O que é produtividade no local de trabalho?
Produtividade é uma daquelas palavras que você ouve com tanta frequência que começa a perder o significado. Mas a produtividade não é uma tendência ou apenas uma palavra da moda – é como você mede a eficiência com que o trabalho é feito.
Afinal, concluir suas tarefas com eficiência e trabalhar de forma consistente é como você obtém sucesso nos negócios.
Portanto, saber tudo o que puder sobre a produtividade no local de trabalho é a chave para o sucesso. Este guia é sobre produtividade no local de trabalho, software de produtividade e produtividade da equipe.
Alguns dos problemas de produtividade que discutiremos incluem o seguinte.
- Como aumentar sua produtividade no local de trabalho
- Quais soluções de software podem ajudá-lo a trabalhar de forma mais produtiva
- Como a produtividade pode ser frustrada
- Maneiras de aumentar a produtividade da sua equipe
- Se muitos processos atrapalham a produtividade
Como a produtividade no local de trabalho é medida?
A produtividade no local de trabalho é medida pela rapidez e eficiência com que uma equipe pode produzir bens e serviços durante um determinado período de tempo. É uma métrica chave que os economistas usam para medir a produtividade.
Não deve ser confundido com a produtividade do funcionário, que mede a quantidade de trabalho que um indivíduo pode realizar em um determinado período de tempo. Estatisticamente, rastrear a eficiência de um grupo maior é mais preciso do que medir uma única pessoa.
Isso não significa que a produtividade no local de trabalho seja regulamentada estritamente para aqueles que trabalham em um escritório. Ele pode ser aplicado a quem trabalha em casa, e os trabalhadores remotos provavelmente acharão este guia tão esclarecedor quanto os gerentes.
5 estratégias para aumentar a produtividade no local de trabalho
Aumentar a produtividade no local de trabalho melhora suas chances de concluir projetos no prazo e dentro do orçamento. Sua equipe agradecerá por seguir estas cinco dicas:
1. Acompanhe suas tarefas
A produtividade sai pela janela quando você não está prestando atenção nela. Apenas se concentrar em seu trabalho não vai cortá-lo. Você pode perder a noção do tempo, ficar atolado em minúcias ou concluir suas tarefas no prazo, mas sem um processo para controlá-lo quando estiver ficando para trás, você está trabalhando às cegas.
É aí que entra o rastreamento de tarefas. A criação de um sistema de gerenciamento de suas tarefas permite que você se concentre em seu trabalho, ao mesmo tempo em que cria os limites necessários para não sair do cronograma e tirar todo o projeto dos trilhos.
2. Automação
Claro, você estima a quantidade de tempo que cada tarefa levará ao fazer seu plano de projeto, mas como você sabe, os melhores planos geralmente se perdem. A automação dá a você o alerta que você precisa.
Os e-mails podem ser automatizados, por exemplo, para notificá-lo quando um prazo está se aproximando, tirando você do trabalho por tempo suficiente para ver onde você está. Agora você pode ajustar de acordo e realizar esse trabalho sem arrastar o projeto para fora dos trilhos.
3. Faça pausas
É importante limitar o tempo que você dedica a cada tarefa, mas é igualmente crucial que você faça uma pausa. Quando você não tem o apoio de um escritório de gerenciamento de projetos, o autogerenciamento é crucial.
E quanto aos prazos, horários? Eles são importantes, mas se você estiver se esforçando demais, vai bater em uma parede e ficar preso. É bom fazer pausas curtas, especialmente ao trabalhar em tarefas longas, para que seu cérebro e corpo tenham a chance de descansar. Dessa forma, você volta ao trabalho revigorado e mais produtivo.
4. Remova as distrações
Computadores e internet são ótimos, mas a tecnologia também pode servir como uma grande distração.
