1-2-3 公告邮件指南
已发表: 2019-07-31我永远不会忘记我举办的第一个派对。
只来了两个人
我彻底泄气了。
当我从对自我的打击中恢复过来时，我问了几个人他们为什么不来，结果他们只是忘记了。
那么我应该做些什么不同的事情呢？
我应该发一封通知邮件。 不仅仅是一个保存日期的公告，还有一个邀请和提醒。
公告电子邮件都是关于让您兴奋的事情！
我一直认为“保存日期”和“公告”是正式的东西，只在非常特殊的场合发出，比如婚礼和出生。 但是公告是针对我们生活或业务中任何让我们兴奋的新事物！
公告非常适合宣传新合作伙伴、新产品、翻新、收购、特别活动、筹款活动。 . . 甚至运送了一大轮奶酪！ （以为我在开玩笑？马萨诸塞州康科德的康科德奶酪店每年都会举行一次意大利奶酪轮游行）。 一切都是关于让您兴奋的事情，并说出来让其他人也可以兴奋！
如何写一封通知邮件
无论宣布什么，除了告诉您的读者什么时候宣布之外，您还必须为您的电子邮件订阅者回答三个额外的问题：
- 这是怎么回事？
- 读者为什么要关心（或者对他们有什么好处）？
- 您希望他们对此做什么（号召性用语）？
这是一个公告电子邮件示例……
假设您是一名房地产经纪人或经纪人，并且您正在与正在翻新市中心黄金地段的一座历史建筑的承包商合作。 这是一个巨大的胜利，不仅对您的代理机构而且对当地社区而言，因为它有助于振兴该地区，并开辟新的、备受追捧的办公空间。 是兴奋的！ 那你会从哪里开始？
1. 第一步是宣布即将到来的机会。 让人们知道即将发生的事情，甚至在他们开始租用办公空间之前。 当兴奋对你来说变得兴奋时，就开始建立兴奋。 不要忘记引起读者的注意。
下面是一个引人入胜的房地产公告示例： “我们想宣布 LoDo 自落基山脉以来发生的最好的事情！ XYZ 房地产与 Zabba Dabba Constructors 合作，很高兴地宣布对位于科罗拉多州丹佛市第一大道 1234 号的 Biltmore 大楼进行翻新。”
2. 下一个要回答的问题是为什么您的订阅者应该关心。 也许这是自尼克松时代以来 LoDo 首次提供新的办公空间，您知道其中一些人一直在寻找新空间。 那么，他们为什么要关心呢？ 因为这是他们获得他们一直在寻找的东西的唯一机会。
示例： “如果您一直在寻找可以成长的新空间，但又不想离开该地区，那么这就是您的机会。”
3. 最后，你要确保告诉他们他们能做些什么。 给他们明确、简单的指示，告诉他们需要做什么。
示例： “今天打电话给我们，#907-606-3333，预约查看可用的平面图，并在他们全部消失之前租用你的新空间！”
不是房地产经纪人？
这是另一个如何编写公告电子邮件的示例……
也许你是威斯康星州的奶酪贩子，去年你几乎用完了镇上最受欢迎的圣诞奶酪。 但是今年，您从荷兰订购了一大盘这种特殊的奶酪，您希望每个人都知道您的商店是圣诞节购买奶酪的地方。 一闪而过的创意天才你会想，嘿，这是一个来自荷兰的 400 磅奶酪轮！ 这是一件大事！ 让我们来个游行吧！ 现在你如何宣布？ 简单的！
再次考虑三个必须回答的主要问题； 什么，为什么，现在是什么？
1. 在这种情况下，您从游行开始。 奶酪就是原因，但游行回答了关于“发生了什么”的问题。
示例： “大奶酪要进城了，我们要举行游行！”
2. 在回答为什么订阅者应该关心这个问题时，想想你为什么对它感到兴奋，而且大多数时候你都会得到答案。
示例： “您最后一次看到来自荷兰的 400 磅奶酪轮滚下红地毯是什么时候？ 绝不？ 好吧，你错过了！”
3. 永远记得让他们知道他们需要做什么才能参与其中。 如果他们需要做的就是出现，那么一定要告诉他们确切的时间和地点。
示例： “12 月 1 日星期二上午 9:00 加入我们，在 1st St. 和 Warren Ave. 的拐角处参加你所见过的最俗气的游行！”
