1-2-3 Guide des e-mails d'annonce

Je n'oublierai jamais la première fête que j'ai jamais organisée.

Seules deux personnes sont venues

J'étais complètement dégonflé.

Quand je me suis remise du coup porté à mon ego, j'ai demandé à quelques personnes pourquoi elles n'étaient pas venues, et il s'est avéré qu'elles avaient tout simplement oublié.

Alors qu'est-ce que j'aurais dû faire différemment?

J'aurais dû envoyer un e-mail d'annonce. Et pas seulement une annonce de sauvegarde de la date, mais aussi une invitation et des rappels.

Les e-mails d'annonce concernent tout ce qui vous passionne !

J'avais toujours pensé aux "dates réservées" et aux "annonces" comme des choses formelles qui n'étaient envoyées que lors d'occasions très spéciales, comme les mariages et les naissances. Mais les annonces concernent tout ce qui est nouveau dans nos vies ou nos entreprises et qui nous passionne !

Les faire-part sont parfaits pour faire connaître un nouveau partenaire, un nouveau produit, une rénovation, une acquisition, un événement spécial, une levée de fonds. . . même la livraison d'une grosse meule de fromage ! (Vous pensez que je plaisante? Le Concord Cheese Shop à Concord dans le Massachusetts organise un défilé annuel pour une meule de fromage italien). Il s'agit de ce qui vous excite et de faire passer le mot pour que les autres puissent aussi s'extasier !

Comment rédiger un e-mail d'annonce

Peu importe ce qui est annoncé, en plus d'informer vos lecteurs quand cela se produit, il est impératif que vous répondiez à trois questions supplémentaires pour vos abonnés par e-mail :

1. Que se passe-t-il?
2. Pourquoi le lecteur devrait-il s'en soucier (ou qu'est-ce qu'il y a dedans pour lui) ?
3. Que voulez-vous qu'ils fassent à ce sujet (appel à l'action) ?

Voici un exemple d'e-mail d'annonce…

Disons que vous êtes un agent immobilier ou un courtier immobilier et que vous travaillez avec un entrepreneur qui rénove un bâtiment historique dans un quartier privilégié du centre-ville. C'est une grande victoire, non seulement pour votre agence, mais aussi pour la communauté locale, car cela contribue à revitaliser le quartier et à ouvrir de nouveaux espaces de bureaux très recherchés. C'est exitant! Alors, par où commencer ?

1. La première étape consiste à annoncer l'opportunité à venir. Informez les gens de ce qui s'en vient, avant même qu'ils ne puissent commencer à louer des bureaux. Commencez à créer l'excitation au moment où cela devient excitant pour vous. Et n'oubliez pas d'attirer l'attention de votre lecteur.

Voici un exemple d'annonce accrocheuse pour l'immobilier : « Nous aimerions annoncer la meilleure chose qui soit arrivée à LoDo depuis les Rocheuses ! XYZ Real Estate, en partenariat avec Zabba Dabba Constructors, est heureux d'annoncer la rénovation du Biltmore Building au 1234 1st Avenue, Denver, Colorado.

2. La prochaine question à répondre est pourquoi vos abonnés devraient s'en soucier. C'est peut-être la première fois que de nouveaux espaces de bureaux sont disponibles à LoDo depuis l'ère Nixon et vous savez que certains d'entre eux recherchent un nouvel espace depuis presque aussi longtemps. Alors, pourquoi devraient-ils s'en soucier? Parce que c'est leur seule chance d'obtenir ce qu'ils cherchaient.

Exemple : "Si vous avez cherché un nouvel espace où vous pouvez grandir, mais que vous ne voulez pas quitter la région, c'est votre chance."

3. Enfin, vous voulez vous assurer de leur dire ce qu'ils peuvent faire à ce sujet. Donnez-leur des instructions claires et simples sur ce qu'ils doivent faire.

Exemple : "Appelez-nous aujourd'hui, #907-606-3333, pour prendre rendez-vous pour voir les plans d'étage disponibles et louer votre nouvel espace, avant qu'ils ne soient tous partis !"

