วิธีสร้างพื้นที่ทำงานที่ดีขึ้นสำหรับทีมการตลาดเนื้อหาของคุณ [เครื่องมือ]

ไม่กี่ปีที่ผ่านมา ผู้คนพูดถึงการทำให้สถานที่ทำงานเหมาะสำหรับทุกคนมากขึ้น วันนี้ เนื่องจากบทบาทที่เปลี่ยนไปของสำนักงานจริง การสนทนาจึงเปลี่ยนมาเป็นพื้นที่ทำงาน

พื้นที่ทำงานที่ประสบความสำเร็จดำเนินการเหมือนเป็นชุมชน ด้วยการสื่อสารที่สอดคล้องกัน การตอบสนอง และความยืดหยุ่น ความท้าทายในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในแต่ละบทบาทและเป็นกลุ่มยังคงมีอยู่ ไม่ว่าทีมเนื้อหาของคุณจะทำงานในที่เดียวกันหรือไม่ก็ตาม

รายการเครื่องมือที่นำไปใช้นี้ช่วยให้นักเขียนและบรรณาธิการในทีมของฉันทำงานได้ดีในสถานที่และเขตเวลาต่างๆ

1. คู่มือและแหล่งข้อมูลจากส่วนกลาง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณสามารถทำความคุ้นเคยกับกลยุทธ์การตลาดเนื้อหาของบริษัทและขั้นตอนการใช้งานได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทุกคนทำงานจากหน้าเดียวกัน

คู่มือและกระบวนการที่เป็นเอกสารที่เราแบ่งปันประกอบด้วย:

• เสียงของแบรนด์และการส่งข้อความ
• คู่มือรูปแบบบริษัทและการเพิ่มประสิทธิภาพคำหลักทั่วไป การจัดรูปแบบ และรายละเอียดอื่นๆ
• คู่มือสไตล์ส่วนบุคคลสำหรับกลยุทธ์เนื้อหา

คู่มือเฉพาะสำหรับเนื้อหาแต่ละรูปแบบช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน เรามีคำแนะนำสไตล์เฉพาะสำหรับ:

• หน้า Landing Page – บันทึกวิธีการสร้างการผสมผสานของเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรและภาพที่แปลง
• บทความในบล็อกและโพสต์จากแขก – รายละเอียดการรวมคำหลัก แท็กหัวเรื่อง และโครงสร้างเนื้อหา
• สำเนาอีเมลและจดหมายข่าว – แสดงเทมเพลตตามเป้าหมาย เช่น การเสนอขาย การกระจายเนื้อหา และข้อเสนอส่งเสริมการขายอื่นๆ (เราใช้ Omnisend เพื่อปรับปรุงข้อความอีเมลของเราและปรับปรุงอัตราการเปิด)

คู่มือที่เป็นเอกสารเหล่านี้อยู่ในโฟลเดอร์ทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันบน Google ไดรฟ์ เพื่อให้ทุกคนในทีมเนื้อหาสามารถเข้าถึงได้

เคล็ดลับ: เราใช้แอป Loom เพื่อบันทึกวิดีโอสั้นๆ ที่ระบุถึงข้อผิดพลาดและการแก้ไขทั่วไป วิดีโอเหล่านี้สามารถเสริมส่วนที่ทีมของคุณต้องให้ความสำคัญกับแนวทางสไตล์ของคุณมากขึ้น

2. สรุปงานโดยละเอียด

เราเขียนสรุปโดยละเอียดสำหรับแต่ละงานเพื่อรักษาความโปร่งใสและลดความจำเป็นในการแก้ไข

ตัวอย่างของบทสรุปที่สร้างขึ้นสำหรับโพสต์ของแขกที่วางแผนไว้ประกอบด้วยสามคอลัมน์ – รายละเอียด คำอธิบาย และข้อสังเกตโดยนักเขียน (หากจำเป็น) คอลัมน์ด้านซ้ายแสดงประเภทโพสต์ ชื่อเรื่องว่าชื่อเรื่องได้รับการตรวจทานโดยหัวหน้าบรรณาธิการหรือไม่ คำอธิบายที่ลูกค้าแนะนำ จำนวนคำ ไซต์เป้าหมาย หลักเกณฑ์ไซต์เป้าหมาย และผู้ชมเป้าหมาย

3. การจัดการโครงการผ่าน Teamline หรือ ClickUp

ในการสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหา เรารวม Teamline เข้ากับ Slack เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้เราปรับปรุงงานทั้งหมดและติดตามความคืบหน้า

Teamline อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างงานในแชนเนลโครงการ มอบหมายงานให้กับ "บุคคลที่เกี่ยวข้อง" เพิ่มวันที่ครบกำหนด และเพิ่มป้ายกำกับที่กำหนดเอง เราใช้ป้ายกำกับแบบกำหนดเองเพื่อระบุลำดับความสำคัญของงาน เช่น ปานกลาง สำคัญ เร่งด่วน เป็นต้น

