如何為您的內容營銷團隊打造更好的工作空間 [工具]

幾年前，人們談到要讓工作場所更適合每個人。 如今，鑑於實體辦公室的角色不斷變化，話題已轉向工作空間。

一個成功的工作空間就像一個社區一樣運作，具有一致的溝通、響應能力和靈活性。 無論您的內容團隊是否在同一個地方工作，在個人角色和團隊中高效工作的挑戰仍然存在。

這份首選工具列表可幫助我團隊的作家和編輯跨地點和時區良好地工作。

1. 核心的首選指南和資源

確保您的團隊成員能夠快速熟悉貴公司的內容營銷策略和實施步驟，以便每個人都在同一頁面上工作。

我們共享的記錄指南和流程包括：

• 品牌聲音和信息
• 公司風格指南和一般關鍵字優化、格式和其他細節
• 內容策略的個人風格指南

每種內容格式的專用指南確保每個人都在同一頁面上。 我們有特定的風格指南：

• 著陸頁——記錄如何創建可轉換的書面和視覺內容的組合。
• 博客文章和客座文章——詳細說明關鍵字包含、標題標籤和內容結構。
• 電子郵件副本和時事通訊——展示基於目標的模板，例如宣傳、內容分發和其他促銷優惠。 （我們使用 Omnisend 來簡化我們的電子郵件信息並提高打開率。）

這些文檔指南位於 Google Drive 上的共享資源文件夾中，內容團隊中的每個人都可以訪問它們。

提示：我們使用 Loom 應用程序錄製解決常見錯誤和修復的短視頻。 這些視頻可以加強您的團隊需要更多關注您的風格指南的領域。

2.詳細任務簡介

我們為每項任務寫一份詳細的簡介，以保持透明度並儘量減少修改的需要。

這個為計劃中的客座帖子製作的簡介示例包括三欄——詳細信息、描述和作者的評論（如果需要）。 左欄列出帖子類型、標題、標題是否經過主編審核、向客戶建議的描述、字數、目標站點、目標站點指南和目標受眾。

3. 通過 Teamline 或 ClickUp 進行項目管理

為了創建內容工作流程，我們將 Teamline 與 Slack 集成在一起。 項目管理工具使我們能夠簡化所有任務並密切關注進度。

Teamline 允許用戶在項目渠道中創建任務，將它們分配給“相關人員”，添加截止日期，並添加自定義標籤。 我們使用自定義標籤來識別任務的優先級——中等、重要、緊急等。

與自由職業者合作時，我們使用 ClickUp 來分配任務和跟踪進度。 ClickUp 包含數百個可自定義的功能，可幫助我簡化工作流程並節省時間。 它使自由職業者跟踪我們的內部 Slack 渠道。

我們為每個作業創建一張單獨的卡片。 然後我們可以快速將單個任務卡移動到列表中，例如“已分配”、“待審核”、“已批准”或“已發布”。 這讓我們可以跟踪每個作業的進度並更好地確定其發布日期。

它還讓我們看到哪些自由職業任務在批准列表中，以便我們知道需要支付哪些發票。

ClickUp 還幫助我們計劃、跟踪和創建內容營銷活動的工作流程。 這張 ClickUp 界面的屏幕截圖顯示了按類型分隔的任務列表（發現問題、審查和準備）。 每個任務的受讓人、截止日期（如果已分配）、階段（啟動、計劃、執行）和優先級詳細信息也會顯示。

4. 與消息傳遞工具集成的可用性跟踪器

Slack 是團隊溝通的絕佳平台。 我們向其中添加了 Mesasix Time Tracker 工具，讓我們可以看到誰已登錄、正在休息以及可以進行討論。

有了這些信息，我們就可以打斷正在處理重要事情的人。 它可以幫助您提高員工滿意度，進而提高您團隊的效率。

Mesasix 集成還可以幫助跟踪員工的總體時間，以便通過會計通知工資單處理。

5. 谷歌文檔便於協作

我們使用 Google Docs 進行協作，並作為一個團隊來創建內容。 多個作者和編輯可以同時處理同一個文檔。 我們還可以密切關注誰在何時進行了哪些編輯。 如有必要，我們可以隨時恢復文檔的舊版本。

Google Docs 工具可讓您自動化目錄、添加評論以及將操作項分配給責任方，以確保團隊協作順利進行。

6. 消息和會議的通訊工具

內容團隊成員之間透明順暢的溝通有助於您在組織中以及與自由職業者保持牢固、持久的關係。

正如我提到的，我們使用 Slack 進行交流。 我們為主要公司公告、特定項目指南和寫作技巧創建了單獨的渠道。 這有助於團隊成員快速獲取所需信息、提出問題並獲得快速反饋。

當我們在 Zoom 上召集團隊時（您可以使用其中一種替代視頻會議工具），我們會記錄與工作相關的會議，以供將來參考和無法參加會議的任何人使用。

開始工作

管理內容團隊面臨挑戰。 但無論他們在哪里工作，您都可以使用合適的工具來擴大內容營銷的成功。

您的內容團隊認為哪些工具有用？ 關於選擇合適的工具，您有哪些問題？ 請在評論中分享。

提及的所有工具均由作者標識。 如果您有其他建議的工具，請在評論中添加。

本文更新自最初發表於 2020 年 7 月 8 日的一篇文章。