1-2-3 Leitfaden für Ankündigungs-E-Mails

Ich werde nie die erste Party vergessen, die ich je geschmissen habe.

Es kamen nur zwei Personen

Ich war völlig entleert.

Als ich mich von dem Schlag auf mein Ego erholt hatte, fragte ich ein paar Leute, warum sie nicht gekommen waren, und es stellte sich heraus, dass sie es einfach vergessen hatten.

Was hätte ich also anders machen sollen?

Ich hätte eine Ankündigungs-E-Mail schicken sollen. Und nicht nur eine Save-the-Date-Ankündigung, sondern auch eine Einladung und Erinnerungen.

In Ankündigungs-E-Mails dreht sich alles um das, was Sie begeistert!

Ich hatte „Save-the-Dates“ und „Ankündigungen“ immer als formelle Dinge betrachtet, die nur zu ganz besonderen Anlässen wie Hochzeiten und Geburten verschickt werden. Aber Ankündigungen sind für alles Neue in unserem Leben oder unseren Unternehmen, das uns begeistert!

Ankündigungen eignen sich perfekt, um über einen neuen Partner, ein neues Produkt, eine Renovierung, eine Akquisition, ein besonderes Ereignis oder eine Spendenaktion zu informieren . . . sogar die Lieferung eines großen Käserades! (Glauben Sie, ich mache Witze? Der Concord Cheese Shop in Concord, Massachusetts, veranstaltet jährlich eine Parade für ein italienisches Käserad). Es dreht sich alles darum, was Sie begeistert, und es bekannt zu machen, damit auch andere begeistert sein können!

So schreiben Sie eine Ankündigungs-E-Mail

Unabhängig davon, was angekündigt wird, müssen Sie nicht nur Ihren Lesern mitteilen, wann es passiert, sondern auch drei zusätzliche Fragen für Ihre E-Mail-Abonnenten beantworten:

1. Was ist los?
2. Warum sollte es den Leser interessieren (oder was ist für ihn drin)?
3. Was sollen sie dagegen tun (Call-to-Action)?

Hier ist ein Beispiel für eine Ankündigungs-E-Mail…

Angenommen, Sie sind ein Immobilienmakler oder -makler und arbeiten mit einem Bauunternehmer zusammen, der ein historisches Gebäude in bester Innenstadtlage renoviert. Dies ist ein großer Gewinn, nicht nur für Ihre Agentur, sondern auch für die lokale Gemeinschaft, da es dazu beiträgt, das Gebiet wiederzubeleben und neue, begehrte Büroflächen zu eröffnen. Es ist aufregend! Also, wo fängst du an?

1. Der erste Schritt besteht darin, die bevorstehende Gelegenheit anzukündigen. Lassen Sie die Leute wissen, was kommt, noch bevor sie mit der Anmietung von Büroräumen beginnen können. Beginnen Sie, die Aufregung in dem Moment aufzubauen, in dem es für Sie aufregend wird. Und vergessen Sie nicht, die Aufmerksamkeit Ihres Lesers auf sich zu ziehen.

Hier ist ein Beispiel für eine einprägsame Ankündigung für Immobilien: „Wir möchten das Beste ankündigen, was LoDo seit den Rockies passiert ist! XYZ Real Estate freut sich, in Partnerschaft mit Zabba Dabba Constructors die Renovierung des Biltmore-Gebäudes in der 1st Avenue 1234, Denver, Colorado, bekannt zu geben.“

2. Die nächste zu beantwortende Frage ist, warum es Ihre Abonnenten interessieren sollte. Vielleicht ist dies das erste Mal seit der Nixon-Ära, dass neue Büroräume in LoDo verfügbar sind, und Sie wissen, dass einige von ihnen fast genauso lange nach einem neuen Raum gesucht haben. Warum sollten sie sich also darum kümmern? Weil es ihre einzige Chance ist, das zu bekommen, wonach sie gesucht haben.

Beispiel: „Wenn Sie nach einem neuen Raum gesucht haben, in dem Sie wachsen können, aber den Bereich nicht verlassen möchten, ist dies Ihre Chance.“

3. Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass Sie ihnen sagen, was sie dagegen tun können. Geben Sie ihnen klare und einfache Anweisungen, was sie tun müssen.

Beispiel: „Rufen Sie uns noch heute an, #907-606-3333, um einen Termin zu vereinbaren, um verfügbare Grundrisse zu sehen und Ihre neuen Räume zu mieten, bevor sie alle weg sind!“

Kein Immobilienmakler?

