1-2-3 Ghid pentru e-mailurile de anunț

Nu voi uita niciodată prima petrecere pe care am organizat-o vreodată.

Au venit doar două persoane

Eram complet dezumflat.

Când mi-am revenit din lovitura adusă ego-ului meu, am întrebat câțiva oameni de ce nu au venit și s-a dovedit că pur și simplu au uitat.

Deci, ce ar fi trebuit să fac diferit?

Ar fi trebuit să trimit un e-mail de anunț. Și nu doar un anunț de salvare a datei, ci și o invitație și mementouri.

E-mailurile de anunț sunt despre ceea ce te entuziasmează!

Întotdeauna m-am gândit la „salvați datele” și la „anunțuri” ca la lucruri formale care erau trimise doar în ocazii foarte speciale, cum ar fi nunți și nașteri. Dar anunțurile sunt pentru orice nou în viața noastră sau în afacerile noastre, care ne entuziasmează!

Anunțurile sunt perfecte pentru a face cunoscut un nou partener, un nou produs, o renovare, o achiziție, un eveniment special, o strângere de fonduri . . . chiar și livrarea unei roți mari de brânză! (Credeți că glumesc? Magazinul de brânză Concord din Concord Massachusetts are o paradă anuală pentru o roată de brânză italiană). Totul ține de ceea ce te entuziasmează și de a da cuvântul pentru ca și alții să se entuziasmeze!

Cum se scrie un e-mail de anunț

Indiferent de ceea ce va fi anunțat, în afară de a spune cititorilor dvs. când se întâmplă, este imperativ să răspundeți la trei întrebări suplimentare pentru abonații dvs. de e-mail:

1. Ce se întâmplă?
2. De ce ar trebui să-i pese cititorului (sau ce este în el pentru el)?
3. Ce vrei să facă în privința asta (îndemn la acțiune)?

Iată un exemplu de e-mail de anunț...

Să presupunem că sunteți un agent imobiliar sau un broker și că lucrați cu un antreprenor care renovează o clădire istorică în centrul orașului. Acesta este un mare câștig, nu numai pentru agenția dvs., ci și pentru comunitatea locală, deoarece ajută la revitalizarea zonei, precum și la deschiderea de noi spații de birouri foarte căutate. Este incitant! Deci, de unde începi?

1. Primul pas este anunțarea oportunității viitoare. Anunțați oamenii ce urmează, chiar înainte de a putea începe să închirieze spațiu de birou. Începeți să creați entuziasmul în momentul în care devine incitant pentru dvs. Și nu uitați să atrageți atenția cititorului dvs.

Iată un exemplu de anunț captivant pentru imobiliare: „Am dori să anunțăm cel mai bun lucru care i s-a întâmplat LoDo de la Munții Stâncoși! XYZ Real Estate, în parteneriat cu Zabba Dabba Constructors, are plăcerea de a anunța renovarea clădirii Biltmore de la 1234 1st Avenue, Denver, Colorado.”

2. Următoarea întrebare la care trebuie să răspundeți este de ce ar trebui să le pese abonaților dvs. Poate că aceasta este prima dată când noi spații de birouri sunt disponibile în LoDo din epoca Nixon și știți că unii dintre ei caută un spațiu nou aproape la fel de mult timp. Deci, de ce ar trebui să le pese? Pentru că este singura lor șansă de a obține ceea ce au căutat.

Exemplu: „Dacă ai căutat un spațiu nou în care să poți crește, dar nu vrei să părăsești zona, aceasta este șansa ta.”

3. În cele din urmă, vrei să te asiguri că le spui ce pot face în privința asta. Oferă-le instrucțiuni clare și ușoare cu privire la ceea ce trebuie să facă.

Exemplu: „Sunați-ne astăzi, la #907-606-3333, pentru a face o programare pentru a vedea planurile disponibile și pentru a închiria noul spațiu, înainte ca acestea să dispară toate!”

