Como criar um espaço de trabalho melhor para sua equipe de marketing de conteúdo [Ferramentas]

Há alguns anos, as pessoas falavam em tornar o local de trabalho mais adequado para todos. Hoje, dada a mudança do papel do escritório físico, a conversa se voltou para o espaço de trabalho.

Um espaço de trabalho bem-sucedido funciona como uma comunidade, com comunicação, capacidade de resposta e flexibilidade consistentes. Os desafios de trabalhar com eficiência em funções individuais e em grupo permanecem, quer sua equipe de conteúdo trabalhe ou não no mesmo local.

Esta lista de ferramentas essenciais ajuda os redatores e editores da minha equipe a trabalhar bem em diferentes locais e fusos horários.

1. Guias e recursos centrais e práticos

Certifique-se de que os membros de sua equipe possam se familiarizar rapidamente com a estratégia de marketing de conteúdo e as etapas de implementação de sua empresa para que todos trabalhem na mesma página.

Os guias e processos documentados que compartilhamos incluem:

• Voz e mensagens da marca
• Guias de estilo da empresa e otimização geral de palavras-chave, formatação e outros detalhes
• Guias de estilo individuais para táticas de conteúdo

Guias dedicados para cada formato de conteúdo garantem que todos estejam na mesma página. Temos guias de estilo específicos para:

• Landing pages – documentando como criar uma mistura de conteúdo escrito e visual que converte.
• Artigos de blog e postagens de convidados – detalhando a inclusão de palavras-chave, tags de cabeçalho e estrutura de conteúdo.
• Cópia de e-mail e boletins informativos – apresentando modelos com base em objetivos, como pitches, distribuição de conteúdo e outras ofertas promocionais. (Usamos o Omnisend para agilizar nossas mensagens de e-mail e melhorar as taxas de abertura.)

Esses guias documentados ficam em pastas de recursos compartilhados no Google Drive para torná-los acessíveis a todos na equipe de conteúdo.

DICA: usamos o aplicativo Loom para gravar vídeos curtos abordando erros e correções comuns. Esses vídeos podem reforçar as áreas em que sua equipe precisa prestar mais atenção aos seus guias de estilo.

2. Resumos detalhados de tarefas

Escrevemos um resumo detalhado para cada tarefa para manter a transparência e minimizar a necessidade de revisões.

Este exemplo de brief elaborado para um guest post planejado inclui três colunas – detalhes, descrição e comentários do escritor (se necessário). A coluna da esquerda lista o tipo de postagem, título, se o título foi revisado pelo editor-chefe, descrição sugerida ao cliente, contagem de palavras, site de destino, diretrizes do site de destino e público-alvo.

3. Gerenciamento de projetos via Teamline ou ClickUp

Para criar um fluxo de trabalho de conteúdo, integramos o Teamline com o Slack. A ferramenta de gerenciamento de projetos nos permite agilizar todas as tarefas e acompanhar o progresso.

O Teamline permite que os usuários criem tarefas nos canais do projeto, atribuam-nas à “pessoa interessada”, adicionem datas de vencimento e adicionem rótulos personalizados. Usamos etiquetas personalizadas para identificar a prioridade das tarefas – média, importante, urgente, etc.

Ao trabalhar com freelancers, usamos o ClickUp para atribuir tarefas e acompanhar o progresso. O ClickUp inclui centenas de recursos personalizáveis ​​que me ajudam a simplificar meu fluxo de trabalho e economizar tempo. E mantém o rastreamento freelance fora de nossos canais internos do Slack.

Criamos um cartão separado para cada tarefa. Em seguida, podemos mover rapidamente cartões de tarefas individuais para listas como “atribuído”, “para revisão”, “aprovado” ou “publicado”. Isso nos permite acompanhar o progresso de cada atribuição e determinar melhor sua data de publicação.

Também nos permite ver quais trabalhos freelance estão na lista de aprovados para sabermos quais faturas precisam ser pagas.

O ClickUp também nos ajuda a planejar, rastrear e criar um fluxo de trabalho para nossas campanhas de marketing de conteúdo. Esta captura de tela da interface do ClickUp mostra uma lista de tarefas separadas por tipo (problemas encontrados, revisados ​​e prontos). Destinatário, data de vencimento (se atribuído), estágio (iniciação, planejamento, execução) e detalhes de prioridade também aparecem para cada tarefa.

4. Um rastreador de disponibilidade integrado a uma ferramenta de mensagens

O Slack é uma excelente plataforma para comunicação em equipe. Adicionamos a ferramenta Mesasix Time Tracker a ela, permitindo ver quem se conectou, está de folga e está disponível para discussões.

Com essas informações, interrompemos as pessoas no meio de algo importante. Ele pode ajudá-lo a melhorar a satisfação dos funcionários e, por sua vez, a eficiência de sua equipe.

A integração do Mesasix também pode ajudar a rastrear o tempo geral do funcionário para informar o processamento da folha de pagamento pela contabilidade.

5. Google Docs para facilitar a colaboração

Usamos o Google Docs para colaborar e trabalhar em equipe para criar conteúdo. Vários escritores e editores podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente. Também podemos acompanhar quem fez quais edições e quando. Se necessário, podemos restaurar versões mais antigas do documento a qualquer momento.

A ferramenta Google Docs permite que você automatize um sumário, adicione comentários e atribua itens de ação à parte responsável para garantir uma colaboração tranquila da equipe.

6. Ferramentas de comunicação para mensagens e reuniões

A comunicação transparente e tranquila entre os membros da equipe de conteúdo ajuda você a manter relacionamentos fortes e duradouros em sua organização e com freelancers.

Como mencionei, usamos o Slack para nos comunicar. Criamos canais separados para os principais anúncios da empresa, diretrizes de projetos específicos e dicas de redação. Isso ajuda os membros da equipe a obter rapidamente as informações que desejam, fazer perguntas e obter feedback rápido.

Quando reunimos a equipe no Zoom (você pode usar uma dessas ferramentas alternativas de videoconferência ), gravamos reuniões relacionadas ao trabalho para referência futura e para quem não puder comparecer à reunião.

Ir trabalhar

Gerenciar uma equipe de conteúdo tem seus desafios. Mas não importa onde eles trabalhem, você pode escalar seu sucesso no marketing de conteúdo com o arsenal certo de ferramentas.

Quais ferramentas sua equipe de conteúdo considera úteis? Quais dúvidas você tem sobre como escolher a ferramenta certa? Por favor, compartilhe nos comentários.

Todas as ferramentas mencionadas são identificadas pelo autor. Se você tiver uma ferramenta adicional para sugerir, adicione - a nos comentários.

Este artigo foi atualizado a partir de um publicado originalmente em 8 de julho de 2020.