Hier ist ein weiteres Beispiel, wie man eine Ankündigungs-E-Mail schreibt…

Vielleicht sind Sie ein Käsehändler in Wisconsin und letztes Jahr ging Ihnen fast der beliebteste Weihnachtskäse der Stadt aus. Aber dieses Jahr haben Sie einen Riesenlaib dieses einen speziellen Käses aus Holland bestellt und möchten, dass jeder weiß, dass Ihr Geschäft der richtige Ort ist, um seinen Käse zu Weihnachten zu bekommen. In einem Geistesblitz denken Sie, hey, das ist ein 400-Pfund-Käserad aus Holland! Es ist ein großes Geschäft! Lasst uns eine Parade veranstalten! Wie verkündet man das jetzt? Einfach!

Denken Sie noch einmal über die drei Hauptfragen nach, die beantwortet werden müssen; was, warum und was jetzt?

1. In diesem Fall beginnen Sie mit der Parade. Der Käse ist das Warum, aber die Parade beantwortet die Frage nach dem „Was“?

Beispiel: „The Big Cheese kommt in die Stadt und wir veranstalten eine Parade!“

2. Wenn Sie die Frage beantworten, warum es Ihre Abonnenten interessieren sollte , denken Sie darüber nach, warum Sie sich darüber freuen, und meistens haben Sie Ihre Antwort direkt auf der Stelle.

Beispiel: „Wann haben Sie das letzte Mal gesehen, wie ein 400-Pfund-Käserad aus Holland über einen roten Teppich gerollt wurde? Niemals? Nun, Sie verpassen etwas!“

3. Denken Sie immer daran, ihnen mitzuteilen, was sie tun müssen, um an dem Spaß teilzunehmen . Wenn sie nur auftauchen müssen, sagen Sie ihnen genau, wo und zu welcher Zeit.

Beispiel: „Begleiten Sie uns am Dienstag, den 1. Dezember um 9:00 Uhr an der Ecke 1st St. und Warren Ave. zur kitschigsten Parade, die Sie je gesehen haben!“

Was ist, wenn Sie in Ihrer Ankündigungs-E-Mail nichts verkaufen?

Ihr Unternehmen ist eine gemeinnützige Organisation, die sich dafür einsetzt, Tieren Unterschlupf zu bieten, die aufgrund nationaler Katastrophen vertrieben werden und die Hurrikansaison immer zu früh kommt. Sie müssen das ganze Jahr über Geld sammeln, damit Sie und Ihr Team bereit sind, wenn die Zeit gekommen ist. Der Frühling steht vor der Tür und Sie müssen einen weiteren Schub unternehmen, um Spenden zu sammeln, da Ihre Kassen gefährlich niedrig werden.

Während einer Brainstorming-Sitzung mit Ihrem Team entscheiden Sie sich für einen Spaziergang mit dem Hund. Aber nicht irgendein Hundespaziergang. Ein Hundespaziergang! Sie werden sowohl Hundebesitzer als auch Nichtbesitzer einladen, mit Hunden Gassi zu gehen. Viele Hunde. Ihre eigenen Hunde, die Hunde ihrer Freunde und sogar Hunde, die in örtlichen Tierheimen zur Adoption freigegeben werden . . . Alle Hunde und alle Menschen. Es wird praktisch ein Dog-a-Palooza!

Nachdem Sie das Datum festgelegt haben, ist es an der Zeit, die Save-the-Date-Ankündigungen zu versenden.

1. Sie möchten Ihre Abonnenten sofort wissen lassen, was passieren wird. Und während Sie vielleicht einen einprägsamen Namen für die Veranstaltung haben, wie „The BIG Dog-walk-a-thon“, müssen Sie sicherstellen, dass sie genau wissen, was das ist.

Versuchen Sie so etwas:

Machen Sie sich keine Gedanken darüber, wie lange es dauert, stellen Sie einfach sicher, dass es eine ausreichende Beschreibung gibt, wenn es sich um ein einzigartiges Ereignis handelt, um Ihre Abonnenten wirklich wissen zu lassen, worum es sich handelt.

2. Für mich ist der einfachste Teil beim Schreiben einer Ankündigung für eine gemeinnützige Veranstaltung die Beantwortung der Frage, warum sich Ihre Abonnenten darum kümmern sollten. Hier möchten Sie Ihre treibende Kraft teilen. Warum tust du, was du tust? Aus diesem Grund würden sie sich auch darum kümmern, was Sie tun und warum Sie die Veranstaltung veranstalten.

Fügen Sie vielleicht einige Statistiken hinzu, die nicht jedem sofort bekannt sind, während Sie an den Herzen ziehen.