Nu sunteți agent imobiliar?

Iată un alt exemplu despre cum să scrieți un e-mail de anunț...

Poate că ești un vânzător de brânză în Wisconsin și anul trecut aproape că ai rămas fără cea mai populară brânză de Crăciun din oraș. Dar anul acesta, ați comandat o roată uriașă din această brânză specială din Olanda și doriți ca toată lumea să știe că magazinul dvs. este locul unde să-și cumpere brânza de Crăciun. Într-un fulger de geniu creativ crezi, hei, este o roată de brânză de 400 de livre din Olanda! Este mare lucru! Să facem o paradă! Acum cum anunță asta? Uşor!

Din nou, gândiți-vă la cele trei întrebări principale la care trebuie să răspundeți; ce, de ce și acum ce?

1. În acest caz, începi cu parada. Brânza este de ce, dar parada răspunde la întrebarea despre „ce” se întâmplă.

Exemplu: „Brânză mare vine în oraș și avem o paradă!”

2. Când răspundeți la întrebarea de ce ar trebui să le pese abonaților dvs. , gândiți-vă de ce sunteți încântați de asta și, de cele mai multe ori, veți avea răspunsul dvs. chiar acolo.

Exemplu: „Când ai văzut ultima dată o roată de brânză de 400 de lb din Olanda rulând pe un covor roșu? Nu? Ei bine, pierzi!”

3. Nu uitați întotdeauna să le spuneți ce trebuie să facă pentru a se alătura distracției . Dacă tot ce trebuie să facă este să apară, atunci asigurați-vă că le spuneți exact unde și la ce oră.

Exemplu: „Alăturați-vă nouă la ora 9:00, marți, 1 decembrie, la colțul dintre 1st St. și Warren Ave. pentru cea mai brânză paradă pe care ați văzut-o vreodată!”

Ce se întâmplă dacă nu vindeți nimic în e-mailul de anunț?

Afacerea dvs. este o organizație nonprofit dedicată oferirii de adăpost animalelor care sunt strămutate din cauza dezastrelor naționale și sezonul uraganelor vine întotdeauna prea devreme. Trebuie să strângi bani, pe tot parcursul anului, pentru ca tu și echipa ta să fii pregătiți când va veni momentul. Vine primăvara și trebuie să faci un alt impuls pentru a strânge fonduri, deoarece cuferele tale sunt periculos de scăzute.

În timpul unei sesiuni de brainstorming cu echipa ta, te hotărăști să faci o plimbare de câine. Dar nu orice plimbare de câini. O plimbare de câine! Veți invita atât proprietarii de câini, cât și pe cei care nu sunt proprietarii să plimbe câinii. O mulțime de câini. Câinii lor proprii, câinii prietenilor lor și chiar câini care sunt în curs de adopție la adăposturile locale. . . toți câinii și toți oamenii. Practic va fi un câine-a-palooza!

După ce ați stabilit data, este timpul să trimiteți anunțurile de salvare a datei.

1. Imediat, doriți să anunțați abonații dvs. ce va avea loc. Și, deși s-ar putea să ai un nume captivant pentru eveniment, cum ar fi „The BIG dog-walk-a-thon”, trebuie să te asiguri și să le spui exact ce este.

Încearcă ceva de genul acesta:

Nu vă faceți griji în legătură cu cât durează, asigurați-vă că atunci când este un eveniment unic, există suficientă descriere pentru a le informa cu adevărat abonaților despre ce este.

2. Pentru mine, cea mai ușoară parte a scrierii unui anunț pentru un eveniment nonprofit este să răspund la întrebarea de ce ar trebui să le pese abonaților tăi. Aici doriți să vă împărtășiți forța motrice. De ce faci ceea ce faci? Acesta este și motivul pentru care le-ar păsa de ceea ce faci și de ce găzduiești evenimentul.

Poate includeți câteva statistici de care nu toată lumea ar fi conștientă imediat, în timp ce trageți de sforile inimii.

