Uma introdução à gestão da força de trabalho

Manter seus funcionários engajados e focados na tarefa não é uma tarefa fácil. Dizem que uma maçã podre pode estragar todo o grupo – e é verdade. Uma má contratação pode custar à sua empresa uma valiosa produtividade no local de trabalho, sem mencionar quase 20% de seu salário em média. E essas são apenas algumas das razões pelas quais a gestão da força de trabalho é tão importante.

Seja em TI, construção ou varejo, dominar os fundamentos do gerenciamento da força de trabalho pode beneficiá-lo imensamente.

O que é Gestão da Força de Trabalho?

O gerenciamento da força de trabalho é o processo de programar sua equipe da melhor maneira possível para garantir que sua força de trabalho esteja funcionando em seus níveis mais produtivos. É menos um estilo de gerenciamento singular e mais um processo de toda a empresa ou uma solução de software de gerenciamento de equipe implementada de cima para baixo.

Conhece certos membros da equipe que são pessoas da manhã? Programá-los para interagir com os clientes nos turnos que são a primeira hora da manhã? Alguns funcionários criativos são os mais produtivos nos turnos da tarde ou da noite? Programe-os durante suas horas mais produtivas.

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Nem todo mundo funciona da mesma maneira: a gestão da força de trabalho visa capitalizar esse fato e, assim, tornar seus funcionários mais eficientes e engajados. Isso reduz o desperdício e mantém a produção da sua empresa equilibrada em relação aos custos indiretos

Além de otimizar os horários da equipe e o plano de gerenciamento do tempo, um ótimo sistema de gerenciamento da força de trabalho também inclui previsão, monitoramento e análise da força de trabalho. Considerando a oferta (sua força de trabalho) versus a demanda (a programação), sua força de trabalho pode ser agendada e atribuída às tarefas apropriadas. A partir daí, eles podem ser analisados ​​quanto à eficiência e recompensados ​​por seu trabalho adequadamente.

Quais são os benefícios da gestão da força de trabalho?

O gerenciamento da força de trabalho é um daqueles processos que não visa apenas tornar seus funcionários mais eficientes, mas também beneficiá-los, fazendo com que trabalhem nos processos para os quais são mais adequados. Por sua vez, isso serve para ajudar melhor o atendimento ao cliente, aumentando a produção e os lucros em geral. Chame isso de ganha-ganha.

O processo começou a ganhar popularidade nas décadas de 1980 e 1990 com o surgimento dos sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), obtendo grandes benefícios de seu uso em setores como saúde, manufatura, varejo e muito mais.

Mas há um novo benefício para a gestão da força de trabalho: à medida que entramos na era da gig economy, muitos trabalhadores de meio período estão sob estresse financeiro, pois não conseguem encontrar trabalho em período integral ou estão tendo suas horas cortadas. Na economia gig, os trabalhadores são contratados como contratados independentes, pagos pelo projeto, e não por hora ou salário.

Muitos trabalhadores da economia gig costumam ter muitos empregos diferentes para equilibrar ao mesmo tempo, o que pode colocar muita pressão em sua segurança financeira. Quando os trabalhadores estão sob estresse financeiro, a produtividade também sofre. Para empresas que usam o gerenciamento da força de trabalho, isso pode ajudar a aliviar a carga dos trabalhadores que estão tentando equilibrar várias cargas de trabalho, ajudando-os a planejar seus horários com antecedência, assim como você planeja o seu. Quanto mais você puder ajudá-los a planejar com antecedência e aliviar essa incerteza financeira, mais produtivos serão seus funcionários.

Tipos de Sistemas de Gestão da Força de Trabalho

As soluções de software de gerenciamento de força de trabalho podem ser instaladas no local, hospedadas na nuvem ou via Software-as-a-Service (SaaS).

Na maioria das vezes, o gerenciamento da força de trabalho é feito usando planilhas. No entanto, há um número crescente de soluções adaptadas para atender às suas indústrias, como ferramentas de CRM (Customer Relationship Management), sistemas ERP e ferramentas de gerenciamento de projetos.