Uma das primeiras coisas que você pode fazer para controlar seu gerenciamento de tempo pessoal é desativar as notificações. Não os que se relacionam com os cronogramas de suas tarefas, mas o ping constante do seu computador e telefone. No momento em que você é notificado de um novo e-mail, postagem social ou até mesmo um telefonema antiquado, é o momento em que você é retirado do seu trabalho.
Outras distrações podem ser físicas, como seu espaço de trabalho. Está desordenado, limpo, no meio do tráfego do escritório, isolado? Em que tipo de cenário você trabalha melhor? Não existe uma regra rígida e rápida aqui, algumas pessoas precisam de silêncio, enquanto outras são mais produtivas em ambientes movimentados. Descubra que tipo de trabalhador você é e, em seguida, faça com que seu espaço de trabalho reflita esse temperamento.
5. Use a tecnologia
A tecnologia não é boa nem ruim, é como a usamos. Embora possa ser uma distração, conforme mencionado acima, também pode nos ajudar a trabalhar melhor. Existem muitas ferramentas excelentes projetadas para nos ajudar a melhorar a produtividade.
Existe um software que permite criar listas de tarefas, que são uma forma de organizar e abordar sistematicamente o seu trabalho. Isso lhe dá um lugar para ver seu trabalho. Melhor ainda, muitas vezes você pode filtrar essas listas de tarefas para personalizá-las por data de vencimento ou qualquer coluna de dados que desejar.
As coisas vão mudar, e essas mudanças vão impactar sua lista de tarefas. Isso pode acontecer enquanto você está no escritório ou não. As ferramentas de gerenciamento de tarefas, no entanto, são fáceis de atualizar e, se forem baseadas em nuvem, você poderá fazê-lo onde quer que esteja, a qualquer hora do dia.
O que é software de produtividade?
O software de produtividade é usado para organizar seu trabalho, coletar dados acessíveis rapidamente e facilitar a colaboração com sua equipe. Ele também permite monitorar e rastrear o que você está fazendo para encontrar áreas que podem ser melhoradas.
Essas ferramentas de produtividade geralmente estão escondidas à vista de todos. O que agora é um software comum, como aplicativos de processamento de texto e planilhas, é dado como certo. Mas, quando introduzidos, revolucionaram o trabalho de escritório, melhorando a velocidade e a precisão.
As ferramentas de gerenciamento de projetos mudaram o gerenciamento de um projeto para melhor, oferecendo às equipes recursos para colaborar e trabalhar de forma mais produtiva, enquanto os gerentes podem monitorar e rastrear seu trabalho. Isso significa que eles podem realocar recursos para atender à capacidade de sua equipe e sempre tê-los trabalhando com eficiência.
Software de produtividade offline vs online
Os aplicativos de produtividade no local de trabalho podem ser separados em dois tipos distintos: software de produtividade offline e online. Qual é a certa para você?
Existem prós e contras para cada um:
Software de produtividade on-line
O software de produtividade online é, bem, online. Isso significa que você pode usar a ferramenta em qualquer lugar, a qualquer momento, o que é fundamental para equipes distribuídas. Isso também significa que os dados que você obtém ao monitorar e rastrear são em tempo real, o que se presta a maiores insights e melhores tomadas de decisão.
Não há instalação e menos curva de aprendizado com um aplicativo de produtividade online. Você apenas faz logon, e está lá, pronto para usar. O preço também costuma ser mais razoável. A maioria dos aplicativos de produtividade online terá um plano de assinatura em camadas com base no número de usuários.
Software de produtividade offline
O software de produtividade offline não está conectado à Internet. Isso significa que não está sujeito ao poder da sua conexão. Como ele fica apenas no seu computador, é menos acessível a terceiros indesejados, o que pode fazer com que você se sinta mais seguro na proteção de seus dados. Também pode significar que você vai pagar mais por isso. Os aplicativos de desktop tendem a ser caros, pois podem exigir instalação e uma taxa de licenciamento para cada terminal em que você os usa.
