Cara Membuat Ruang Kerja yang Lebih Baik untuk Tim Pemasaran Konten Anda [Alat]

Beberapa tahun yang lalu, orang berbicara tentang membuat tempat kerja lebih cocok untuk semua orang. Saat ini, mengingat perubahan peran kantor fisik, percakapan beralih ke ruang kerja.

Ruang kerja yang sukses beroperasi seperti komunitas, dengan komunikasi yang konsisten, daya tanggap, dan fleksibilitas. Tantangan untuk bekerja secara efisien dalam peran individu dan sebagai grup tetap ada terlepas dari apakah tim konten Anda bekerja di tempat yang sama atau tidak.

Daftar alat masuk ini membantu penulis dan editor tim saya bekerja dengan baik di seluruh lokasi dan zona waktu.

1. Pusat, panduan dan sumber daya

Pastikan bahwa anggota tim Anda dapat dengan cepat membiasakan diri dengan strategi pemasaran konten dan langkah implementasi perusahaan Anda sehingga semua orang bekerja dari halaman yang sama.

Panduan dan proses terdokumentasi yang kami bagikan meliputi:

• Suara dan pesan merek
• Panduan gaya perusahaan dan pengoptimalan kata kunci umum, pemformatan, dan detail lainnya
• Panduan gaya individual untuk taktik konten

Panduan khusus untuk setiap format konten memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Kami memiliki panduan gaya khusus untuk:

• Laman landas – mendokumentasikan cara membuat campuran konten tertulis dan visual yang mengubah.
• Artikel blog dan posting tamu – merinci penyertaan kata kunci, tag heading, dan struktur konten.
• Salinan email dan buletin – menampilkan template berdasarkan tujuan seperti promosi, distribusi konten, dan penawaran promosi lainnya. (Kami menggunakan Omnisend untuk merampingkan pesan email kami dan meningkatkan tarif terbuka.)

Panduan terdokumentasi ini ada di folder sumber daya bersama di Google Drive agar dapat diakses oleh semua orang di tim konten.

TIPS: Kami menggunakan aplikasi Loom untuk merekam video pendek yang mengatasi kesalahan dan perbaikan umum. Video ini dapat memperkuat area di mana tim Anda perlu lebih memperhatikan panduan gaya Anda.

2. Ringkasan tugas terperinci

Kami menulis pengarahan terperinci untuk setiap tugas untuk menjaga transparansi dan meminimalkan kebutuhan revisi.

Contoh ringkasan yang dibuat untuk kiriman tamu terencana ini mencakup tiga kolom – detail, deskripsi, dan komentar oleh penulis (jika diperlukan). Kolom kiri mencantumkan jenis posting, judul, apakah judul telah ditinjau oleh pemimpin redaksi, deskripsi yang disarankan untuk klien, jumlah kata, situs target, pedoman situs target, dan audiens target.

3. Manajemen proyek melalui Teamline atau ClickUp

Untuk membuat alur kerja konten, kami mengintegrasikan Teamline dengan Slack. Alat manajemen proyek memungkinkan kami merampingkan semua tugas dan mengawasi kemajuan.

Teamline memungkinkan pengguna untuk membuat tugas di saluran proyek, menugaskannya ke "orang yang bersangkutan", menambahkan tanggal jatuh tempo, dan menambahkan label khusus. Kami menggunakan label khusus untuk mengidentifikasi prioritas tugas – sedang, penting, mendesak, dll.

Saat bekerja dengan pekerja lepas, kami menggunakan ClickUp untuk menetapkan tugas dan melacak kemajuan. ClickUp menyertakan ratusan fitur yang dapat disesuaikan yang membantu saya menyederhanakan alur kerja dan menghemat waktu. Dan itu membuat pelacakan lepas dari saluran Slack internal kami.

Kami membuat kartu terpisah untuk setiap tugas. Kemudian kita dapat dengan cepat memindahkan kartu tugas individual ke daftar seperti "ditugaskan", "untuk ditinjau", "disetujui", atau "dipublikasikan". Itu memungkinkan kami melacak kemajuan setiap tugas dan menentukan tanggal penerbitannya dengan lebih baik.

Ini juga memungkinkan kami melihat tugas freelance mana yang ada dalam daftar yang disetujui sehingga kami tahu faktur mana yang harus dibayar.

ClickUp juga membantu kami merencanakan, melacak, dan membuat alur kerja untuk kampanye pemasaran konten kami. Tangkapan layar antarmuka ClickUp ini menampilkan daftar tugas yang dipisahkan berdasarkan jenis (masalah ditemukan, ditinjau, dan siap). Penerima tugas, tanggal jatuh tempo (jika ditugaskan), tahapan (inisiasi, perencanaan, pelaksanaan), dan detail prioritas juga muncul untuk setiap tugas.

4. Pelacak ketersediaan yang terintegrasi dengan alat perpesanan

Slack adalah platform yang sangat baik untuk komunikasi tim. Kami menambahkan alat Pelacak Waktu Mesasix ke dalamnya, membiarkan kami melihat siapa yang telah masuk, sedang istirahat, dan tersedia untuk diskusi.

Dengan informasi ini, kami menyela orang di tengah sesuatu yang penting. Ini dapat membantu Anda meningkatkan kepuasan karyawan dan, pada gilirannya, efisiensi tim Anda.

Integrasi Mesasix juga dapat membantu melacak keseluruhan waktu karyawan untuk menginformasikan pemrosesan penggajian dengan akuntansi.

5. Google Docs untuk kolaborasi yang mudah

Kami menggunakan Google Documents untuk berkolaborasi dan bekerja sebagai tim untuk membuat konten. Beberapa penulis dan editor dapat mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan. Kami juga dapat mengawasi siapa yang melakukan pengeditan dan kapan. Jika perlu, kami dapat memulihkan versi dokumen yang lebih lama kapan saja.

Alat Google Documents memungkinkan Anda mengotomatiskan daftar isi, menambahkan komentar, dan menetapkan item tindakan ke pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran kolaborasi tim.

6. Alat komunikasi untuk olah pesan dan rapat

Komunikasi yang transparan dan lancar di antara anggota tim konten Anda membantu Anda mempertahankan hubungan yang kuat dan langgeng dalam organisasi Anda dan dengan pekerja lepas.

Seperti yang saya sebutkan, kami menggunakan Slack untuk berkomunikasi. Kami membuat saluran terpisah untuk pengumuman perusahaan besar, pedoman proyek khusus, dan kiat menulis. Ini membantu anggota tim dengan cepat mendapatkan informasi yang mereka inginkan, mengajukan pertanyaan, dan mendapatkan umpan balik yang cepat.

Saat kami mengumpulkan tim di Zoom (Anda dapat menggunakan salah satu alat konferensi video alternatif ini ), kami merekam rapat terkait pekerjaan untuk referensi di masa mendatang dan bagi siapa saja yang tidak dapat menghadiri rapat tersebut.

Mulai bekerja

Mengelola tim konten memiliki tantangan tersendiri. Tetapi di mana pun mereka bekerja, Anda dapat meningkatkan kesuksesan pemasaran konten Anda dengan peralatan yang tepat.

Alat apa yang menurut tim konten Anda berguna? Pertanyaan apa yang Anda miliki tentang memilih alat yang tepat? Silakan berbagi di komentar.

Semua alat yang disebutkan diidentifikasi oleh penulis. Jika Anda memiliki alat tambahan untuk disarankan, silakan tambahkan di komentar.

Artikel ini diperbarui dari yang awalnya diterbitkan pada 8 Juli 2020.