Cum să executați cu succes un plan

Faza de planificare este coloana vertebrală care susține orice proiect. Jennifer Bridges, PMP, vă arată cum să vă luați planul de proiect și să-l executați corect.

Iată o captură de ecran a tablei albe pentru referință.

În revizuire – Cum să executați cu succes un plan

Execute este un verb. Jennifer a remarcat că atunci când executați ceva, înseamnă să îl duceți la îndeplinire, cum ar fi un plan sau un produs. Actul de a executa un plan este fundamental în orice proiect. Este una dintre acțiunile primordiale de care este responsabil un lider, un manager de proiect sau un lider de echipă.

Înrudit: Top 10 responsabilități de management de proiect

Acestea fiind spuse, atunci când executați un plan, este rar ca totul să meargă conform planului respectiv. Prin urmare, Jennifer a dorit să ofere câteva sfaturi practice pentru a ajuta la executarea cu succes a unui plan de proiect.

Sfaturi pentru executarea unui plan

Pentru început, există planul. Când pregătiți planul, asigurați-vă că acesta poate fi executat cu succes. Aceasta începe cu o documentare amănunțită, de ce, cine, ce, când și cum. Este important să utilizați un software robust de planificare a proiectelor pentru a vă ajuta să creați cel mai amănunțit plan posibil.

Urmează execuția planului. Pentru a face acest lucru cu succes implică și o comunicare clară. Trebuie să existe actualizări de stare și un răspuns rapid la problemele și riscurile pe măsură ce apar în cadrul proiectului. Utilizarea instrumentelor de management de proiect va ajuta în acest sens. Puteți configura mementouri, declanșatoare, automatizări, fluxuri de lucru, alerte și tot felul de instrumente automate pentru a vă ajuta să rămâneți la curent cu proiectul și să nu rămâneți în urmă, ceea ce vă va scoate din urmă.

Atunci când monitorizați un plan pentru a vă asigura că merge conform planului, din nou, comunicările ar trebui să fie fundamentul pentru a construi succesul. Monitorizarea asigură că proiectul decurge corect și instrumente precum rapoartele de stare și ținerea la curent cu problemele, riscurile și schimbările în modul în care faceți acest lucru.

Înrudit: Șablon de raport privind starea proiectului pentru Excel

Există și metode de ajutor. Cunoașterea variației în ceea ce privește costurile, programul, domeniul de aplicare și resursele ajută la monitorizare. Din nou, configurarea alertelor va asigura, de asemenea, că nimic nu cade prin fisuri.

Manipularea constrângerilor pentru a spori controlul

În sfârșit, există controlul. Când controlați un plan, efectuați măsuri corective pentru a reveni pe drumul cel bun. Ca întotdeauna, aceasta începe cu comunicări, raportarea stării, identificarea și urmărirea problemelor, riscurilor și schimbărilor.

Puteți lucra oricând cu diferitele constrângeri ale proiectului pentru a vă ajuta să reveniți pe drumul cel bun. De exemplu, puteți extinde sau scurta programul pentru a face față unei constrângeri de timp. De asemenea, puteți adăuga sau realoca persoane dacă vă confruntați cu o problemă de resurse. Dacă este vorba de costuri, atunci puteți reduce costurile. S-ar putea să trebuiască să obțineți aprobare pentru a crește bugetul, pentru a obține mai multe finanțe sau pentru a vă asocia cu cineva. Domeniul de aplicare poate fi tăiat, amânat, adăugat etc.

Sfat pro: atunci când executați un plan, doriți să vă asigurați că funcționează. Dar uneori te lovești de un perete care nu poate fi escaladat. Dacă ești blocat, nu ai terminat dacă ai făcut un plan de urgență. Așadar, aveți întotdeauna un plan B în sertar pentru orice eventualitate.

Multumesc pentru vizionare!

Transcriere

Astăzi, vorbim despre cum să executați cu succes un plan. Când vorbim despre executarea unui plan, vorbim cu adevărat despre realizarea unui plan sau producerea a ceva ca un produs de lucru.

Executarea unui plan este una dintre cele mai fundamentale acțiuni pe care le poate face un lider, un manager de proiect sau un membru al echipei și să ne amintim când vorbim despre un proiect, lucrurile rareori, sau chiar niciodată, merg conform planului. Deci, în sesiunea de tablă albă de astăzi, ceea ce vreau să fac este să ofer câteva sfaturi.

Deci, când vorbim despre executarea unui plan, nu vorbim doar despre epuizarea și executarea unui plan, trebuie să ne asigurăm că unele lucruri sunt făcute înainte și în timpul executării planului.

