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O gerenciamento de projetos é a disciplina de planejamento, execução e conclusão de projetos. Os gerentes de projeto conseguem isso usando um conjunto de metodologias, processos e ferramentas para orientar suas equipes e gerenciar recursos.
Hoje, a maioria dos profissionais de gerenciamento de projetos usa software de gerenciamento de projetos para planejar, executar e controlar projetos. O ProjectManager, por exemplo, permite gerenciar planos, recursos, custos e equipes em uma única ferramenta online.
Use nossos gráficos de Gantt, quadros kanban e calendários para criar cronogramas de projetos e atribuir trabalho com disponibilidade de recursos em tempo real.
Para entender melhor o que é gerenciamento de projetos, a disciplina pode ser dividida em 10 áreas principais, conhecidas como áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos.
O termo áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos é usado para descrever todos os diferentes aspectos de um projeto que precisam ser gerenciados. Os gerentes de projeto são responsáveis por supervisionar essas áreas, por isso utilizam todas as ferramentas, métodos e recursos disponíveis.
Aqui está uma lista de todas as 10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos, conforme descrito pelo Project Management Institute (PMI) em seu Project Management Body of Knowledge (PMBOK) . Clique nos links para uma explicação detalhada de cada um.
Essas áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos precisam ser gerenciadas do início ao fim de seus projetos. Todos os projetos passam pelas mesmas fases, que são conhecidas como ciclo de vida do gerenciamento de projetos.
O ciclo de vida do gerenciamento de projetos é composto por cinco fases, conhecidas como grupos de processos de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
O termo grupos de processos de gerenciamento de projetos foi cunhado pelo Project Management Institute (PMI) e é amplamente utilizado no setor de gerenciamento de projetos. Alguns autores usam sinônimos como ciclo de vida do projeto ou ciclo de vida do projeto, processo de gerenciamento de projetos ou fases de gerenciamento de projetos.
A restrição tripla, também conhecida como triângulo de gerenciamento de projetos ou triângulo de ferro, refere-se aos limites de tempo, escopo e custo que se aplicam a cada projeto. Aqui está como funciona.
Isso deve ser feito durante as fases de iniciação e planejamento do ciclo de vida do projeto para desenvolver um cronograma que cubra a duração de todas as atividades.
Se o escopo não estiver definido no plano do projeto, isso pode causar a falha do projeto, o que é conhecido como fluência do escopo.
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Os gerentes de projeto equilibram essas três restrições fazendo trocas entre elas. Por exemplo, você pode aumentar o número de atividades no escopo do projeto, mas isso significa que haverá menos tempo e os custos serão maiores para cada tarefa do projeto.
Agora que abordamos os conceitos mais essenciais de gerenciamento de projetos, é hora de dar uma olhada nas ferramentas e técnicas que os gerentes de projeto podem usar para planejar, monitorar e controlar.
Acima, identificamos os cinco estágios do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Agora é hora de colocar essas informações em prática.
Nesta seção do guia, vamos detalhar cada etapa com etapas acionáveis que descrevem como gerenciar um projeto.
Esta é a fase inicial onde o gerente do projeto deve provar que o projeto tem valor e é viável por meio de uma série de documentos de gerenciamento de projetos. Aqui estão os mais importantes:
O objetivo da fase de planejamento do projeto é a criação do plano do projeto, que abrange como cada área de gerenciamento do projeto será gerenciada durante a fase de execução do projeto.
Aqui está uma visão geral rápida dos componentes mais importantes de um plano de projeto. Como você pode ver, alguns deles são planos de ação menores para gerenciar áreas específicas.
Os gerentes de projeto geralmente estabelecem seu plano de projeto usando um software de gráfico de Gantt, que fornece uma representação visual de todo o cronograma e escopo do projeto. Alguns gráficos de Gantt identificam automaticamente as atividades do caminho crítico.
A terceira fase de gerenciamento do projeto é a execução do projeto, que é quando as tarefas e os marcos descritos no plano do projeto são abordados para atender às metas e objetivos do projeto.
A fase de execução do projeto é quando os gerentes de projeto precisam supervisionar todas as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos à medida que o projeto avança para a fase de monitoramento e controle.
Ao longo do caminho, o gerente de projeto irá realocar recursos ou ajustar o tempo e o escopo conforme necessário para manter a equipe trabalhando. Além disso, eles irão identificar e mitigar riscos, lidar com problemas e incorporar quaisquer mudanças.
A quarta fase de gerenciamento do projeto, monitoramento e controle do projeto, ocorre concomitantemente com a fase de execução do projeto. Envolve monitorar o progresso e o desempenho do projeto para garantir que ele permaneça dentro do cronograma e do orçamento. Os procedimentos de controle de qualidade são aplicados para garantir a garantia da qualidade.
