Como executar um plano com sucesso

A fase de planejamento é a espinha dorsal que sustenta qualquer projeto. Jennifer Bridges, PMP, mostra como pegar seu plano de projeto e executá-lo corretamente.

Aqui está uma captura de tela do quadro branco para sua referência.

Em revisão - Como executar um plano com sucesso

Executar é um verbo. Jennifer observou que quando você executa algo, significa realizá-lo, como um plano ou produto. O ato de executar um plano é fundamental em qualquer projeto. É uma das ações primordiais que um líder, gerente de projeto ou líder de equipe é responsável.

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Dito isto, ao executar um plano, é raro que tudo corra de acordo com esse plano. Portanto, Jennifer queria fornecer algumas dicas práticas para ajudar a executar um plano de projeto com sucesso.

Dicas para executar um plano

Para começar, há o plano. Ao preparar o plano, certifique-se de que ele seja capaz de ser executado com sucesso. Isso começa com uma documentação completa, o porquê, quem, o quê, quando e como. É importante que você use um software de planejamento de projeto robusto para ajudá-lo a criar o plano mais completo possível.

Em seguida é a execução do plano. Para fazer isso com sucesso também envolve uma comunicação clara. Deve haver atualizações de status e uma resposta rápida aos problemas e riscos à medida que surgem no projeto. O uso de ferramentas de gerenciamento de projetos ajudará nisso. Você pode configurar lembretes, gatilhos, automação, fluxo de trabalho, alertas e todos os tipos de ferramentas automatizadas para ajudar a manter o controle do projeto e não ficar para trás, o que o tirará do rumo.

Ao monitorar um plano para garantir que ele esteja indo conforme o planejado, novamente as comunicações devem ser a base para construir o sucesso. O monitoramento garante que o projeto esteja avançando corretamente e ferramentas como relatórios de status e acompanhamento de problemas, riscos e mudanças na forma como você faz isso.

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Existem métodos para ajudar também. Conhecer a variação nos custos, cronograma, escopo e recursos ajuda a monitorar. Novamente, ter alertas configurados também garantirá que nada seja esquecido.

Manipulando Restrições para Aumentar o Controle

Finalmente, há o controle. Ao controlar um plano, você está executando medidas corretivas para voltar aos trilhos. Como sempre, isso começa com comunicações, relatórios de status, identificação e rastreamento de problemas, riscos e mudanças.

Você sempre pode trabalhar com as diferentes restrições do projeto para ajudá-lo a voltar aos trilhos. Por exemplo, você pode estender ou encurtar o cronograma para lidar com uma restrição de tempo. Você também pode adicionar ou realocar pessoas se estiver enfrentando um problema de recurso. Se for custos, então você pode diminuir os custos. Talvez você precise obter aprovação para aumentar o orçamento, obter mais finanças ou fazer parceria com alguém. O escopo pode ser cortado, adiado, adicionado, etc.

Dica profissional: Ao executar um plano, você quer ter certeza de que ele funciona. Mas às vezes você bate em uma parede que não pode ser escalada. Se você está preso, você não terminou se tiver feito um plano de contingência. Portanto, sempre tenha um plano B na gaveta para o caso.

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Transcrição

Hoje, estamos falando sobre como executar com sucesso um plano. Quando falamos em executar um plano, na verdade estamos falando em executar um plano ou produzir algo como um produto de trabalho.

Executar um plano é uma das ações mais fundamentais que um líder, gerente de projeto ou membro da equipe pode fazer e, para lembrar, quando estamos falando de um projeto, as coisas raramente, ou nunca, saem conforme o planejado. Então, na sessão do quadro branco de hoje, o que eu quero fazer é oferecer algumas dicas.

Então, quando falamos em executar um plano, não estamos falando apenas de esgotar e executar um plano, temos que garantir que algumas coisas sejam feitas antes e durante a execução do plano.

