Managementul crizelor: cum să conduci în timpul unei crize

Uneori, conducerea unei echipe, a unui proiect sau a unei organizații merge bine – iar uneori nu. Jennifer Bridges, PMP, vă arată tehnici de gestionare a crizelor pentru a vă ajuta să conduceți cu succes în timpul unui dezastru.

Iată o captură de ecran a tablei albe pentru referință.

În revizuire – Managementul crizelor: Cum să conduceți în timpul unei crize

Jennifer a remarcat că atunci când conduci un proiect, o echipă sau o organizație, lucrurile merg bine sau prost. Este rar să aterizezi la mijloc. Și, desigur, este ușor să conduci când totul este bine; dar este într-o criză când este definit adevăratul sens al conducerii. O criză este un test pentru lider pentru a vedea dacă poate să accelereze și să îndrepte acele greșeli. Aruncă o privire la unele dintre cele mai inspirate citate de conducere, niciuna dintre ele nu este despre conducere când totul se umflă.

Există nenumărate moduri prin care lucrurile pot merge prost cu o echipă, un proiect sau o organizație, dar Jennifer s-a concentrat pe tipurile de crize care sunt obișnuite și pe modul în care gestionarea corectă a crizelor poate ajuta.

Managementul crizelor pentru echipe

Următoarele exemple de criză au impact asupra echipelor și managementului volumului de muncă. Pentru primul ei exemplu, Jennifer și-a amintit că a lucrat cu un membru al echipei care era grav bolnav. Persoana avea nevoie de un transplant, dar a trebuit să aștepte doi ani până când a fost găsit un donator, ceea ce a pus apoi membrul echipei în concediu de invaliditate de scurtă durată. Un altul era un membru al echipei care avea o rudă personală apropiată rănită într-un accident de mașină. Asta l-a îndepărtat pe membrul echipei de proiect pentru a face față unei urgențe familiale. În fiecare caz, Jennifer a trebuit să depășească lipsa resurselor proiectului.

O altă criză pe care Jennifer și-a amintit a implicat un antreprenor renegat care a făcut modificări la locul de producție, dar era în vacanță în timpul fazei de implementare, ceea ce a cauzat tot felul de probleme. (Pentru a evita să faci asta echipei tale, învață cum să te pregătești pentru vacanță, astfel încât nimic să nu meargă rău.)

Managementul crizelor pe proiecte

Apoi, în ceea ce privește proiectul, Jennifer și-a amintit de un caz în care piața mergea prost. Acest lucru a dus la creșterea costurilor pentru lucrare. A trebuit să facă niște reduceri de buget, dar a afectat și resursele umane. Pe un alt proiect, o tehnologie a inițiat o altă criză. A afectat sfera proiectului. Dar asta nu este tot. Proiectul a venit cu sute de milioane de dolari peste buget și a afectat și sute de oameni.

Înrudit: Bazele managementului costurilor de proiect

Apoi Jennifer și-a amintit că a lucrat la un proiect în care compania a fuzionat cu o altă companie care avea o cultură corporativă foarte diferită. Acest lucru a creat o mare stres pe CEO, ceea ce vă puteți imagina că nu a fost bun pentru proiect. După cum vă puteți da seama, constrângerile proiectului pot introduce crize în fiecare fază a unui proiect, dacă nu ești atent.

Utilizarea managementului de criză pentru a depăși o criză

Toate aceste situații nu sunt unice și se pot întâmpla oricui. Cum poți folosi gestionarea crizelor pentru a continua să progresezi, să rămâi la program, să fii productiv, să oprești sângerarea și să-ți menții echipa concentrată?

Răspunsul este că trebuie să planificați. În scenariile membrilor echipei, trebuie să faceți tot posibilul pentru a identifica riscurile chiar înainte de a începe proiectul. Faceți tot posibilul pentru a identifica riscurile, creați un plan de rezervă al resurselor pentru a determina cine intervine pentru a recupera lipsa de la resursa lipsă și folosiți-vă întotdeauna inteligența emoțională pentru a trata situația cu compasiune, înțelegere și asigurare.

Când vine vorba de proiecte, trebuie, de asemenea, să evaluați riscul și să identificați acele posibile puncte de problemă pentru a ști cum veți răspunde când și dacă apar. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a începe urmărirea riscurilor, încercați șablonul nostru gratuit de înregistrare a riscurilor. Pe lângă urmărirea riscurilor, ajută la crearea unui consiliu de control al schimbărilor care ia decizii și aprobări în perioadele de schimbare a proiectului. De asemenea, cunoaște-ți echipa și la cine poți apela pentru probleme creative, numerice, structurale sau de oameni.

Sfat pro: Pentru a conduce în timpul unei crize, trebuie să fiți capabil să identificați o criză înainte ca aceasta să afecteze proiectul. Aflați care sunt semnele roșii în ceea ce privește programul, bugetul, performanța, domeniul de aplicare, calitatea și riscul de guvernare.

Du-l mai departe: uneori este imposibil de prezis când va lovi o criză. De aceea este atât de important să existe un plan de continuitate a afacerii. Aflați cum să vă mențineți afacerea sau proiectul în funcțiune în caz de dezastru.

Multumesc pentru vizionare!

Transcriere

Astăzi vorbim despre Cum să conduceți în timpul unei crize. Ei bine, nu contează dacă conduci o echipă, un proiect sau o organizație, adesea ne aflăm că lucrurile pot merge foarte bine sau că lucrurile pot fi într-o criză.