Vous n'êtes pas agent immobilier ?

Voici un autre exemple de rédaction d'un e-mail d'annonce…

Peut-être que vous êtes un fromager dans le Wisconsin et que l'année dernière vous avez failli manquer du fromage de Noël le plus populaire de la ville. Mais cette année, vous avez commandé une meule géante de ce fromage particulier de Hollande et vous voulez que tout le monde sache que votre magasin est l'endroit idéal pour acheter son fromage pour Noël. Dans un éclair de génie créatif, vous pensez, hé, c'est une meule de fromage de 400 lb de Hollande ! C'est un gros problème ! Faisons un défilé ! Maintenant, comment annoncez-vous cela ? Facile!

Encore une fois, pensez aux trois questions principales auxquelles il faut répondre ; quoi, pourquoi et maintenant quoi?

1. Dans ce cas, vous commencez par le défilé. Le fromage est pourquoi, mais le défilé répond à la question concernant « ce » qui se passe.

Exemple : "Le Big Cheese arrive en ville et nous organisons un défilé !"

2. Lorsque vous répondez à la question de savoir pourquoi vos abonnés devraient s'en soucier , réfléchissez à la raison pour laquelle vous êtes excité à ce sujet, et la plupart du temps, vous aurez votre réponse, juste là.

Exemple : « Quand avez-vous vu pour la dernière fois une meule de fromage hollandais de 400 lb rouler sur un tapis rouge ? Jamais? Eh bien, vous ratez quelque chose ! »

3. Rappelez-vous toujours de leur faire savoir ce qu'ils doivent faire pour participer à la fête . S'ils n'ont qu'à se présenter, assurez-vous de leur dire exactement où et à quelle heure.

Exemple : "Rejoignez-nous à 9h00 le mardi 1er décembre, au coin de la 1ère rue et de l'avenue Warren pour le défilé le plus ringard que vous ayez jamais vu !"

Que faire si vous ne vendez rien dans votre e-mail d'annonce ?

Votre entreprise est une organisation à but non lucratif dédiée à offrir un abri aux animaux déplacés en raison de catastrophes nationales et la saison des ouragans arrive toujours trop tôt. Vous devez collecter des fonds, tout au long de l'année, afin que vous et votre équipe puissiez être prêts le moment venu. Le printemps arrive et vous devez faire un autre effort pour lever des fonds, car vos coffres sont dangereusement bas.

Lors d'une séance de brainstorming avec votre équipe, vous décidez de faire promener votre chien. Mais pas n'importe quelle promenade de chien. Un chien-promenade-a-thon! Vous allez inviter les propriétaires de chiens et les non-propriétaires à promener les chiens. Beaucoup de chiens. Leurs propres chiens, les chiens de leurs amis et même les chiens à adopter dans les refuges locaux . . . tous les chiens et toutes les personnes. Ça va pratiquement être un chien-a-palooza !

Une fois que vous avez fixé la date, il est temps d'envoyer les annonces de sauvegarde de la date.

1. Tout de suite, vous voulez faire savoir à vos abonnés ce qui va se passer. Et bien que vous puissiez avoir un nom accrocheur pour l'événement, comme "The BIG dog-walk-a-thon", vous devez vous assurer et leur faire savoir exactement de quoi il s'agit.

Essayez quelque chose comme ceci :

Ne vous souciez pas de sa durée, assurez-vous simplement que lorsqu'il s'agit d'un événement unique, il y a suffisamment de description pour que vos abonnés sachent vraiment de quoi il s'agit.

2. Pour moi, la partie la plus simple de la rédaction d'une annonce pour un événement à but non lucratif est de répondre à la question de savoir pourquoi vos abonnés devraient s'en soucier. C'est là que vous voulez partager votre force motrice. Pourquoi faites-vous ce que vous faites? C'est aussi pourquoi ils se soucieraient de ce que vous faites et pourquoi vous organisez l'événement.

