1-2-3 คำแนะนำเกี่ยวกับอีเมลประกาศ

ฉันจะไม่มีวันลืมปาร์ตี้แรกที่ฉันได้ขว้างปา

มากันแค่สองคน

ฉันถูกกิ่วอย่างสมบูรณ์

เมื่อฉันฟื้นจากความทะเยอทะยานของฉัน ฉันถามบางคนว่าทำไมพวกเขาถึงไม่มา ปรากฎว่าพวกเขาลืมไปหมดแล้ว

แล้วฉันควรทำอย่างไรแตกต่างไปจากนี้

ฉันควรจะส่งอีเมลประกาศ และไม่ใช่แค่การประกาศบันทึกวันที่เท่านั้น แต่เป็นการเชิญและการเตือนความจำด้วย

อีเมลประกาศเกี่ยวกับสิ่งที่คุณตื่นเต้น!

ฉันเคยคิดว่า "บันทึกวันที่" และ "ประกาศ" เป็นสิ่งที่เป็นทางการซึ่งถูกส่งออกไปในโอกาสพิเศษเท่านั้น เช่น งานแต่งงานและวันเกิด แต่การประกาศนั้นมีไว้สำหรับสิ่งใหม่ๆ ในชีวิตของเรา หรือธุรกิจของเรา ที่ทำให้เราตื่นเต้น!

การประกาศนี้สมบูรณ์แบบสำหรับการบอกเล่าเกี่ยวกับพันธมิตรรายใหม่ ผลิตภัณฑ์ใหม่ การปรับปรุงใหม่ การเข้าซื้อกิจการ กิจกรรมพิเศษ งานระดมทุน . . แม้กระทั่งการส่งชีสก้อนใหญ่! (คิดว่าฉันล้อเล่นเหรอ Concord Cheese Shop ใน Concord Massachusetts มีขบวนพาเหรดประจำปีสำหรับชีสอิตาเลียน) อยู่ที่สิ่งที่คุณตื่นเต้นเท่านั้น และพูดออกไปเพื่อให้คนอื่นๆ ตื่นเต้นไปด้วย!

วิธีเขียนอีเมลประกาศ

ไม่ว่าจะมีการประกาศอะไร นอกจากบอกผู้อ่านของคุณเมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้น คุณจำเป็นต้องตอบคำถามเพิ่มเติมสามข้อสำหรับสมาชิกอีเมลของคุณ:

1. เกิดอะไรขึ้น?
2. เหตุใดผู้อ่านจึงควรสนใจ (หรือมีอะไรในนั้นสำหรับพวกเขา)
3. คุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้ (คำกระตุ้นการตัดสินใจ)

นี่คือตัวอย่างอีเมลประกาศ...

สมมติว่าคุณเป็นตัวแทนอสังหาริมทรัพย์หรือนายหน้า และคุณกำลังทำงานร่วมกับผู้รับเหมาที่กำลังปรับปรุงอาคารเก่าแก่ในย่านใจกลางเมืองที่สำคัญ นี่เป็นชัยชนะครั้งใหญ่ ไม่เพียงแต่สำหรับเอเจนซีของคุณแต่สำหรับชุมชนท้องถิ่นด้วยเพราะช่วยฟื้นฟูพื้นที่ ตลอดจนเปิดพื้นที่สำนักงานแห่งใหม่ที่เป็นที่ต้องการตัวสูง มันน่าตื่นเต้น! แล้วคุณจะเริ่มต้นที่ไหน?

1. ขั้นตอนแรกคือการประกาศโอกาสที่จะเกิดขึ้น บอกให้คนอื่นรู้ว่าจะมีอะไรเกิดขึ้น แม้กระทั่งก่อนที่พวกเขาจะสามารถเริ่มเช่าพื้นที่สำนักงานได้ เริ่มสร้างความตื่นเต้นในขณะที่มันน่าตื่นเต้นสำหรับคุณ และอย่าลืมดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการประกาศที่จับใจสำหรับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์: “เราต้องการประกาศสิ่งที่ดีที่สุดที่เกิดขึ้นกับ LoDo ตั้งแต่ยุคร็อกกี้! XYZ Real Estate ร่วมกับ Zabba Dabba Constructors มีความยินดีที่จะประกาศการปรับปรุงอาคาร Biltmore ที่ 1234 1st Avenue, Denver, Colorado”