Deci haideți să vorbim despre sfaturile pe care vrem să le oferim pentru planificare. Vrem să fim siguri că pregătim un plan care poate fi executat cu succes. Și vrem să vorbim și despre executarea cu succes a unui plan, care sunt acele lucruri pe care trebuie să le facem.

Și apoi, când monitorizăm, vorbim despre monitorizarea planului pentru a ne asigura că merge așa cum a fost planificat. Și apoi, controlul înseamnă control pentru a efectua măsuri corective pentru a readuce planul pe drumul cel bun. Deci haideți să aruncăm o privire.

Deci, când vorbim despre planificare, vrem să fim siguri că documentăm planul. Vrem să includem de ce facem acest plan? De ce este atât de important? Cine va face ce, când și cum?

Apoi, odată ce documentăm asta, vrem să-l luăm și vrem să-l comunicăm tuturor celor care trebuie să știe. Membrii echipei, părțile interesate, poate chiar consiliul executiv sau chiar partenerii noștri furnizori. Vrem să includem cine și cum să anunțăm când lucrurile nu merg în mod corect.

De asemenea, dorim să actualizăm acel plan în mod regulat și constant, pentru a ne asigura că atunci când lucrurile se schimbă, acesta este actualizat.

Deci, atunci când vorbim despre executarea planului, vrem de asemenea să fim siguri că comunicăm constant starea, orice probleme pe care le vedem, orice riscuri pe care le putem proiecta pentru care trebuie să ne pregătim.

De asemenea, vrem să fim siguri că folosim instrumente, deoarece vrem să setăm mementouri pentru a anunța oamenii când vor ajunge lucrurile. De asemenea, vrem să putem configura niște declanșatori, așa că... care se bazează pe acțiune.

De exemplu, dacă are loc o acțiune, aceasta declanșează o altă acțiune într-un flux de lucru. De asemenea, dorim să setăm automatizări, fluxuri de lucru și, din nou, alerte.

Atunci, atunci când monitorizăm planul, ne uităm din nou pentru a ne asigura că merge conform planului. Așa că vrem să comunicăm, din nou, starea pentru a-i anunța pe toți cei care trebuie să știe că totul este pe drumul cel bun sau că ceva ar putea fi întârziat.

De asemenea, dorim să semnalăm orice probleme noi, riscuri sau orice posibile cereri de modificări. De asemenea, din nou, vrem să folosim instrumente. Și când monitorizăm, vrem să folosim acele instrumente pentru a indica care este variația. Care este variația programului? Suntem înainte de termen? Suntem în întârziere?

De asemenea, vrem să ne uităm la costuri și bugete. Suntem peste buget? Suntem sub buget? Vrem să ne uităm și la domeniul de aplicare, este pe drumul cel bun? Am adăugat amploare? Trebuie să scoatem ceva? Și, de asemenea, resurse. Avem destule? Trebuie să suplimentăm? Și apoi și alerte.

Dar când vorbim despre monitor, unii oameni fac greșeala de a doar monitoriza. Așa că văd că aceste lucruri se întâmplă, dar nu iau măsuri corective. Deci partea de control este la fel de importantă, iar acești doi chiar lucrează împreună mână în mână.

Deci, când vorbim despre control, din nou, vrem să comunicăm starea oricăror probleme, risc și schimbări, dar acestea sunt și lucrurile la care vrem să ne uităm. Vrem să controlăm timpul. Trebuie să prelungim programul? Trebuie să scurtăm programul? Resurse, trebuie să adăugăm resurse? Poate trebuie să le realocăm sau trebuie să le lăsăm să plece?

Și apoi, în funcție de cost, vrem să ne uităm la oare trebuie să reducem costul? Trebuie să creștem bugetul? În unele cazuri, s-ar putea să fie nevoie să finanțăm costuri noi, s-ar putea să fie nevoie să stabilim un plan de plată sau, de asemenea, s-ar putea să luăm în considerare un parteneriat cu un alt partener strategic și să stabilim poate o cotă de venit care poate reduce o parte din costuri, dar să putem pentru a împărți o parte din venituri.

Și din nou, uitându-ne la domeniul de aplicare, tăiem o parte din domeniul de aplicare? Amânăm poate pentru mai târziu? Trebuie să adăugăm domeniul de aplicare sau trebuie să o punem în faze?

Deci, după cum puteți vedea, există mult mai mult decât executarea planului. Deci, dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate ajuta să vă executați planul cu succes, atunci înscrieți-vă acum pentru software-ul nostru la ProjectManager.