3. Cu toate celelalte, fii întotdeauna foarte clar ce vrei să facă abonații tăi pentru a fi implicați în acest eveniment. Indiferent dacă cereți voluntari sau participanți.

Cum să trimiteți un e-mail de anunț

Acum, avem o idee despre ce să spunem și poate cum să o spunem, dar când este cel mai bun moment pentru a anunța ceva și este suficient un anunț?

După cum am menționat mai devreme, cel mai bun moment pentru a anunța ceva este atunci când devine incitant pentru tine. Cu alte cuvinte; atunci când aveți o întâlnire și puteți începe să planificați și să fiți entuziasmat de aceasta este atunci când doriți să trimiteți anunțul de „salvare-data”.

Dacă renovați o clădire, doriți ca oamenii să înceapă să închirieze noile birouri de îndată ce terenul este spart și este stabilită o dată proiectată de deschidere. De asemenea, veți dori să trimiteți un memento când birourile încep să fie închiriate, în funcție de obiectivul dvs., acesta poate fi închiriat în proporție de 25-75%.

Ideea este să anunțați oamenii că fereastra lor de oportunitate se închide. În câteva săptămâni de la marea deschidere este momentul în care veți dori să trimiteți invitațiile, cu o notă cu privire la procentul din spațiul care este încă disponibil (dacă mai sunt locuri disponibile).

Și nu uitați de memento, cu câteva zile înainte de Marea Deschidere, cu o notă personală dacă își pot asigura sau nu un spațiu pentru afacerea lor.

Dacă plănuiești o paradă și vrei doar să apară oamenii, atunci vei dori să apară un anunț de salvare a datei, care să le ofere oamenilor suficient timp pentru a face aranjamente pentru a participa. Câteva luni înainte ar trebui să facă truc. Și asigurați-vă că includeți o notă personală despre fundalul și istoria evenimentului. Urmăriți cu un memento în câteva săptămâni de la eveniment și un al treilea în câteva zile de la eveniment. Nu uitați să includeți sfaturi pentru parcare, îmbrăcare pentru vreme, ce să aduceți și la ce să vă așteptați.

Dacă plănuiți un eveniment în care oamenii trebuie să se ofere voluntari, să facă rsvp sau să adune donații și sponsorizări, veți dori ca data de salvare să iasă imediat ce ați blocat data. Acest lucru ar putea fi cu un an înainte, în unele cazuri. Trimiteți invitațiile și formularele de înregistrare două săptămâni mai târziu și asigurați-vă că includeți o notă personală despre motivul pentru care această cauză este importantă pentru dvs.; acest lucru îl face important și pentru potențialii participanți.

Mementourile ar trebui trimise atunci când evenimentul este cu aproximativ o săptămână distanță și alte câteva zile înainte de eveniment, pentru înregistrările de ultim moment și pentru a strânge donații de la cei care nu pot participa.

Să recapitulăm regulile e-mailurilor de anunț...

Deci, cum mă asigur că oamenii vin la petrecerile mele? Urmez regulile anunțurilor:

1. Trimit anunțuri „salvați data” imediat ce data evenimentului este blocată și mă asigur că răspund la următoarele întrebări atunci când îmi creez e-mailul de anunț (am câteva șabloane de e-mail de anunț preferate care Îmi place să rotesc, în funcție de ocazie):

• Ce se întâmplă?
• De ce ar trebui să-i pese cititorului (sau ce este în el pentru el)?
• Ce vrei să facă în privința asta (îndemn la acțiune)?

2. În funcție de eveniment, trimit invitațiile cu două săptămâni după anunțul „salvare data” și cu trei până la patru săptămâni înainte de eveniment.

3. Trimit întotdeauna mementouri:

• Prima, cu o săptămână înainte de eveniment
• Al doilea, cu câteva zile înainte de eveniment

Sunteți gata să vă planificați următorul anunț? Consultați șabloanele noastre de e-mail de anunț.