コンテンツ マーケティング チームのワークスペースを改善する方法 [ツール]

数年前、人々は職場を誰にとってもより適したものにすることについて話しました。 現在、物理的なオフィスの役割が変化していることから、話題はワークスペースに移っています。

成功するワークスペースは、一貫したコミュニケーション、応答性、および柔軟性を備えたコミュニティのように機能します。 コンテンツ チームが同じ場所で作業しているかどうかにかかわらず、個々の役割とグループとして効率的に作業するという課題は残ります。

この頼りになるツールのリストは、私のチームのライターと編集者が場所やタイム ゾーンを超えてうまく機能するのに役立ちます。

1. 主要なガイドとリソース

チーム メンバーが会社のコンテンツ マーケティング戦略と実装手順をすぐに理解できるようにして、全員が同じページから作業できるようにします。

私たちが共有する文書化されたガイドとプロセスには、次のものがあります。

• ブランドの声とメッセージ
• 会社のスタイル ガイドと一般的なキーワードの最適化、フォーマット、その他の詳細
• コンテンツ戦術の個別スタイルガイド

各コンテンツ形式の専用ガイドにより、全員が同じページにいることが保証されます。 次のような特定のスタイル ガイドがあります。

• ランディング ページ – コンバージョンにつながる文章と視覚的なコンテンツの組み合わせを作成する方法を文書化します。
• ブログ記事とゲスト投稿 – キーワードの組み込み、見出しタグ、およびコンテンツ構造の詳細。
• メールのコピーとニュースレター – 売り込み、コンテンツの配布、その他のプロモーション オファーなどの目標に基づいたテンプレートを紹介します。 (Omnisend を使用して、電子メール メッセージを合理化し、開封率を向上させています。)

これらの文書化されたガイドは、コンテンツ チームの全員がアクセスできるように、Google ドライブの共有リソース フォルダに保存されています。

ヒント: Loom アプリを使用して、一般的なエラーと修正に対処する短いビデオを録画します。 これらのビデオは、チームがスタイル ガイドにもっと注意を払う必要がある領域を強化することができます。

2. 詳細なタスク ブリーフ

透明性を維持し、改訂の必要性を最小限に抑えるために、各タスクの詳細な概要を作成します。

予定されているゲスト投稿用に作成されたこのブリーフの例には、詳細、説明、ライターによるコメント (必要な場合) の 3 つの列が含まれています。 左側の列には、投稿の種類、タイトル、タイトルが編集長によってレビューされているかどうか、クライアントに提案された説明、単語数、ターゲット サイト、ターゲット サイトのガイドライン、ターゲット ユーザーがリストされます。

3. Teamline または ClickUp によるプロジェクト管理

コンテンツ ワークフローを作成するために、Teamline と Slack を統合します。 プロジェクト管理ツールを使用すると、すべてのタスクを合理化し、進捗状況を把握できます。

Teamline を使用すると、ユーザーはプロジェクト チャネルでタスクを作成し、それらを「関係者」に割り当て、期日を追加し、カスタム ラベルを追加できます。 カスタム ラベルを使用して、タスクの優先度 (中、重要、緊急など) を識別します。

フリーランサーと仕事をするときは、ClickUp を使用してタスクを割り当て、進捗状況を追跡します。 ClickUp には、ワークフローを簡素化し、時間を節約するのに役立つ、何百ものカスタマイズ可能な機能が含まれています。 また、フリーランスのトラッキングを社内の Slack チャネルから締め出します。

課題ごとに個別のカードを作成します。 次に、個々のタスク カードを「割り当て済み」、「レビュー用」、「承認済み」、「公開済み」などのリストにすばやく移動できます。 これにより、各課題の進捗状況を追跡し、公開日をより適切に判断できます。

また、どのフリーランスの割り当てが承認済みリストにあるかを確認できるため、どの請求書を支払う必要があるかがわかります。

ClickUp は、コンテンツ マーケティング キャンペーンのワークフローの計画、追跡、作成にも役立ちます。 この ClickUp インターフェースのスクリーンショットは、タイプ (検出された問題、レビュー、および準備完了) ごとに分けられたタスクのリストを示しています。 各タスクの担当者、期日 (割り当てられている場合)、段階 (開始、計画、実行)、および優先順位の詳細も表示されます。

4. メッセージング ツールと統合された可用性トラッカー

Slack は、チームのコミュニケーションに最適なプラットフォームです。 Mesasix Time Tracker ツールを追加して、誰がログインしているか、休憩しているか、ディスカッションに利用できるかを確認できるようにしました。

この情報を使用して、重要なことの最中に人々の邪魔をします。 従業員の満足度を向上させ、ひいてはチームの効率を向上させるのに役立ちます。

Mesasix との統合は、従業員が会計処理によって給与処理を通知するまでの全体的な時間を追跡するのにも役立ちます。

5. コラボレーションを容易にする Google ドキュメント

私たちは Google ドキュメントを使用して共同作業を行い、チームとしてコンテンツを作成しています。 複数のライターと編集者が同じドキュメントで同時に作業できます。 誰がいつ、どの編集を行ったかを把握することもできます。 必要に応じて、古いバージョンのドキュメントをいつでも復元できます。

Google ドキュメント ツールを使用すると、目次を自動化し、コメントを追加し、アクション アイテムを担当者に割り当てて、スムーズなチーム コラボレーションを実現できます。

6. メッセージングおよびミーティング用のコミュニケーション ツール

コンテンツ チーム メンバー間の透明でスムーズなコミュニケーションは、組織内およびフリーランサーとの強力で永続的な関係を維持するのに役立ちます。

前述したように、私たちは Slack を使用してコミュニケーションをとっています。 主要な会社の発表、特定のプロジェクトのガイドライン、および執筆のヒントについては、個別のチャネルを作成しました。 これにより、チーム メンバーは必要な情報をすばやく入手し、質問を提起し、迅速なフィードバックを得ることができます。

チームが Zoom で集まるとき (これらの代替ビデオ会議ツールのいずれかを使用する場合があります)、将来の参照用および会議に参加できない人のために、仕事関連の会議を記録します。

仕事を始める

コンテンツ チームの管理には課題があります。 しかし、彼らがどこで働いていても、適切なツールを使用してコンテンツ マーケティングの成功を拡大できます。

コンテンツ チームが役立つツールは何ですか? 適切なツールの選択について、どのような質問がありますか? コメントで共有してください。

言及されているすべてのツールは、著者によって識別されます。 提案する追加のツールがある場合は、コメントに追加してください。

この記事は、2020 年 7 月 8 日に最初に公開されたものから更新されています。