A geração de relatórios também é uma parte crítica dessa fase de gerenciamento de projetos. Primeiro, permite que os gerentes de projeto acompanhem o progresso e, segundo, fornece dados para as partes interessadas durante as apresentações para mantê-los informados. Existem muitos relatórios de gerenciamento de projetos, como status do projeto, planilhas de horas, carga de trabalho, alocação e relatórios de despesas.
A quinta fase do gerenciamento de projetos é o encerramento do projeto, no qual as entregas finais do projeto são apresentadas às partes interessadas. Uma vez aprovado, os recursos são liberados, a documentação é concluída e tudo é assinado.
Aqui estão algumas das principais etapas desta fase de gerenciamento de projetos.
Agora que aprendemos sobre o ciclo de vida do gerenciamento de projetos, vamos dar uma olhada em algumas abordagens de gerenciamento de projetos.
Ao longo dos anos, muitas metodologias de gerenciamento de projetos foram desenvolvidas para se ajustar às necessidades de diferentes indústrias. Alguns desses tipos ou abordagens de gerenciamento de projetos também funcionam melhor para projetos de determinados tamanhos e níveis de complexidade.
Aqui está uma lista das principais metodologias de gerenciamento de projetos. Clique nos links para uma explicação detalhada de cada um.
Há uma ampla gama de ferramentas de gerenciamento de projetos, tanto online quanto móveis, disponíveis para gerenciar projetos. Estas são as ferramentas mais essenciais para um gerente de projeto:
Um painel de projeto é uma ferramenta de rastreamento de projeto que permite monitorar seus custos, tarefas e progresso. É uma ferramenta muito útil durante a execução do projeto porque ajuda os gerentes de projeto a determinar rapidamente se seus projetos estão no caminho certo ou não.
Um gráfico de Gantt é uma representação visual de uma linha do tempo do projeto que mostra todas as tarefas do projeto em um gráfico. Os gráficos de Gantt são usados para planejamento de projetos, agendamento de projetos, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de recursos. Eles funcionam melhor em projetos em cascata.
O gráfico de Gantt é o método preferido pelos gerentes de projeto para agendar seus projetos. Algumas tarefas são dependentes de outras antes que possam iniciar ou terminar, e essas dependências de tarefas podem criar gargalos posteriormente no projeto.
Ao vinculá-los em um gráfico de Gantt, é criado um alerta para evitar a desaceleração do cronograma. Os projetos podem ser divididos por marcos, símbolos de diamante, que indicam o fim de uma fase e o início da próxima.
Um quadro Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que permite que gerentes de projeto e membros da equipe visualizem tarefas. Os quadros Kanban são usados por equipes ágeis e scrum que trabalham em sprints iterativos. Eles são fáceis de usar e promovem a colaboração em equipe.
Existem muitos gráficos e diagramas de gerenciamento de projetos que os gerentes de projeto usam para planejar, agendar e acompanhar seus projetos. Aqui estão alguns dos mais usados.
Estes são apenas alguns exemplos de gráficos de gerenciamento de projetos. Temos uma biblioteca de modelos de gerenciamento de projetos que você pode usar para gerenciar todas as fases do projeto.
No entanto, embora esses modelos possam ser muito úteis, eles ainda são documentos estáticos que não podem corresponder aos recursos que você obteria de um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager.
O software de gerenciamento de projetos é uma plataforma para os gerentes planejarem, monitorarem e relatarem projetos; ele permite que as equipes gerenciem seu trabalho e colaborem também. Assista ao vídeo abaixo para ver o software de gerenciamento de projetos em ação:
Escolher o melhor software de gerenciamento de projetos para sua organização não é uma tarefa fácil. Isso é principalmente porque existem muitas alternativas para escolher. Mas nem todos os softwares de gerenciamento de projetos têm os mesmos recursos e, como gerente de projetos, é sua responsabilidade decidir qual ferramenta funciona melhor para sua organização.
O ProjectManager oferece um conjunto de todas as ferramentas de gerenciamento de projetos que você precisa para levar seu projeto a cada passo, desde o início até o encerramento. Temos os melhores recursos de planejamento, programação e acompanhamento de projetos.
Um projeto funciona melhor quando as funções de gerenciamento de projetos são bem definidas. Embora existam métodos de gerenciamento de projetos que exigem diferentes tipos de equipes de projeto, estas são as principais funções de gerenciamento de projetos:
Pronto para se tornar um profissional de gerenciamento de projetos? Você precisará trabalhar em suas habilidades de gerenciamento de projetos e um programa de certificação para se tornar um gerente de projetos profissional.
Existem várias organizações em todo o mundo que fornecem certificações e treinamento em gerenciamento de projetos. Aqui estão os mais populares.