เมื่อทำงานกับฟรีแลนซ์ เราใช้ ClickUp เพื่อมอบหมายงานและติดตามความคืบหน้า ClickUp มีคุณลักษณะที่ปรับแต่งได้หลายร้อยรายการที่ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานง่ายขึ้นและประหยัดเวลา และช่วยให้ฟรีแลนซ์ติดตามช่อง Slack ภายในของเราได้

เราสร้างการ์ดแยกต่างหากสำหรับแต่ละงาน จากนั้น เราสามารถย้ายการ์ดงานแต่ละรายการไปยังรายการได้อย่างรวดเร็ว เช่น “มอบหมายแล้ว” “เพื่อตรวจทาน” “อนุมัติ” หรือ “เผยแพร่แล้ว” ซึ่งช่วยให้เราติดตามความคืบหน้าของงานแต่ละชิ้นและกำหนดวันที่เผยแพร่ได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ยังช่วยให้เราเห็นว่าการมอบหมายงานฟรีแลนซ์ใดอยู่ในรายการที่ได้รับอนุมัติ เพื่อให้เราทราบว่าต้องชำระใบแจ้งหนี้ใด

ClickUp ยังช่วยให้เราวางแผน ติดตาม และสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับแคมเปญการตลาดเนื้อหาของเรา ภาพหน้าจอของอินเทอร์เฟซ ClickUp นี้แสดงรายการงานที่แยกตามประเภท (ปัญหาที่พบ ตรวจทาน และพร้อมแล้ว) ผู้มอบหมาย วันที่ครบกำหนด (หากได้รับมอบหมาย) ขั้นตอน (การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ) และรายละเอียดลำดับความสำคัญยังปรากฏสำหรับแต่ละงานด้วย

4. ตัวติดตามความพร้อมใช้งานที่รวมเข้ากับเครื่องมือส่งข้อความ

Slack เป็นแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารในทีม เราได้เพิ่มเครื่องมือ Mesasix Time Tracker เข้าไป ทำให้เราเห็นว่าใครเข้าสู่ระบบบ้าง พักบ้าง และพร้อมสำหรับการสนทนา

ด้วยข้อมูลนี้ เราขัดจังหวะผู้คนท่ามกลางสิ่งที่สำคัญ มันสามารถช่วยให้คุณปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงานและประสิทธิภาพของทีมได้ในที่สุด

การผสานรวม Mesasix ยังสามารถช่วยติดตามเวลาโดยรวมของพนักงานเพื่อแจ้งการประมวลผลเงินเดือนตามบัญชี

5. Google เอกสารเพื่อการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย

เราใช้ Google เอกสารเพื่อทำงานร่วมกันและทำงานเป็นทีมเพื่อสร้างเนื้อหา นักเขียนและบรรณาธิการหลายคนสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันพร้อมกันได้ นอกจากนี้เรายังสามารถติดตามว่าใครเป็นผู้แก้ไขและเมื่อใด หากจำเป็น เราสามารถคืนค่าเอกสารเวอร์ชันเก่าได้ทุกเมื่อ

เครื่องมือของ Google เอกสารช่วยให้คุณสร้างสารบัญ เพิ่มความคิดเห็น และกำหนดรายการดำเนินการให้กับฝ่ายที่รับผิดชอบได้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้การทำงานร่วมกันในทีมเป็นไปอย่างราบรื่น

6. เครื่องมือสื่อสารสำหรับการส่งข้อความและการประชุม

การสื่อสารที่โปร่งใสและราบรื่นระหว่างสมาชิกในทีมเนื้อหาของคุณช่วยให้คุณรักษาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและยั่งยืนในองค์กรของคุณและกับฟรีแลนซ์

อย่างที่ผมบอก เราใช้ Slack ในการสื่อสาร เราสร้างช่องทางแยกต่างหากสำหรับการประกาศของบริษัทใหญ่ แนวทางโครงการเฉพาะ และคำแนะนำในการเขียน ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมได้รับข้อมูลที่ต้องการอย่างรวดเร็ว ตั้งคำถาม และรับคำติชมได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อเรารวมทีมเข้าด้วยกันบน Zoom (คุณอาจใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอแบบอื่นเหล่านี้ ) เราจะบันทึกการประชุมเกี่ยวกับงานเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตและสำหรับใครก็ตามที่ไม่สามารถทำการประชุมได้

ไปทำงาน

การจัดการทีมเนื้อหามีความท้าทาย แต่ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ใด คุณก็สามารถขยายความสำเร็จด้านการตลาดเนื้อหาได้ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

เครื่องมือใดที่ทีมเนื้อหาของคุณเห็นว่ามีประโยชน์ คุณมีคำถามอะไรเกี่ยวกับการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม กรุณาแบ่งปันในความคิดเห็น

เครื่องมือทั้งหมดที่กล่าวถึงระบุโดยผู้เขียน หากคุณมีเครื่องมือเพิ่มเติมที่จะแนะนำ โปรดเพิ่ม ใน ความคิดเห็น

บทความนี้ได้รับการอัปเดตจากบทความที่เผยแพร่ครั้งแรกเมื่อวันที่ 8 กรกฎาคม 2020