Jak stworzyć lepszą przestrzeń do pracy dla zespołu ds. marketingu treści [Narzędzia]

Kilka lat temu ludzie mówili o tym, aby miejsce pracy było bardziej odpowiednie dla wszystkich. Dzisiaj, biorąc pod uwagę zmieniającą się rolę fizycznego biura, rozmowa zeszła na przestrzeń roboczą.

Udane miejsce pracy działa jak społeczność, ze stałą komunikacją, szybkością reakcji i elastycznością. Wyzwania związane z efektywną pracą w poszczególnych rolach iw grupie pozostają bez względu na to, czy Twój zespół ds. treści pracuje w tym samym miejscu.

Ta lista podstawowych narzędzi ułatwia autorom i redaktorom mojego zespołu dobrą pracę w różnych lokalizacjach i strefach czasowych.

1. Centralne, dostępne przewodniki i zasoby

Upewnij się, że członkowie Twojego zespołu mogą szybko zapoznać się ze strategią content marketingu Twojej firmy i krokami wdrażania, aby wszyscy pracowali na tej samej stronie.

Udokumentowane przewodniki i procesy, które udostępniamy, obejmują:

• Głos i wiadomości marki
• Przewodniki po stylu firmowym i ogólna optymalizacja słów kluczowych, formatowanie i inne szczegóły
• Indywidualne przewodniki stylistyczne dotyczące taktyk dotyczących treści

Dedykowane przewodniki dla każdego formatu treści zapewniają, że wszyscy są na tej samej stronie. Mamy specjalne przewodniki po stylu dla:

• Strony docelowe – dokumentujące, jak stworzyć mieszankę treści pisanej i wizualnej, która konwertuje.
• Artykuły na blogach i posty gościnne – szczegółowe informacje o uwzględnieniu słów kluczowych, tagach nagłówków i strukturze treści.
• Kopie wiadomości e-mail i biuletyny — prezentujące szablony oparte na celach, takich jak oferty, dystrybucja treści i inne oferty promocyjne. (Używamy Omnisend, aby usprawnić nasze wiadomości e-mail i poprawić wskaźniki otwarć).

Te udokumentowane przewodniki znajdują się w udostępnionych folderach zasobów na Dysku Google, dzięki czemu są dostępne dla wszystkich członków zespołu ds. treści.

WSKAZÓWKA: Używamy aplikacji Loom do nagrywania krótkich filmów przedstawiających typowe błędy i poprawki. Te filmy mogą wzmocnić obszary, w których Twój zespół musi zwrócić większą uwagę na Twoje przewodniki po stylu.

2. Szczegółowe opisy zadań

Piszemy szczegółowy opis każdego zadania, aby zachować przejrzystość i zminimalizować potrzebę poprawek.

Ten przykład briefu przygotowanego dla planowanego wpisu gościnnego zawiera trzy kolumny – szczegóły, opis i uwagi autora (w razie potrzeby). Lewa kolumna zawiera typ postu, tytuł, czy tytuł został sprawdzony przez redaktora naczelnego, opis sugerowany klientowi, liczbę słów, witrynę docelową, wytyczne dotyczące witryny docelowej i grupę docelową.

3. Zarządzanie projektami przez Teamline lub ClickUp

Aby stworzyć workflow treści, integrujemy Teamline ze Slackiem. Narzędzie do zarządzania projektami pozwala nam usprawnić wszystkie zadania i śledzić postępy.

Teamline pozwala użytkownikom tworzyć zadania w kanałach projektu, przypisywać je do „zainteresowanych osób”, dodawać terminy i dodawać niestandardowe etykiety. Używamy niestandardowych etykiet do określania priorytetu zadań – średni, ważny, pilny itp.

Podczas pracy z freelancerami używamy ClickUp do przydzielania zadań i śledzenia postępów. ClickUp zawiera setki konfigurowalnych funkcji, które pomagają mi uprościć przepływ pracy i zaoszczędzić czas. I utrzymuje niezależne śledzenie poza naszymi wewnętrznymi kanałami Slack.

