Как улучшить рабочее пространство для вашей команды контент-маркетинга [Инструменты]

Несколько лет назад люди говорили о том, чтобы сделать рабочее место более подходящим для всех. Сегодня, учитывая изменение роли физического офиса, разговор зашел о рабочем пространстве.

Успешное рабочее пространство работает как сообщество, с постоянным общением, отзывчивостью и гибкостью. Проблемы эффективной работы в отдельных ролях и в группе остаются вне зависимости от того, работает ли ваша команда по контенту в одном и том же месте.

Этот список полезных инструментов помогает авторам и редакторам моей команды хорошо работать в разных местах и ​​часовых поясах.

1. Центральные руководства и ресурсы

Убедитесь, что члены вашей команды могут быстро ознакомиться со стратегией контент-маркетинга вашей компании и этапами реализации, чтобы все работали с одной страницы.

Документированные руководства и процессы, которыми мы делимся, включают:

• Голос бренда и обмен сообщениями
• Руководства по фирменному стилю и общая оптимизация ключевых слов, форматирование и другие детали
• Индивидуальные руководства по стилю для тактики контента

Специальные руководства для каждого формата контента гарантируют, что все будут на одной странице. У нас есть специальные руководства по стилю для:

• Целевые страницы — документирование того, как создать сочетание письменного и визуального контента, которое конвертирует.
• Статьи в блогах и гостевые посты с подробным описанием включения ключевых слов, тегов заголовков и структуры контента.
• Копии электронной почты и информационные бюллетени — демонстрация шаблонов на основе таких целей, как презентации, распространение контента и другие рекламные предложения. (Мы используем Omnisend для оптимизации наших сообщений электронной почты и повышения открываемости.)

Эти задокументированные руководства находятся в общих папках ресурсов на Google Диске, чтобы сделать их доступными для всех участников группы контента.

СОВЕТ. Мы используем приложение Loom для записи коротких видеороликов с описанием распространенных ошибок и их исправлений. Эти видеоролики могут усилить те области, в которых ваша команда должна уделять больше внимания вашим руководствам по стилю.

2. Подробные описания задач

Мы пишем подробный бриф для каждой задачи, чтобы сохранить прозрачность и свести к минимуму необходимость доработок.

Этот пример брифа, созданного для запланированного гостевого поста, включает три столбца — детали, описание и комментарии автора (при необходимости). В левом столбце перечислены тип сообщения, заголовок, был ли заголовок проверен главным редактором, описание, предложенное клиенту, количество слов, целевой сайт, правила целевого сайта и целевая аудитория.

3. Управление проектом через Teamline или ClickUp

Чтобы создать рабочий процесс контента, мы интегрируем Teamline со Slack. Инструмент управления проектами позволяет нам оптимизировать все задачи и следить за ходом выполнения.

Teamline позволяет пользователям создавать задачи в каналах проекта, назначать их «заинтересованному лицу», добавлять сроки выполнения и добавлять собственные метки. Мы используем настраиваемые метки для определения приоритета задач — средний, важный, срочный и т. д.

При работе с фрилансерами мы используем ClickUp для постановки задач и отслеживания прогресса. ClickUp включает в себя сотни настраиваемых функций, которые помогают мне упростить рабочий процесс и сэкономить время. И он не позволяет отслеживать внештатных сотрудников из наших внутренних каналов Slack.

Для каждого задания мы создаем отдельную карточку. Затем мы можем быстро перемещать отдельные карточки задач в такие списки, как «назначено», «на рассмотрение», «утверждено» или «опубликовано». Это позволяет нам отслеживать ход выполнения каждого задания и лучше определять дату его публикации.

Это также позволяет нам видеть, какие внештатные задания находятся в утвержденном списке, чтобы мы знали, какие счета должны быть оплачены.

ClickUp также помогает нам планировать, отслеживать и создавать рабочий процесс для наших контент-маркетинговых кампаний. На этом снимке экрана интерфейса ClickUp показан список задач, разделенных по типам (найдены проблемы, рассмотрены и готовы). Для каждой задачи также отображаются сведения об исполнителе, сроке выполнения (если он назначен), стадии (инициация, планирование, выполнение) и приоритете.

4. Трекер доступности, интегрированный с инструментом обмена сообщениями

Slack — отличная платформа для командного общения. Мы добавили в него инструмент Mesasix Time Tracker, позволяющий видеть, кто вошел в систему, находится в перерыве и доступен для обсуждения.

С помощью этой информации мы прерываем людей посреди чего-то важного. Это может помочь вам повысить удовлетворенность сотрудников и, в свою очередь, эффективность вашей команды.

Интеграция Mesasix также может помочь отслеживать общее время сотрудников, чтобы информировать об обработке заработной платы бухгалтерией.

5. Документы Google для удобной совместной работы

Мы используем Google Docs для совместной работы и совместной работы над созданием контента. Несколько авторов и редакторов могут работать над одним и тем же документом одновременно. Мы также можем следить за тем, кто вносил какие правки и когда. При необходимости мы можем в любой момент восстановить старые версии документа.

Инструмент Google Docs позволяет автоматизировать оглавление, добавлять комментарии и назначать действия ответственной стороне, чтобы обеспечить бесперебойную совместную работу команды.

6. Коммуникационные инструменты для обмена сообщениями и встреч

Прозрачное и плавное общение между членами вашей команды по контенту помогает вам поддерживать прочные и длительные отношения в вашей организации и с фрилансерами.

Как я уже говорил, мы используем Slack для общения. Мы создали отдельные каналы для основных объявлений компании, конкретных руководств по проектам и советов по написанию. Это помогает членам команды быстро получать нужную им информацию, задавать вопросы и быстро получать обратную связь.

Когда мы собираем команду в Zoom (вы можете использовать один из этих альтернативных инструментов видеоконференций ), мы записываем связанные с работой встречи для дальнейшего использования и для всех, кто не может прийти на встречу.

Принимайтесь за работу

У управления контент-командой есть свои проблемы. Но независимо от того, где они работают, вы можете масштабировать свой успех в контент-маркетинге с помощью правильного арсенала инструментов.

Какие инструменты ваша контент-команда считает полезными? Какие вопросы у вас есть о выборе правильного инструмента? Пожалуйста, поделитесь в комментариях.

Все упомянутые инструменты идентифицированы автором. Если у вас есть дополнительный инструмент, чтобы предложить, пожалуйста, добавьте его в комментариях.

Эта статья обновлена ​​по сравнению с статьей, первоначально опубликованной 8 июля 2020 г.