzahl, die Zielseite, die Richtlinien für die Zielseite und die Zielgruppe auf.

3. Projektmanagement über Teamline oder ClickUp

Um einen Content-Workflow zu erstellen, integrieren wir Teamline mit Slack. Mit dem Projektmanagement-Tool können wir alle Aufgaben rationalisieren und den Fortschritt im Auge behalten.

Mit Teamline können Benutzer Aufgaben in Projektkanälen erstellen, sie der „betroffenen Person“ zuweisen, Fälligkeitsdaten hinzufügen und benutzerdefinierte Labels hinzufügen. Wir verwenden benutzerdefinierte Labels, um die Priorität der Aufgaben zu identifizieren – mittel, wichtig, dringend usw.

Bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern verwenden wir ClickUp, um Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. ClickUp enthält Hunderte von anpassbaren Funktionen, die mir helfen, meinen Arbeitsablauf zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Und es hält das Freelancer-Tracking aus unseren internen Slack-Kanälen heraus.

Wir erstellen für jede Aufgabe eine separate Karte. Dann können wir einzelne Aufgabenkarten schnell in Listen wie „zugewiesen“, „zur Überprüfung“, „genehmigt“ oder „veröffentlicht“ verschieben. Dadurch können wir den Fortschritt jeder Aufgabe verfolgen und das Veröffentlichungsdatum besser bestimmen.

Es lässt uns auch sehen, welche freiberuflichen Aufträge auf der genehmigten Liste stehen, damit wir wissen, welche Rechnungen bezahlt werden müssen.

ClickUp hilft uns auch bei der Planung, Verfolgung und Erstellung eines Workflows für unsere Content-Marketing-Kampagnen. Dieser Screenshot der ClickUp-Benutzeroberfläche zeigt eine nach Typ getrennte Liste von Aufgaben (Probleme gefunden, überprüft und fertig). Für jede Aufgabe werden auch Angaben zum Beauftragten, Fälligkeitsdatum (falls zugewiesen), Phase (Initiierung, Planung, Ausführung) und Prioritätsdetails angezeigt.

4. Ein Verfügbarkeits-Tracker, der in ein Messaging-Tool integriert ist

Slack ist eine hervorragende Plattform für die Teamkommunikation. Wir haben das Tool Mesasix Time Tracker hinzugefügt, mit dem wir sehen können, wer sich angemeldet hat, in der Pause ist und für Diskussionen zur Verfügung steht.

Mit diesen Informationen unterbrechen wir Menschen mitten in etwas Wichtigem. Es kann Ihnen helfen, die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Effizienz Ihres Teams zu verbessern.

Die Mesasix-Integration kann auch dabei helfen, die Gesamtzeit der Mitarbeiter zu verfolgen, um die Gehaltsabrechnung durch die Buchhaltung zu informieren.

5. Google Docs für eine einfache Zusammenarbeit

Wir verwenden Google Docs, um zusammenzuarbeiten und als Team Inhalte zu erstellen. Mehrere Autoren und Redakteure können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Wir können auch im Auge behalten, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Bei Bedarf können wir jederzeit ältere Versionen des Dokuments wiederherstellen.

Mit dem Google Docs-Tool können Sie ein Inhaltsverzeichnis automatisieren, Kommentare hinzufügen und der verantwortlichen Partei Aktionspunkte zuweisen, um eine reibungslose Teamzusammenarbeit zu gewährleisten.

6. Kommunikationstools für Messaging und Meetings

Eine transparente und reibungslose Kommunikation zwischen den Mitgliedern Ihres Content-Teams hilft Ihnen, starke, dauerhafte Beziehungen in Ihrem Unternehmen und mit Freiberuflern aufrechtzuerhalten.

Wie ich bereits erwähnt habe, verwenden wir Slack zur Kommunikation. Wir haben separate Kanäle für wichtige Unternehmensankündigungen, spezifische Projektrichtlinien und Schreibtipps eingerichtet. Dies hilft Teammitgliedern, schnell die gewünschten Informationen zu erhalten, Fragen zu stellen und schnelles Feedback zu erhalten.

Wenn wir das Team auf Zoom zusammenbringen (Sie können eines dieser alternativen Videokonferenz-Tools verwenden ), zeichnen wir arbeitsbezogene Besprechungen zur späteren Bezugnahme und für alle auf, die nicht an der Besprechung teilnehmen können.

Mach dich an die Arbeit

Das Management eines Content-Teams hat seine Herausforderungen. Aber egal, wo sie arbeiten, Sie können Ihren Content-Marketing-Erfolg mit dem richtigen Arsenal an Tools skalieren.

Welche Tools findet Ihr Content-Team hilfreich? Welche Fragen haben Sie zur Auswahl des richtigen Tools? Bitte teilen Sie in den Kommentaren.

Alle erwähnten Tools sind vom Autor identifiziert. Wenn Sie ein zusätzliches Tool vorschlagen möchten, fügen Sie es bitte in den Kommentaren hinzu.

Dieser Artikel wurde von einem Artikel aktualisiert, der ursprünglich am 8. Juli 2020 veröffentlicht wurde.