2. คำถามต่อไปที่ต้องตอบคือเหตุผลที่สมาชิกของคุณควรสนใจ บางทีนี่อาจเป็นครั้งแรกที่มีพื้นที่สำนักงานใหม่ใน LoDo ตั้งแต่ยุค Nixon และคุณรู้ว่าบางพื้นที่กำลังมองหาพื้นที่ใหม่เกือบเท่าเดิม แล้วทำไมพวกเขาถึงต้องสนใจ? เพราะมันเป็นโอกาสเดียวของพวกเขาที่จะได้รับสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา

ตัวอย่าง: “หากคุณกำลังมองหาพื้นที่ใหม่ที่คุณสามารถเติบโตได้ แต่ไม่ต้องการออกจากพื้นที่ นี่คือโอกาสของคุณ”

3. สุดท้ายนี้ คุณต้องแน่ใจว่าได้บอกพวกเขาว่าพวกเขาจะทำอะไรได้บ้าง ให้แนวทางที่ชัดเจนและง่ายแก่พวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องทำ

ตัวอย่าง: “โทรหาเราวันนี้ #907-606-3333 เพื่อนัดดูแผนผังชั้นที่ว่างและเช่าพื้นที่ใหม่ของคุณ ก่อนที่พวกมันจะหมด!”

ไม่ใช่ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์?

นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของการเขียนอีเมลประกาศ...

บางทีคุณอาจเป็นคนขายชีสในวิสคอนซิน และปีที่แล้วคุณเกือบจะหมดชีสคริสต์มาสที่โด่งดังที่สุดในเมืองแล้ว แต่ในปีนี้ คุณได้สั่งซื้อชีสล้อยักษ์ชิ้นนี้จากฮอลแลนด์ และต้องการให้ทุกคนรู้ว่าร้านของคุณเป็นที่สำหรับซื้อชีสสำหรับคริสต์มาส คุณคิดว่านี่คือชีสล้อขนาด 400 ปอนด์จากฮอลแลนด์! มันเป็นเรื่องใหญ่! มาทำพาเหรดกันเถอะ! เมื่อกี้ประกาศยังไงคะ? ง่าย!

อีกครั้ง ให้นึกถึงคำถามหลักสามข้อที่ต้องตอบ อะไร ทำไม และตอนนี้คืออะไร

1. ในกรณีนี้ คุณเริ่มต้นด้วยขบวนพาเหรด ชีสคือเหตุผล แต่ขบวนพาเหรดตอบคำถามว่า 'เกิดอะไรขึ้น'

ตัวอย่าง: “The Big Cheese กำลังจะมาถึงเมือง และเรากำลังมีขบวนพาเหรด!”

2. เมื่อตอบคำถามว่าเหตุใดผู้ติดตามของคุณควรสนใจ ให้คิดว่าเหตุใดคุณจึงตื่นเต้นกับเรื่องนี้ และโดยส่วนใหญ่แล้ว คำตอบของคุณก็จะอยู่ที่นั่น

ตัวอย่าง: “ครั้งสุดท้ายที่คุณเห็นล้อชีสขนาด 400 ปอนด์จากฮอลแลนด์ถูกรีดลงบนพรมแดงคือเมื่อไหร่? ไม่เคย? แย่แล้ว พลาดแล้ว!”

3. อย่าลืมให้พวกเขารู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อร่วมสนุก หากสิ่งที่พวกเขาต้องทำคือแสดงตัว อย่าลืมบอกพวกเขาอย่างแน่ชัดว่าที่ไหนและเมื่อไหร่

ตัวอย่าง: “เข้าร่วมกับเราเวลา 9.00 น. ในวันอังคารที่ 1 ธันวาคม ที่มุมถนน 1st St. และ Warren Ave. สำหรับขบวนพาเหรดที่วิเศษที่สุดเท่าที่คุณเคยเห็นมา!”

เกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ขายอะไรในอีเมลประกาศของคุณ

ธุรกิจของคุณเป็นองค์กรไม่แสวงหากำไรที่อุทิศตนเพื่อให้ที่พักพิงแก่สัตว์ที่ถูกพลัดถิ่นเนื่องจากภัยพิบัติระดับชาติและฤดูเฮอริเคนมักมาเร็วเกินไปเสมอ คุณต้องระดมเงินตลอดทั้งปี เพื่อให้คุณและทีมพร้อมเมื่อถึงเวลา ฤดูใบไม้ผลิกำลังจะมาถึง และคุณต้องดำเนินการอีกครั้งเพื่อระดมทุน เนื่องจากเงินกองทุนของคุณใกล้จะถึงแล้ว

ในระหว่างการระดมความคิดกับทีมของคุณ คุณตัดสินใจพาสุนัขไปเดินเล่น แต่ไม่ใช่แค่สุนัขเดิน สุนัขเดิน-a-thon! คุณจะเชิญทั้งเจ้าของสุนัขและผู้ที่ไม่ใช่เจ้าของให้พาสุนัขไปเดินเล่น สุนัขจำนวนมาก สุนัขของพวกเขาเอง สุนัขของเพื่อน และแม้แต่สุนัขที่พร้อมรับเลี้ยงในสถานสงเคราะห์ในท้องถิ่น . . สุนัขและทุกคน มันเกือบจะเป็น dog-a-palooza!

หลังจากที่คุณระบุวันที่แล้ว ก็ถึงเวลาส่งประกาศบันทึกวันที่

1. คุณต้องการแจ้งให้สมาชิกทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นทันที และแม้ว่าคุณจะมีชื่อที่ติดหูสำหรับงานนี้ เช่น "The BIG dog-walk-a-thon" คุณต้องทำให้แน่ใจและแจ้งให้พวกเขารู้ว่านั่นคืออะไร

ลองทำสิ่งนี้:

ไม่ต้องกังวลว่าจะนานแค่ไหน แค่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อเป็นกิจกรรมพิเศษ ต้องมีคำอธิบายเพียงพอที่จะบอกให้สมาชิกของคุณรู้ว่าเหตุการณ์คืออะไร

2. สำหรับฉัน ส่วนที่ง่ายที่สุดในการเขียนประกาศสำหรับกิจกรรมที่ไม่แสวงหากำไรคือการตอบคำถามว่าเหตุใดผู้ติดตามของคุณควรสนใจ นี่คือที่ที่คุณต้องการแบ่งปันแรงผลักดันของคุณ ทำไมคุณทำในสิ่งที่คุณทำ? นี่เป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาถึงสนใจสิ่งที่คุณกำลังทำ และเหตุผลที่คุณจัดงาน

อาจรวมสถิติบางอย่างที่ทุกคนไม่รับรู้ในทันที ขณะที่คุณกำลังรู้สึกกดดัน

3. ในเรื่องอื่นๆ ให้มีความชัดเจนอยู่เสมอว่าคุณต้องการให้สมาชิกของคุณทำอะไร เพื่อมีส่วนร่วมในกิจกรรมนี้ ไม่ว่าคุณจะขออาสาสมัครหรือผู้เข้าร่วม

วิธีส่งอีเมลประกาศ

ตอนนี้ เรามีไอเดียว่าจะพูดอะไร และอาจจะพูดอย่างไร แต่เมื่อใดควรประกาศอะไรดีที่สุด และประกาศเพียงครั้งเดียวจะเพียงพอหรือไม่

อย่างที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เวลาที่ดีที่สุดในการประกาศบางสิ่งคือเวลาที่น่าตื่นเต้นสำหรับคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่ง; เมื่อคุณมีนัดเดทและคุณสามารถเริ่มวางแผนและตื่นเต้นกับมันได้ นั่นคือเมื่อคุณต้องการส่งประกาศ "บันทึกวันที่" ของคุณออกไป

หากคุณกำลังปรับปรุงอาคาร คุณต้องการให้ผู้คนเริ่มเช่าสำนักงานแห่งใหม่ทันทีที่พื้นพังและมีการตั้งชื่อวันเปิดที่คาดการณ์ไว้ นอกจากนี้ คุณยังต้องการส่งการแจ้งเตือนเมื่อสำนักงานเริ่มให้เช่า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ ซึ่งอาจมีค่าเช่า 25-75 เปอร์เซ็นต์

