Cómo crear un mejor espacio de trabajo para su equipo de marketing de contenido [Herramientas]

Hace unos años, la gente hablaba de hacer que el lugar de trabajo fuera más adecuado para todos. Hoy, dado el papel cambiante de la oficina física, la conversación se ha centrado en el espacio de trabajo.

Un espacio de trabajo exitoso funciona como una comunidad, con comunicación constante, capacidad de respuesta y flexibilidad. Los desafíos de trabajar de manera eficiente en roles individuales y como grupo permanecen, ya sea que su equipo de contenido trabaje o no en el mismo lugar.

Esta lista de herramientas de referencia ayuda a los escritores y editores de mi equipo a trabajar bien en todas las ubicaciones y zonas horarias.

1. Guías y recursos centrales y de referencia

Asegúrese de que los miembros de su equipo puedan familiarizarse rápidamente con la estrategia de marketing de contenido de su empresa y los pasos de implementación para que todos trabajen desde la misma página.

Las guías y procesos documentados que compartimos incluyen:

• Mensajes y voz de marca
• Guías de estilo de la empresa y optimización general de palabras clave, formato y otros detalles
• Guías de estilo individuales para tácticas de contenido

Las guías dedicadas para cada formato de contenido aseguran que todos estén en la misma página. Disponemos de guías de estilo específicas para:

• Landing pages: documentar cómo crear una combinación de contenido escrito y visual que convierta.
• Artículos de blog y publicaciones de invitados: detallan la inclusión de palabras clave, las etiquetas de encabezado y la estructura del contenido.
• Copia de correo electrónico y boletines informativos: muestra plantillas basadas en objetivos como lanzamientos, distribución de contenido y otras ofertas promocionales. (Usamos Omnisend para optimizar nuestros mensajes de correo electrónico y mejorar las tasas de apertura).

Estas guías documentadas se encuentran en carpetas de recursos compartidos en Google Drive para que todos los miembros del equipo de contenido puedan acceder a ellas.

CONSEJO: Usamos la aplicación Loom para grabar videos cortos que abordan errores y correcciones comunes. Estos videos pueden reforzar las áreas en las que su equipo debe prestar más atención a sus guías de estilo.

2. Resúmenes de tareas detallados

Escribimos un resumen detallado de cada tarea para mantener la transparencia y minimizar la necesidad de revisiones.

Este ejemplo de resumen elaborado para una publicación invitada planificada incluye tres columnas: detalles, descripción y comentarios del escritor (si es necesario). La columna de la izquierda enumera el tipo de publicación, el título, si el título ha sido revisado por el editor jefe, la descripción sugerida al cliente, el número de palabras, el sitio objetivo, las pautas del sitio objetivo y la audiencia objetivo.

3. Gestión de proyectos a través de Teamline o ClickUp

Para crear un flujo de trabajo de contenido, integramos Teamline con Slack. La herramienta de gestión de proyectos nos permite optimizar todas las tareas y controlar el progreso.

Teamline permite a los usuarios crear tareas en canales de proyectos, asignarlas a la "persona interesada", agregar fechas de vencimiento y agregar etiquetas personalizadas. Usamos etiquetas personalizadas para identificar la prioridad de las tareas: media, importante, urgente, etc.

Cuando trabajamos con autónomos, usamos ClickUp para asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso. ClickUp incluye cientos de funciones personalizables que me ayudan a simplificar mi flujo de trabajo y ahorrar tiempo. Y mantiene el seguimiento de los freelancers fuera de nuestros canales internos de Slack.

Creamos una tarjeta separada para cada tarea. Luego, podemos mover rápidamente tarjetas de tareas individuales a listas como "asignado", "para revisión", "aprobado" o "publicado". Eso nos permite realizar un seguimiento del progreso de cada tarea y determinar mejor su fecha de publicación.

También nos permite ver qué asignaciones independientes están en la lista aprobada para saber qué facturas deben pagarse.

ClickUp también nos ayuda a planificar, rastrear y crear un flujo de trabajo para nuestras campañas de marketing de contenido. Esta captura de pantalla de la interfaz de ClickUp muestra una lista de tareas separadas por tipo (problemas encontrados, revisados ​​y listos). El asignado, la fecha de vencimiento (si está asignada), la etapa (iniciación, planificación, ejecución) y los detalles de prioridad también aparecen para cada tarea.

4. Un rastreador de disponibilidad integrado con una herramienta de mensajería.

Slack es una plataforma excelente para la comunicación en equipo. Le agregamos la herramienta Mesasix Time Tracker, que nos permite ver quién ha iniciado sesión, está en descanso y está disponible para discusiones.

Con esta información, interrumpimos a las personas en medio de algo importante. Puede ayudarlo a mejorar la satisfacción de los empleados y, a su vez, la eficiencia de su equipo.

La integración de Mesasix también puede ayudar a rastrear el tiempo total de los empleados para informar el procesamiento de la nómina por contabilidad.

5. Google Docs para facilitar la colaboración

Usamos Google Docs para colaborar y trabajar en equipo para crear contenido. Múltiples escritores y editores pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente. También podemos controlar quién hizo qué ediciones y cuándo. Si es necesario, podemos restaurar versiones anteriores del documento en cualquier momento.

La herramienta Google Docs le permite automatizar una tabla de contenido, agregar comentarios y asignar elementos de acción a la parte responsable para garantizar una colaboración fluida en equipo.

6. Herramientas de comunicación para mensajería y reuniones.

La comunicación transparente y fluida entre los miembros de su equipo de contenido lo ayuda a mantener relaciones sólidas y duraderas en su organización y con los trabajadores independientes.

Como mencioné, usamos Slack para comunicarnos. Creamos canales separados para los principales anuncios de la empresa, pautas de proyectos específicos y consejos de escritura. Esto ayuda a los miembros del equipo a obtener rápidamente la información que desean, plantear preguntas y obtener comentarios rápidos.

Cuando reunimos al equipo en Zoom (puede usar una de estas herramientas alternativas de videoconferencia ), grabamos las reuniones relacionadas con el trabajo para referencia futura y para cualquier persona que no pueda asistir a la reunión.

Ponte a trabajar

Administrar un equipo de contenido tiene sus desafíos. Pero no importa dónde trabajen, puede escalar su éxito de marketing de contenido con el arsenal de herramientas adecuado.

¿Qué herramientas encuentra útiles su equipo de contenido? ¿Qué preguntas tienes sobre cómo elegir la herramienta adecuada? Por favor comparte en los comentarios.

Todas las herramientas mencionadas están identificadas por el autor. Si tiene una herramienta adicional para sugerir, agréguela en los comentarios.

Este artículo es una actualización de uno publicado originalmente el 8 de julio de 2020.