Cada um dos processos de gerenciamento de projetos tem um propósito específico ao longo do ciclo de vida do projeto e, quando bem feito, garante a conclusão bem-sucedida dos projetos.
O escopo refere-se a todo o trabalho necessário para concluir um projeto que é definido por uma estrutura analítica do projeto durante a fase de planejamento. Em termos simples, o gerenciamento de escopo consiste em incluir todas as atividades e esclarecer o que não será feito. Esta é a base para agendamento, orçamento e gerenciamento de tarefas.
Este processo começa com um planejamento cuidadoso. Uma vez que a estrutura analítica do projeto é construída, pode-se conhecer todas as tarefas necessárias para concluir o projeto. Em seguida, as tarefas podem ser atribuídas aos membros da equipe. É importante entender as dependências de tarefas para que as tarefas sejam dispostas na ordem em que precisam ser concluídas.
Esse processo consiste em identificar, adquirir e alocar recursos como pessoas, capital, equipamentos e materiais de forma eficaz para concluir tarefas e produzir entregáveis. Uma vez que o escopo do projeto é definido, os recursos que serão necessários para cada atividade podem ser determinados. À medida que o projeto avança, o uso de recursos deve ser controlado.
O processo de gerenciamento do cronograma pode ser dividido em 3 subprocessos: estimativa, programação e controle. Primeiro, estime o tempo para cada atividade, marco e entrega. Em seguida, desenvolva cronogramas com base nessas estimativas de tempo. Uma vez iniciada a fase de execução, monitore regularmente o cronograma do projeto.
O processo de gerenciamento de risco identifica o que pode acontecer para tirar o projeto dos trilhos e, em seguida, define uma resposta para que haja planos de contingência em vigor.
Isso geralmente é feito em projetos maiores, em vez de menores. Embora mesmo para equipes pequenas, uma breve sincronização com a equipe para identificar possíveis problemas no plano seria útil para se proteger contra o inesperado e ter planos de ação caso ocorra. Existem vários tipos de riscos, mas os mais importantes são aqueles que afetam a tripla restrição.
Durante a fase de iniciação, as partes interessadas expressam seus requisitos de qualidade para as entregas do projeto. Com base nisso, os gerentes de projeto desenvolvem uma política de qualidade que define os procedimentos de controle de qualidade que garantirão a garantia da qualidade.
As partes interessadas são a alma de um projeto. Compreendendo suas necessidades e comunicando-se frequentemente com eles durante todo o ciclo de vida do projeto, seus requisitos podem ser atendidos mais facilmente.
Este processo é aplicado a todas as fases do ciclo de vida do projeto. Envolve estimativa de custos, estabelecimento de orçamentos e controle de custos. Comece estimando o custo associado a cada tarefa e, em seguida, crie um orçamento para cobrir essas despesas. Uma vez iniciada a fase de execução, monitore o custo do projeto à medida que ele avança.
Um risco é um problema que afeta o projeto. O gerenciamento de problemas é como os problemas são tratados quando eles aparecem no projeto e vale a pena descobrir como será, porque algo está fadado a dar errado.
O processo abrangerá quem precisa ser notificado, como tomar decisões sobre o que fazer em seguida e quem tem autoridade para agir.
Todo projeto tem mudanças. Às vezes isso ocorre porque o objetivo não foi particularmente bem definido no início. Ou porque a estratégia de negócios mudou e o projeto precisa ser atualizado de acordo. Um plano de gerenciamento de mudanças deve ser feito, que incluirá os procedimentos e formulários de gerenciamento de mudanças do projeto.
Muitos projetos envolvem o trabalho com fornecedores e normalmente há um processo sobre como engajar e contratar com eles para que todos saibam o que esperar e o que estão recebendo pelo seu dinheiro.
Sim, a comunicação é um processo! Identifique quem precisa receber qual mensagem quando e qual método de comunicação é mais apropriado. Um plano de comunicação faz isso.
Esses são os processos de gerenciamento de projetos mais comuns, mas as equipes podem criar processos internos sob medida para lidar com as peculiaridades de sua organização. O principal é evitar sempre começar do zero e que haja um nível de padronização na forma como os projetos são gerenciados o máximo possível.
Dependendo do setor, objetivos e requisitos das partes interessadas, os gerentes de projeto podem empregar diferentes metodologias de gerenciamento de projetos para gerenciar os cinco estágios e alcançar um resultado bem-sucedido. Estes são alguns dos mais populares:
Agile é frequentemente usado em projetos de software, mas está se tornando mais comum em outros tipos de projetos, como marketing. Envolve trabalho iterativo em rajadas curtas chamadas “sprints”. O trabalho é limitado no tempo e a equipe realiza o máximo possível antes de passar para o próximo conjunto de requisitos.
Os princípios Agile têm sido usados para desenvolver métodos como Scrum, Extreme Programming, Crystal, entre outros.
