كيفية إنشاء مساحة عمل أفضل لفريق تسويق المحتوى لديك [الأدوات]

قبل بضع سنوات ، تحدث الناس عن جعل مكان العمل أكثر ملاءمة للجميع. اليوم ، نظرًا للدور المتغير للمكتب الفعلي ، تحولت المحادثة إلى مساحة العمل.

تعمل مساحة العمل الناجحة مثل المجتمع ، مع تواصل واستجابة ومرونة متسقة. تظل تحديات العمل بكفاءة في الأدوار الفردية وكمجموعة سواء كان فريق المحتوى الخاص بك يعمل في نفس المكان أم لا.

تساعد قائمة أدوات الانتقال هذه الكتاب والمحررين في فريقي على العمل بشكل جيد عبر المواقع والمناطق الزمنية.

1. المركزية والأدلة والموارد

تأكد من أن أعضاء فريقك يمكنهم التعرف بسرعة على استراتيجية تسويق المحتوى الخاصة بشركتك وخطوات التنفيذ حتى يعمل الجميع من نفس الصفحة.

تتضمن الأدلة والعمليات الموثقة التي نشاركها ما يلي:

• صوت العلامة التجارية والرسائل
• أدلة نمط الشركة وتحسين الكلمات الرئيسية العامة وتنسيقها وتفاصيل أخرى
• أدلة أسلوب فردية لتكتيكات المحتوى

تضمن الأدلة المخصصة لكل تنسيق محتوى أن يكون الجميع على نفس الصفحة. لدينا أدلة نمطية محددة لـ:

• الصفحات المقصودة - توثيق كيفية إنشاء مزيج من المحتوى المكتوب والمرئي الذي يحول.
• مقالات المدونة ومنشورات الضيف - توضح بالتفصيل تضمين الكلمات الرئيسية وعلامات العناوين وهيكل المحتوى.
• نسخ البريد الإلكتروني والرسائل الإخبارية - عرض القوالب بناءً على أهداف مثل العروض الترويجية وتوزيع المحتوى والعروض الترويجية الأخرى. (نحن نستخدم Omnisend لتبسيط رسائل البريد الإلكتروني لدينا وتحسين معدلات الفتح.)

هذه الأدلة الموثقة موجودة في مجلدات الموارد المشتركة على Google Drive لجعلها في متناول الجميع في فريق المحتوى.

نصيحة: نستخدم تطبيق Loom لتسجيل مقاطع فيديو قصيرة تتناول الأخطاء الشائعة والإصلاحات. يمكن أن تعزز مقاطع الفيديو هذه المجالات التي يحتاج فيها فريقك إلى إيلاء المزيد من الاهتمام لأدلة الأسلوب الخاص بك.

2. ملخصات مهمة مفصلة

نكتب موجزًا ​​تفصيليًا لكل مهمة للحفاظ على الشفافية وتقليل الحاجة إلى المراجعات.

يتضمن هذا المثال لموجز تم إعداده لمنشور ضيف مخطط له ثلاثة أعمدة - التفاصيل والوصف والملاحظات بواسطة الكاتب (إذا لزم الأمر). يسرد العمود الأيسر نوع المنشور والعنوان وما إذا كان العنوان قد راجعه رئيس التحرير والوصف المقترح للعميل وعدد الكلمات والموقع المستهدف وإرشادات الموقع المستهدف والجمهور المستهدف.

3. إدارة المشروع عبر Teamline أو ClickUp

لإنشاء سير عمل للمحتوى ، نقوم بدمج Teamline مع Slack. تتيح لنا أداة إدارة المشروع تبسيط جميع المهام ومراقبة التقدم.

يسمح Teamline للمستخدمين بإنشاء مهام في قنوات المشروع ، وتعيينها إلى "الشخص المعني" ، وإضافة تواريخ الاستحقاق ، وإضافة تسميات مخصصة. نستخدم تسميات مخصصة لتحديد أولويات المهام - متوسطة ، مهمة ، عاجلة ، إلخ.

عند العمل مع المستقلين ، نستخدم ClickUp لتعيين المهام وتتبع التقدم. يتضمن ClickUp مئات الميزات القابلة للتخصيص التي تساعدني في تبسيط سير العمل الخاص بي وتوفير الوقت. كما أنه يبقي التتبع المستقل بعيدًا عن قنوات Slack الداخلية الخاصة بنا.