Este rar probabil să ne găsim în mijlocul acestora, dar este mai ușor să conducem atunci când lucrurile merg foarte bine. Și probabil ați auzit că o adevărată măsură a unui lider este modul în care conduc în timpul unei crize.

Deci, astăzi vreau să vorbesc despre câteva tipuri diferite de criză. Nu sunt singurul tip de criză care apare, dar sunt obișnuite.

Unul este pentru membrii echipei, celălalt este referitor la un proiect. Așa că, îmi amintesc, în special, într-un proiect, am avut un membru cheie al echipei care a dorit o donație de rinichi unei surori, care fusese de fapt pe lista de donatori pentru ea de doi ani, dar au trebuit să aștepte ca condițiile să fie potrivite.

Deci, dintr-o dată, condițiile au fost perfecte și l-au chemat pentru donație. Așadar, a fost plecat nu numai în timpul pentru a dona rinichi, dar a avut și propriul său timp de recuperare, așa că a fost în afara unei invalidități de scurtă durată.

Celălalt a fost că am avut un accident tragic care a avut loc. Deci, unul dintre membrii cheie ai echipei a trebuit să aibă grijă nu numai de propria sa familie, ci și de mai mulți membri ai familiei.

Și apoi, de asemenea, am avut contractorul lor renegat pe care l-am angajat că am aflat mai târziu, în weekendul de implementare, când era în vacanță, că făcuse mai multe modificări la locul de producție care nu au fost încorporate în mașina de dezvoltare.

Deci, când am făcut upgrade, a suprascris producția și acel sistem a fost oprit timp de trei zile. Deci, ceea ce trebuia să facem era să facem câteva schimbări și să lucrăm într-adevăr împreună ca o echipă pentru a planifica cum să continuăm lucrurile.

Celălalt este proiectul. Așadar, îmi amintesc de un proiect specific în care piața era foarte proastă. Deci, din cauza schimbărilor de pe piață, costul proiectului tocmai a crescut vertiginos.

Așadar, ceea ce s-a întâmplat a fost că a trebuit să intrăm și să începem să reducem costurile, dar nu numai costurile, ci a afectat și un număr semnificativ de resurse umane din proiectul nostru.

Și apoi, la fel, încă una, o nouă tehnologie, un nou software pe care îl implementam, era atât de nou încât a trebuit să continuăm să schimbăm domeniul de aplicare. Îmi amintesc tot timpul când echipa a fost în modul de blocare pentru că domeniul de aplicare se schimbase.

Așadar, a trebuit să replanificăm totul și din această cauză, din nou, nu numai că a avut un impact asupra proiectului, ci a fost 500 de milioane de dolari peste buget care a afectat unele dintre locurile de muncă a 200 și 300 de oameni.

Și apoi o alta a fost cea în care două companii au fost fuzionate împreună cu două tipuri diferite de culturi în companie. Deci, a provocat mult stres pentru CEO-ul companiei care era în curs de fuzionare, dar nu era jucătorul dominant.

Nu numai că l-a afectat și a luat-o razna din cauza tuturor stresurilor diferite, dar a adăugat și mult stres tuturor membrilor echipei din organizație.

Deci ce facem? Cum luăm în considerare asta? Iată câteva întrebări la care trebuie să ne gândim. Cum trecem prin aceste lucruri diferite ale crizei și cum continuăm lucrurile să avanseze? Cum oprim sângerarea când lucrurile merg foarte rău?

Și cum vă mențineți echipa concentrată în această criză? Ei bine, un lucru pe care vrem să-l facem este să planificăm din timp. Uneori putem... există necunoscute cunoscute pentru care ne putem planifica. Ne putem gândi la ce se întâmplă dacă, știți, ceva se întâmplă cu unii dintre membrii echipei noastre? Ce se întâmplă când, știți, costul sau domeniul de aplicare se schimbă?

Știi, oricum trebuie să planificăm pentru asta. Dar cum rămâne cu necunoscutele necunoscute cu fuziuni care apar din senin sau donatorul de rinichi apare, cum ar fi, cum plănuiești pentru asta?

Deci, în cazul membrilor echipei, trebuie să identificăm scenariile care ar putea apărea. Trebuie să creăm un plan de rezervă a resurselor, trebuie să știm cine va interveni și, de asemenea, trebuie să putem folosi inteligența emoțională în această perioadă de timp. Trebuie să folosim compasiune, înțelegere și reasigurare nu numai față de persoanele care au fost afectate direct, ci și pentru membrii echipei.

Și apoi aici, în proiect, trebuie să identificăm scenariile. Este destul de comun ca costul și domeniul de aplicare să fie afectate. De obicei, nu este obișnuit să existe o fuziune sau o achiziție, dar doriți să vă creați panoul de control al schimbărilor și planul de control al schimbărilor. Trebuie să știm cine aprobă aceste modificări, cine aprobă domeniul de aplicare, programul, bugetul.

De asemenea, vrem să ne cunoaștem membrii echipei, vrem să știm la cine putem apela dacă avem nevoie de soluții creative, inovatoare. Cine sunt gânditorii creativi? Cine sunt constructorii noștri de relații? Cine ne poate ajuta să creăm relații strategice la care putem apela?

Cine sunt oamenii care pot analiza diferitele scenarii și analiza cost-beneficiu? Și cine sunt oamenii care cunosc structurile care pot pune în aplicare cadrul și procesele atunci când lucrurile se schimbă?

Dar acestea sunt câteva lucruri care sunt afectate în timpul unei crize și, dacă aveți nevoie de un instrument cu resurse suplimentare care să vă ajute să conduceți eficient, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.