如果您在公告电子邮件中没有出售任何东西怎么办？
您的企业是一家非营利组织，致力于为因国家灾难和飓风季节而流离失所的动物提供庇护。 您需要整年筹集资金，以便您和您的团队在时机成熟时做好准备。 春天来了，你需要再次推动筹集资金，因为你的金库正处于危险的低位。
在与您的团队进行头脑风暴会议期间，您决定遛狗。 但不仅仅是任何遛狗。 一场遛狗马拉松！ 您将邀请狗主人和非主人遛狗。 很多狗。 他们自己的狗，他们朋友的狗，甚至是在当地收容所收养的狗。 . . 所有的狗和所有的人。 它实际上将是一个狗-a-palooza！
确定日期后，就该发送保存日期公告了。
1.马上，你想让你的订阅者知道将会发生什么。 尽管您可能为该活动起一个醒目的名称，例如“The BIG dog-a-thon”，但您必须确保并让他们确切知道那是什么。
尝试这样的事情：
不要担心它有多长，只要确保当它是一个独特的事件时，有足够的描述来真正让你的订阅者知道它是什么。
2.对我来说，为非营利活动撰写公告最简单的部分就是回答为什么订阅者应该关心这个问题。 这是你想分享你的驱动力的地方。 你为什么要做你所做的事？ 这也是为什么他们会关心您在做什么以及您举办活动的原因。
也许包括一些不是每个人都会立即意识到的统计数据，而你正在拉动心弦。
3. 对于其他一切，请始终非常清楚您希望订阅者做什么才能参与此活动。 无论您是要求志愿者还是参与者。
如何发送通知电子邮件
现在，我们已经知道要说什么，也许应该怎么说，但是什么时候是宣布某事的最佳时机，一个宣布就足够了吗？
正如我之前提到的，宣布某事的最佳时机是当它让你兴奋时。 换句话说; 当你有一个约会并且你可以开始计划并对此感到兴奋时，就是你想要发送“保存日期”公告的时候。
如果您正在翻新建筑物，您希望人们在破土动工并确定预计的开放日期后立即开始租用新办公室。 您还需要在办公室开始出租时发出提醒，具体取决于您的目标，这可能是 25-75% 的出租率。
关键是要让人们知道他们的机会之窗正在关闭。 在盛大开幕后的几周内，您需要发出邀请，并注明仍有多少空间可用（如果仍有可用空间）。
并且不要忘记在盛大开幕前几天的提醒，并附上关于他们是否仍然可以为他们的业务获得空间的个人说明。
如果您正在计划游行，并且只想让人们展示，那么您需要发布一个保存日期的公告，让人们有足够的时间安排参加。 提前几个月应该可以解决问题。 并确保包含有关事件背景和历史的个人说明。 在事件发生后的几周内跟进提醒，并在事件发生后的几天内跟进。 不要忘记包括停车小贴士、天气着装、带什么和期待什么。
如果您正在计划一个人们需要志愿服务、回复或收集捐款和赞助的活动，您会希望在锁定日期后立即退出保存日期。 在某些情况下，这可能提前一年。 两周后发出邀请和登记表，并确保附上个人说明，说明为什么这项事业对您很重要； 这也有助于使其对您的潜在与会者也很重要。
当活动大约一周后，以及活动开始前几天，应发出提醒，以提醒最后一刻的注册者并从无法参加的人那里收集捐款。
让我们回顾一下公告电子邮件的规则……
那么，我如何确保人们出现在我的派对上？ 我遵守公告规则：
1. 我会在活动日期锁定后立即发送“保存日期”通知，并确保在创建通知电子邮件时回答以下问题（我有一些最喜欢的通知电子邮件模板我喜欢轮换，视场合而定）：
- 这是怎么回事？
- 读者为什么要关心（或者对他们有什么好处）？
- 您希望他们对此做什么（号召性用语）？
2. 根据活动的不同，我最早在“保存日期”公告后两周发出邀请，最迟在活动前三到四个星期发出邀请。
3. 我总是发出提醒：
- 第一个，活动前一周
- 第二，活动前几天
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