نقوم بإنشاء بطاقة منفصلة لكل مهمة. بعد ذلك يمكننا نقل بطاقات المهام الفردية بسرعة إلى قوائم مثل "المعينة" أو "للمراجعة" أو "الموافق عليها" أو "المنشورة". يتيح لنا ذلك تتبع تقدم كل مهمة وتحديد تاريخ نشرها بشكل أفضل.

يتيح لنا أيضًا معرفة مهام العمل المستقل المدرجة في القائمة المعتمدة حتى نعرف الفواتير التي يجب دفعها.

تساعدنا ClickUp أيضًا في تخطيط وتتبع وإنشاء سير عمل لحملات تسويق المحتوى الخاصة بنا. تعرض لقطة الشاشة هذه لواجهة ClickUp قائمة بالمهام مفصولة حسب النوع (المشكلات التي تم العثور عليها ومراجعتها وجاهزة). يظهر أيضًا المُعين وتاريخ الاستحقاق (إذا تم تعيينه) والمرحلة (البدء والتخطيط والتنفيذ) وتفاصيل الأولوية لكل مهمة.

4. أداة تعقب توفر مدمجة مع أداة المراسلة

Slack هي منصة ممتازة للتواصل الجماعي. أضفنا إليها أداة Mesasix Time Tracker ، مما يتيح لنا معرفة من قام بتسجيل الدخول ، وهو في حالة توقف ، ومتاح للمناقشات.

باستخدام هذه المعلومات ، نقاطع الأشخاص في منتصف أمر مهم. يمكن أن يساعدك على تحسين رضا الموظفين ، وبالتالي كفاءة فريقك.

يمكن أن يساعد تكامل Mesasix أيضًا في تتبع وقت الموظف الإجمالي لإبلاغ معالجة كشوف المرتبات عن طريق المحاسبة.

5. محرر مستندات Google لسهولة التعاون

نحن نستخدم محرر مستندات Google للتعاون والعمل كفريق واحد لإنشاء المحتوى. يمكن للكتاب والمحررين المتعددين العمل على نفس المستند في وقت واحد. يمكننا أيضًا الاحتفاظ بعلامات تبويب حول من قام بالتعديلات ومتى. إذا لزم الأمر ، يمكننا استعادة الإصدارات القديمة من المستند في أي وقت.

تتيح لك أداة محرر مستندات Google أتمتة جدول المحتويات وإضافة التعليقات وتعيين عناصر العمل إلى الجهة المسؤولة لضمان التعاون السلس للفريق.

6. أدوات الاتصال للرسائل والاجتماعات

يساعدك التواصل الشفاف والسلس بين أعضاء فريق المحتوى الخاص بك على الحفاظ على علاقات قوية ودائمة في مؤسستك ومع العاملين لحسابهم الخاص.

كما ذكرت ، نستخدم Slack للتواصل. أنشأنا قنوات منفصلة لإعلانات الشركات الكبرى ، وإرشادات خاصة بالمشروع ، ونصائح للكتابة. يساعد هذا أعضاء الفريق في الحصول بسرعة على المعلومات التي يريدونها وطرح الأسئلة والحصول على تعليقات سريعة.

عندما نجمع الفريق معًا على Zoom (يمكنك استخدام إحدى أدوات مؤتمرات الفيديو البديلة هذه ) ، فإننا نسجل الاجتماعات المتعلقة بالعمل للرجوع إليها في المستقبل ولأي شخص لا يمكنه عقد الاجتماع.

اذهب للعمل

تواجه إدارة فريق المحتوى تحدياتها. ولكن بغض النظر عن مكان عملهم ، يمكنك توسيع نطاق نجاح تسويق المحتوى الخاص بك باستخدام ترسانة الأدوات المناسبة.

ما الأدوات التي يجدها فريق المحتوى الخاص بك مفيدة؟ ما هي الأسئلة التي لديك حول اختيار الأداة الصحيحة؟ الرجاء المشاركة في التعليقات.

تم تحديد جميع الأدوات المذكورة من قبل المؤلف. إذا كان لديك أداة إضافية لاقتراحها ، يرجى إضافتها في التعليقات.

تم تحديث هذه المقالة من مقال نُشر في الأصل في 8 يوليو 2020.