Incluez peut-être des statistiques dont tout le monde ne serait pas immédiatement conscient, pendant que vous tirez sur la corde sensible.

3. Avec tout le reste, soyez toujours très clair sur ce que vous voulez que vos abonnés fassent pour participer à cet événement. Que vous demandiez des bénévoles ou des participants.

Comment envoyer un e-mail d'annonce

Maintenant, nous avons une idée de ce qu'il faut dire, et peut-être comment le dire, mais quel est le meilleur moment pour annoncer quelque chose, et une annonce suffit-elle ?

Comme je l'ai déjà mentionné, le meilleur moment pour annoncer quelque chose est quand cela devient excitant pour vous. Autrement dit; lorsque vous avez un rendez-vous et que vous pouvez commencer à planifier et à vous enthousiasmer, c'est lorsque vous souhaitez envoyer votre annonce "réservez la date".

Si vous rénovez un immeuble, vous voulez que les gens commencent à louer les nouveaux bureaux dès que le sol est brisé et qu'une date d'ouverture prévue est fixée. Vous voudrez également envoyer un rappel lorsque les bureaux commenceront à être loués, selon votre objectif, cela peut être de 25 à 75 % loués.

Le but est de faire savoir aux gens que leur fenêtre d'opportunité se ferme. Quelques semaines après la grande ouverture, vous voudrez envoyer les invitations, avec une note sur le pourcentage d'espace encore disponible (s'il reste des espaces disponibles).

Et n'oubliez pas le rappel, quelques jours avant la grande ouverture, avec une note personnelle indiquant s'ils peuvent ou non encore réserver un espace pour leur entreprise.

Si vous planifiez un défilé et que vous voulez simplement que les gens se présentent, vous voudrez qu'une annonce de date de réserve soit diffusée qui donne aux gens suffisamment de temps pour prendre des dispositions pour y assister. Quelques mois à l'avance devraient faire l'affaire. Et assurez-vous d'inclure une note personnelle sur le contexte et l'histoire de l'événement. Faites un suivi avec un rappel quelques semaines après l'événement et un troisième quelques jours après l'événement. N'oubliez pas d'inclure des conseils pour vous garer, vous habiller en fonction de la météo, quoi apporter et à quoi vous attendre.

Si vous planifiez un événement où les gens doivent faire du bénévolat, rsvp ou recueillir des dons et des parrainages, vous voudrez que la date de sauvegarde sorte dès que vous avez verrouillé la date. Cela pourrait être jusqu'à un an à l'avance, dans certains cas. Envoyez les invitations et les formulaires d'inscription deux semaines plus tard et assurez-vous d'inclure une note personnelle expliquant pourquoi cette cause est importante pour vous ; cela contribue également à le rendre important pour vos participants potentiels.

Des rappels doivent être envoyés lorsque l'événement est dans environ une semaine, et quelques jours avant l'événement, pour les inscriptions de dernière minute et pour recueillir les dons de ceux qui ne peuvent pas y assister.

Récapitulons les règles des emails d'annonce…

Alors, comment puis-je m'assurer que les gens se présentent à mes soirées ? Je respecte les règles des annonces :

1. J'envoie des annonces "réservez la date" dès que la date de l'événement est verrouillée, et je m'assure de répondre aux questions suivantes lorsque je crée mon e-mail d'annonce (j'ai quelques modèles d'e-mail d'annonce préférés qui J'aime tourner, selon l'occasion):

• Que se passe-t-il?
• Pourquoi le lecteur devrait-il s'en soucier (ou qu'est-ce qu'il y a dedans pour lui) ?
• Que voulez-vous qu'ils fassent à ce sujet (appel à l'action) ?

2. Selon l'événement, j'envoie les invitations dès deux semaines après l'annonce "réservez la date" et aussi tard que trois à quatre semaines avant l'événement.

3. J'envoie toujours des rappels :

• Le premier, une semaine avant l'événement
• La seconde, quelques jours avant l'événement

Prêt à planifier votre prochaine annonce ? Consultez nos modèles d'e-mails d'annonce.