Então vamos falar sobre as dicas que queremos oferecer para o planejamento. Queremos ter certeza de que estamos preparando um plano capaz de ser executado com sucesso. E também queremos falar sobre a execução de um plano com sucesso, quais são as coisas que temos que fazer.

E então, quando monitoramos, estamos falando em monitorar o plano para garantir que ele esteja indo conforme o planejado. E então, controlar é controlar para executar medidas corretivas para colocar o plano de volta nos trilhos. Então vamos dar uma olhada.

Então, quando estamos falando de planejamento, queremos ter certeza de que documentamos o plano. Queremos incluir por que estamos fazendo esse plano? Por que isso é tão importante? Quem vai fazer o quê, quando e como?

Então, uma vez que documentamos isso, queremos levá-lo e queremos comunicá-lo a todos que precisam saber. Os membros da equipe, as partes interessadas, talvez até o conselho executivo ou até nossos parceiros fornecedores. Queremos incluir quem e como notificar quando as coisas não vão no caminho certo.

Também queremos atualizar esse plano regularmente para garantir que, quando as coisas mudarem, ele seja atualizado.

Então, quando falamos sobre a execução do plano, também queremos ter certeza de que estamos constantemente comunicando o status, quaisquer problemas que vemos, quaisquer riscos que possamos projetar e para os quais precisamos nos preparar.

Também queremos ter certeza de usar ferramentas porque queremos configurar lembretes para que as pessoas saibam quando as coisas estão chegando. Também queremos ser capazes de configurar alguns gatilhos para que sejam baseados em ação.

Por exemplo, se ocorrer uma ação, ela acionará outra ação em um fluxo de trabalho. Também queremos configurar automações, fluxos de trabalho e, novamente, alertas.

Então, quando monitoramos o plano, novamente estamos verificando se ele está indo conforme o planejado. Então, queremos comunicar, novamente, o status para que todos saibam que tudo está no caminho certo ou que algo pode estar atrasado.

Também queremos sinalizar novos problemas, riscos ou possíveis solicitações de alterações. Nós também, novamente, queremos usar ferramentas. E quando estamos monitorando, queremos usar essas ferramentas para indicar qual é a variação. Qual é a variação do cronograma? Estamos adiantados? Estamos atrasados?

Também queremos analisar custos e orçamentos. Estamos acima do orçamento? Estamos abaixo do orçamento? Também queremos ver o escopo, isso está no caminho certo? Adicionamos escopo? Precisamos tirar algum? E também, recursos. Temos o suficiente? Precisamos suplementar? E depois também alertas.

Mas quando falamos de monitor, algumas pessoas cometem o erro de apenas monitorar. Então eles veem essas coisas acontecendo, mas não estão tomando medidas corretivas. Portanto, é a parte de controle que é tão importante, e esses dois realmente trabalham juntos de mãos dadas.

Então, quando falamos sobre controle, novamente, queremos comunicar o status de quaisquer problemas, riscos e mudanças, mas essas são as coisas que queremos analisar também. Queremos controlar o tempo. Precisamos estender o cronograma? Precisamos encurtar o cronograma? Recursos, precisamos adicionar recursos? Precisamos talvez realocá-los ou precisamos deixar alguns irem?

E então, de acordo com o custo, queremos ver se precisamos diminuir o custo? Precisamos aumentar o orçamento? Em alguns casos, podemos precisar financiar novos custos, podemos precisar configurar um plano de pagamento ou também podemos considerar fazer parceria com outro parceiro estratégico e configurar talvez uma divisão de receita que possa aliviar parte do custo, mas ser capaz para compartilhar parte da receita.

E novamente, olhando para o escopo, cortamos parte do escopo? Podemos adiar isso talvez para mais tarde? Precisamos adicionar escopo ou precisamos colocá-lo em fases?

Então, como você pode ver, há muito mais do que apenas executar o plano. Portanto, se você precisa de uma ferramenta que possa ajudá-lo a executar seu plano com sucesso, inscreva-se em nosso software agora no ProjectManager.