Scrum é uma abordagem curta de “sprint” para gerenciar projetos. É ideal para equipes de gerenciamento de projetos com não mais de 10 pessoas e geralmente é combinado a ciclos de duas semanas com reuniões diárias curtas, conhecidas como reuniões diárias de scrum. É liderado pelo que é chamado de Scrum master. Scrum funciona dentro de uma estrutura ágil e consiste em caixas de tempo, interações colaborativas da equipe, um backlog do produto e ciclos de feedback.
O modelo em cascata é uma abordagem linear para entregar trabalho. O gerente de projeto apresenta os requisitos das partes interessadas, monta o projeto, constrói a solução, testa e implementa e então a move para um estágio de manutenção.
Lean passou a significar algumas coisas recentemente, desde o advento do movimento Lean Startup, que favorece uma abordagem iterativa para o desenvolvimento de produtos e envolve trazer os usuários finais cedo e frequentemente para feedback sobre a entrega do projeto.
Tradicionalmente no gerenciamento de projetos, o Lean PM é uma forma de eliminar o desperdício nos processos e garantir que as pessoas envolvidas trabalhem efetivamente juntas. Ele agiliza as transferências entre equipes, eliminando o tempo de inatividade. Uma característica comum do trabalho enxuto é trabalhar apenas em um projeto por vez.
Kanban é uma abordagem visual para gerenciamento de projetos. Ele gerencia o fluxo de trabalho colocando tarefas em um quadro Kanban onde o fluxo de trabalho e o progresso são claros para todos os participantes. O Kanban melhora as ineficiências e tem sido usado para programar a manufatura enxuta em projetos ágeis.
Com o surgimento de placas de planejamento visual em software em nossa era, como o Trello, agora existem novos usos para ferramentas e métodos Kanban. Equipes ágeis usam quadros Kanban para storyboarding de histórias de usuários e para planejamento de backlog no desenvolvimento de software.
O Seis Sigma trabalha para melhorar a qualidade identificando o que não está funcionando no projeto. Aplica a gestão da qualidade, incluindo estatísticas empíricas, e emprega pessoal especializado nessas disciplinas. Existe um Lean Six Sigma que adiciona a metodologia lean para eliminar o desperdício.
Como doutrina, diz que esforços contínuos para alcançar resultados estáveis e esperados são mais importantes para o sucesso. Os processos podem ser definidos e melhorados. É preciso toda a organização, de cima para baixo, para sustentar a qualidade em um projeto.
O método do caminho crítico consiste em construir um modelo que inclua todas as atividades listadas na estrutura analítica do projeto para identificar as sequências de tarefas do projeto e sua duração. Com essas informações, as atividades críticas que devem ser concluídas no prazo para evitar afetar o cronograma do projeto podem ser identificadas.
Na CCPM, os gerentes de projeto se concentram nos recursos que usarão para concluir o projeto, como equipes, equipamentos, espaço de escritório, etc. É um método menos técnico de gerenciamento de projetos que não coloca tanta ênfase na ordem das tarefas ou programação, mas sim em equilibrar recursos e mantê-los flexíveis.
A CCPM pode ser aplicada a grandes e pequenas empresas e a projetos em indústrias como construção, desenvolvimento de software e pesquisa e desenvolvimento tecnológico.
Os gerentes de projeto são líderes. Eles precisam motivar suas equipes, bem como planejar, monitorar e relatar seu progresso. É um trabalho que exige muitos chapéus. Eles devem ter fortes habilidades de comunicação e serem capazes de se conectar claramente com as partes interessadas e a equipe do projeto.
Os gerentes de projeto formais são normalmente certificados por agências como o Project Management Institute (PMI) nos EUA ou PRINCE2 no Reino Unido. PDU).
Como mencionado anteriormente, os padrões de qualificação para gerentes de projeto certificados foram recentemente ampliados para incluir mais habilidades de liderança e negócios. Os padrões de certificação e PDU do PMI podem ser encontrados em A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia PMBOK) – Sexta Edição, ou em seu website. Mas pode ser difícil entender os aspectos técnicos do gerenciamento de projetos sem o treinamento formal de certificação.
Mas a certificação nem sempre é um requisito, pode ser algo adquirido mais tarde na carreira. A maioria dos gerentes de projeto geralmente começa com um diploma de administração de empresas, mas nem sempre. Muitas vezes a experiência fala mais alto que os graus. Por exemplo, se você estiver liderando um projeto criativo, um diploma relacionado a artes provavelmente seria mais apropriado.
Em termos de salário, um gerente de projeto pode ganhar de menos de US$ 100.000 a cerca de US$ 200.000 por ano. Isso depende de vários fatores, incluindo localização, educação, anos de experiência, desempenho e muito mais.