Além disso, muitos gerentes de projeto integrarão o gerenciamento da força de trabalho e o gerenciamento de projetos por meio de um aplicativo que ajudará a agendar tarefas para seus respectivos responsáveis, monitorar recursos, acompanhar o tempo dos funcionários, analisar os custos do projeto e relatar atualizações de status. Isso é chamado de Gerenciamento da Força de Trabalho do Projeto. E mais do que apenas ajudar a alocar o tempo de sua força de trabalho para projetos, ele também combina os elementos adicionais listados acima, tornando-se uma potência de um processo.

Ferramentas de gerenciamento de força de trabalho

Assim como um ótimo gerenciamento de projetos leva ao sucesso de um projeto, um ótimo software de gerenciamento de força de trabalho leva ao sucesso de toda a força de trabalho.

O pilar em que se baseia a gestão da força de trabalho é o agendamento adequado. O algoritmo original, inventado por Agner Krarup Erland, evoluiu para abranger uma gestão estadual mais rica, como disponibilidades, orçamentos, restrições de leis estaduais e federais, salários, habilidades, folgas e feriados. Uma ferramenta de gestão da força de trabalho que inclua tudo isso é um bom investimento para sua empresa.

Controle de tempo

Qualquer método em que você precise confiar em planilhas para acompanhar sua força de trabalho é um método que envolve muito risco de erro humano. É por isso que é importante certificar-se de que qualquer ferramenta de gerenciamento de força de trabalho em que você está investindo inclua um elemento de controle de tempo. Um bom software de rastreamento de tempo permitirá que você visualize o tempo rastreado de acordo com o status do projeto, baixe relatórios, envie planilhas de horas on-line e monitore o progresso em tempo real.

Planejando e colaborando com sua força de trabalho

Como não há duas forças de trabalho iguais, é importante que seu software inclua um elemento de planejamento de força de trabalho. Isso significa planos específicos de equipe para TI e software, construção, marketing. Uma ferramenta de planejamento de força de trabalho que vale a pena permitirá que você planeje projetos, rastreie problemas, colabore com equipes e monitore riscos.

Agendamento

Com uma ferramenta de agendamento de projetos adequada, você pode obter visibilidade de seus projetos totalmente online, para que não importa onde sua equipe esteja localizada, eles podem ver as alterações em seus cronogramas em tempo real. Isso também deve permitir que sua força de trabalho tenha uma melhor visibilidade sobre exatamente quais produtos são necessários e quando – ajudando-os a priorizar suas tarefas com antecedência.

Monitoramento e relatórios

Além do rastreamento de tempo, um dos maiores elementos do gerenciamento da força de trabalho envolve o monitoramento e a geração de relatórios sobre o progresso de sua força de trabalho. Sem o elemento adicional de analisar o desempenho de sua força de trabalho, você não saberá como ou quando mudar para o cronograma mais ideal. Para qualquer ferramenta de gerenciamento de força de trabalho, certifique-se de que ela inclua monitoramento e elemento de relatório para que você possa ver se está atrasado ou na hora certa.

Como o ProjectManager pode ajudá-lo a gerenciar a força de trabalho

Sua força de trabalho é um elemento chave para o sucesso de qualquer projeto. Gerenciá-los é uma tarefa que não requer apenas atenção aos detalhes, mas também um certo nível de diplomacia e sutileza. Com o ProjectManager, nossos gráficos de Gantt online permitem que você programe toda a sua força de trabalho e suas tarefas. Adicione novas tarefas e datas de vencimento ou vincule tarefas para otimizar melhor o tempo de seu funcionário.

Sua equipe também pode anexar comentários ou arquivos diretamente às tarefas do projeto para que você possa colaborar independentemente do estado em que estiver.

O ProjectManager também apresenta ferramentas de gerenciamento de recursos que permitem equilibrar as horas trabalhadas em sua equipe. Isso ajuda você a garantir que ninguém esteja super ou subalocado em um projeto.

Você também pode categorizar suprimentos e equipamentos – e acompanhar tudo – para garantir que sua equipe seja a mais eficiente possível.

Ao tentar planejar sua força de trabalho, não deixe o agendamento e o gerenciamento de recursos ao acaso. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que ajuda você a rastrear melhor qual funcionário é atribuído a qual tarefa e planejar recursos com antecedência para projetos futuros para que você nunca perca o ritmo. Veja como o ProjectManager pode ajudá-lo a gerenciar melhor sua força de trabalho iniciando esta avaliação gratuita de 30 dias.