Do każdego zlecenia tworzymy osobną kartę. Następnie możemy szybko przenosić poszczególne karty zadań na listy typu „przypisane”, „do sprawdzenia”, „zatwierdzone” czy „opublikowane”. Dzięki temu możemy śledzić postęp każdego zadania i lepiej określić datę jego publikacji.

Pozwala nam również zobaczyć, które zlecenia zewnętrzne znajdują się na zatwierdzonej liście, dzięki czemu wiemy, które faktury należy opłacić.

ClickUp pomaga nam również planować, śledzić i tworzyć przepływ pracy dla naszych kampanii content marketingowych. Ten zrzut ekranu interfejsu ClickUp pokazuje listę zadań rozdzielonych według typu (znalezione problemy, przejrzane i gotowe). Przy każdym zadaniu pojawiają się również osoba przydzielona, ​​termin (jeśli został przydzielony), etap (inicjacja, planowanie, wykonanie) oraz szczegóły dotyczące priorytetu.

4. Śledzenie dostępności zintegrowane z narzędziem do przesyłania wiadomości

Slack to doskonała platforma do komunikacji w zespole. Dodaliśmy do niego narzędzie Mesasix Time Tracker, które pozwala nam zobaczyć, kto się zalogował, ma przerwę i jest dostępny do dyskusji.

Dzięki tym informacjom przerywamy ludziom w trakcie czegoś ważnego. Może pomóc Ci poprawić satysfakcję pracowników, a co za tym idzie, wydajność Twojego zespołu.

Integracja Mesasix może również pomóc w śledzeniu całkowitego czasu pracowników w celu poinformowania o przetwarzaniu listy płac przez księgowość.

5. Dokumenty Google ułatwiające współpracę

Używamy Dokumentów Google do współpracy i pracy zespołowej przy tworzeniu treści. Wielu pisarzy i redaktorów może jednocześnie pracować nad tym samym dokumentem. Możemy również śledzić, kto i kiedy dokonał jakich zmian. W razie potrzeby w każdej chwili możemy przywrócić starsze wersje dokumentu.

Narzędzie Google Docs pozwala zautomatyzować tworzenie spisu treści, dodawać komentarze i przypisywać działania do strony odpowiedzialnej, aby zapewnić płynną współpracę zespołu.

6. Narzędzia komunikacyjne do przesyłania wiadomości i spotkań

Przejrzysta i płynna komunikacja między członkami zespołu ds. treści pomaga utrzymać silne, trwałe relacje w organizacji i z freelancerami.

Jak wspomniałem, do komunikacji używamy Slacka. Stworzyliśmy osobne kanały dla ważnych ogłoszeń firmowych, szczegółowych wytycznych projektowych i wskazówek dotyczących pisania. Pomaga to członkom zespołu szybko uzyskiwać potrzebne informacje, zadawać pytania i uzyskiwać szybkie opinie.

Kiedy zbieramy zespół na Zoomie (możesz użyć jednego z tych alternatywnych narzędzi do wideokonferencji ), nagrywamy spotkania związane z pracą do wykorzystania w przyszłości i dla każdego, kto nie może przyjść na spotkanie.

Zabrać się do pracy

Zarządzanie zespołem ds. treści wiąże się z wyzwaniami. Ale bez względu na to, gdzie pracują, możesz skalować swój sukces w marketingu treści za pomocą odpowiedniego arsenału narzędzi.

Jakie narzędzia są przydatne dla Twojego zespołu ds. treści? Jakie masz pytania dotyczące wyboru odpowiedniego narzędzia? Proszę podzielić się w komentarzach.

Wszystkie wymienione narzędzia są identyfikowane przez autora. Jeśli masz dodatkowe narzędzie do zasugerowania, dodaj je w komentarzach.

Ten artykuł jest aktualizacją artykułu opublikowanego 8 lipca 2020 r.