3. Seien Sie bei allem anderen immer sehr klar darüber, was Ihre Abonnenten tun sollen, um an dieser Veranstaltung teilzunehmen. Ob Sie nach Freiwilligen oder Teilnehmern fragen.

So senden Sie eine Ankündigungs-E-Mail

Jetzt haben wir eine Vorstellung davon, was wir sagen sollen und vielleicht wie wir es sagen sollen, aber wann ist der beste Zeitpunkt, um etwas anzukündigen, und reicht eine Ankündigung aus?

Wie ich bereits erwähnt habe, ist der beste Zeitpunkt, etwas anzukündigen, wenn es für Sie spannend wird. Mit anderen Worten; Wenn Sie ein Date haben und anfangen können zu planen und sich darauf freuen, dann möchten Sie Ihre „Save-the-Date“-Ankündigung versenden.

Wenn Sie ein Gebäude renovieren, möchten Sie, dass die Leute die neuen Büros vermieten, sobald der Spatenstich erfolgt ist und ein voraussichtlicher Eröffnungstermin bekannt gegeben wird. Sie sollten auch eine Erinnerung versenden, wenn die Büros vermietet werden, je nach Ihrem Ziel kann dies zu 25-75 Prozent vermietet sein.

Der Punkt ist, die Menschen wissen zu lassen, dass sich ihr Zeitfenster schließt. Innerhalb weniger Wochen nach der großen Eröffnung möchten Sie die Einladungen versenden, mit einer Notiz, wie viel Prozent des Platzes noch verfügbar sind (falls noch Plätze verfügbar sind).

Und vergessen Sie nicht die Erinnerung wenige Tage vor dem Grand Opening mit einer persönlichen Notiz, ob sie sich noch einen Platz für ihr Geschäft sichern können.

Wenn Sie eine Parade planen und nur möchten, dass die Leute sich zeigen, sollten Sie eine Save-the-Date-Ankündigung herausgeben, die den Leuten genügend Zeit gibt, sich für die Teilnahme zu verabreden. Ein paar Monate im Voraus sollten ausreichen. Und vergessen Sie nicht, eine persönliche Notiz über den Hintergrund und die Geschichte der Veranstaltung beizufügen. Follow-up mit einer Erinnerung innerhalb weniger Wochen nach dem Ereignis und einer dritten innerhalb weniger Tage nach dem Ereignis. Vergessen Sie nicht, Tipps zum Parken, zum Anziehen für das Wetter, zum Mitbringen und zum Erwarten beizufügen.

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, bei der sich Menschen freiwillig melden, antworten oder Spenden und Sponsoring sammeln müssen, möchten Sie, dass das Save-the-Date erlischt, sobald Sie das Datum festgelegt haben. Dies kann in einigen Fällen bis zu einem Jahr im Voraus sein. Versenden Sie Einladungen und Anmeldeformulare zwei Wochen später und vergessen Sie nicht, eine persönliche Anmerkung beizufügen, warum Ihnen dieses Anliegen wichtig ist; Dies trägt dazu bei, dass es auch für Ihre potenziellen Teilnehmer wichtig ist.

Erinnerungen sollten verschickt werden, wenn die Veranstaltung etwa eine Woche entfernt ist, und weitere einige Tage vor der Veranstaltung, für Last-Minute-Anmeldungen und um Spenden von denen zu sammeln, die nicht teilnehmen können.

Fassen wir die Regeln für Ankündigungs-E-Mails zusammen…

Wie stelle ich also sicher, dass Leute zu meinen Partys erscheinen? Ich halte mich an die Ansageregeln:

1. Ich versende „Save-the-Date“-Ankündigungen, sobald das Datum der Veranstaltung festgelegt ist, und ich achte darauf, die folgenden Fragen zu beantworten, wenn ich meine Ankündigungs-E-Mail erstelle (ich habe ein paar bevorzugte E-Mail-Vorlagen für Ankündigungen, die Ich rotiere gerne, je nach Anlass):

• Was ist los?
• Warum sollte es den Leser interessieren (oder was ist für ihn drin)?
• Was sollen sie dagegen tun (Aufruf zum Handeln)?

2. Je nach Veranstaltung versende ich die Einladungen bereits zwei Wochen nach der „Save-the-Date“-Ankündigung und erst drei bis vier Wochen vor der Veranstaltung.

3. Ich versende immer Erinnerungen:

• Die erste, eine Woche vor der Veranstaltung
• Die zweite, ein paar Tage vor der Veranstaltung

Sind Sie bereit, Ihre nächste Ankündigung zu planen? Schauen Sie sich unsere E-Mail-Vorlagen für Ankündigungen an.