Gerenciamento de crise: como liderar durante uma crise

Às vezes, liderar uma equipe, projeto ou organização vai bem – e às vezes não. Jennifer Bridges, PMP, mostra técnicas de gerenciamento de crises para ajudá-lo a liderar com sucesso durante um desastre.

Aqui está uma captura de tela do quadro branco para sua referência.

Em Revisão – Gerenciamento de Crise: Como Liderar Durante uma Crise

Jennifer observou que quando você está liderando um projeto, equipe ou organização, as coisas estão indo bem ou mal. É raro pousar no meio. E, claro, é fácil liderar quando tudo está bem; mas é na crise que se define o verdadeiro significado de liderança. Uma crise é um teste para o líder ver se pode intensificar e corrigir esses erros. Basta dar uma olhada em algumas das citações de liderança mais inspiradoras, nenhuma delas é sobre liderar quando tudo está bem.

Existem inúmeras maneiras pelas quais as coisas podem dar errado com uma equipe, projeto ou organização, mas Jennifer se concentrou nos tipos de crises que são comuns e como o gerenciamento de crises pode ajudar.

Gerenciamento de crise para equipes

Os exemplos de crises a seguir afetam as equipes e o gerenciamento de carga de trabalho. Para seu primeiro exemplo, Jennifer lembrou-se de trabalhar com um membro da equipe que estava gravemente doente. A pessoa precisava de um transplante, mas teve que esperar dois anos até que um doador fosse encontrado, o que colocou o membro da equipe em licença por invalidez de curto prazo. Outro era um membro da equipe que teve um parente próximo ferido em um acidente de carro. Isso afastou o membro da equipe do projeto para lidar com uma emergência familiar. Em cada caso, Jennifer teve que superar a falta de recursos do projeto.

Ainda outra crise que Jennifer lembrou envolveu um empreiteiro renegado que fez alterações no local de produção, mas estava de férias durante a fase de implementação, o que causou todos os tipos de problemas. (Para evitar fazer isso com sua equipe, aprenda a se preparar para as férias para que nada dê errado.)

Gestão de Crise em Projetos

Então, no lado do projeto, Jennifer lembrou um caso em que o mercado estava indo mal. Isso resultou em custos subindo para o trabalho. Ela teve que fazer alguns cortes no orçamento, mas também impactou os recursos humanos. Em um projeto diferente, uma tecnologia iniciou outra crise. Isso afetou o escopo do projeto. Mas isso não é tudo. O projeto chegou a centenas de milhões de dólares acima do orçamento e também impactou centenas de pessoas.

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Então Jennifer se lembrou de trabalhar em um projeto em que a empresa se fundiu com outra empresa que tinha uma cultura corporativa muito diferente. Isso criou muito estresse no CEO, o que você pode imaginar não foi bom para o projeto. Como você pode ver, as restrições do projeto podem introduzir crises em todas as fases de um projeto, se você não for cuidadoso.

Como usar o gerenciamento de crises para superar uma crise

Todas essas situações não são únicas e podem acontecer com qualquer um. Como você pode usar o gerenciamento de crises para continuar progredindo, cumprir o cronograma, ser produtivo, parar o sangramento e manter sua equipe focada?

A resposta é que você deve planejar. Nos cenários de membros da equipe, você deve fazer o possível para identificar os riscos antes mesmo de o projeto começar. Faça o seu melhor para identificar riscos, crie um plano de backup de recursos para determinar quem intervém para compensar o recurso ausente e sempre use sua inteligência emocional para tratar a situação com compaixão, compreensão e segurança.

Quando se trata de projetos, você também deve avaliar o risco e identificar os possíveis pontos problemáticos para saber como responderá quando e se eles ocorrerem. Se precisar de ajuda para começar a rastrear riscos, experimente nosso modelo de registro de risco gratuito. Além de rastrear os riscos, ajuda a criar um comitê de controle de mudanças que toma decisões e aprovações durante os períodos de mudança no projeto. Além disso, conheça sua equipe e a quem você pode recorrer para problemas criativos, numéricos, estruturais ou de pessoas.

Dica profissional: para liderar durante uma crise, você precisa ser capaz de identificar uma crise antes que ela afete o projeto. Saiba quais são as bandeiras vermelhas para cronograma, orçamento, desempenho, escopo, qualidade e risco de governança.

Vá além: às vezes é impossível prever quando uma crise vai acontecer. É por isso que é tão importante ter um plano de continuidade de negócios. Saiba como manter seu negócio ou projeto funcionando em caso de desastre.

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Transcrição

Hoje vamos falar sobre Como Liderar Durante uma Crise. Bem, não importa se você está liderando uma equipe, um projeto ou uma organização, muitas vezes descobrimos que as coisas podem estar indo muito bem ou podem estar em crise.

Provavelmente é raro nos encontrarmos no meio disso, mas é mais fácil liderar quando as coisas estão indo muito bem. E você provavelmente já ouviu falar que a verdadeira medida de um líder é como ele lidera durante uma crise.