ประเด็นคือเพื่อให้ผู้คนรู้ว่าหน้าต่างแห่งโอกาสกำลังจะปิดลง ภายในเวลาไม่กี่สัปดาห์หลังจากพิธีเปิดอย่างยิ่งใหญ่ คุณจะต้องส่งคำเชิญ โดยระบุเปอร์เซ็นต์ของพื้นที่ว่างที่ยังคงว่างไว้ (หากมีที่ว่างเหลืออยู่)

และอย่าลืมข้อเตือนใจ สองสามวันก่อนงาน Grand Opening พร้อมบันทึกส่วนตัวว่าพวกเขายังสามารถรักษาพื้นที่สำหรับธุรกิจของตนได้หรือไม่

หากคุณกำลังวางแผนจัดขบวนพาเหรด และต้องการเพียงต้องการให้คนอื่นแสดง คุณจะต้องมีการประกาศที่จะช่วยไม่ให้ผู้คนจำนวนมากขึ้นแสดง เพื่อให้ผู้คนมีเวลามากมายในการจัดเตรียมการเข้าร่วม ล่วงหน้าสองสามเดือนควรทำเคล็ดลับ และอย่าลืมใส่บันทึกส่วนตัวเกี่ยวกับภูมิหลังและประวัติของงานด้วย ติดตามผลด้วยการเตือนความจำภายในสองสามสัปดาห์ของกิจกรรมและครั้งที่สามภายในสองสามวันของกิจกรรม อย่าลืมใส่คำแนะนำในการจอดรถ การแต่งตัวให้เข้ากับสภาพอากาศ สิ่งที่ต้องเตรียม และสิ่งที่คาดหวัง

หากคุณกำลังวางแผนงานที่ผู้คนต้องการเป็นอาสาสมัคร ตอบกลับ หรือรวบรวมเงินบริจาคและการสนับสนุน คุณจะต้องการวันที่ที่บันทึกไว้ออกไปทันทีที่คุณล็อควันที่ไว้ ในบางกรณีอาจนานถึงหนึ่งปี ส่งคำเชิญและแบบฟอร์มการลงทะเบียนในสองสัปดาห์ต่อมา และอย่าลืมเขียนบันทึกส่วนตัวว่าเหตุใดจึงมีความสำคัญต่อคุณ สิ่งนี้ช่วยทำให้ผู้มีโอกาสเป็นแขกของคุณมีความสำคัญเช่นกัน

ควรส่งการแจ้งเตือนเมื่อกิจกรรมอยู่ห่างออกไปประมาณหนึ่งสัปดาห์ และอีกสองสามวันก่อนงานจะเกิดขึ้น สำหรับผู้ลงทะเบียนในนาทีสุดท้ายและเพื่อรวบรวมเงินบริจาคจากผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้

มาสรุปกฎของอีเมลประกาศกัน...

แล้วฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่ามีคนมางานปาร์ตี้ของฉัน? ฉันปฏิบัติตามกฎของการประกาศ:

1. ฉันส่งประกาศ "บันทึกวันที่" ออกไปทันทีที่วันที่ของกิจกรรมถูกล็อค และฉันแน่ใจว่าจะตอบคำถามต่อไปนี้เมื่อฉันสร้างอีเมลประกาศของฉัน (ฉันมีเทมเพลตอีเมลประกาศโปรดสองสามแบบที่ ฉันชอบที่จะหมุนขึ้นอยู่กับโอกาส):

• เกิดอะไรขึ้น?
• เหตุใดผู้อ่านจึงควรสนใจ (หรือมีอะไรในนั้นสำหรับพวกเขา)
• คุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้ (คำกระตุ้นการตัดสินใจ)?

2. ขึ้นอยู่กับกิจกรรม ฉันส่งคำเชิญออกไปเร็วที่สุดเท่าที่สองสัปดาห์หลังจากประกาศ "บันทึกวันที่" และอย่างช้าสามถึงสี่สัปดาห์ก่อนงาน

3. ฉันมักจะส่งการแจ้งเตือน:

• ครั้งแรกหนึ่งสัปดาห์ก่อนงาน
• ครั้งที่สอง ไม่กี่วันก่อนเหตุการณ์

พร้อมที่จะวางแผนการประกาศครั้งต่อไปของคุณหรือยัง ตรวจสอบเทมเพลตอีเมลประกาศของเรา