Comment créer un meilleur espace de travail pour votre équipe de marketing de contenu [Outils]

Il y a quelques années, on parlait de rendre le lieu de travail plus adapté à tous. Aujourd'hui, compte tenu de l'évolution du rôle du bureau physique, la conversation s'est tournée vers l'espace de travail.

Un espace de travail réussi fonctionne comme une communauté, avec une communication, une réactivité et une flexibilité cohérentes. Les défis de travailler efficacement dans des rôles individuels et en tant que groupe demeurent, que votre équipe de contenu travaille ou non au même endroit.

Cette liste d'outils incontournables aide les rédacteurs et les éditeurs de mon équipe à bien travailler à travers les lieux et les fuseaux horaires.

1. Guides et ressources centraux et incontournables

Assurez-vous que les membres de votre équipe peuvent se familiariser rapidement avec la stratégie de marketing de contenu de votre entreprise et les étapes de mise en œuvre afin que tout le monde travaille à partir de la même page.

Les guides et processus documentés que nous partageons incluent :

• Voix et message de marque
• Guides de style de l'entreprise et optimisation générale des mots clés, formatage et autres détails
• Guides de style individuels pour les tactiques de contenu

Des guides dédiés pour chaque format de contenu garantissent que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Nous avons des guides de style spécifiques pour :

• Pages de destination – documentant comment créer un mélange de contenu écrit et visuel qui convertit.
• Articles de blog et messages d'invités - détaillant l'inclusion de mots clés, les balises d'en-tête et la structure du contenu.
• Copie par e-mail et newsletters - présentant des modèles basés sur des objectifs tels que des présentations, la distribution de contenu et d'autres offres promotionnelles. (Nous utilisons Omnisend pour rationaliser nos e-mails et améliorer les taux d'ouverture.)

Ces guides documentés résident dans des dossiers de ressources partagés sur Google Drive pour les rendre accessibles à tous les membres de l'équipe de contenu.

CONSEIL : Nous utilisons l'application Loom pour enregistrer de courtes vidéos traitant des erreurs et des correctifs courants. Ces vidéos peuvent renforcer les domaines dans lesquels votre équipe doit accorder plus d'attention à vos guides de style.

2. Fiches de tâches détaillées

Nous rédigeons un dossier détaillé pour chaque tâche afin de maintenir la transparence et de minimiser le besoin de révisions.

Cet exemple de brief conçu pour un article d'invité prévu comprend trois colonnes - détails, description et remarques de l'auteur (si nécessaire). La colonne de gauche répertorie le type de publication, le titre, si le titre a été révisé par le rédacteur en chef, la description suggérée au client, le nombre de mots, le site cible, les directives du site cible et le public cible.

3. Gestion de projet via Teamline ou ClickUp

Pour créer un workflow de contenu, nous intégrons Teamline à Slack. L'outil de gestion de projet nous permet de rationaliser toutes les tâches et de suivre l'avancement.

Teamline permet aux utilisateurs de créer des tâches dans les canaux de projet, de les attribuer à la "personne concernée", d'ajouter des dates d'échéance et d'ajouter des étiquettes personnalisées. Nous utilisons des étiquettes personnalisées pour identifier la priorité des tâches - moyenne, importante, urgente, etc.

Lorsque nous travaillons avec des indépendants, nous utilisons ClickUp pour attribuer des tâches et suivre les progrès. ClickUp comprend des centaines de fonctionnalités personnalisables qui m'aident à simplifier mon flux de travail et à gagner du temps. Et cela empêche le suivi indépendant de nos canaux Slack internes.

Nous créons une carte distincte pour chaque mission. Ensuite, nous pouvons rapidement déplacer des fiches de tâches individuelles vers des listes telles que « attribué », « pour examen », « approuvé » ou « publié ». Cela nous permet de suivre l'avancement de chaque devoir et de mieux déterminer sa date de publication.

Cela nous permet également de voir quelles missions indépendantes figurent sur la liste approuvée afin que nous sachions quelles factures doivent être payées.

ClickUp nous aide également à planifier, suivre et créer un flux de travail pour nos campagnes de marketing de contenu. Cette capture d'écran de l'interface ClickUp affiche une liste de tâches séparées par type (problèmes trouvés, examinés et prêts). Le destinataire, la date d'échéance (le cas échéant), l'étape (lancement, planification, exécution) et les détails de priorité apparaissent également pour chaque tâche.

4. Un tracker de disponibilité intégré à un outil de messagerie

Slack est une excellente plateforme pour la communication d'équipe. Nous y avons ajouté l'outil Mesasix Time Tracker, nous permettant de voir qui s'est connecté, est en pause et est disponible pour des discussions.

Avec cette information, nous interrompons les gens au milieu de quelque chose d'important. Cela peut vous aider à améliorer la satisfaction des employés et, par conséquent, l'efficacité de votre équipe.

L'intégration Mesasix peut également aider à suivre le temps total des employés pour informer le traitement de la paie par la comptabilité.

5. Google Docs pour une collaboration facile

Nous utilisons Google Docs pour collaborer et travailler en équipe pour créer du contenu. Plusieurs rédacteurs et éditeurs peuvent travailler simultanément sur le même document. Nous pouvons également garder un œil sur qui a fait quelles modifications et quand. Si nécessaire, nous pouvons à tout moment restaurer les anciennes versions du document.

L'outil Google Docs vous permet d'automatiser une table des matières, d'ajouter des commentaires et d'attribuer des éléments d'action à la partie responsable pour garantir une collaboration d'équipe fluide.

6. Outils de communication pour la messagerie et la réunion

Une communication transparente et fluide entre les membres de votre équipe de contenu vous aide à maintenir des relations solides et durables au sein de votre organisation et avec les pigistes.

Comme je l'ai mentionné, nous utilisons Slack pour communiquer. Nous avons créé des canaux distincts pour les annonces importantes de l'entreprise, les directives de projet spécifiques et les conseils d'écriture. Cela aide les membres de l'équipe à obtenir rapidement les informations qu'ils souhaitent, à poser des questions et à obtenir des commentaires rapides.

Lorsque nous réunissons l'équipe sur Zoom (vous pouvez utiliser l'un de ces outils de vidéoconférence alternatifs ), nous enregistrons les réunions liées au travail pour référence future et pour toute personne qui ne peut pas assister à la réunion.

Mettez-vous au travail

Gérer une équipe de contenu a ses défis. Mais peu importe où ils travaillent, vous pouvez faire évoluer votre succès en marketing de contenu avec le bon arsenal d'outils.

Quels outils votre équipe de contenu trouve-t-elle utiles ? Quelles questions avez-vous sur le choix du bon outil ? Merci de partager dans les commentaires.

Tous les outils mentionnés sont identifiés par l'auteur. Si vous avez un outil supplémentaire à suggérer, veuillez l'ajouter dans les commentaires.

Cet article est mis à jour à partir d'un article initialement publié le 8 juillet 2020.