Então, hoje eu quero falar sobre alguns tipos diferentes de crise. Não são o único tipo de crise que ocorre, mas são comuns.

Um é para os membros da equipe, o outro é sobre um projeto. Então, lembro-me de um projeto específico, tivemos um membro-chave da equipe que estava concorrendo a uma doação de rim para uma irmã, na verdade estava na lista de doadores para ela há dois anos, mas eles tiveram que esperar que as condições estivessem corretas.

Então, de repente, as condições eram perfeitas, e eles o chamaram para a doação. Então, ele estava fora não apenas durante o tempo para doar o rim, mas também tinha seu próprio tempo de recuperação, então ele estava fora por causa de uma deficiência de curto prazo.

A outra foi que tivemos um trágico acidente que ocorreu. Então, um dos principais membros da equipe teve que não apenas cuidar de sua própria família, mas de vários membros da família.

E também, tivemos o empreiteiro renegado que contratamos que descobrimos mais tarde durante o fim de semana de implementação, quando ele estava de férias, que ele estava fazendo várias alterações no local de produção que não foram incorporadas à máquina de desenvolvimento.

Então, quando fizemos a atualização, ela substituiu a produção e o sistema ficou inativo por três dias. Então, o que tivemos que fazer é fazer algumas mudanças e realmente trabalhar juntos como uma equipe para planejar como manter as coisas funcionando.

O outro é o projeto. Então, eu me lembro de um projeto específico onde o mercado estava muito ruim. Então, por causa das mudanças de mercado, o custo do projeto disparou.

Então, o que aconteceu foi que tivemos que começar a cortar custos, mas não apenas custos, isso também impactou um número significativo de recursos humanos em nosso projeto.

E da mesma forma, outra, uma nova tecnologia, um novo software que estávamos implementando, era tão novo que tínhamos que continuar mudando o escopo. Lembro-me de todo o tempo em que a equipe estava em modo de bloqueio porque o escopo havia mudado.

Então, tivemos que replanejar tudo e por causa disso, novamente, não só impactou o projeto, mas foi $500 milhões acima do orçamento que impactou alguns dos empregos de 200 e 300 pessoas.

E então outro foi onde duas empresas foram fundidas com dois tipos diferentes de culturas na empresa. Então, isso causou muito estresse para o CEO da empresa que estava sendo incorporada, mas não era o player dominante.

Isso não apenas o afetou, e ele estava ficando louco por causa de todos os diferentes estresses, mas também acrescentou muito estresse a todos os membros da equipe na organização.

Então, o que fazemos? Como contamos isso? Aqui estão algumas questões que precisamos pensar. Como passamos por essas coisas diferentes da crise e como mantemos as coisas progredindo? Como paramos o sangramento quando as coisas vão muito mal?

E como você mantém sua equipe focada durante essa crise? Bem, uma coisa que queremos fazer é planejar com antecedência. Às vezes podemos... existem incógnitas conhecidas que podemos planejar. Podemos pensar, o que acontece se, você sabe, algo acontecer com alguns dos membros da nossa equipe? O que acontece quando, você sabe, o custo ou o escopo muda?

Você sabe, nós praticamente precisamos planejar isso de qualquer maneira. Mas e as incógnitas desconhecidas com fusões que surgem do nada ou o doador de rim surge, tipo, como você planeja isso?

Então, no caso dos membros da equipe, precisamos identificar os cenários que podem ocorrer. Precisamos criar um plano de backup de recursos, precisamos saber quem vai intervir e também precisamos ser capazes de usar a inteligência emocional durante esse período de tempo. Precisamos usar compaixão, compreensão e segurança não apenas para as pessoas que foram impactadas diretamente, mas também para os membros da equipe.

E então aqui no projeto, precisamos identificar os cenários. É bastante comum que o custo e o escopo sejam afetados. Geralmente não é comum que haja talvez uma fusão ou aquisição, mas você quer criar seu conselho de controle de mudanças e seu plano de controle de mudanças. Precisamos saber quem aprova essas mudanças, quem aprova o escopo, o cronograma, o orçamento.

Também queremos conhecer os membros da nossa equipe, queremos saber quem podemos chamar se precisarmos de soluções criativas e inovadoras. Quem são os pensadores criativos? Quem são nossos construtores de relacionamento? Quem pode nos ajudar a criar relacionamentos estratégicos aos quais podemos recorrer?

Quem são os números que podem analisar os diferentes cenários e a análise de custo-benefício? E quem são as pessoas que conhecem as estruturas que podem colocar a estrutura e os processos em prática quando as coisas mudam?

Mas essas são algumas coisas que são afetadas durante uma crise e, se você precisar de uma ferramenta com recursos adicionais que possam ajudá-lo a liderar com eficiência, inscreva-se no nosso software agora no ProjectManager.